Excel在财务与会计管理中的应用(二)

1、项目二项目二 公式与函数公式与函数12任务一任务一 公式公式任务二任务二 函数函数返回任务一任务一 公式公式一、一、 公式概述公式概述在中文在中文 中，中， “公式公式” 是在单元格中执行计算的方是在单元格中执行计算的方程式，程式， 如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。比如在对工如一个执行数学计算的加、减就是一种简单的公式。比如在对工资的操作中，资的操作中， 对工作额的总计就使用了这样的公式，对工作额的总计就使用了这样的公式， 此时若单击显示此时若单击显示工资额总计的单元格，工资额总计的单元格， 当它处于选定状态，当它处于选定状态， “编辑栏编辑栏” 中就会显中就会显示所使用的公式，

2、示所使用的公式， 如如图图 所示。所示。这里，这里， 单元格中的公式单元格中的公式“ （：（： ）” 所要计算所要计算的是单元格的是单元格 中各数值的和，中各数值的和， 其值将显示在其值将显示在 单元格中。单元格中。若想要在别的单元格中也显示该值，若想要在别的单元格中也显示该值， 而且还想让而且还想让 自动计算它，自动计算它， 那么就单击那个单元格，那么就单击那个单元格， 接着在该单元格中输入这个公接着在该单元格中输入这个公式。式。下一页返回任务一任务一 公式公式二、二、 公式的操作公式的操作公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。在公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。在 中，中，

3、 运用公式一般都遵循特定的语法或次序，运用公式一般都遵循特定的语法或次序， 在输入过程中，在输入过程中， 通常以通常以“ ” 开始，开始， 再输入公式中的各个运算元素，再输入公式中的各个运算元素， 每个元素可以是改变或不改变每个元素可以是改变或不改变的数值、单元格或引用单元格区域、名称或工作函数，的数值、单元格或引用单元格区域、名称或工作函数， 这些参与运算的这些参与运算的元素都是通过运算符隔开的。元素都是通过运算符隔开的。（一）（一） 公式中常用的运算符公式中常用的运算符在在 中运算符分为四类：中运算符分为四类： 算术运算符、比较运算符、文本运算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，

4、算符和引用运算符， 具体运算符如具体运算符如表表 所示。所示。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式（）（） 算数运算符用于完成基本的数学运算，算数运算符用于完成基本的数学运算， 如加法、减法和乘法，如加法、减法和乘法， 连接数字和产生数字结果等。连接数字和产生数字结果等。（）（） 比较运算符用于比较两个值，比较运算符用于比较两个值， 结果将是一个逻辑值，结果将是一个逻辑值， 即不是即不是 （真）就是（真）就是 （假）。与其他的计算机程序语言类似，（假）。与其他的计算机程序语言类似， 这类运算符还用于按条件进行下一步运算。这类运算符还用于按条件进行下一步运算。（）（） 文本运算符实际上就是一

5、个文本串联符文本运算符实际上就是一个文本串联符， 用于加入或用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如“” “”， 结果将是结果将是“”。（）（） 引用运算符可以将单元格区域合并起来进行运算，引用运算符可以将单元格区域合并起来进行运算， 如如表表 所示。所示。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式（二）（二） 公式的输入公式的输入选定要输入公式的单元格，选定要输入公式的单元格， 通常以输入通常以输入“ ” 开始，开始， 表明此时单元格表明此时单元格输入的内容是公式，输入的内容是公式， 再输入公式的内容，再输入公式的内容， 按按【】键完成输键完成

6、输入。具体通过创建某公司的经营情况来创建一张电子报表，入。具体通过创建某公司的经营情况来创建一张电子报表， 并使用计算并使用计算公式作一些统计，公式作一些统计， 请按下列步骤进行操作。请按下列步骤进行操作。步骤一，步骤一， 打开项目二工作簿，打开项目二工作簿， 单击屏幕左下角处的单击屏幕左下角处的“” 标签，标签， 然后在然后在 单元格中开始书写：单元格中开始书写： “北京分公司本月收支一览表北京分公司本月收支一览表” 字样，字样， 并设置好字体与字号（字的大小尺寸），并设置好字体与字号（字的大小尺寸）， 如如图图 所示。所示。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式步骤二，步骤二， 在、在、

