供应商的发展,审计,批准程序

1、编号：Jh/GL 26-2011 版本：A/0供应商的发展、审计、批准程序1目的评估新供应商资格发展、审计、批准和供应商日常质量管理提供标准程序以确保供应商提供的产品和服务持续满足上海化学品有限公司的要求确保供应商提供的产品和服务持续满足客户指定的要求2范围适用于上海化学品有限公司（以下简称SHJH）：生产所涉及的原材料、包装材料的供应商的开发和日常管理。服务类供应商（如废弃物处理商、运输商）开发和日常管理。客户指定供应商的日常管理3定义3.1生产性物料供应商：指为上海化学品有限公司提供生产性物料（包括：制造商或经销商等）。3.2服务类供应商：指处理上海化学品有限公司废弃物处理所涉及到处理商或

2、运输物资所需的运输商。3.3新供应商发展负责人：指开发、寻找新供应商不同业务部门设立的岗位负责人（如，生产性物料的供应商发展负责人指采购专员）。3.4质量保证部审计人员：指QA主管或QA经理或其指定人员负责对新供应商的现场审计的人员。3.5研发部门审计人员：指研发技术部经理/塑包研发部主管或其指定参与对供应商的现场审计的人员。4职责4.1 仓管员：填写生产性物料供应商表现评分卡4.2 进料检验专员：填写生产性物料供应商表现评分卡4.3采购专员：负责生产性物料供应商的搜索和初步筛选现场考察供应商提交供应商评价报告及时更新合格供应商名录统计、汇总供应商表现评分卡提交供应商资格评审申请表依据合格供应

3、商名录选择合适的供应商将客户提供的供应商信息列入合格供应商名录4.4新供应商发展负责人：负责供应商的搜索和初步筛选现场考察新供应商提交供应商评价报告4.5QA主管：跟进供应商的纠正预防措施填写供应商批准通知单4.6QA经理：负责来料供应商的质量审核和合格供应商名录的批准签批供应商评价报告批准是否对供应商现场审计批准现场审计报告4.7供应链管理部经理:向总经理汇报初步筛选的结果审核供应商资格评价报告对于未通过年度审计的供应商，供应链管理部经理向QA经理提出采购申请4.8总经理或总经理授权人员：批准对备选的供应商是否需继续开发批准供应商评价报告批准供应商批准通知单4.9质量保证部/研发部门审计人员

4、：根据新供应商发展负责人安排对新供应商进行审计按时提交现场审计报告5程序5.1供应商入选资质参考条件：5.1.1生产性物料供应商筛选原则包括但不仅限于以下方面：证件齐全（符合法律法规要求的证件，如生产许可证）是否获得第三方对管理体系如ISO9001的认证生产能力、技术水平、设备配置水平、供货能力、产能质量信誉和资信状况5.1.2废弃物处理商筛选原则包括但不仅限于以下方面：处理商营业执照和税务登记证废物处理许可证/文件，（需当地环保政府审批的、有效的）处理区域的区域地图，处理区域所在地标注出来对废物处理区域进行拍照并保留照片提供废物处理设施清单及处理流程图1.2.3.4.5.5.1.3运输商的筛

5、选原则包括但不仅限于以下方面：证件齐全（道路运输经营许可证、税务登记证、营业执照、组织机构代码证等）。有一定的运输资质和能力，能满足我司所发货量。有运输、承运调度经验，保证调度的及时准确。运输司机执证上岗，且安全行车经验。所有使用的运输车辆都是符合国家交管部门和路证部门要求的（包含挂靠车辆即外调车）。有足够数量的密闭车厢的车辆和半厢车，随时满足我司与客户之间来往运输业务的需要。具有健全的企业组织架构，良好的运输业务跟踪、监控、服务能力和信息系统管理。有良好的信誉和赔偿能力。能接受我司物流管理要求和考核。5.2新供应商信息收集、资料审查5.2.1新供应商发展负责人在发展供应商前期通过网上搜索或其

