充分利用合同信息资源规范合同管理

1、充分利用合同信息资源规范合同管理 空分车间 代春丽 摘要：为避免投机违法分子利用企业管理上的漏洞，以签订合同为幌 子进行欺诈，增强企业抗风险能力，避免不必要的经济损失。荆门分公司 提出并实施充分利用信息资源规范合同管理。实施后，分公司签订的合同 中未引发一起纠纷，避免了分公司经济效益的流失，促进了分公司对外经 济交往的健康发展。 关健词：利用 信息资源 规范 合同 管理 刖言 荆门分公司是中国石化股份有限公司下属的分公司，位于湖北省中部 的荆门市，属国有特大型企业，同时也是湖北省最大的石油化工企业和中 南地区最大的润滑油、石蜡生产基地，年原油加工能力500万吨，占地面 积14平方公里。公司拥有

2、炼油化工生产装置38套，是全国石油炼制加工 手段最齐全的企业之一，能生产燃料油、润滑油、溶剂油、化工原料、石 蜡、沥青、聚丙烯、石油焦、液化气等九大类100多个牌号的石油产品， 其中有19种产品荣获省部优质产品奖，4种产品荣获国家金、银质奖。石 蜡系列产品被评为湖北省名牌产品，远销美欧、日本和东南亚等国家和地 区。 在市场经济条件下，企业的绝大多数经营活动是通过签订合同来实现 的，合同能否得到切实的履行，不仅关系到市场经济秩序，而且直接影响 到企业的经营管理秩序和经济效益。信守合同，讲求信用，是企业完善经 营管理的重要环节，也是企业在市场竞争中树立良好形象的重要举措。同 时，合同内容所蕴含的大

3、量信息也是企业的宝贵财富。通过对各类合同的 统计、分析，企业可以清楚地了解市场需求和供给的变动状况，有利于企 业对产品生产和销售、物质采购做出正确的安排，有利于企业充分利用价 格杠杆，合理地配置资源获取最大的经济效益。 由于我国目前市场经济的法制环境还不够完善，一些投机违法分子乘 改革之机，钻法律的空子，利用企业管理上的漏洞，以签订合同为幌子进 行欺诈、违法经营的现象时有发生，而且这种违法活动具有隐蔽性、预谋 性、智能性和欺骗性，对企业的正常经营提出了严峻的挑战。因此，如何 加强企业合同管理，使企业在激烈的市场竞争中增强抗风险能力，避免不 必要的经济损失就显得尤为迫切。 鉴于此，荆门分公司提出

4、并实施了充分利用信息资源规范合同管理 充分利用信息资源规范合同管理的主要做法 合同信息资源包括两个方面：一是签约方的信息资源；二是合同内容 中的市场信息、价格信息等资源。通过对签约方的信息资源进行分析，能 够判断签约方的主体资格、承受风险能力等，避免合同欺诈；通过合同内 容中的市场信息、价格信息进行统计分析，能够判断市场供需变化，从而 作出正确的决策。为了充分利用合同信息资源，企业必须实行规范化、制 度化管理，避免和杜绝短期行为。 一、建立合同管理网络，充分发挥企业合同管理部门和业务单位合同 管理员的作用 分公司成立合同管理领导小组， 并将公司合同管理归口专业部门管理， 在此基础上，有对外业务

5、权力的所有二级单位均设立专职合同管理员，形 成健全的合同信息资源传递和管理体系。根据公司专业管理和技术经济覆 盖面宽，涉及的经济合同种类繁多的特点，公司合同管理领导小组、合同 管理归口专业部门、各直属单位按照合同标的及合同的重要性对合同实行 分级管理。一般合同授权各单位负责管理，合同管理归口专业部门从业务 上给予指导；较为重要的合同由合同管理归口专业部门直接管理，合同管 理领导小组把关审查。 二、充分利用合同信息资源规范合同日常管理 在加强合同日常管理的基础上，我们充分利用合同信息资源，建立了 一套完善的合同管理体制，使合同管理实现了规范化和制度化。 （一）、规范合同起草。要求业务单位严格按照

6、合同法的有关规定 条款执行，主要包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的的种类、数量、 履行的期限、地点和方式、违约责任解决争议的方法。签订合同的日期、 地点及其他内容。 （二）、严格合同审查。主要看合同是否符合国家法律政策的规定，合 同条款是否完备、严谨，实行“六个审查”：一是审查签约双方的主体资 格和履约能力；二是审查合同项目的真实性； 三是审查合同条款是否完备; 四是审查合同标的数量、价格、质量、结算方式、违约责任等条款是否违 反国家有关法律规定；五是审查合同的文字是否准确；六是审查合同签订 的手续是否完备。 （三）、建立委托授权书管理制度。授权委托书由法律事务处办理。授 权委托书写明了代

7、理人的姓名、单位、职位、代理权限和有效期限，由分 公司负责人签名授权。在日常管理中，我们严格执行委托授权制度，有效 地防止了无权代理或越权代理签订合同的现象。 （四）、建立合同专用章的管理制度。建立合同专用章管理制度，对合 同专用章的使用进行登记管理；建立相应的合同管理台账及统计报表。首 先，规定合同专用章的刻制、管理、启用、报废及销毁等程序，严格按照 荆门分公司合同管理规定的要求执行。其次，对各业务单位领用的合 同专用章，在管理中要求专人负责，在使用时要求专章专用，使用前必须 先确认合同主体资格合格，内容条款齐全合法，符合分公司合同签订的要 求。再次，督促各业务单位建立合同专用章使用登记台账

8、，按要求填写合 同专用章使用情况登记表，杜绝加盖合同章不规范，签订合同随意性较大 等情况发生。 （五）、实行重大合同会签制度。我们根据荆门分公司合同管理规定 的要求，坚持重大合同会签制，加强监督，保证这项制度落到实处。在监 督过程中，抓住4个重点，做到“四看”：一看专业技术性较强的合同是 否由相关人员参与谈判；二看重大合同会签时是否有经办单位领导签字； 三看合同是否有会签单位的签字；四看会签单位的意见是否统一。 三、充分利用合同信息资源，加强合同履行监管，规避企业经营风险。 在以往的合同管理中，我们只重视合同订立审查管理，而疏于对履约 的监督管理，不仅存在严重的合同纠纷隐患，而且合法的合同权益得不到 保护，致使合同纠纷诉讼频发，甚至造成效益流失。通过加强对合同管理 薄弱环节的控制，不断强化以“四做四看”为内容的合同履行监督管理， 重点解决了合同管理中存在的“重订立轻履行、重业务轻法律、重效率轻 风险”等弊端，有效地保证了合同履行质量，规避了企业经营风险。 1、做形式审查，看结算业务合同，核对该笔结算业务有无合同依据