7、 单元格中分别输入单元格中分别输入“收入收入 月月”、“支出支出 日日”、“员工工资员工工资”、“盈利盈利” 栏目名称，栏目名称， 如如图图 所示。所示。接着分别在、单元格中输入接着分别在、单元格中输入“第一营业部第一营业部”、“第二营业部第二营业部”、“第三营业部第三营业部”、“总结余总结余” 项目名。项目名。建立好了该分公司本月的报表后，建立好了该分公司本月的报表后， 还要填入数据资料，还要填入数据资料， 如如表表 所所示。示。这些数据可以按前面所述的方法直接在表中输入，这些数据可以按前面所述的方法直接在表中输入， 如如图图 所示。所示。下面的操作将创建一些公式来自动生成下面的操作将创建一

8、些公式来自动生成“盈利盈利” 与与“总结余总结余” 栏中的栏中的数据，此后无论什么时候，数据，此后无论什么时候， 只要公式有变动，只要公式有变动， 单元格里的内容也会自单元格里的内容也会自动产生变化。动产生变化。步骤四，步骤四， 单击单击 单元格，单元格， 选定它后单击编辑框，选定它后单击编辑框， 输入：输入： “ ”。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式提示：提示： 公式中以等号开头，公式中以等号开头， 公式内容紧跟在后面。如果输入了一个错公式内容紧跟在后面。如果输入了一个错误的公式，误的公式， 按下按下【】键后，键后， 屏幕上将显示一条出错信息，屏幕上将显示一条出错信息， 询问处理方式

9、，询问处理方式， 并让选择是否通过一个向导来处理问题。一旦输入正确并让选择是否通过一个向导来处理问题。一旦输入正确的公式，的公式， 单元格中就会显示相应的数字，单元格中就会显示相应的数字， 如如图图 所示。所示。此后，此后， 各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来， 如如图图 所所示。示。步骤六，步骤六， 选定选定 单元格，单元格， 并在编辑栏中输入公式：并在编辑栏中输入公式： “ ”， 如如图图 所示。所示。（三）（三） 应用计算公式应用计算公式在在 中，中， 时常用到的计算与公式示例如下。时常用到的计算与公式示例如下。 计算收支平衡计算收支平衡上

10、一页 下一页返回任务一任务一 公式公式若要在中文若要在中文 中创建支票登记簿来记录银行交易，中创建支票登记簿来记录银行交易， 那么作为电子表格的一部分，那么作为电子表格的一部分， 就能创建公式来计算收支平衡。就能创建公式来计算收支平衡。三、单元格的引用三、单元格的引用引用的作用是标识工作表中的单元格或单元格区域，引用的作用是标识工作表中的单元格或单元格区域， 并指明公式中所使并指明公式中所使用数据的位置。通过引用，用数据的位置。通过引用， 可以在公式中使用工作表不同部分的数据，可以在公式中使用工作表不同部分的数据， 或者在多个公式中使用同一个单元格的数值，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值

11、， 还可以引用同一个工作簿还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。单元格称为链接。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式 选择公式中引用的单元格选择公式中引用的单元格示例如图示例如图 所示。所示。 创建包含引用的公式单元格创建包含引用的公式单元格当创建包含引用的公式时，当创建包含引用的公式时， 公式和单元格中的数据就联系到一起，公式和单元格中的数据就联系到一起， 公公式的计算值取决于引用单元格中的值。当单元格中的值发生变化时，式的计算值取决于引用单元格中的值。当单元格中的

12、值发生变化时， 公公式的计算值也随之发生变化。式的计算值也随之发生变化。 中的引用分为相对引用、绝对中的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。引用和混合引用。（）（） 相对引用。直接用列表和行号表示单元格。在默认情况下，相对引用。直接用列表和行号表示单元格。在默认情况下， 新新公式使用相对引用，公式使用相对引用， 在相对引用中，在相对引用中， 如果公式所在单元格的位置发生如果公式所在单元格的位置发生改变，改变， 引用也随之改变，引用也随之改变， 如果多行或多列地复制公式，如果多行或多列地复制公式， 引用会自动调引用会自动调整。整。具体示例如具体示例如图图 和和图图 所示。所示。上一页 下一页返

