Zoho_Projects演示文档

1、LOGO Zoho Projects介绍 在线项目管理工具 产品经理：李航 目录 Zoho Projects概述 Zoho Projects优点 Zoho Projects功能介绍 Zoho Projects系统设置 Zoho Projects其它内容 Zoho Projects Zoho Projects概述 为什么要用Zoho Projects？ 随着竞争的加剧，企业发展和管理的重点将从职能部门的管理 转向项目管理，项目管理是公司整体战略的重要组成部分。然 而，由于项目本身的复杂性和多变性，各层次人员对于如何管 理好项目感到头痛，迫切需要一种能管理复杂项目又简单易用 的管理工具。 职能部门

2、就是按组织的职能为基础进行部门划分，把具有相同职 能的工作岗位放在同一个部门。如财务部、市场部、销售部等 Zoho Projects概述 为什么要用Zoho Projects？ 随着网络的发展，信息的及时性和成员之间的交互性又是大势 所趋。全球第一在线软件开发商Zoho，结合简单和交互的特点， 设计开发了Zoho Projects。这是一个在线项目管理工具，您可以 在线创建、管理项目，并易于成员协作。 项目管理指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使 项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。 项目管理是成功达成一系列目标相关的活动（譬如任务）的整体。 Zoho Pr

3、ojects概述 Zoho Projects是什么？ Zoho Projects是一款功能齐全且易于使用的在线项目管理软 件。并且它还是一个具有社交化特点的平台，允许您的团 队成员之间进行轻松的协作和沟通，极大地提高工作效率。 它是一个综合的任务管理软件，包含了wiki、论坛、聊天和 项目消息流等功能。 Zoho Projects概述 Zoho Projects可以管理什么样的项目？ 开发一个新的产品或服务 建造房屋或其它建筑物 品牌营销设计、公关公司、建筑设计、网站设计等 小企业为实现经营目标而进行的咨询活动 。 Zoho Projects概述 Zoho Projects可以做什么？ 计划

4、创建里程碑、分配任务、创建子任务以及任务依赖性 消息流集中的消息流仪表板，帮助团队快速追踪项目进程 文档通过集中的文档区域组织和管理与项目相关的文档 协作通过wiki页面、聊天室和论坛进行轻松协作 甘特图甘特图和资源使用报表提供一目了然的项目进程 日历通过共享的日历和会议提醒团队成员要进行的项目活动 时间表记录工作时间，通过时间表快速导出数据以及生成报表 用户角色为项目门户提供了不同访问级别的用户权限 目录 Zoho Projects概述 Zoho Projects优点 Zoho Projects功能介绍 Zoho Projects系统设置 Zoho Projects其它内容 Zoho Pro

5、jects Zoho Projects的优点 满足当今流行的SaaS服务模式 无需下载到桌面，无需客户端软件 集中管理文件、项目状态、知识库页面 提供多种交流工具与协作方式 集成Google应用，可导入MPP项目 强大的问题管理和Bug追踪系统 提供不同的用户角色和访问权限 目录 Zoho Projects概述 Zoho Projects优点 Zoho Projects功能介绍 Zoho Projects系统设置 Zoho Projects其它内容 Zoho Projects Zoho Projects功能介绍 Zoho Projects功能介绍功能介绍 项目计划 项目追踪 项目协作 （一）项

6、目计划 在您着手执行任何项目之前，第一件事就是对项目做一个 整体的计划。项目计划对于整个项目执行过程的意义在于 可以极大地节省时间、资金和资源。 项目计划可以帮助您决定整个项目要完成的目标是什么、 项目范围包括哪些内容，以及您如何去完成这个项目。 （一）项目计划 一个项目计划可以看作： 您的客户利益相关者了解项目的文件 为确保所有成员都向着同一个目标努力的关键因素 指导项目经理、团队成员、合作伙伴和客户等 一个有效的项目管理工具 （一）项目计划 要做项目计划，需要为整个项目设定合适的项目成果交 付物，分配资源，追踪活动以及评估成本。 一个项目计划包括： 设置项目基线 定义用户角色 制定项目范围

