社会保险业务档案管理制度(最新)

1、 业务档案统计制度 1 、业务 档案 统计 包括 业务 档案管理基本情况、 业务 档案数量、利用、利用效果等。 2 、建立业务 档案 统计台账，包括 业务 档案数量 统计台账、借（调）阅统计 台账、保管状况 统计台账、鉴定销毁情况统计台账等。 3 、认真做好 业务 档案原始 记录 ，如 业务档案 业务 活动记录 、利用效果 记录 、库房温湿度 记录 、档案交接 记录 、鉴定销毁记录等。 4 、各类业务 档案的 进出、销毁必须统计 清楚，如 实反映。 5 、平时注意填 报积累，年 终进行汇总，认真填报年报统计 表。 业务档案管理制度 1 、及时将档案工作 纳入本局工作 计划，纳入业务 档案管理部

2、门和有关人 员的职责 范围。 2 、立卷工作由各 业务 部门独立完成， 业务 档案管理部 门负责对业务经办 部门实 行业务 指导、检查 和监督，努力 实现 各类 业务档案的 标准化和 规范化。 3 、业务 档案管理部 门对 接收的 业务 档案进行科学的分类、 编 目、登记、统计和必要的加工整理，并根据上级规定及 时确定利用 与交流的范 围。 4 、建立健全档案 验收制度， 对科研成果 鉴定、设备 开箱、安 装等工作，档案管理部门应派人参加，并 对全部档案 进行验收。 5 、不断研究和改 进业务 档案的保 护技术，延长档案的寿命，对已经破损和字迹褪色的以及 圆珠笔 书写的重要档案 应及时修复或复

3、制。 6 、审慎鉴定剔除的 业务 档案。对到期剔除的档案必 须造具清册， 经业务 档案管理部 门鉴 定并 报局分管 领导 批准， 销毁时 要指定监督人，防止失密。 7 、凡是单位或部 门撤消或 变动 以及建筑物、构筑物、 设备 、仪器等， 转移利用关系 时，其档案要妥善整理，并 经领导 批准后 办理相关手 续。 业务档案保管制度 1 、业务 档案保管 应贯彻 “以防为 主、防治结合”的原则，按照业务 档案保管“九防”的要求，健全 业务 档案管理工作的必要措施。 2、业务档案人 员调阅 、搬运业务档案资料要轻拿轻放，严防人为损坏。 3 、业务档案人 员应定期 检查业务 档案保管情况，对破损档案

4、及时采取相 应补救措施。 4 、严格做好 业务档案的收 进、移出、利用等日常的登 记、统计工作，做到 账物相符，有据可 查。 5 、不断完善业务档案管理方法和保 护技术，充分利用 计算机技术实施管理，提高保管、服 务质 量和效率。 5 、严格遵守档案法、保密法，做好业务 档案的保 卫、保密工作，杜 绝泄密和散失事件 发生。 业务档案工作分管 领导职责 1 、加强对业务 档案工作 领导，把 业务档案管理工作 纳入本 单 位整体工作 发展规划，列入 议事日程， 对本单位业务 档案管理工作负领导责 任。 2 、认真学 习中华人民共和国档案法、社会保 险业务 档案管理 规定（ 试行）以及上 级业务 档

5、案管理部 门各项规 定，并 组织执 行。 3 、积极宣传档案法律法 规和业务 档案工作的重要性，确保 业务档案管理工作在各 项管理中的重要地位和作用得以 发挥 。 4 、定期检查 各项业务 档案管理制度的落 实情况，听取有关人员的汇报，及 时解决 业务档案管理工作中存在的 问题。 5 、监督本 单位各 业务 部门业务资 料的收集、整理、立卷和 归档工作。 6 、加强业务 档案工作人 员思想政治学 习和业务培训，提高 业务档案工作人 员素质，增强 业务 档案工作人 员管理意 识，切 实抓好业务档案管理工作。 7 、对在业务 档案管理工作中做出 显著成绩的人员给 予奖励，对违 反业务 档案管理法律

6、、法 规和制度的人 员给予处罚 。 专职业务 档案人员岗位职责 1 、认真贯彻执 行中华人民共和国档案法、社会保 险业务档案管理 规定（ 试行）及上级有关 业务 档案管理工作的 规章制度。 2 、热爱本职工作， 责任感和事 业心强，努力学 习业务 档案管理的基 础理论和业务 知识，积极参加有关培 训、交流活动，不断提高管理水平。 3 、负责业务 材料的收集、整理、接收、保管、复制、借 阅等工作， 对业务 档案资料进行分类、编目、登记。 4 、熟悉和掌握本部 门业务 档案种类、内容、重要程序和完整准确程度， 对库 存业务 档案定期 检查 ，清理、调整和 统计 ，做到账物相符。 5 、根据需要编制