13、回任务一任务一 公式公式（）（） 绝对引用。绝对地址则为绝对引用。绝对地址则为 某些单元格在工作表格中某些单元格在工作表格中的确切位置。绝对地址的表示方法为的确切位置。绝对地址的表示方法为“ ”、“ ” 等，等， 用行、列地址加用行、列地址加“ ” 作为名字。例如，作为名字。例如， 第第 列第列第 行的单行的单元格的绝对地址为元格的绝对地址为“ ”； 第第 列第列第 行到第行到第 列第列第 行的单元区域的绝对地址为行的单元区域的绝对地址为“ ： ”。具体示例如具体示例如图图 和和图图 所示。所示。（）（） 混合引用。混合引用是指需要固定某行引用而改变列引用，混合引用。混合引用是指需要固定某行引

14、用而改变列引用， 或或固定某列引用而改变行引用，固定某列引用而改变行引用， 如如 、 。混合引用综合了相。混合引用综合了相对与绝对引用的效果。例如，对与绝对引用的效果。例如， 单元格中用了混合引用，单元格中用了混合引用， 公式为：公式为： ， 将该公式复制到，将该公式复制到， 则则 单元格中的公式为：单元格中的公式为： 。具体示例如具体示例如图图 和和 所示。所示。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式（）（） 同一工作簿中的单元格引用。在同一工作簿中，同一工作簿中的单元格引用。在同一工作簿中， 不同工作表中不同工作表中的单元格或单元格区域可以相互引用，的单元格或单元格区域可以相互引用， 这

15、种引用称为三维引用。三维引这种引用称为三维引用。三维引用单元格的一般表示方法为用单元格的一般表示方法为“工作表标签！工作表标签！ 单元格单元格”， 如如图图 所示。所示。（）（） 不同工作簿间单元格的引用。在当前工作表中还可以引用其他工不同工作簿间单元格的引用。在当前工作表中还可以引用其他工作簿中的单元格或区域的数据或公式。首先打开要引用单元格所在的工作簿中的单元格或区域的数据或公式。首先打开要引用单元格所在的工作簿及目标工作簿。在目标工作簿中输入作簿及目标工作簿。在目标工作簿中输入“ ”， 然后单击要引用的然后单击要引用的工作簿的单元格即可完成计算。工作簿的单元格即可完成计算。四、公式中的错

16、误与审核四、公式中的错误与审核 公式返回的错误值公式返回的错误值在公式或函数的运用过程中，在公式或函数的运用过程中， 有时会因为公式或函数的设置以及人为因有时会因为公式或函数的设置以及人为因素造成单元格中出现错误信息。当出现错误时，素造成单元格中出现错误信息。当出现错误时， 会给出一会给出一些提示，些提示， 以帮助用户找出错误的原因。以帮助用户找出错误的原因。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式 公式审核公式审核 提供了公式审核功能，提供了公式审核功能， 使用户可以跟踪公式的引用或从属使用户可以跟踪公式的引用或从属单元格，单元格， 也可以检查公式中的错误，也可以检查公式中的错误， 如如图图

17、 所示。所示。如果一个或多个工作表的不同单元格设置了公式，如果一个或多个工作表的不同单元格设置了公式， 要想查看其内容和计要想查看其内容和计算结果，算结果， 必须在不同单元格或工作表中转换。因此，必须在不同单元格或工作表中转换。因此， 增加了一个名为监视窗口的工具，增加了一个名为监视窗口的工具， 它能将另一工作表内与编辑内它能将另一工作表内与编辑内容相关联的数据，容相关联的数据， 开启成一个可移动的小窗口，开启成一个可移动的小窗口， 若更改现有的工作表若更改现有的工作表内容，内容， 监视窗口中的关联内容也会随之更改，监视窗口中的关联内容也会随之更改， 如如图图 所示。所示。 检查公式错误检查公

18、式错误 会自动对输入的公式进行检查，会自动对输入的公式进行检查， 若发生错误，若发生错误， 在在单元格的左上角会出现一个小三角，单元格的左上角会出现一个小三角， 如如图图 所示。所示。上一页 下一页返回任务一任务一 公式公式选中含有错误的单元格，选中含有错误的单元格， 还会出现按钮，还会出现按钮， 单击该按钮，单击该按钮， 会打开一个快会打开一个快捷菜单，捷菜单， 其中提供了解决此错误的方法，其中提供了解决此错误的方法， 如如图图 所示。所示。此时若要检查公式里的错误，此时若要检查公式里的错误， 可单击可单击“公式审核公式审核” 工具栏上的工具栏上的“错误错误检查检查”按钮。按钮。上一页返回任

