员工档案管理制度

1、员工档案管理制度员工档案管理制度1制度（体系）提要1.1制度名称员工档案管理制度管理；1.2 适用范围 集团各职能部门及各分子公司；1.3 制度主要涉及 制度体系的定义、 管理职责、 起草、修订、审核、批准、发布、 流程；1.4 指令发出部门 企业管理部；1.5 制度日常管理部门：企业管理部1.6 制度执行检查部门：总裁办 法务与股权治理中心2 目的 为规范集团人力资源管理中员工档案管理，保证档案管理的保密性和机要性，特 制定此制度。此制度规定了员工档案管理的原则、标准、流程、内容和配套的记 录与表格。3 适用范围 本标准适用于集团各层级人员以及集团全资，控股公司的所有人员。4 术语4.1 员

2、工档案：是指由所集团企业管理部相关主管所建立的员工在招聘、入职、 任免、调动等相关工作中所产生形成的文字书面性材料。4.2 员工档案所包含的内容：身份证明、体检报告、学历学位证明、各类证书、 应聘资料、劳动合同及附件、异常考勤记录、试用转正文件、各类人事通知单、 奖惩文件、绩效评估报告、员工与单位就有关保险、工伤、公积金、休假等待遇 关系形成的材料、离职文件、 行政处罚及任免 等相关材料。4.3 档案材料的有效性：档案材料必须是完整的正式材料，材料必须完整、齐全、 真实、工整、清晰，必须对象明确，必须有组织盖章或本人签字方为有效档案材 料。4.4 企业管理部、财务管理部、总裁办主管有查阅员工档

3、案的执行权。4.5 公司总（副）经理，集团部门主管（含以上级别）对查阅所属员工档案有审 批权。4.6 集团企业管理部部长对员工档案查阅的申请有批准权。4.7 所有需要限期借阅档案的，须经过总裁批准后，方可限期借阅。4.8 集团企业管理部员工关系主管对不符合查阅手续的行为有否决权。5 职责与权限5.1.1 集团企业管理部员工关系主管对员工的入职资料档案的建立有执行权，对 缺失重要入职资料的员工，有入职办理的否决权。5.1.2 集团企业管理部员工关系主管有对相关部、部门、公司相关人员要求提供 所需档案资料的执行权。6 员工档案管理的内容6.1 档案材料的收集与归档6.1.1 新员工入职当天， 由集

4、团企业管理部员工关系主管进行档案资料的首次收集 并建立员工档案以及编号、归档。6.1.2 对于缺失重要材料的员工，如缺失离职证明、缺失身份证复印件等，需填写 入职资料缺失申明，否则不能办理入职手续。6.1.3 各有关部门应主动将平时形成的应该归档的材料， 及时送交集团企业管理部 员工关系主管，送交归档材料要填写档案资料交接登记表 。6.1.4 按集团企业管理部统一布置， 由员工本人填写的招聘资料等， 必须经员工关 系主管核对无误后方可归档。员工填写表目应实事求是，不得随意更改年龄（出 生年月）、学历，参加工作时间和工作经历等。若核对有误，以企业管理部、审计 处部门审查意见为准。因员工本人填写内

5、容前后不一致，影响调资、晋升、调配、 福利、离职等，一切责任由员工本人自负。6.2 档案的查阅6.2.1 凡因调配、任免、考察、奖惩等工作需要了解员工情况的，由所属部、部门 或公司主管审核，集团企业管理部部长批准后，方可以查阅所申请的档案。6.2.2 查阅人员应填写人事档案查阅 / 使用申请表并办理审批手续，集团企业 管理部员工关系主管根据申请中注明的查阅内容和查阅方式、内容，确定的材料， 申请中未注明的，则不予提供。6.2.3 查阅档案原则上仅限在档案室内进行， 由集团企业管理部员工关系主管在场 陪同监督，若员工关系主管有事不能在场的，应指定其他人员陪同监督。若档案 需出库要清点材料并做好记

6、录，收回档案时要清点、归位。6.2.4 查阅档案要注意保密， 不得与无关人员讨论档案内容； 使用档案时要注意爱 护，保持档案清洁，严禁在材料上圈划、涂改；不准折叠，拆散和损坏档案。6.2.5 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。查档摘抄的材料，使用后应自行 销毁。6.3.6 档案一般不予外借，特殊情况非借出不可的，要说明原因，经人事部主管批 准并办理手续后方可借用，借出时间一般不超过两周。用后及时归还，不得擅自 转借他人。6.3.7 查阅、借阅、归还档案，必须登记签字以示负责。档案使用完毕，档案人员 要清点入柜。凡遗失、损坏档案或泄露档案内容造成不良影响的，要给予纪律处 分。6.3 档案的保

7、护与传递6.3.1 设专人保管，备齐必要的存档设备。6.3.2 档案柜保持整洁，不得存放无关物品中。档案室应及时将档案转出。转出档 案须通过机要渠道（非国有企业无机要渠道）由当事人本人负责寄发。6.3.3 如有需要转出档案，档案不能由本人或其亲属随带。同时，转出的档案必须 完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批转出。6.3.4 档案人员应经常核对职工人数与档案数量，发现“有人无档”或“有档无 人”要及时索调或转递档案。6.3.5 未经批准， 任何人不得强行要求档案管理部门和人员更改档案。 对于无理取 闹，视情节给予批评教育或纪律处分。6.4 档案管理的违纪处理6.4.1 对于违反本制度第五条第一款所涉及内容的，将视情节的严重予以警告、 记过处理。6.4.2 对于违反本制度第五条第二款第一至三项的，将视情节严重予以警告、记 过处分。6.4.3 对于违反本制度第五条第二款第四至七项的，将视情节严重予以记过、开 除处分，对于造成重大后果的，将保留追求相关法律责任的权利。7 流程见附件8 表单23、人事档案查阅 / 借阅申请表24、档案资料交接登记表9 附