时间管理2012

1、时间管理目录 时间管理是什么 时间管理的重要性 影响时间管理的十大关键 如何做好时间规划时间管理是什么 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間时间管理是什么 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃时间管理 （1）对时间进行系统的管理： 找出没有效益、浪费时间的活动，并且尽可能地摆脱这样的活动。 首先，应该试图识别和排除根本就不必做的事，就是纯粹浪费时间、不会有任何结果

2、的事。 一位每天晚上忙于在外面应酬的首席执行官，在对自己参加的晚宴进行了分析以后发现，至少有三分之一的晚宴根本就不需要公司高层管理者参加，事实上，他发现，自己接受邀请不是为了讨好邀请者。他们邀请他是出于礼节，非常希望不被拒绝。 其次，找出“我的日程表里有哪些活动可以由别人代劳，他做的至少能够跟我一样出色？”即授权。 最后，富有成效的决策得仍有可能严重地浪费别人的时间。 一家大型企业组织的高级财务经理无论召开什么内容的会议，都要求他的每一个直接下属都参加每一次会议。每一位与会者都觉得自己必须表示对会议的兴趣，发表一些相关的评论，而大多数都是一些毫不相关的问题，结果使得会议无止境地延长。 （2）整

3、合“可酌情支配”的时间 对自己的时间进行记录和分析，并试图对时间进行管理的决策者，能够决定把自己的多少时间用于完成自己的重要任务。即究竟有多少时间“可酌情支配”，因此讲究效能的人都明白，必须对可供自己酌情支配的时间进行整合。他们知道自己需要大块的时间。 有很多方法可把零碎的时间合并成整块时间。 如：每星期在家工作一天，把一周的全部事务性工作如开会、检查工作、问题讨论会等集中安排在如周一和周五的两天里，而其他工作日的上午始终用来解决重大问题。 讲究效能的人士都会对时间管理常抓不懈，坚持不间断的记录，定期对自己的日程安排进行分析，而且会根据自己对可酌情支配时间的判断，自己规定重要工作的最后完成期限

4、。时间管理时间管理 每周工作5天半共44小时； 进行必要的出差（上海除外）； 在早上8：30拜访第一位客户； 在下午五点拜访最后一位客户； 使用电脑及移动电话； 将最多的时间花在拜访客户上； 尽力降低路程时间； 使用顾客服务代表来进行后续服务以及小型客户的服务； 每天针对特定地区进行拜访，妥善安排路线，有效进行拜访；时间管理的重要性 时间是资本和无法更新的收入。 任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必 须从我们对时间宝贵性的认识入手。 管理好你的时间就能管理好你的生活。抱怨 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题。 其实没有所谓“时间太多”或“时间不够”的情形存在。 一天就是二

5、十四小时，不多也不少。 不管你是谁，都是一样的。 所谓时间及少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已。 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情。 “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在。影响时间管理的十大关键一、时间管理第一大关键是设立明确的目标； 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标； 你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 影响时间管理的十大关键二、第二个时间管理的关键是你要列一张总清单，把今年所要做

6、的每一件事情都列出来，并进行目标切割； 1年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情2 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发 事件而更改目标的情形便及时调整过来； 3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； 4 每天晚上把第二天要做的事情列出来。 影响时间管理的十大关键三第三个时间管理的关键是20：80定律； 用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。 谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情?当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一

7、些迫不及待要解决的问题。影响时间管理的十大关键三第三个时间管理的关键是20：80定律； 当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。影响时间管理的十大关键四、第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间； 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好

8、。影响时间管理的十大关键五、第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾； 你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。 影响时间管理的十大关键六第六个时间管理关键：每一分钟每一秒做最有效率的事情； 你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。 影响时间管理的十大关键七第七个时间管理的关键要充分地授权； 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始

9、找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。 影响时间管理的十大关键八第八个时间管理的关键：同一类的事情最好一次把它做完； 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高影响时间管理的十大关键九第九个时间管理的关键：做好时间日志； 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

