配套设备业务流程

1、配套设备业务流程广东省电信实业集团广州市有限公司电信器材分公司配套设 备业务流程1. 目的：规范配套设备业务流程，理顺服务管理秩序，科学 处理业务单据，形成更完善的服务体系的目标。2. 适用范围：适用于电信器材分公司承接的配套设备供应的 服务管理。3.一. 配套设备组人员配置项目经办人采购员协办人员项目 经理二. 配套设备组人员职责1项目经理：负责配套设备组的全 面工作，监督项目经办人完成配套设备的销售.结算及采购员对配 套设备的采购.配送。1项目经办人：负责配套设备的具体实 施。熟悉配套设备供应流程和相关商务条款，熟练掌握K3系统， 面向主业项目负责人，完成配套设备的销售和结算。监督采购员

2、对配套设备的采购.配送及协办人员的单据处理。1采购员：协 助项目经办人完成配套设备的实施。熟悉配套设备供应流程和相 关商务条款，掌握K3系统的单据处理流程，对所采购的配套设备 的性能.质量要求价格有充分的了解。配套设备必须严格按照招 标.议标的要求和供货时限进行采购，并负责跟踪配套设备安全配 送到指定地点。1协办人员：协助项目经办人完成配套设备的实 施。熟练掌握K3系统的单据处理流程，按时完成各项单据处理。三. 配套设备业务流程 订单处理（24小时内完成）1. 资料录入1由0A或传真收到经主业项目负责人确认的1协办人员在主业帐套输入相关资料（工程项目.单项工 程名称.预案编号等）。2. 订货1

3、项目经办人了解清楚“设备表四”的各项设备， 确定设备的到货时间.施工单位和收货人后，交由相关采购员向厂 商订货。1采购员严格按照“设备表四”和到货时间要求向相关 厂商订货，并落实到货时间和送货方式（厂家直送/东圃仓配 送）。1采购员拟定购销合同，由项目经办人审核签署购销合同 1配套设备到货周期【电源设备：开关电源和电池（15个工作日 内）其他（10个工作日内）/传输设备：3个工作日内。/交换设 备：3个工作日内。/招标.议价设备：按招标和议价要求】O3. 主业帐套的“销售订单” 1采购员在主业帐套按单项工 程开出已办理采购程序的设备的“销售订单”，并将配套设备到 货情况.送货方式实时记录于“销

4、售订单”的备注栏，以便项目经 办人及时掌握配套设备的到货情况。“销售订单”由项目经办人 审核。10A信息反馈表（由“销售订单”引出），并落实收发情况。1如 有新材料，采购员必须了解清楚设备的名称.规格型号和价格，由 项目经办人审核，并按规定填写“K 3新增材料表”交由数据库 管理员增加新材料。配送处理”1. 厂家直送1采购员向相关供货厂商确认设备的送货时间. 施工单位和收货人。并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况. 送货方式实时记录于主业帐套“销售订单”，直到设备送到施工 现场，并由施工单位签收及回收签收单据。2. 东圃仓配送1如需东圃仓配送，采购员必须在分公司销 售帐套开出一般销售的“销售

5、订单”，开好后与东圃仓联系落 实，通报相关情况。并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况 实时记录于主业帐套“销售订单”，直到设备送到施工现场，并 由施工单位签收及回收签收单据。合同处理1. 合同文本1当该工程项目完成，项目经办人接到主业项目 负责人通知结算时，必须在两天内完成合同文本，并0A给主业项 目负责人走合同流程。2. 合同审批1主业审批合同后，项目经办人打印纸质合同 一式四份，并在合同上签名盖章（走公司合同流程）。1项目经 办人将合同送至主业项目负责人签名盖章。并取回两份（一份公 司留底，一份交主业计划财务部报账）。3. 主业报帐单1项目经办人按合同内容填写主业报帐单。1 项目经办人将

