EnglishMailWritingOutlook2010

1、Outlook 2010 TrainingWriting Mails in EnglishObjectives and Contentn Mail Rules 一般邮件规则n Mail Writing 撰写邮件n Popular sentences 邮件常用句式n Do Not 不应该做n Practice 练习 MAIL RULESOffice War1【外企发邮件的潜规则】明明我坐在你身后，你还要发邮件给我沟通，并且还要带若干的cc（抄送），bcc（暗送）;以前有个同事发给领导的不着急的邮件总是设置到晚上11:00之后发送，这样显得很用功的样子;民企多半是面对面吵架，外企全部是用邮件来吵架

2、的，并且还带上很多围观者一起吵！中枪没？Do you know?1. CC是Carbon Copy的缩写，意思是抄送。对于抄送的邮件，表示发件人对抄送人的一种告知，抄送人是不用回复的。但是，这种告知是比较诡谲的，发件人往往真实的目的是要影响抄送人，而非主收件人。这表示发件人在“狐假虎威”、在“敲山震虎”，在用主收件人的压力去影响抄送人。潜台词：“XX，我已经告诉你了哦，做不做你看着办吧，反正大老板都已经知道了。而且，我已经没有什么责任了。” 2. FYI 是for your information的缩写，意思是供你参考。这句话下面通常紧跟的链接和附件资料。潜台词：“XX，这件事与你有关，随便看

3、看吧，不用太上心。” 3. Highlight 意思是强调，在邮件中的特殊意思是有些事情你做起来很吃力了，可能搞不定。但是，作为下级，不好意思承认自己能力有问题完成不了任务，或是不敢责怪老板的计划不切实际以至于执行上有困难。潜台词：“这个事情我搞不定，老板，你要投入更多资源和关注了，而且方案可能需要修改。” Do you know?Key Tipsu电子邮件不应是人际交流首选的方式;u面谈是促成有效沟通的最好方式，尤其在双方不熟悉的情况下；u在不具备面谈的条件下，应首选电话；u办公室同事之间的交流，最好是走到对方的座位面对面交流最有效。u首选电邮的情况包括（这三项可以概括80%邮件的功能）传递

4、文件资料留下书面证据通知多人某项工作的进展等u电邮主题要明确：让人一眼就明白邮件的大致内容，可以判断邮件的紧急重要程度。 u电邮不要用长句，长段落。最好两到三句话一段。多使用连词，形成一个有效的逻辑关系。对方读起来容易，会加快回复的速度和有效性，加快你的工作效率。Key Tipsu抄送功能要用好。抄送时一定要三思，尤其是群发抄送的。群发的邮件通常不会引起收件人的注意。因此除非是非常必要的情况，不要抄送超过10人。 u不要轻易使用密送功能。密送功能使发送和接收密送邮件的人都不舒服，如果被其他收件人知道，那就会令更多人不悦。何必呢？不如光名正大地发邮件，只要事先动脑筋考虑清楚哪些人是收件人，或者发

5、多次就好了。 Key Tipsu发送邮件一定要注意礼貌和措辞。不论是自己熟悉得不能再熟悉的同事、平常和蔼的老板，还是客户，从未谋面的总部领导、同事，都要注意适当的礼貌。你好，谢谢常挂纸面，礼多人不怪。而且多从对方的角度考虑，想想对方期待从你这里得到什么信息，什么样的解决方案，甚或你的积极关注和响应是否会使他感到自己的重要。u邮件重要性标记不要轻易使用。邮件重要不重要，不是由发件人判断的，而是由收件人判断的。标上重要标记然而收件人并不认为重要的邮件，常常让人觉得有点虚张声势。如果发件人想让收件人了解邮件的重要程度，应该在邮件主题和内容上下功夫。 Key Tipsu重新阅读一遍，校对拼写错误：排版

6、或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。u不要在情绪激动的时候写/回复邮件；或者写好后暂时不要发出，让它在草稿箱里冷冻一会儿。等你情绪平息后再打开来看时，95%以上你会放弃发出。Key Tipsu数据准确、逻辑清晰、信息全面、礼貌周到u让读你邮件的人能从邮件里感受到你的-专业、敬业和尊重总而言之，言而总之： MAIL WRITING21. Start With an Appropriate Salutation邮件开头称呼要恰当： 像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。 称呼不外乎：u De

7、ar Sir/Madam 亲爱的先生/女士u Dear Mr. Johnson 亲爱的约翰逊先生 u Hi Sue 苏，你好u Hello Fred 你好，福瑞德u 称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，”Dear Mr. Johnson”这样的称呼应该为最得体的。像“Hi Sue”更适用于随意的场合;u 那么，是不是正式的用语就万能呢？绝对不是。若你给你朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。u 当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。直奔主题u 相信阅读你邮件的人不会愿意看你那空洞无聊的长篇大论，你需要直奔主题u 直奔主题意味着邮件内容的第一行

