工程项目材料采购管理制度及流程

1、工程项目材料釆购流程与有关规定 为加强工程材料程序化管理，有效得控制资金使用，更好得做好材料成本控制工作，了 解各项目材料用款，对外欠款。结合公司实际情况，特制定相关材料采购流程，望各项目部严 格按照此制度执行。 一、预算部预算，项目部统计，审核采购材料得数量 工程中标后，预算部对本工程所需得各种材料进行预算，为工程得资金投入提供依据 （注：提供详细得材料使用节点计划，此计划作为项目收款计划主要支撑依据）。项目部根据 中标书（中标合同清单）与施工图纸认真严格计算本项目得材料需求，填报材料釆购总计划 表交公司相关领导审批。同吋此材料需求总表要一式三份，工程部，釆购部，项目部各一份。 二、项目部申

2、请材料采购计划 1. 在进场前，项目部要提前做出由工程部认可得材料总需求计划，如果部分材料就是 甲方指定得，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数董，到场时间，联系方式等。有 加工图纸得材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考 虑到定制加工材料得加工周期，给釆购部合理得釆购时间）。 2、材料采购申请单一一式三份，釆购部,项目部，工程部各一份。为了杜绝浪娈与其 她不合理情况发生，材料采购申请表上面必须有材料申请人，项目工程部负责人，项目经理 签字，缺一不可（详见样表）。否则公司釆购部有权拒绝接收材料釆购申请表。公司采购部 原则上不接收项目部任何人电话通知供货

3、要扎如果有特殊持况，一定要有公司领字批准同 意，由公司领导通知公司釆购部负责人，公司釆购部负责人在接收到公司领导批准同意釆购, 方可安排公司釆购部相关人员进行釆购。在公司釆购部进行材料釆购得同时,项目部相关人 员必须及时得补交材料采购申请表，并且按正常得审批程序进行审批，然后将审批通过得 材料釆购申请表交至公司采购部。 3、项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。项目部及时将甲方书 面通知或签证发公司预算部备案，同时，项目部按材料采购流程申请材料釆购。预算部收 到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司工程部、公司釆购部.公司领 导审批（特殊情况除外）。 三、公司采购部在

4、接收到批准后得材料采购申请表，应该按照工程施工流程与请购材料得缓 急。由公司采购部负责人安排采购人员去进行采购。 1. 釆购人员在接到釆购部负责人安排得材料采购申请表后，釆购人员要参考市场行 情以及以前采购记录与供应商报价。优先选择供货准时，材料质量好，价格优惠，实力強得 供应商，进行采购。主要材料或就是釆购量大得材料，釆购人员要选择三家以上得供应商 进行报价比价，并把供应商得材料样品，交货时间与报价上报给公司釆购部负责人与公司 领导进行审批，采购人员在接收到审批后得供应商名单后，进行相对应得材料釆购。如果就 是釆购量或者就是釆购金额比较大得材料釆购时，为了保护供需双方得合法权益与避免以 后得

5、釆购纠纷，公司釆购部一定要与供应商签订材料釆购合同。少量得辅助材料釆购人员 可以从与公司长期固定合作得供应商进行优先选择釆购。 四、采购下单与送货得时间安排 采购人员与供应商确定了釆购意向，采购人员要严格按照材料采购申请表上面得数 量给供应商下单，釆购人员一定要向供应商确定材料得送（提）货时间与付款方式。为了不 影响工程正常施工，釆购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排。尽董让供应商送货到 我们工程得项目，如果就是因为材料釆购量少或者就是供应商离我们得项目比较远。供应 商不送货，釆购人员可以与供应商协商，由我们出运费，让供应商送货到我们项目，并同时 告诉公司采购部相关领导。 五、无法及时供货得

6、汇报说明 因市场与行业缺货因素，或供材商得原因，无法按期进行采购到位得材料。采购部相关 人员应该立即通知材料请购部门，并且要说明原因。 六、供应商送货事项 1、供应商在准备送货前，一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理，施工员， 仓管），项目现场人员好安排材料得存放地点。供应商送货到项目现场，原则上就是由釆购 人员与项目材料釆购申请人一起了验收供应商送得材料。如果项目工地在外地，釆购人员 无法到现场参加材料验收，由项目经理与相关人员组织验收。 2、供应商在送货时，要严格按照釆购人员下给供应商得材料采购清单上面得数量送 货。送货单上面要有，送货项目得名称，材料釆购申请单得编号，以及供应商所