7、 计划项目基线 沟通项目计划 创建项目 （一）项目计划 添加用户 创建里程碑 创建任务列表 创建任务 创建子任务 项目计划基本流程 创建项目 Zoho Projects提供了一个用户友好的界面，通过它您可以 快速创建项目。门户所有者、管理员和经理有权限创建项 目以及分配用户角色。 （一）项目计划 项目名称 选择模板 项目概述 所有者 访问权限 概述信息可以帮助您的团队成员或客户 快速了解项目范围 （一）项目计划 门户所有者 门户所有者（超级管理员）拥有所有权限，包括升级/订购产 品，更改门户URL和门户所有者。注意：每个门户只能有 一个门户所有者。 管理员 管理员是在门户级别拥有除了升级/订购

8、产品，更改门户URL 和所有者以外的所有功能。包括添加项目，添加/删除用户， 上传/编辑/删除文件，创建文件夹，添加/编辑/删除任务、子 任务、里程碑，创建论坛帖子等。 经理 经理在项目级别拥有所有权限，包括添加项目、添加/删除用 户，上传/编辑/删除文件，创建文件夹，添加/编辑/删除任务、 子任务、里程碑，创建论坛帖子等。 （一）项目计划 雇员 雇员拥有对于项目的有限操作权限，包括浏览里程碑，添加/ 编辑任务，上传文件夹到项目，发表论坛帖子等。 合同工 合同工在约定的时间内可以访问项目。合同期过后，管理员 将删除他们对于项目的访问权限。 客户用户 客户：项目所合作的公司或机构。客户用户：客户

9、公司内的 用户，可以查看项目的进展。客户用户可以添加任务。查看 里程碑，上传文件和参与论坛讨论等。 里程碑 里程碑是项目中的重大事件，在项目过程中不占资源，是 一个有标志性的时间点，通常指一个可支付成果的完成。 编制里程碑计划对项目的目标和范围的管理很重要，好的 里程碑计划就像一张地图指导您该怎么走。通过建立里程 碑和检验里程碑完成情况来掌握项目进度。为每个里程碑 建立任务列表和任务，并分配给项目成员。 （一）项目计划 里程碑 （一）项目计划 新建里程碑 里程碑列表及操作 任务列表 任务列表（也叫待办事项列表）指的是需要完成的一系列 任务的集合，就像完成一个项目所需要的步骤。在Zoho Pro

10、jects中，一组任务组成了任务列表。 （一）项目计划 来源模板 预定义的一个任务列表及一组任 务 任务列表 （一）项目计划 红色字体：任务列表所属里程碑 任务列表允许 的 一系列操作 任务 任务指的是在规定的时间内需要完成的活动。您不需要去 特意的记住每个任务的情况，Zoho Projects可以帮助您有 效的组织和管理一系列的任务。您可以监控任务的状态、 分配任务给成员、发送邮件提醒和追踪任务的完成情况。 （一）项目计划 添加任务 （一）项目计划 任务名称 添加附件 所属任务列表 任务负责人 开始结束日期 优先级 设置提醒 标记为周期性任务 一组任务 （一）项目计划 任务列表里程碑 关闭任

11、务 更改优先级 更改所有者 移动任务 同时选择一个或多个任务时： 编辑任务 （一）项目计划 同一任务列表 下的任务 任务的 详细信息 编辑单个任务的操作 子任务 Zoho Projects允许您在已有的任务下面再创建多个子任务， 以便于对任务的进展获得一个更深入的了解与洞察。 （一）项目计划 （一）项目计划 子任务 子任务列表 添加子任务 （一）项目计划 任务依赖性 任务依赖性表示任务之间的依赖关系。只有当前一个任务完成时才能执 行下一个任务。例如下图中的任务11，只有当完成5、6、7三个任务之 后才能执行任务11。 创建项目 （一）项目计划 添加用户 创建里程碑 创建任务列表 创建任务 创建

12、子任务 项目计划基本流程 （二）项目追踪 项目追踪贯穿于从项目开始到结束的整个过程。它可以帮 助你监控项目执行过程，及时发现并纠正潜在的问题，采 取措施控制项目的执行。 项目追踪更关键的作用，在于定期检查项目计划的执行情 况，衡量项目绩效，保持对项目状态的追踪，使项目能够 始终在计划和预算范围内正常运行。 （二）项目追踪 Zoho Projects通过内置的时间追踪工具、Bug问题追踪系统 以及项目报表（甘特图等），帮助您识别项目是否在预定 的时间和预算范围内。 它可以告诉您已完成了多少任务，还有多少尚未完成，可 以随时追踪您的预算、进度、资源等的状态。 （二）项目追踪 项目追踪工具 仪表板B