6、他途径（如，供应商自己到公司推荐等）寻找新供应商信息，然后通过电话或见面与备选供应商进行沟通，了解供应商的基本信息。对初步符合要求的供应商根据所提供材料或服务的性质分别发出本程序附件1上海化学品有限公司供应商基本情况调查表或本程序附件8运输商调查表、本程序附件10废弃物处理商调查表作为筛选过程支持文件。5.2.2新供应商发展负责人要求供应商提供如营业执照、生产许可证、卫生许可证、管理体系证书等，即为SHJH所提供物料或服务的相应资质证明，并对供应商提供的资料进行核实。5.2.3对符合5.1条件的供应商，新供应商发展负责人向部门经理汇报基本情况。5.2.4新供应商负责人所在部门经理将筛选的基本情

7、况向总经理汇报，由总经理或总经理授权人员确定是否需继续开发的新供应商。 5.2.5新供应商发展负责人根据供应商提交的资料和供应商问卷调查结果填写本程序附件3供应商评价报告提交给部门经理审核通过后，再提交给：研发技术部经理/塑包研发部主管签批QA经理签批（QA经理依据评价报告结果签批是否需要到现场审计）总经理批准。5.2.6新供应商发展负责人将审批后的供应商评价报告归档。5.3供应商分类序号供应商类别材料举例供应商开发、管理要求通用要求表现评分卡审核要求1AA1客户指定及客户自主管理的制造商、经销商、服务供应商按客户的要求执行按客户的要求执行 /A2嘉亨自主开发的制造商无印刷的、不接触内容物的包

8、装材料； 树脂、色母/色粉、无机盐、强酸、强碱、没有卫生风险或要求的原料等1. 索取证件2. 供应商问卷调查3. 供应商评价报告4. 合格供应商批准5. 纳入合格供应商名录/嘉亨自主开发的经销商提供制造商原包装原料的经销商/嘉亨自主开发的服务供应商运输商、报废处理商/2B/客户指定及客户自主管理并委托嘉亨提供给表现数据的制造商、经销商；以及客户有特定要求的服务供应商按 客户要求按客户的要求执行需要/3CC1嘉亨自主开发且客户有特定管理要求的供应商按客户要求1. 索取证件2. 供应商问卷调查3. 供应商评价报告4. 合格供应商批准5. 纳入供应商合格名录需要按客户要求C2嘉亨自主开发的制造商除A

9、2类以外的原材料（如活性物、防腐剂、功能性原料、有微生物要求的原料等），有印刷的和与内容物直接接触的包装材料；需要现场审核；年度审核频次2年/次或*必要时 嘉亨自主开发的经销商对制造商原包装进行原料分装的经销商需要需要现场审核；年度审核频次3年/次或*必要时“必要时”：指出现严重质量问题或重复出现同一质量问题时。质量经理判定是否需要立即增加审核频次。5.4现场审计5.4.1采购专员根据供应商评价报告结果，根据实际业务发展需要拟定本程序附件4供应商资格评审申请表，提交申请报告，由部门经理批准。5.4.2供应商资格评审申请表批准后采购专员联系研发技术部经理/塑包研发部主管、质量保证部QA经理。研发

10、技术部经理/塑包研发部主管、质量保证部QA经理分别指定研发部门审计人员和质量保证部审计人员。采购专员根据以上人员安排组建审计小组，对备选供应商进行跨部门资格综合评审，按照采购专员与供应商确认的评审时间及行程安排对供应商进行现场审计。5.4.3现场审计发现问题，审计人员将发现问题填写在本程序附件9供应商质量评估检查表上。5.5审计报告5.5.1现场审计结束后由质量保证部审计人员汇总审计小组审计发现并填写附件5审计报告。质量保证部审计人员提交审计报告进行审批：先经采购专员、研发部门审计人员确认，然后由QA经理批准审计报告（如是QA经理亲自参与供应商的现场审计，则审计报告由QA经理、管理者代表或总经