6、主业报帐单交项目负责人签名审核，上交主业计划 财务部。主业帐套单据处理1. 出入库单据处理1项目经办人将已完成的工程项目交由协 办人员按工程项目汇总开出“入库单”,由项目经办人审核单据 并将合同粘贴在“入库单”的附件。（由“销售订单”按工程项 目关联“采购订单”，再由“采购订单”关联“入库单”）。1 协办人员按单项工程开出“出库单”，由项目经办人审核。（由“销售订单”按单项工程关联“出库单”）。1协办人员将项目 经办人已签名的“入库单”和附齐送货单（已签收）的“出库 单”交设备组料帐。设备组料帐盖章后将“入库单”返还给项目 经办人，并将“出库单”抄送财务部料帐组，再由财务部料帐组 交签单员送施

7、工单位签名。签名后交项目经办人（留四联）。2. 发票1项目经办人按工程项目汇总开出“采购发票” o（由“入库单”按工程项目汇总关联“采购发票”）。1项目经 办人按工程项目汇总开出“销售发票”。（由“出库单”按工程 项目汇总关联“销售发票”）。3. 核对1项目经办人核对工程项目的总金额，必须与合同 保持一致。分公司销售帐套单据处理1. 销售订单和采购订单1项目经办人将已完成的主业帐套的 “入库单”交由协办人员按每个厂商汇总开出一张“销售订单”，由项目经办人审核。（分公司销售帐套的“销售订单”不 须打印，用主业帐套的“入库单”代替，需写上分公司销售帐套 “销售订单”的单据号）。1项目经办人按工程项

8、目核对该工程 项目的总金额，必须与合同文本和主业帐套保持一致。1协办人 员开出“采购订单”（由“销售订单”关联“采购订单”）由采 购员审核。2. 出入库单据处理1协办人员将主业帐套的“入库单”和 分公司销售帐套的“采购订单”送交财务部料帐组。1料帐组处 理完“出入库单据”后交财务部。3. 发票和报帐1财务部凭主业帐套的“入库单”开出发票 和对账单，交项目经办人到主业计划财务部报账.1采购员凭分 公司销售帐套的“采购收货单”完成采购发票报帐工作.主业计 划财务部报账处理11. 主业帐套1项目经办人每月18日下班前将本月完成的主 业帐套出入库单，按工程项目汇总交项目经理。（入库单第二联 和出库单第

9、一联交主业计财财务部）。1项目经办人每月18日 下班前将本月主业月结报表，签名确认后交项目经理。1项目经 理每月19日中午前将主业月结报表签名确认后交财务部。1财 务部每月201财务部可3系统结帐。2. 分公司销售帐套1采购员每月2 0日将分公司销售帐套当 月采购汇总表和估价表上交财务部。结束收到订单，项目经理审核流程图流程说明协办人员 输入订单基础资料项目经办人确认设备表四采购员向相关厂商订货采购员在销售帐套开销售订单配 送跟踪项目经办人OA信息反馈表采购员在主业帐套开销售订单 月底报帐结算.报表主业计划财务部报账汇总签收单据填写主 业报帐单主业帐套料帐处理合同处理工程项目配套设备配送完 成

10、东圃仓配送厂家直送合同审批销售帐套料帐处理三.配套设备业务流程1订单处理（24小时内完成）1. 资料录入1由OA或传真收到经主业项目负责人确认的1协办人员在主业帐套输入相关资料（工程项目.单项工 程名称.预案编号等）。2. 订货1项目经办人了解清楚“设备表四”的各项设备， 确定设备的到货时间.施工单位和收货人后，交由相关采购员向厂 商订货。1采购员严格按照“设备表四”和到货时间要求向相关 厂商订货，并落实到货时间和送货方式（厂家直送/东圃仓配 送）。1采购员拟定购销合同，由项目经办人审核签署购销合 同。1配套设备订货周期【电源设备：开关电源和电池（15个 工作日）其他（10个工作日）/传输设备

11、：3个工作日/交换设 备：3个工作日/招标.议价设备：按招标和议价要求】O3. 主业帐套的“销售订单” 1采购员在主业帐套按单项工 程开岀已办理采购程序的设备的“销售订单”，并将配套设备到 货情况.送货方式实时记录于“销售订单”的备注栏，以便项目经 办人及时掌握配套设备的到货情况。“销售订单”由项目经办人 审核。1OA信息反馈表（由“销售订单”引出），并落实收发情况。1如 有新材料，采购员必须了解清楚设备的名称.规格型号和价格，由 项目经办人审核，并按规定填写“K 3新增材料表”交由数据库 管理员增加新材料。1配送处理1. 厂家直送u采购员向相关供货厂商确认设备的送货时间. 施工单位和收货人。