7、各种 检索工具及参考 资料，积极提供利用，及时填写利用效果登 记簿，满足各方面利用的需要。 6、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料 积 累、立卷、归档、修改和补充工作。 7 、对到期的 业务档案提 请进 行鉴定，对已超出保管期限的档案，提出具体 销毁处 理意见。 8 、严格执行保密 规定，非 经领导 批准，不得 扩大业务档案的利用范 围，不得擅自 销毁业务 档案材料， 认真做好 业务 档案 库区、办公区、查阅区的安全保 卫工作。 9 、加强对业务 档案库房的管理， 严格执行“九防”措施，发现 问题 全。 及时向领导汇报 ，并妥善解决，确保业务 档案的完整与安 业务档案管理人 员工

8、作守则 1 、严守党和国家机密，严禁在 业务 档案管理工作中失密、泄 密。 2 、热爱本职工作，忠于 职守，刻苦 钻研，不断提高 业务 和工作能力。 3 、按归档范 围要求 认真开展 业务 档案 资料的收集、整理、分类、立卷、保管、利用工作。 4 、严格执行归档制度，履行移交手 续，对归档和保管的案卷做好目 录、索引的编写、编排工作。 5 认真做好 业务 档案的 鉴定、销毁 工作， 严格履行 鉴定制度和销毁手续。 业务档案接收制度 1 、档案收集应贯彻 “谁经办 、经收集”和“以业务终结岗 位为归档责任人”的原则，由各 业务 部门兼职档案人 员按照各类社会保险档案规定的归档范围，随时将分散在本

9、 业务部门各岗位人员手中已 办结的文件或 业务 材料、财务报 表、凭证等各种形式和 载体的社会保 险文件 资料收集 齐全，并分类存放，及 时立卷归档。 2 、在业务 档案收集 过程中，要保持文件 资料相互 联系、衔接有序、内容完整、真 实有效。必须核对数量是否正确， 报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。文件 资料的正文、附件、正本、副本 应齐全。 3 、符合质量要求的文件 资料予以接收，并 严格履行 签字手续，确保 账物相符。不符合 质量要求的，退回文件 资料形成 业务经办 部门，限期整改。 业务档案整理制度 1 、业务档案管理部 门工作人 员按月接收各 业务部门移交的 业务档案并 进行整理分

10、类，逐卷 编写案卷号，填写案卷目 录。 2 、在业务档案整理 过程中必 须坚 持“分类准确、编排有序、目 录清楚、装 订整齐 ”的原则 ，使每卷 业务 档案达到完全、真 实、整洁、实用的要求。 3 、文件资料破 损时应 予以修复、复制，确保 纸型规格一致；用褪 变材料书写的应予以复制；按 顺序打印三位数文件 页码 ，不得出 现重码、空码、过码。 3 、整理完毕的案卷要及 时分类装入案卷盒，填写案卷盒的目录号、业务档案形成年度、起止卷号。 4 、建立计算机目 录索引，按照格式 标准打印各类 业务档案的封皮、卷内目 录、备考表等；根据 实际 需要，通 过扫 描、数码拍摄和音 视频转换 等技术对 档

11、案 进行处理，形成的 电子文件 应进 行实时逻辑归 档和每年度的物理 归档。 5 、整理后的 业务 档案， 应认 真核查案卷质量， 项目齐全、准 确无 误的案卷按年度和类别排序后，严格执行业务 档案入 库步骤 及程序， 严禁错误发 生，造成 查询不便，影响正常查档工作。 业务档案利用制度 1 、本单位工作人 员因工作需要利用其 业务 范围的档案，可直接到 业务档案管理部 门查阅 。 2 、本单位工作人 员因工作需要 查阅 非隶属 业务 范围内的档案，需 经业务 档案管理部 门同意并 报经 局分管 领导 批准后，方可 查阅 。 3 、本单位工作人 员因公 查阅本单位业务档案，必 须持有本 单位介

12、 绍信，注明 查阅 档案性 质、目的、范围、时间，经业务 档案管理部 门同意并 报经局分管 领导 批准后，方可 查阅 。 4 、利用业务 档案的人 员，只准在 业务档案 阅览室阅览，查阅 业务 档案只限于所查范围，不得翻 阅无关内容，不得随意带出。 如因特殊需要，需借出非保密 业务 档案， 须经业务 档案管理部 门同意并 报经 分管 领导 批准， 办理借出手 续后，方可借出。借出期限最 长为三天，必 须按期归还 。 5 、需借出利用的 业务 档案必 须有专人保管，不得 丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人， 违者按档案法第二十四条 规定处理。期间停止借 阅业务 档案。 6 、任何