8、应该是这样： Im working on an article about *, and wondered if you had a few minutes to answer the following three questions.我现在正在写一篇关于*的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢？ Could you please update with me for the following project?可否对下面的项目提供最新信息？ Id like to discuss the * with you. Would Tuesday at 2pm be a good time?我想和

9、你谈谈*的事。这周二下午两点您有空吗？ Ive attached the documents you requested at our meeting yesterday.昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。u 当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。 2. Get Straight to the Point将内容编号u 对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。如：So Tod

10、ay we would like to finish following tasks by the end of today: 1.2今天我们要完成的任务：1.2 Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1.2我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑：1.2 Here are some more questions/issues for your team: 1.2以下是对你们团队的一些问题：1.2 The current status is as following: 12目前状况如

11、下：12 Some items need your attention: 1.2。以下方面需提请注意：1.23. Use Numbered Pointsu你设置过邮件签名吗（它将会在你每次邮件内容的下方自动生成）u无论你是为了工作还是私人，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以： 写上你的工作地址或电话号码注上你的社会媒体工具帐号（例如博客，微博，论坛）宣传你最新的书籍，博文或产品 写上你钟爱的一句哲理或名言有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务（比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用）4. Make Your Signature Useful善于利用邮件签

12、名5. Out of Office Auto ReplyIm out of office during Sep16 - Sep18 for business travel to Shuangcheng factory. Sorry for late response to your email and that inconvenience. If urgent , please call me byThis week is National Day Holidays in China, I will be away from the office from 30 Se

13、p to 7 Oct, both days inclusive. I will have limited connections to my email. If you need to contact me urgently, please call my mobile at +86 152 5003 9263.Hi, Thanks for your email. I will be on business trip and training outside Beijing during this period till the 24th Oct. Thus I may not be able

14、 to reply your emails as promptly as I wish to. Do call me on my mobile if you any have any urgent matters to discuss. Thanks!Any questions on NEXT 1, call Derek Ren; NEXT 2, call Suhendra Cheng; JV training, call Konrad Cao; Grocery Sales Training, call Jason Zhou; HO training, call Vivi Yin; Techn

15、ical Training, call George Jia; Market E&T Pillar, call Danni Chen; LMS, call Jessica Yao; GMB Traning, call Wayne Wang; Rive Reine and Overseas Nominations, call Gina Jin. 外出助理 3Popular Sentences常用句式常用句式u 发起会议 I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the pr

16、oject A。今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben。我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空？ Wed like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time。十月三十号(周四)，老时间，开会。 Lets make a meeting next Monday

17、 at 5:30 PM SLC time。下周一盐湖城时区下午五点半开会。 I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project。我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。Initiate a meetingu问询信息/反馈/建议 Should you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何问题请和我联系。 Thank you and look forw

18、ard to having your opinion on the estimation and schedule。谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？ Feel free to give your comments。请随意提出您的建议。 Any question, please dont hesitate to let me know。有任何问题，欢迎和我们联系。 Please contact me if y

19、ou have any questions。有任何问题，欢迎和我们联系。 It would be nice if you could provide a bit more information on the users behavior。您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！ At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。如果可以，我希望你能调查这件事情。Seeking for information/feedbacks/suggestionsu 意见反馈 Ple

20、ase see comments as below。请看下面的评论。 My answers are in blue below。我的回答已标蓝。 I add some comments to the document for your reference。我就文档添加了一些备注，仅供参考。Give feedbacku 附件 I enclose the evaluation report for your reference。我附加了评估报告供您阅读。 Please check the attached file for todays meeting notes。今天的会议记录请在附件里查收。

21、For other known issues related to mentioned project, please see attached notes。其他该项目的问题请见附件。 please kindly refer to the attachment for details.请详见附件。Attachmentu 提出问题 I have some questions about the report XX-XXX, which need your clarification. 我对XX-XXX报告有一些疑问需要您的澄清。 For the assignment ABC, I have th

22、e following questions: 就ABC协议，我有以下几个问题：Raise questionu 提议 For the next step of platform implementation, I am proposing关于平台启动的下一步计划，我有一个提议 I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。我建议我们就一周项目开一个电话会议。 The team suggests to adopt option A to solve the outstand

23、ing issue团队建议应对突出问题采用A办法。Proposalu 感谢信 Thank you so much for your cooperation。感谢你的合作！ I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention!v谢谢关心！ Your kind assistance on this are very much appreciated。我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助！ Thank you for your prompt reply.Thank you for providing the requested information.Thank you for all your assistance Thank yo