对外接待管理制度

1、1 目的 为使公司对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制订本规定。 2 适用范围 本制度适用于公司各部门的日常对外接待工作，对球场顾客的接待管理详 见其它相关管理程序。 3 主要职责 3.1 人事行政部负责本制度的修订、解释和监督管理。 3.2 公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。 3.3 重大接待工作和活动，可由人事行政部协助完成。 4 工作程序 4.1 对外接待范围：本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门，在经 营管理活动中所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工 作。接待的对象分为内宾和外宾。 4.2 对外接待原则 4.2.1 接待工作应遵循 “平等、对口

2、、节约、周到、保密 ”的原则，使客人高 兴而来、满意而去。 4.2.2 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不 亢。 一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 4.2.3 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调， 总责任部门负责最后结帐工作。 4.2.4 节约原则。招待来宾从简，不铺张浪费。 1/ 4 4.2.5 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客 人感到热情、周到。 4.2.7 保密原则。向来宾介绍情况时，应注意保守公司情况、国家机密。重 要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 4.3 接待规格的确定

3、4.3.1 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于公司的大型重要客户或 对公司利益较重要的政府工作人员。 4.3.2 对等接待。适用于一般性接待活动。 4.3.3 低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 4.4 接待礼仪 4.4.1 见面：原则为主动、热情、礼貌。 4.4.2 接待：主动起迎，问明来意。 4.4.3 安排交谈地点： 4.4.3.1 根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室） 进行交谈。 4.4.3.2 工作繁忙一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时 间。 4.4.3.3 切忌让客人久候而无人问津。 4.4.3.4 客户提出与公司领导

4、或他人交谈时，应立即联络，并将客人引至约 定地点等候会面，介绍后再行离开。 4.4.4 引见 4.4.4.1 首先向公司领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 2/ 4 4.4.4.2 引见顺序：把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；按职 务高低，依次介绍一行来客；职务相同，先介绍年纪大的。 4.4.5 公司领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同 协商安排。 4.4.6 走路：陪同客人行路，请客人行于自己右侧；乘坐车、上下楼梯、电 梯，礼让在先，主动开关门；自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落 在后边。 4.5 接待内容和程序 4.5.1 接受任务。弄清来宾的基本情况

5、：单位、人数、姓名、性别、职务和 使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 4.5.2 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费 用预算，并报请上级批准。 4.5.3 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订宾馆，安排好伙食标 准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4.5.4 看望、商议日 程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和 目的，商定活动日程并通知有关部门。 4.5.5 安排有关公司领导会见。按接待规格和礼仪，与客人商议后，安排有 关领导与客人会见，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 4.5.6 组织活动实施。按参观

6、、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况， 参观现场。 4.5.7 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目， 话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 4.5.8 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进 后续工作。 4.6 接待费用报销规定： 3/ 4 4.6.1 允许申报接待费用的部门人员包括：公司总经理总经理、副总经理、 各部门经理以上人员、营销人员。非业务部门确实有需要接待重要客户的请提 前知会人事行政部经理，由人事行政部人员负责业务费用申报事宜，如非公司 现实或潜在客户一般不予以报销。特殊情况必须经公司总经理总经理批准（只 限于部门经理以上）。 4.6.2 对于厂家及供应商通常不应安排接待，接待费用一般不予以报销。 4.6.3 接待费用每次超过 500元必须预先申请，遇特殊情况必须向部门经理 或总经理总经理口头申请并得到同意。 4.6.4 员工接待费用的报销，须填写报销凭据整理会签单，并附业务 招待费报帐单，注明事由、项目、参加人员、时间等，由部门经理、财务经 理审批后，报总经理总经理批准给予报销费用。 4.7 其他 4.7.1 执行接待任务时，穿着不得过于随便，应按规定着装，衣着整洁，有 风度。 4.7