19、务二任务二 函数函数一、函数的定义与分类一、函数的定义与分类函数由函数由 内置的、完成特点计算的公式组成。每个内置的、完成特点计算的公式组成。每个函数都由等号函数都由等号“ ”、函数名和变量组成。其中，、函数名和变量组成。其中， 等号等号“ ” 后面后面跟着函数，跟着函数， 函数名表示将执行的操作，函数名表示将执行的操作， 变量表示函数将作用的值的单变量表示函数将作用的值的单元格地址，元格地址， 通常是一个单元格区域，通常是一个单元格区域， 也可以是更为复杂的内容。一般也可以是更为复杂的内容。一般情况下，情况下， 可以在单元格中输入函数，可以在单元格中输入函数， 也可以使用函数向导插入函数。也

20、可以使用函数向导插入函数。在在 中，中， 函数实际上就是定义好的公式，函数实际上就是定义好的公式， 系统提供了大量现系统提供了大量现成的函数，成的函数， 可供用户参考使用。这些函数运算能够满足各种日常办公、可供用户参考使用。这些函数运算能够满足各种日常办公、财务、统计和各种报表等所需要的计算。财务、统计和各种报表等所需要的计算。在在 中的函数可以分为：中的函数可以分为： 常用函数、财务函数、日期和时间常用函数、财务函数、日期和时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数和信息函数等，本函数、逻辑

21、函数和信息函数等， 如如表表 所示。所示。下一页返回任务二任务二 函数函数二、函数的使用二、函数的使用 函数的输入函数的输入在在 中，中， 函数的创建方法有两种：函数的创建方法有两种： 一种是直接在单元格中输一种是直接在单元格中输入函数的内容，入函数的内容， 这种方法需要用户对函数有足够的了解；这种方法需要用户对函数有足够的了解； 另一种方法另一种方法是使用是使用“公式公式” “插入函数插入函数” 命令，命令， 这种方法比较简单，这种方法比较简单， 它不需要它不需要对函数进行全面的了解，对函数进行全面的了解， 而是以提供函数供用户选择的方式进行创建。而是以提供函数供用户选择的方式进行创建。下面

22、对这两种方法分别介绍。下面对这两种方法分别介绍。（）（） 直接输入。直接输入。如果用户对某一函数比较熟悉，如果用户对某一函数比较熟悉， 并且了解该函数的各个参数，并且了解该函数的各个参数， 就可以就可以通过直接输入将函数输入到公式中来。用户需要先选择输入函数公式的通过直接输入将函数输入到公式中来。用户需要先选择输入函数公式的单元格，单元格， 以等号以等号“ ” 开头，开头， 然后输入函数的各个参数即可。然后输入函数的各个参数即可。在单元格在单元格 中输入求积函数，中输入求积函数， 用来求出用来求出 和和 单元格数值的积。单元格数值的积。选中单元格，选中单元格， 输入公式输入公式“ ”， 如如图

23、图 所示。所示。上一页 下一页返回任务二任务二 函数函数（）（） 插入函数。插入函数。当用户不能确定函数的拼写时，当用户不能确定函数的拼写时， 则可以使用插入函数方法来插入函数，则可以使用插入函数方法来插入函数， 这种方法不需要用户输入，这种方法不需要用户输入， 直接插入函数即可。插入函数是通过函数指直接插入函数即可。插入函数是通过函数指南来完成输入的，南来完成输入的， 其操作方法如下：其操作方法如下：首先，首先， 选择需要插入函数的单元格。选择需要插入函数的单元格。其次，其次， 选择选择“公式公式” 菜单中菜单中“插入函数插入函数” 命令，命令， 或单击编辑栏上的或单击编辑栏上的“插入函数插

24、入函数” 图标，图标， 弹出如弹出如图图 所示的所示的“插入函数插入函数” 对话框。对话框。最后，最后， 单击单击“确定确定” 按钮，按钮， 即可弹出即可弹出“函数参数函数参数” 对话框，对话框， 如如图图 所示，所示， 在此对话框中要求用户选择函数的参数。选择好函数参在此对话框中要求用户选择函数的参数。选择好函数参数后，数后， 单击单击“确定确定”按钮，按钮， 在单元格内就会显示计算结果。在单元格内就会显示计算结果。上一页 下一页返回任务二任务二 函数函数 提供了提供了 多种函数，多种函数， 涉及数学、统计学、财务、资产、涉及数学、统计学、财务、资产、资金预算等各方面，资金预算等各方面， 功能比较齐全，功能比较齐全，