13、个人不得 查阅 或借用本人及 亲属（包括父母、配偶、子女、兄弟、姐妹等）的档案。 7 、利用业务 档案的人 员，需要摘抄、照相、复制档案的，必须经业务 档案管理部 门同意并 报经局分管 领导批准。摘抄件、复制件经工作人 员审 核无误，加盖“经核实与原件相符”的 业务 档案 证明专用印章，可与原 业务档案同效。 8 、利用档案人 员如离开本 单位时间较长 、调离或退休 时，应将所借 业务档案全部 归还 ，经业务 档案管理部 门领导签 字后，人事部 门方可 办理相关手 续。 9 、凡遇节假日特殊情况， 业务 档案管理部 门收回借出 业务 档案，以利安全保密。 10 、利用业务 档案人 员必须认 真

14、填写档案查借阅申请单 ，办理借 阅登记手续，借 阅归还时应 当面点收， 办理注 销手续，并填写档案利用效果登 记表，任何人不得例外。 本制度也适合各种 资料借 阅。 业务档案工作保密制度 1 、严格贯彻执 行中华人民共和国保密法及有关保密工作 规定， 维护业务 档案资料的真 实、安全、完整。 2 、加强业务 档案日常管理，定期 进行检查 ，防止因工作疏忽或管理不善而造成 丢失、泄密现象发生。 3 、严禁擅自 带无关人 员进入业务 档案库房，不得与他人谈论 业务 档案内容，不准将 业务 档案携 带至公共 场所，不得擅自复印、转借业务档案 资料。 4 、外来人员借阅涉密 级的业务 档案， 须经业务

15、 档案管理部 门同意并 报经分管 领导 批准后，方可 办理调阅 手续，并 严格进行登记。 5 、因玩忽 职守造成 业务 档案 损失、泄密的，将根据社会保险业务 档案管理 规定（ 试行）以及有关保密工作 规定处理。 业务档案安全保 卫制度 1 、非本部门工作人 员，未经批准，一律不得进入业务档案 库 房。 2 、业务 档案 库房内禁止吸烟，各种易燃、易爆物品和食品严 禁进入。 3 、零散文件材料和 杂物一律不得存放，杜绝昆虫危害 业务 档 案。 4 、进库 的业务 档案、资料必 须认 真检查 ，不符合保管要求的一律不得入 库。 5、工作人员离开办公室应随手熄灯、关 门，下班 时必须关闭门窗，切断

16、各种 电源。 6 、业务档案 库房钥匙由管理人 员专 人保管， 钥匙严禁借 给他人使用。 7 、工作人员必须学会使用消防器材，管理人 员对 消防器材每年检查两次，并按要求及 时调换 更新。 8 、对安全保 卫工作进行定期 检查 ，发现问题 及时汇报 并采取果断措施。 业务档案管理巡 视检查制度 1、对办公室、库房等场所要指定 专人进行定期巡 查，巡查内 容要建档登 记，发现隐 患立即采取措施。 2 、巡查工作要做到有计划、有步骤地进行，重点要害部位的 检查 每周不少于两次，其他部位的检查 每月一次，季度、半年和 年终进行全面 检查。 3、建立巡查记录登记簿，巡 查完毕后，安全 检查人员要认真填

17、写 检查记录 ，并签名。 4 、对检查 中发现 的安全 隐患，要及 时处 理，一 时难 以处理的， 应书面报告本部 门和有关部 门，并落 实防范措施，防止事故的发生。 5 、安全巡查的内容包括： （ 1 ）各种安全防范措施、制度的落 实情况，安全 隐患的整 改情况。 （ 2 ）安全 设施、器材是否完好、有效； （ 3 ）业务 档案库房是否符合“九防”的要求； （ 4 ）其他需要 检查 的内容。 兼职业务档案员工作职责 1 、认真学 习中华人民共和国档案法、社会保 险业务 档案管理 规定（ 试行），了解、掌握有关 贯彻业务 档案工作的 专业 知识，增强 贯彻执 行相关法律、法 规的自觉性。 2

18、、负责收集本 业务部门列入 归档范 围的文件材料，保管 暂存的上 级来文， 对文件材料按 时整理、立卷并移交 业务 档案管理部门归 档，做好本部 门的资料管理工作，在 业务 上接受 业务档案管理部门的指导。 3 、保证各种不同 载体业务档案的完整 齐全，对本业务部门在工作中形成的（照片、 录音、录像）档案，及 时移交业务 档案管理部门统一保管。 4 、遵守业务 档案管理制度， 严守党和国家机密， 检查 、监督本部 门做好 业务档案工作，确保 业务档案 资料万无一失。 业务档案鉴定制度 1 、应成立业务 档案鉴定工作 领导 小组，负责对 已到保管期限的业务档案逐卷 进行鉴定、审核、销毁 工作。