11、理批准）。5.5.2质量保证部审计人员将批准后的审计报告分发给被审计供应商和参与审计小组人员，由审计小组人员各自向部门经理汇报供应商现场审计情况，原件由质量保证部归档。5.5.3对于审计合格的供应商，QA经理通知QA主管填写本程序附件6供应商批准通知单，在QA经理审核通过后，提交给总经理批准。5.6现场审计不符合判定跟进5.6.1在审计过程中所发现的不符合项，可分为以下级别： 严重不符合项：由于被观察到的项目的不符合将会带来一系列的风险。需要被审计方立即采取纠正行动。主要不符合项：被观察到的项目反映出质量体系的欠缺或在同一区域或系统中存在一系列的次要不符合项。需要及时的采取纠正措施以避免不必要

12、风险的持续。对于在上次审计过程中所发现的次要不符合项现在还未纠正的，应作为主要不符合项。次要不符合项：孤立的人为错误；偶尔违反规定，经过提出能使不必要风险不再发生。5.6.2根据QA部分审计的结果，对供应商的最后评定可分为以下级别：接受：没有严重不符合项被发现，80分以上。勉强接受：存在严重/主要的不符合项，供应商有能力且表示将采取纠正行动，60-80分。不接受：供应商未能符合要求，存在严重/主要的不符合项，60分以下。5.6.3供应商在收到审计报告后的21个工作日内提供所有观察到的不符合项的纠正措施，由QA主管复核。5.6.4对于不接受的供应商需在3-6个月内整改，进行重新审计按本程序5.4

13、执行5.7合格供应商的批准5.7.1QA主管将批准的供应商批准通知单分发给采购专员。采购专员更新附件2合格供应商名录后，提交给QA经理批准，最后采购专员将批准的合格供应商名录分发到财务部经理。5.8自主开发供应商日常管理（C类供应商）5.8.1供应商月度考核仓管员和进料检验专员/采购专员负责记录供应商日常表现考核情况，考核指标包括交货衡量和质量衡量，具体项目见本程序附件7生产性物料类供应商表现评分卡/附件11运输商表现评分卡。仓管员和进料检验专员于每月关帐日后的第5个工作日前将供应商日常表现考核情况的统计数据发给采购专员，关帐日后的第7个工作日采购专员汇总供应商的上月月度考核结果到生产性物料类

14、供应商表现评分卡/附件11运输商表现评分卡。对于未达要求的， 采购专员将不符合信息以邮件形式通知供应商，要求供应商分析原因并提供行动计划，采购专员进行跟踪管理。5.8.2供应商年度考核5.8.2.1供应商年度审核为确保来料质量，质量保证部有必要对合格供应商进行监督，采购专员更新合格供应商名录中审计信息提交给供应链管理部经理审核，QA经理批准。对于生产性物料供应商，每2-3年审计1次。执行当中可根据供应商供货质量具体情况变化作相应调整。5.8.3供应商考核跟进5.8.3.1已列入合格供应商名录的供应商，当发生下列情况时，将取消该供应商供货资格：收到物料投诉单后14个工作日内（以实际发出日计）无任何书面信息反馈的所提供的产品连续3批(到货检验)不合格，或连续5批中有3批不合格在2年内无任何供货记录的在日常阶段性的审计中，审计结果无法符合相应要求的年度表现评分小于80分的。5.8.3.2采购专员根据供应商年度表现评价结果确定各供应商能否继续保持合格供应商的资格，年度评定结果作为下一年度确定双方合作、采购价格、采购量的重要依据。5.9 客户指定或客户特定要求的供应商管理客户自主开发及管理的供应商由客户自主管理。嘉亨根据客户要求定期提供附件7生产性物料类供应商表现评分卡和/或附件11运输商表现评分卡。客户有特定要求，但由嘉亨自