工厂行政事务管理

1、行政日常事务管理 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项 管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打 印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。 （二） 档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动 工资、经营情况、 人事档案、 会议记录、 决议、决定、委任书、协议、 合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及 单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1. 总经理、

2、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过 档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2. 公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理 借阅手续； 3. 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密， 严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡 属密级档案， 必须由总经理批准方可摘录和复制， 一般内部档原因总 经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1. 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2. 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销 毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3. 经批准销毁的公

3、司档案。 档案人员要认真填写、 编制销毁清单， 由专人监督销毁。 （ 三） 印鉴管理 第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。 第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印 鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何 公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或 其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出， 持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途， 未使用 的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 （四）公

4、文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签 字，交电脑部打印，按价计费。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份， 交总经理办公室留底存档。 （五）办公及劳保用品的管理 第十五条 办公用品的购发： 1. 每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定 计划提交总经理办公室； 2. 总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管 副总经理审批后负责将办公用品购回， 根据实际工作需要有计划的分 发给各个部、室。由部室主任签字领回； 3. 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办

5、公室主任批准方可领用； 4. 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的 名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5. 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量 足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 6. 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。 出库一定要由领取人员签字； 7. 办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防 盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第十六条 劳保用品的购发： 劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要 统一购买、统一发放。 （六）库房管理 第十七条 库房物资的存

6、放必须按分类、品种、规格、型号分别 建立帐卡。 第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票 时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即 拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员 应向交货人提出并通知有关负责人。 第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡 第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经 公司办公室主任批准后方可出库。 第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副 总经理批准，办理外借手续。 第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、 清楚、计算准确，不得随意涂改。 第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止

7、无关工作人员入内，库内必 须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。 （七）报刊及邮发管理 第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊 计划及预算，负责办理有关订阅手续。 第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分 类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公 室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条 任何人不得随 意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。 （八）附则 第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件 （一）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往 邮局。 （二）所有公发信件、 邮件一律不封口， 由收发员登

8、记， 统一封口， 负责寄发； （三）控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总 经理办公室登记后方可邮发。 第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不 适应工作需要的， 各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请 总经理批复。 第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。 第三十条 本规定从发布之日起生效。 人力资源 六大模块 :1、人力资源规划 ;2、招聘与配置 ;3、培训与开发 ;4、考核与 评价 ;5、薪酬与福利管理 ;6、劳动关系。 人力资源管理是一个系统管理工具，关系到企业的发展和员工的利 益。通过人力资源管理这个系统工程， 可以激励员工的潜能力提高企 业的工作

9、效率，员工可以满足 各层次的需要如：工资、精神。最终 企业通过使用人力资源管理这个有效工具达到双赢状， 企业得到想要 的工作效率和员工满足各层次需要。 在人力资源管理中有几个概念，并不是太清楚。 1、 有些人力资源从业者，把人力资源管理六大模块分为三、六、九等来 看待，说这个不重要那个模块重要等， 对人力资源管理模块产生一种 误区。其实人力资 源管理六大模块没有这个重要那个不重要的理由， 每个模块都很重要， 你从中间删掉一个模块运转一段时间就会发生隐 患问题，达不到系统循环。 2、 人力资源管理是系统性， 并不是一个单一的模块操作。 那样就好比人 的五官一样，你少了一个耳朵或者眼睛，给别人的感

10、觉就是不好看， 好像缺少了点什 么。所以人力资源管理是各个模块相互转换和配合 共享数据的一个循环流， 不然我的运转到一定的阶段， 人力资源管理 就带病工作，时间久了人力成本价就会升高。 3、 人力资源管理是沟通的系统，并不是做好各方面的政策就万事大吉。 不用和各部门沟通的人力资源政策， 就像锁到箱子的纸不能帮助企业 的发展。特别人力资源中的绩效管理系统， 更是以沟通为主的开展工 作，不然就失去工作的意义。 附； 人力资源管理六大模块 模块一 人力资源管理 1、职业生涯发展理论 2、组织内部评估 3、 组织发展与变革； 4、计划组织职业发展； 5、比较国际人力资源管 理综述 6、开发人力资源发展

11、战略计划 7、工作中的绩效因素 8、员 工授权与监管 模块二 人力资源培训和开发模块 1、理论学习 2、项目评估 3、调 查与评估 4、需求评估与培训 5、培训与发展 6、培训建议的构成 7、 培训、发展与员工教育 8、培训的设计、系统方法 9、开发管理与企 业领导；开发自己和他人 10 项目管理；运作管理：项目开发与管理 惯例 模块三 人力资源的薪酬管理（补偿，激励和收益）1、薪酬 2、构 建全面的薪酬体系 3、福利和其他薪酬问题 4、评估绩效和提供反馈 模块四 人力资源管理与竞争 1、人力资源管理与竞争优势 2、人力 资源管理的发令及环境； 3、人力资源规划 4、工作分析 5、人员招 聘