7、送得材料名 称，数量，价格，规格型号。送货单上面要盖供应商得公幸。现场收货人员要拿项目下给公 司采购部得材料采购申请表与供应商得送货单进行确认，瞧供应商所送材料就是否就是 本项目所下得材料。如果供应商所送材料与项目材料釆购申请单一致，项目现场人员可以 进行供应商所送材料验收。在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料得合格检 测报告，有效产品合格证，质量保证书。现场验收人员确认了供应商所送材料符合相关质董 标准。现场验收人员可以进行对供应商所送材料得验收入库工作。现场验收人员与项目经 理要在供应商得送货单上面签字确认。供应商得送货单必须一份三联，一份供应商自己留 底，一份给工地现场验收人员

8、，一份给公司采购人员。 3、现场验收人员在验收供应商材料时，一定要仔细，如果供应商得送货单与所送得实 物材料名称，数量，品牌，规格型号不符.现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记 录。如果就是材料质量不合格，现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送 到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司釆购人员协调）。并且及时通知公司釆 购部相关人员。资料员所需得各项合格证、检验报告等现场验收人员必须清点完毕才能验 收。 七、供应商得结算 严格按合同得付款条款所定得时间节点执行。原则上供应商所有得材料结算以整月 为周期，本月结算上个月得材料款（130号）。结算时间就是毎个月1-5号,由

9、供应商提供 上个月得结算相关材料到公司采购部，每个月土理就是公司相关部门对供应商结算材料 得审核时间。每个月1520由公司财务为供应商打材料款。供应商要带有项目经理，采购 人员与现场验收人员签字得送货单与合同约定得发票，到公司采购部统一办理结算。供应 商得材料数量，价格，就是以供应商所提供得有公司，项目相关人员签字得送货单为标准。 （此结算方式就是少量得辅材料，结算标准）。 对于有釆购合同得供应商，供应商在结算时，要以有签字得送货单与釆购合同一起， 到公司釆购部办理结算。 八、工程材料采购合同管理工作流程 （一）先款后货得货物采购 首批货物得采购： 合同登记归档 1公司采购部必须在总经理授权下

10、与供货方签订供需合同。 2、公司釆购部釆购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供 货方下发正式订单。 公司釆购部采购员凭合同、有效材料申请计划单填写请款单并经财务部经理签字核准; 获财务核准得请款单送至总经理核批后返至财务部予以业。 付款后，釆购部釆购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理些;并及时向材料供应 商荻取购货发票送至总经理签字后交至财务仝世。 5、经釆购部负责人核实签字后发票由釆购部送至总经理签字交于财务仝。 后期货物得补货: 1、项目部（库管、工程师.项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字得材料釆购 申请计划。 材料釆购申请计划送至公司釆购部，采购部

11、负责人与预算部负责人核实签字后下发给釆 购员，采购员下单给相应材料供应商。 由釆购部釆购员根据下发至材料供应商得有效材料采购申请计划订单填写请款单，经财 务部经理签字核准、总经理核批后返至财务部予以付款。 付款后，釆购部釆购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理垄；并及时向材料供应 商获取购货发票送至总经理签字后交至财务埜。 （二）先货后款得货物釆购 首批货物得釆购： 1、公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。 2、公司釆购部釆购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供 货方下发正式订单。 下发正式订单后，采购部采购员全程跟踪直至货扬全部送至项目部办理仝;并及时

12、向 供货方索要购货发票并转交至物资部。 釆购部采购员材料釆购部负责人与预算部负责人核实签字后得购货发票至财务部填写 请款单，经财务部经理签字核准、总经理在对请款单、发票予以核批后返至财务部予以 付款与入帐。 后期贷物得补货： 1、项目部（库管、工程师、项目经理）根扌松库存及业务需要拟下经项目经理签字得材料 釆购申请计划。 材料釆购申请计划送至公司釆购部，釆购部负责人与预算部负责人核实签字后下发 给釆购员，釆购员下单给相应材料供应商。 下发正式材料釆购订单后，采购部釆购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理仝 匡;并及时向供货方索要购货发票。 4、釆购部采购员根据工程项目材料采购流程与有关规定办理

13、材料结算 十、釆购相关样表 附件一：供货通知书（适用于未签署供货合同） 供货通知书 公司： 我司根据实际需要，考虑到理旦急需要首先进行施工建设，该 部位得材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合。请贵司按下 表所列材料（设备）名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定得 交货地点送货。 项目名称： 交货日期:201年 月 日交货地点： 序号 材料（设 备）名称 品牌 型号 （编号） 规格 单位 数量 部位 1 2 3 4 5 6 7 8 注：仁具体单价按今后双方所签定得合同及附件产品及价格清单。 2.自本供货通知书送达之日起工作日内，请贵司将经盖章确认得本通知 书以传真方式送我

