公文写作14公文的整理与归档

1、第十二章 公文整理(立卷)与归档 一、公文整理的含义及整理原则 二、公文整理工作的组织实施 三、公文整理方法公文整理是公文处理的最后一个环节一、公文整理的含义及整理原则 （一）含义 是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。对公文整理的含义可以从以下方面理解：1、必须是办理完毕的公文才能进行整理2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理。3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。（二）公文整理原则 遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对公文的原则可以从以下方面理解1、

2、遵循公文形成规律 2、保持公文之间的有机联系 主要体现在公文的来源、内容、时间、形式等。3、区分不同价值。按照公文的重要程度和使用价值大小进行确定，保存价值大的重点整理和保管，没有保存价值的剔出销毁。4、便于保管和利用。公文整理的意义 保持文件之间的有机联系以“件”为单位进行装订、分类、排列（时间顺序，重要程度）编号、编目、装盒，有序、体现联系，齐全，便于查找利用 归档文件整理可以维护文件的完整与完全，便于保管以“件”为单位vs传统的按形成规律和保存价值组成“案卷”，整理过程大大简化。 归档文件整理为档案工作奠定了基础。归档，公文处理的最后工序归档前为文件，归档后为档案。二、公文整理工作的组织

3、实施（一）建立健全文书部门整理（立卷）制度1、文书部门立卷制度的确立与推行p329 由机关承办和处理公文的部门或者专职文书进行立卷由机关承办和处理公文的部门或者专职文书进行立卷而不是由档案部门立卷。而不是由档案部门立卷。2、实行文书部门立卷制度的优越性（1）可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，提高整理工作的质量和效率（2）有效避免文件散失和失密（3）便于及时整理和办事查阅（4）确保归档质量，提高档案管理水平。 （二）公文整理（立卷）环节的选择1、应考虑的因素整理的文书部门要直接经手文书的处理确保对公文形成过程的了解，掌握公文之间的历史联系，确保对公文形成过程的了解，掌握公

4、文之间的历史联系，保证整理的质量。保证整理的质量。对数量的要求，以了解公文为以了解公文为“度度”的前提。的前提。多：分到下属部门少：向上集中考虑机关办公地点的分布情况考虑人员数量和配备确立整理方式 即公文整理在哪个部门进行。集中式，把需要归档的文件集中到档案室统一整理，这种方法适用于人员少，机构少，形成文件少，办公集中的单位。分散式，即需要归档的文件由文件形成部门进行整理，这种方法适用于内设机构多，各科分工明确，公文数量大且兼职档案员能够承担整理工作的部门。集中与分散结合式，这种方式适用于文书档案形成量较少，业务性较强的部门。（三）确定归档范围（三）确定归档范围 要求综合档案室档案员充分了解本

5、要求综合档案室档案员充分了解本单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。应归档范围：应归档范围： 上级文件材料上级文件材料 上级机关召开会议需要贯彻执行的主要文件材料上级机关召开会议需要贯彻执行的主要文件材料 上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料材料 上级机关领导视察、检查本地区时的重要指示、题词上级机关领导视察、检查本地区时的重要指示、题词、图片等、图片等 上级转发本机关的文件及本机关代上级草拟并被采用上级转发本机关的文件及本机关代上级草拟并被采用的文件的文件本机关的材料本机关的材料p335下级机关材料下级机关材料 不需要整理的范围重份材料未成文的草稿和一般性公文的历次修改稿事务性的，临时的，没有查考价值的无关的，非隶属机关的参考文件唔特殊保留价值的信封本机关负责人兼任外职形成的材料 立卷分工：指哪一级的文件由哪个机关或部门整理，作用是避免重复或遗漏应该以本机关、本部门为主归口原则：综合性的由机关办公秘书部门整理，以什么名义发的文件就放在哪里整理，是哪个部门承办或主办的文