13、ug追踪时间表 甘特图任务报表 报表 高级报表资源分配 仪表板 Zoho Projects提供了界面友好的协作型仪表板页面。您可 以一站式查看与项目相关的所有成员的全部活动。 通过提供项目活动流、用户最新活动等信息，可以让您了 解到项目的最新状态。 通过仪表板，您还可以快速添加状态、任务、里程碑、文 件、帖子、Bug等内容。 （二）项目追踪 仪表板 （二）项目追踪 1 3 2 1、快速添加区域 2、选择信息流类型 3、信息流显示区域 报表 Zoho Projects提供了单个项目内以及跨项目的报表显示视 图，可以让您短时间内快速查看项目的进展状况。 Zoho Projects还提供了Zoho

14、Reports高级报表分析插件。集 成之后，Projects数据自动导入Reports生成多种类型的数据 分析报表。您还可以根据自己的需求来自定义报表。 （二）项目追踪 （二）项目追踪 任务报表单个项目 （二）项目追踪 任务甘特图单个项目 （二）项目追踪 任务甘特图跨项目 （二）项目追踪 资源分配单个项目 （二）项目追踪 资源分配跨项目 （二）项目追踪 高级报表功能 （二）项目追踪 在Reports中根据需要定制报表 （二）项目追踪 Bug追踪 Zoho Projects提供的Bug追踪器模块是一个功能强大的问 题追踪系统。通过它可以定义一个结构来组织错误或问 题的解决方式，可以清楚地分析问题

15、在生命周期中所处 的不同阶段，项目成员可以清晰地认识到问题的处理步 骤，追踪问题直到解决。 （二）项目追踪 提交Bug 在提交一个Bug时，除了输入问题标题、描述、 添加附件之外，还可以对下面选项进行设置 （二）项目追踪 Bug问题列表 问题列表视图、提交Bug、根据过滤器查看Bug （二）项目追踪 Bug追踪 问题详情页面，随时更新 问题状态，并输入相应 的解决方案，追踪直到 问题关闭 （二）项目追踪 时间表 时间表可以记录任务的开始和结束时间，或者只是任务 的持续时间。它可能包含完成整个项目或计划所包含的 一系列任务的详细分解。 时间表数据可用于员工支付、客户结算等，并越来越多 地用于项目

16、成本的估算、追踪和管理。 （二）项目追踪 时间表操作 记录活动开始和结束时间 记录每个任务的结算非结算状态 根据花在任务上的可结算时间向用户收费 以xlsCSV格式导出时间表数据，发送给客户、项目经 理等，也可作为结算员工工资的参考 创建发票发送给客户付款或支付员工工资 （二）项目追踪 记录时间 记录日期 成员记录对象 选择任务问题追踪 备注信息 记录小时数 支付状态（结算非 结算） （二）项目追踪 记录时间 可以通过周记录的方式批量输入时间表数据 （二）项目追踪 导出时间表 您可以将特定时期指定 结算状态的时间表数据 导出为CSV或XLS格 式的文件。此外，您可 以导出基于用户的时间 表数据

17、，用于支付员工 工资和客户结算作参考 （二）项目追踪 项目追踪工具 仪表板Bug追踪时间表 甘特图任务报表 报表 高级报表资源分配 （三）项目协作 您的项目成员是否分布在不同的地方？ 您在执行项目的过程中是否有沟通困难的问题？ 您是否不能及时看到每个项目成员的最新信息？ 如果有这些问题，就使用Zoho Projects吧。 它可以使所有团队成员工作在一个集中的平台上，同时查 看同一个文件，可以看到每个成员最新的活动，在线即时 聊天，发布论坛讨论，创建企业内部网等。 可以通过Zoho Projects提供的沟通与协作工具实现。 （三）项目协作 通过Zoho Projects协作工具，可以： 所有

18、团队成员查看同一个文件 通过日历追踪任务、会议、里程碑等 发布论坛帖子，发表回复，沟通信息 通过wiki页面创建企业内部网 在线聊天室，即时聊天，随时沟通 （三）项目协作（三）项目协作 项目协作工具项目协作工具 文档 wiki页面 聊天室 论坛 日历和会议 （三）项目协作 文档 文档模块允许您集中存储、组织和管理与项目相关的文 件，并通过网络与项目团队成员安全地分享项目文件。 Zoho Projects提供的文档平台可以让团队成员随时随地访 问文件。 （三）项目协作 文档操作 在线创建 上传文件 创建文件夹 添加标签 发表评论 （三）项目协作 日历和会议 可靠并快速地组织会议和活动、安排约会、