10、 影响时间管理的十大关键十第十个时间管理的关键：时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习； 千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?时间管理系统ParkinsonParkinsons Laws Law( (帕金森原则帕金森原则) )时间象一根弹筋：设立期限时间象一根弹筋：设立期限P Paretoaretos Principles Principle( (帕雷托原则帕雷托原则) )80%的结果来源的结果来源 20%努力努力Concentration Enig

11、masConcentration Enigmas( (注意力之谜注意力之谜) )注意力需要及时恢复注意力需要及时恢复Internal Energy LevelsInternal Energy Levels(内在能量水平内在能量水平)有效地利用你的生物钟有效地利用你的生物钟Effective & EfficientEffective & Efficient( (效能与效率效能与效率) )做正确之事，做好它做正确之事，做好它如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力; 養成運動的習慣4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好如

12、何做好时间规划 1.工作時段分配法則 2.根据轻重缓急安排工作 3.根据工作性质合理安排时间如何做好时间规划 基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。 你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。 你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从不会去做的事。 不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做 优先管理的核心优先管理的核心 1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单 2、Set priority and work on the most important 确定优先次序，从最重要的开始做 3、Do it every day! 每天这么

13、做！ 每日计划： Plan the next d b you l the office. 在你 办公室 前，计划 天的工作。如何做好时间规划 1、建三个文件档案 2 根据4D原则整理好所有东西 3 把“立即做”档案里的工作一件件处理完 给活动定下时间 使用活页文件 4、每日清理桌面如何做好时间规划意识意识潜意识潜意识内存内存硬盘硬盘如何做好时间规划拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数： 订定完成期限 建立回馈制度 安排人监督你 趁早解决 把工作划分为几个小部分 现在就去做平均平均8080岁寿命岁寿命一寸光阴一寸金1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 睡眠 8小时 13

14、.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3大石头大石头小沙子小沙子水水四、沟通 （一）沟通的四个基本原理： （1）沟通就是感知； （2）沟通就是期望； （3）沟通需要一定的条件； （4）沟通不同于信息传递，两者的确在很大程度上相互对立，但又相互依存。 （二）沟通的条件： 在沟通之前，必须知道信息接收者希望看到或听到什么。或者说总需要一定的条件， 要求

15、信息接收者成为某种角色，做某些事；总要求具有动机。意思是说，如果沟通能够符合信息接收者的意愿、价值观和目标，那么就会产生作用。 （三）信息传递的准确性： 由于信息传递是用语言或文字表达的，可能会造成信息接收者的误解或曲解，同时信息的传递者和接收者都是人，容易受到人的感情，价值观、期望和观念等因素的影响。如果能摆脱这此因素的影响，信息传递就越准确、可靠，信息含量就越大。 （四）沟通的方式有： 口头沟通、会议沟通和书面沟通。1、妙用沟通技巧的5个核心规则规则1：控制局面。通过选择词语和反应方式，控制对话朝着对自己有利的方向发展。有时候，要设定程序，让别人进入。有时候，只给让对方在有限的几种回答方式

16、中选择。规则2：实话实说。有时候，要敢于提出直言不讳的要求。规则3：表明权力。适时表明权，并表示自己只是不想使用这种权力，通常会与直接使用这种权力收效相同。规则4：控制情绪。发怒只是表明自我挫败。只要有可能，就制怒。要么化解，要么转移。规则5：由你说出最后决定性的话。一是控制局面，二是在对话形势最有利于自己的时候接受谈话。 时间的浪费 一些持续的制约因素会导致时间的无效使用和浪费，任何管理者，不得不把大量时间用于毫无益处的地方。一个人在组织内的职位超高，组织对他的时间的需求就越大。时间的浪费 （1）譬如说，起草一份报告，第一稿也许至少需要68个小时，为完成这项任务安排7个小时，每天花15分钟，