12、并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况. 送货方式实时记录于主业帐套“销售订单”，直到设备送到施工 现场，并由施工单位签收及回收签收单据。2. 东圃仓配送u如需东圃仓配送，采购员必须在分公司销 售帐套开出一般销售的“销售订单”，开好后与东圃仓联系落 实，通报相关情况。并跟踪设备到货情况，将配套设备到货情况 实时记录于主业帐套的“销售订单”，直到设备送到施工现场，并由施工单位签收及回收签收单据。1合同处理1. 合同文本U当该工程项目完成，项目经办人接到主业项目 负责人通知结算时，必须在两天内完成合同文本，并0A给主业项 目负责人走合同流程。2. 合同审批u主业审批合同后，项目经办人打印纸质合同

13、一式四份，并在合同上签名盖章（走公司合同流程）。u项目经 办人将合同送至主业项目负责人签名盖章。并取回两份（一份公 司留底，一份交主业计划财务部报账）。3. 主业报帐单u项目经办人按合同内容填写主业报帐单。u 项目经办人将主业报帐单交项目负责人签名审核，上交主业计划 财务部。1主业帐套单据处理1. 出入库单据处理u项目经办人将已完成的工程项目交由协 办人员按工程项目汇总开出“入库单”，由项目经办人审核单据 并将合同粘贴在“入库单”的附件。（由“销售订单”按工程项 目关联“采购订单”，再由“采购订单”关联“入库单”）。u 协办人员按单项工程开出“出库单”，由项目经办人审核。（由“销售订单”按单项

14、工程关联“出库单”）。u协办人员将项目 经办人已签名的“入库单”和附齐送货单（已签收）的“出库 单”交设备组料帐。设备组料帐盖章后将“入库单”返还给项目 经办人，并将“出库单”抄送财务部料帐组，再由财务部料帐组 交签单员送施工单位签名。签名后交项目经办人（留三联）。2. 发票u项目经办人按工程项目汇总开出“采购发票” o（由“入库单”按工程项目汇总关联“采购发票”）。u项目经 办人按工程项目汇总开岀“销售发票” o （由“出库单”按工程 项目汇总关联“销售发票”）。3. 核对u项目经办人核对工程项目的总金额，必须与合同 保持一致。1分公司销售帐套单据处理1. 销售订单和采购订单u项目经办人将已

15、完成的主业帐套的“入库单”交由协办人员按每个厂商汇总开出一张“销售订单”，由项目经办人审核。（分公司销售帐套的“销售订单”不 须打印，用主业帐套的“入库单”代替，需写上分公司销售帐套“销售订单”的单据号）。u项目经办人按工程项目核对该工程 项目的总金额，必须与合同文本和主业帐套保持一致。u协办人 员开出“采购订单”（由“销售订单”关联“采购订单”）由采 购员审核。2. 出入库单据处理u协办人员将主业帐套的“入库单”和 分公司销售帐套的“采购订单”送交财务部料帐组。u料帐组处 理完“出入库单据”后交财务部。3. 发票和报帐u财务部凭主业帐套的“入库单”开出发票 和对账单，交项目经办人到主业计划财

16、务部报账。u采购员凭分 公司销售帐套的“采购收货单”完成采购发票报帐工作。1主业 计划财务部报账处理u1月底报表（每月20日）1. 主业帐套u项目经办人每月18日下班前将本月完成的主 业帐套出入库单，按工程项目汇总交项目经理。（入库单第二联 和出库单第一联交主业计财财务部）。u项目经办人每月18日 下班前将本月主业月结报表，签名确认后交项目经理。u项目经 理每月19日中午前将主业月结报表签名确认后交财务部。u财 务部每月20u财务部k3系统结帐。2. 分公司销售帐套u采购员每月2 0日将分公司销售帐套当 月采购汇总表和估价表上交财务部。1结束广东省电信实业集 团广州市有限公司电信器材分公司2004-2-24配套设备组人员具 体分工名称 人员负责范围工作内容项目经理 谢彤云负责配 套设备组全面工作“设备表四”订单审核 主业帐套月底报表 项 目经办人谢彤云动力科传输科0A信息反馈表