14、方经办人备案，并在5 工作日内将原件送达我方。 购货单位：供货单位： 公司名称: 公司名称: 经办人：确认人： 联系电话: 联系电话: 负责人: 传真号码: 传真号码: 日 期: 日 期: 附件二：供货通知书（适用于已签署供货合同） 供货通知书 公司： 我司根据实际需要，以年_月_日签订得 工 程材料（设备）供货合同为依据，请贵司按下表所列材料（设备）名称、品牌、型 号、规格、数量、交货日期向我司指定得交货地点送货。 项目名称： 交货日期:201年 月 日交货地点： 序号 材料（设 备）名称 品牌 型号 （编号） 规格 单位 数量 部位 1 2 3 4 5 6 7 8 注备 注：1、具体结算单

15、价按双方所签定得合同附件产品及价格清单。 2.自本供货通知书送达之日起_L工作日内，请贵司将经盖章确认得本通知 书以传真方式送我方经办人备案，并在5 工作日內将原件送达我方。 购货单位： 供货单位： 公司名称： 公司名称： 经办人： 确认人： 联系电话： 联系电话： 负责人： 传真号码： 传真号码: 日 期: 材料（设备）收料单 日 期: 项目名称： 交货日期：交货地点： 序号 材料（设备） 名称 品牌 型号 （编号） 规格 单位 数量 1 2 3 4 5 6 7 8 说明:购货单位委派得收料员，仅限于对材料得数量进行如实收货。 附件三： 以上材料（设备）已供货至购货单位交货地点；具体结算价格

16、按双方所签定得 合同附件产品及价格清单。 购货单位: 供货单位: 经办人: 确认人: 负 责人: 联系 电话: 联系电话: 确认日期: 日期: 注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份； 附表四：月度材料（设备）款汇总表 月度材料（设备）款汇总表 项目名称：时间： 序号 材料名称 收款单位 金额（元） 备注 1 2 3 4 5 合计 说明：各类材料得材料（设备）收料单原件作为本表得附件附E。附件共 份。 购货单位：（公章） 供货单位：（公章） 公司名称: 经办人: 负责人: 联系电话: 日期: 公司名称: 经办人: 负责人: 联系电话: 日期: 注：本原件一分两份，供货单位持一份，购

17、货单位持一份; 材料/用品申购单 项目名称: 申请人: 申购日期:201 年_月 _ 日 序号 材料/用品名称 规格 数量 到位时间 用途 项目经理： 日期： 年 月 日 总经理： 日期： 年 月 日 说明： 收料单 No 项目名称：核算单位工程：日期： 年 月 送货柬位：送货虹号： 合同号：仓库类别： 编 号 货物 名称 规 格 送货 数虽 实收 数量 单 价 金额 万 千 百 十 元 角 分 金额（大写）：万仟百拾元角分整 小写Y 送货人：仓库：收料员：质检员（专业人员）： 备注：一式三联单；第一联 项目部留存；第二联 会计记账；第三联 供货单位留存； 领 料 单 险 领料项目：日期：年

18、月 日 领料单位： 編号 货物名称 规格 单位 数虽 疏价 金额 万 干 百 十 元 角 分 合计金额（大写）：万仟 百拾元角分整 小写Y 项目经理：主管施工：仓库发料负：領料班组：领料 人： 备注：一式三联单；第一联 仓库留存；第二联 会计记账；第三联施工单伎。 入库单 科目：日期： 年 月 日 货号 品名 单位 数& 单价 金额 万 千 百 十 元 角 分 合计金额（大写）：万仟 百拾元角分整 小写Y 材料员：会计：保管员：经手人： 备注：一式四联单；第一联仓库留存统计；第二联项目会计记账；第三联仓库统计员；第四联送 货单位结账。 退料单 项目名称：核算单位工程：日期： 年 月 日 退料单位：收料敢位： 合同号：仓库类别： 编 号 货物名称 规格 单 位 申退 数虽 实退 数虽： 单价 金额 丿丿 千 百 十 兀 角 分 合计金额（大写）：万仔 百拾元角 分整 小写 送货人：仓库员：材料员：质检员（专业人员）: 备注：一式四联单；第一联仓库主管；第二联会计记账；第三联材料员；第四联退货或送货单住。 货品调拨单 Ns 调入项目： 日期：年 月日 編号 品名 数 爪位 进货时价格 涮拨时K 值 描述调拨意义 单价 金额 数fit 金额 调出仓库员：