19、2 、具有保存价 值的业务 档案材料要重新 组卷保存，确已失去保存价 值的业务 档案材料，要 编造清册，提出 销毁报 告，经业务档案 鉴定工作 领导小组审核批准后，方可 进行销毁 。 3 、销毁业务 档案 应造具 销毁 清册，并在 销毁 清册上注明“已销毁 ”字样 和销毁日期， 监督人要 签字盖章，以示 负责。 4 、非经业务 档案鉴定工作 领导 小组审核批准， 严禁销毁任何档案 资料。 档案设施设备使用管理制度 1 、业务档案管理部 门设备 包括 计算机、扫描仪、打印机、刻录机等 办公自 动化技术设备 及其它配套 设备 等。 2 、以上各类设施设备 均属本 单位固定 资产 ，由本 单位办公室

20、登记入账，由业务档案管理部 门建立设备档案，由 专人负责，统一登 记管理使用。 3 、业务 档案管理部 门各类 设备 的使用 应遵循“科学使用、正常运行、安全保密、 专人管理、责任到人”的原则。 4 、专管人员要严格责任制， 对涉及 业务档案“九防”的技术设备，必 须按照技 术使用 说明书要求，熟 练操作， 严禁违规操作，避免 误操作。 5 、建立设备 运行、管理登 记，定期 记录 重要 设备 运行情况，及时调 整处理设备运行故障，及 时报 告设备 运行重大安全 隐患，不得 带故障运行。 6 、业务档案管理部 门设备 的维修由本部 门提出意 见，报本单位办公室批准，并 负责维护维 修联系及 现

21、场 跟踪服 务，报告维修处理情况。 7 、未经授权批准，不得私拆、安装 设备 部件，不得改 变设备用途。未经批准，不得私自外借 设备 。 8 、为严防各种“病毒”对计算机的侵入和破坏，要 严格 U 盘、移动存储设备 的使用管理， 严禁运行未 经 “病毒”处理的 U 盘和移 动存储设备 ，更不得运行游戏软 件。 9 、需淘汰、报废 的技 术设备 及配件，由管理人员提出申 请， 业务 档案管理部 门统 一收回 处理。 业务档案管理部 门工作职责 1 、认真学 习国家和自治区有关 业务 档案管理的法律、法 规和相关政策，并 组织实 施。 2 、制定业务 档案管理 规范、标准和 办法，并 负责组织实

22、施，同时负责对 本单位各部 门兼职档案人 员的考评工作。 3 、制定业务 档案的收集、整理、 统计 、保管、利用等基 础管理制度。 4 、组织开展 业务档案 监督检查 、培训和查询 服务工作。 5 、负责业务 档案管理部 门的日常管理工作， 严格按照“九防”的要求，保 证业务 档案 库房的安全和 卫生。 6 、负责对业务 档案管理工作 实行监督指 导 。 7 、完成领导 交办的其他各 项工作任 务 。 业务档案借阅制度 1 、本单位各 业务 部门借阅业务 档案， 须办 理借 阅手续 。借阅不属于本部 门业务 范围的，但确因工作需要的， 须经业务 档案管理部 门同意后方可借 阅。 2 、借阅业务

23、 档案机密卷 须经业务 部门领导 同意和 业务档案管理部 门批准后，并限在 业务档案 阅览室阅看。 3 、非本单位人 员借阅业务 档案， 须持本单位写明借 阅业务 档案内容的正式介 绍信， 经业务 档案管理部 门批准后方可 查阅 。 4 、业务档案不得 转借，不得携 带业务 档案出入公共 场所和探 亲访 友。节假日前，借出的业务档案一律 归还业务 档案管理部 门。 5 、借阅业务 档案，原 则上不得 带出档案 阅览室，如确因工作需要的， 须经业务 档案管理部 门同意并 报分管 领导 批准后，方可借出， 归还时间 不得超 过 3 日。 6 、查档人 员不得随意涂改、圈点、勾画、加注，更不得撕毁、 抽页。 7 、未经业务 档案管理部门同意， 查档者不得私自摘抄、复 制。 业务档案库房管理制度 1 、业务档案 库房是保管本 单位业务 档案的机要重地，非档案工作人 员和其他人 员未经同意， 严禁入内。 2 、严禁在业务 档案库房内吸