12、6、培训和发展员工 7、员工绩效评估 8、提高生产力方案 模块五 员工和劳动关系 1、就业法 2、劳动关系和社会 3、行业关 系和社会 4、劳资谈判 5、工会化和劳资谈判 模块六 安全、保安和健康 1、安全和健康项目 2、安全和健康的工 作环境 3、促进工作场所的安全和健康 4、管理执业健康和安全 与员工的沟通技巧 对管理者来说， 与员工进行沟通是至关重要的。 因为管理者要做出决 策就必须从下属那里得到相关的信息， 而信息只能通过与下属之间的 沟通才能获得；同时，决策要得到实施，又要与员工进行沟通。再好 的想法，再有创见的建议， 再完善的计划，离开了与员工的沟通都是 无法实现的空中楼阁。 沟通

13、的目的在于传递信息。 如果信息没有被传递到所在单位的每 一位员工， 或者员工没有正确地理解管理者的意图， 沟通就出现了障 碍。那么，管理者如何才能与员工进行有效的沟通呢？ 一、让员工对沟通行为及时做出反馈 沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准 确。为了减少这种问题的发生， 管理者可以让员工对管理者的意图作 出反馈。比如， 当你向员工布置了一项任务之后，你可以接着向员工 询问：“你明白了我的意思了吗？”同时要求员工把任务复述一遍。 如果复述的内容与管理者的意图相一致， 说明沟通是有效的； 如果员 工对管理者的意图的领会出现了差错，可以及时进行纠正。或者，你 可以观察他们的眼睛和

14、其它体态举动， 了解他们是否正在接收你的信 息。 二、对不同的人使用不同的语言 在同一个组织中， 不同的员工往往有不同的年龄、 教育和文化背 景，这就可能使他们对相同的话产生不同理解。另外，由于专业化分 工不断深化， 不同的员工都有不同的“行话”和技术用语。 而管理者 往往注意不到这种差别，以为自己说的话都能被其他人恰当地理解， 从而给沟通造成了障碍。 由于语言可能会造成沟通障碍， 因此管理者应该选择员工易于理 解的词汇，使信息更加清楚明确。在传达重要信息的时候，为了消除 语言障碍带来的负面影响，可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。 比如，在正式分配任务之前， 让有可能产生误解的员工阅读书面讲

15、话 稿，对他们不明白的地方先作出解答。 三、积极倾听员工的发言 沟通是双向的行为。要使沟通有效，双方都应当积极投入交流。 当员工发表自己的见解时，管理者也应当认真地倾听。 当别人说话时，我们在听，但是很多时候都是被动地听，而没有 主动地对信息进行搜寻和理解。 积极的倾听要求管理者把自己置于员 工的角色上， 以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思。 同 时，倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不作出判断。 当管理者 听到与自己的不同的观点时， 不要急于表达自己的意见。 因为这样会 使你漏掉余下的信息。 积极的倾听应当是接受他人所言， 而把自己的 意见推迟到说话人说完之后。 四、注意恰当地使

16、用肢体语言 在倾听他人的发言时， 还应当注意通过非语言信号来表示你对对 方的话的关注。比如，赞许性的点头，恰当的面部表情，积极的目光 相配合；不要看表， 翻阅文件，拿着笔乱画乱写。如果员工认为你 对他的话很关注， 他就乐意向你提供更多的信息； 否则员工有可能把 自己知道的信息也怠于向你汇报。 研究表明， 在面对面的沟通当中， 一半以上的信息不是通过词汇 来传达的，而是通过肢体语言来传达的。要使沟通富有成效，管理者 必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性。 比如，你告诉下属你很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困 难，并乐意提供帮助，但同时你又在浏览别的东西。这便是一个“言 行不一”的信号。

17、员工会怀疑你是否真正地想帮助他。 五、注意保持理性，避免情绪化行为 在接受信息的时候，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。 情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动， 而代之以情绪化的判 断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情 绪出现失控，则应当暂停进一步沟通，直至回复平静。 六、减少沟通的层级 人与人之间最常用的沟通方法是交谈。 交谈的优点是快速传递和快速反馈。 在这种方式下， 信息可以在 最短的时间内被传递，并得到对方回复。但是，当信息经过多人传送 时，口头沟通的缺点 就显示出来了。在此过程中卷入的人越多，信 息失真的可能性就越大。 每个人都以自己的方式理解信息， 当信息到 达终点时，其内容常常与开始的时候大相径庭。因 此，管理者在与 员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级。 越是高层的管理 者越要注意与员工直接沟通。 主管与员工实用沟通技巧 20 例 1、在目标设置上包容意见不合的员工。 2、对员工完成好的工作给以充分关注和肯定。 3、通过非正式基础与雇员实现互动。 4、到员工工作一线，进行实地了解。 5、以开阔的胸怀倾听员工意见，尽量换位思考。 6、与员工信息共享，主动询问他们对问题的看法和回应。 7、将过去大家共同克服困难的经历作为现在学习的机会。 8、用 80%时间倾听，用 20%时间发表看法。 9、主动向员工询问舆