19、管理里程碑等 信息。一个共享的在线项目日历可以轻松安排整个团队的 日程，提醒团队成员即将进行的活动，让每个人的工作都 更加有效率。 （三）项目协作 日历 允许创建的活动类型： 活动 里程碑 任务 问题追踪 选择不同的活动类型 表单的内容不同 （三）项目协作 会议 可能有即将完成的里 程碑，可能你想了解 项目进展情况或者团 队成员完成任务的状 态，这时候你可能需 要安排一次团队会议 来了解最新情况 （三）项目协作 论坛 Zoho Projects提供了一个在线互动的论坛平台，允许成 员发表主题、讨论重要想法以及捕获知识等。不同于 电子邮件的是，与项目相关的所有讨论、论坛主题都 显示在一个集中的位

20、置，便于所有成员访问。通过与 团队成员交流信息来产生伟大的构思。 （三）项目协作 论坛 论坛发帖列表、新建帖子、发表回复、关注帖子等 （三）项目协作 wiki页面 Zoho Projects通过提供全面的网页编辑功能，可以作为 您公司的内部网络平台。通过wiki页面构建强大的信息 资源平台，加强成员之间的信息交流，有效提高业务增 长。 （三）项目协作 新建wiki页面 （三）项目协作 wiki页面所见即所得的编辑器 可以将文本加粗、斜体、加删除线或下划线 为文档和段落创建标题 使用符号、编号或缩进来格式化文本 将文本左对齐、右对齐、居中或两端对齐 插入表格、链接或图片 使用颜色、字体或样式突出

21、显示文本 通过剪切、复制、粘贴、撤销或重做来调整文本内容 （三）项目协作 聊天室 Zoho Projects允许团队成员通过内置的聊天室工具进行 实时协作和沟通。每个人可以随时讨论重要问题并快速 制定决策。 可以创建聊天主题，邀请参与者，保存聊天信息 （三）项目协作 新建聊天主题 选择聊天 参与者 （三）项目协作 聊天室消息流 （三）项目协作（三）项目协作 项目协作工具项目协作工具 文档 wiki页面 聊天室 论坛 日历和会议 目录 Zoho Projects概述 Zoho Projects优点 Zoho Projects功能介绍 Zoho Projects系统设置 Zoho Projects

22、其它内容 Zoho Projects Zoho Projects 系统设置系统设置 门户站点设置 个人设置 邮件通知 导入导出 公司简档 自定义图标 ZSC key 门户URL和所有者 重命名Bug页签 项目设置 管理页签 项目电子邮件 编辑项目 服务HOOK （一）门户站点设置（一）门户站点设置 个人设置 个人信息、语言设置、更改头像、修改密码、更改主题和样式 导入导出 导入MS Project文件、导入任务、数据备份（xml格式） 公司简档 公司信息、日期格式、工作时间设置 自定义图标 产品Logo（左上角）、提供者图标（右下角） ZSC key 用于从其它Zoho服务中访问Zoho Pr

23、ojects模块 重命名Bug页签 重命名Bug模块显示名称 （一）门户站点设置（一）门户站点设置 配置通知 任务操作 里程碑操作 论坛通知 文档通知 （一）门户站点设置（一）门户站点设置 更改门户URL地址 https:/ 更改门户所有者 门户迁移，如有员工离职，可以将他所管理的项目门户转移给其他同事 （二）项目设置（二）项目设置 管理页签 拖拽以更改页签顺序、显示/禁用页签 （二）项目设置（二）项目设置 项目电子邮件 邮件协作 每个项目都有唯一的邮件别名用来提交任务、文档、帖子和Bug。 邮件别名的通用格式是： _. 您可以更改 为唯一的字符串（点击上面的编辑即可）， 或者保留原来的格式不变。 （二）项目设置（二）项目设置 项目电子邮件 修改项目 字符串 演示导航 Zoho Projects概述 Zoho Projects优点 Zoho Projects功能介绍 Zoho Projects系统设置 Zoho Projects其它内容 Zoho Projects 项目模板 项目模板可以帮助您及时高效地管理工作。它可以通过避 免重复输入相同的任务而节省大量的时间，提高生产力。 只有门户所有者或管理员可以创建项目模板 创建项目模板时，默认创建仪表板