17、3个星期完成，这样的安排毫无意义，如果能关起门来，拔掉电话，坐下来连续花五六小时认真地起草报告，那么就能做出报告草稿的框架。 因此，每一位管理者，尤其是决策者，必须能够支配大块时间，才能发挥效能。时间的浪费 （2）在沟通的过程中，也会有同样的问题。任何人想要别人理解一件事，都必须花相当多的时间，如果认为花15分钟的时间就能讨论解决自己某个下属的计划、努力的方向和绩效问题，那么结果一定会令他失望。倘若想达到预期的效果，那么很可能要花上1小时或更多。 把人事关系和工作关系整合在一起需要花费时间，过于匆忙会导致磨擦。 组织的规模越大，成员越多，有关人事的决策就越多，而快速作出的人事决策很可能是错误的

18、决策。任何人在短期内只能考虑人们已经考虑了的问题，做人们长期以来做习惯了的事。 （3）自愿被打扰。在工作中，总是会遇到被打扰的情况，而更多的时候是自己情愿被打扰，不会说“NO”。 因此，决策者管理好自己的时间的意义将变得越来越重要。浪费时间的原因（1）组织不善，如果一个组织发现自己把四分之一的时间花在开会上，那么一定存在浪费时间的组织不善的问题。太多的会议说明岗位设置欠佳和组织内部构成不合理。许多的会议意味着一个岗位或单位的工作扩散到了多个岗位或单位，意味着职责过于分散，信息没有传送到需要它的成员那里。（2）信息传递不畅，一家大医院的院长总是被本院医生的电话所打搅，医生们打电话给院长要求为某个

19、需要住院治疗的病人安排病床。住院部的人都知道没有“空床位”，但院长总能找到那么几张空床位，原因仅仅是因为有病房空出来，住院部不能立即得到这方面的信息。（3）人浮于事，由一个人来完成某一任务，也许由于事单力薄，质量也会打折扣，但更常见的是因劳动力太多而缺乏效能，把越来越多的时间花在了“内耗”而不是工作上，成员之间的相互影响，成了取得成绩的障碍，在一个精悍的组织里，各成员之间享有足够的空间而不会相互碰撞，并且无需不断解释就能完成工作。 因此，只有拥有团队工作天天需要的知识和技能的人才应该参加团队。浪费时间的原因15项浪费时间的主要因素控制控制1、电话打扰2、不速之客、顺便来访3、信息资料不全4、缺

20、乏自我约束5、不善于拒绝计划计划1、试图完成过多的工作或 不切实际的时间预算2、“消防救火”式或“危机型”管理3、没有目标、优先次序、每日计划4、搁置为完成的任务信息传递信息传递1、频繁的会议2、信息不足、或不清、或过多决策决策 优柔寡断或拖延组织组织1、混淆职责与职权2、办公桌杂乱无章指挥指挥 无效的授权人力人力 0找出浪费时间的地方 识别因不讲方法或缺乏远见而导致浪费时间的因素。如对年终的盘存，现在借助电子计算机，可以把我们变得像“超人”，而不必花费更多的时间和费用来用人工进行。怎样处理并减少工作中的“救火”现象（一）方法一 科学全面做计划将易出现的问题在计划阶段做出预见，分析原因， 制定

21、对策严格信息管理，尽量采取预防措施，防患于未然方法二 严格计划控制过程明确计划控制点（尤其是关键控制点）设立控制检查人检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表预测可能发生的问题，做好必要的应急计划。怎样处理并减少工作中的“救火”现象（二）方法三方法三 对已出现的对已出现的“救火救火”问问 及时处理，不要拖延 及时总结，将例外问题转入例内管理案例分析 案例一：案例一： 我从来没有做工作记录的习惯。工作上的事情总是一件完了接着一件，整日里忙忙碌碌。我们的经理也要求我们只要一直在忙工作就行，从来没有人思考过如何提高工作效率的问题。这样的状况持续了很久，直到不久之前新来的老总提出提高工作效率的问题。他

22、要求大家都把自己在工作中做的所有事情记录下来，记录在一个被他称做“活动跟踪表”的表格中。 在做完这样的一个记录之后，我重新阅读了一遍活动跟踪表，结果我有一个很吃惊的发现。 序号时间活动工作分析（有效/无效）工作优先级别A/B/C/D）工作侧重点18：00-8：10收拾卫生 C28：10-8：20上网浏览 D38：20-8：30一天工作计划有效A48：30-8：40给客户发邮件有效A58：40-8：50召开部门临时会议 A68：50-9：00接朋友来电 D79：00-9：15继续给客户发邮件有效A89：15-9：20喝水、上厕所 D99：20-10：00分析客户投诉意见有效C1010：00-10

23、：20和同事聊天 D1110：20-10：50与客户电话沟通有效B1210：50-11：10帮助同事准备会议材料 A1311：10-11：30与客户电话沟通有效B1411：30-11：50准备临时会议材料有效A1511：50-12：00打电话处理私事 C分析了一天的活动跟踪表之后，我发现自己做最有意义事情的时间很少，许多时间被无谓地浪费。在实际的工作中做了许多无效的工作。这使我认识到应该采用新的管理方式来提高自己利用时间的效率。知识点：知识点：l时间管理的技巧l工作优先级l重要性/紧迫性矩阵l活动跟踪表 案例二 张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理，7月某天上午8：00，他刚踏入办公室，秘

24、书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说“国家正式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除，要将重点转到恢复正常的经济工作上去。”张经理还没好好感受这好消息，一系列的难题就来了： 1、上午9点有一个日本旅游团50人入住，其中45人是一家三口组成，需要15间家庭套房，但客房部今天剩余的家庭套房只有10间，12点之前肯定腾不出房。这个问题该怎么解决？ 。 2、旅游局通知，今天上午9点召开全市酒店工作会议，会议议题是非典过后各酒店如何恢复生产，迎接可能到来的旅游高峰。总经理要求张经理代表酒店出席并准备发言。 3、总经理秘书来电话说，老总明天要出差，希望能有时间与张经理讨论客房部如何完成下半年的营运目标的问

25、题 3、公关部经理来电说，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、上海推出“浪漫珠海新感觉，机票+酒店套餐”，广告稿已经设计出来，需要他来定。 4、人力资源部来电说，小林昨天提出辞职，原因是另外一家酒店要挖她过去；小林可是他培养了五年的爱将，做事认真负责，对待客人真诚，酒店各项业务都精通。 5、老婆来电话，岳母大人上午10点到，要张经理开车去机场接一下。 面对这么多的任务和冲突，张经理该怎么办？ 知知 识点：识点： l时间管理的技巧l工作优先级l重要性/紧迫性矩阵l活动跟踪表工作顺序（举例） 筛选客户 准备工作（客户状况、产品情况） 销售介绍（5分钟内表亮点）了解竞争对手情况竞争优势（客户想要什么

26、） 签合同（标准化） 后续工作（保持良好沟通）个人时间管理1类 3类2类 4类重要不重要紧急不紧急尽量优先去办重要的事规划实施高级管理者中层管理者低层人员管理层越高，处理的事越“虚”案 例 分 析第一步 将各项工作按其价值的大小一分为二，1、2象限为重要；3、4象限为不重要。第二步 根据各项工作的完工期限，远近分为1、4为急迫的；2、3为不急迫的。 重要 重要，不急 重要，紧急 紧急 不重要，不急 不重要，急四象限工作性质分析四象限工作性质分析 急 迫 不 急 迫 重 要 I 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 II 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力

27、 不 重 要 III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许 多 迫 在 眉 睫 的 的 急事 符合别人期望的事 IV 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动 案例分析第三步 对主要的工作定位，并分析其工作现状 重要共进午餐，讨论促销会策略1.5H 与华金公司讨论定价3H商讨索赔案处理1H 中实公司的合作意向书2H 天际公司的货未到问题? 上级要求上报三个月的业绩报表2H 周五业务会提前1H不急 急阅读内部刊物1H 人事部明天要上报新员工试工期表现 打电话给12客户30分钟 结果报告聆听电话留言10分钟完成文件归档1H 不重要 案 例 分 析第四步 问题与措施第一象限: 抓紧做;返回第二象限第二象限: 重点做;按计划有步骤做;为明天准备第三象限: 不花时间;少花时间;授权部下做第四象限: 平衡好被支配的事情;不被迷惑,争取自由返回一、二象限第五步 时间价值=工作价值 将各项限时间合理的科学配置