采购管理-讲义

1、电子科技大学科园教育中心 2013.09过程的角度：采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件结果的角度：采购管理是指为了达成生产或销售计划，从适当的供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的价格，购入适当数量的商品所采取的一系列管理活动.本书定义：本书定义：即对采购活动进行计划、组织、协调与控制，做到保质、保量、经济、及实地从外部获取生产经营所需的各种物品和服务，以确保企业经

2、营目标的实现。你连花钱都不会？杰克维奇：一个公司赚钱的部门中外企业的难题：牛根生 沃尔玛 家乐福成本比例采购计划管理采购计划管理采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。采购订单管理采购订单管理采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的

3、各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。采购财务管理采购财务管理采购财务管理中，发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。采购档案管理采购档

4、案管理购买（Buying）：了解需求-寻源-订单处理-价格谈判-货物交运采购（ Procurement/Purchasing ）：包括购买-存储-运输-接收-检验-废料处理供应（供应（Supply）：）：以流程为导向整合企业内外部资源的战略性活动的过程。生产类：主要材料、辅助材料、半成品、零部件、成品非生产类：燃料、工具、修理备用件、动力、机械设备、服务施耐德博士汽车配件（辽阳）有限公司施耐德博士汽车配件（辽阳）有限公司 公司行业：汽车及零配件 外资 50-150人职位标签职位标签:采购，采购专员，采购助理，英语，辽阳岗位职责1. 负责固定资产、非生产用品等物料的采购工作2. 定期制定采购计划

5、3. 及时协调解决采购物料、生产使用、客户服务过程中所产生的供货及质量问题4. 定期进行市场调研，开拓供货渠道，进行供应商评估，从而降低采购成本任职要求1. 大专以上学历2. 汽车行业2年以上采购工作经验，有外资企业采购工作经历者优先3. 具有良好的英文听说读写能力4、熟练操作计算机办公软件，懂XPert系统操作尤佳康新（中国）设计工程股份有限公司康新（中国）设计工程股份有限公司 公司行业：建筑公司行业：建筑/装潢装潢 外资外资 150-500人人工作内容:1.根据工程进度，配合公司采购相关物资，控制采购成本，保质、保量、如期完成工厂部分的采购发包工作;2.协助采购部完成每年工作计划，找寻、发

6、展、培养新厂商，厂务部材料商招标工作，以增加具有竞争力的厂商来提升采购利润及范围；3.核对成本中材料采购价及项目分包价；4.比较各材料及材料价格，选择对公司有优势的材料及服务好的厂商；5.整合材料价格及厂商资料，确认合作厂商；6.完成厂商订单及合同的签认，圆满配合项目完成内装材料的采购及发包；7.做好项目完工后的材料商分包商的清算及追加减的清算；8.做好分包商材料商的评鉴工作；岗位要求：1.二年以上内装采购经验，熟悉各种装修材料，特别是了解商场,品牌店的装修材料；2.有供应商资源及能很好的处理与供应商的合作关系；3.有较强的沟通能力、亲和力强，能承受较大的工作压力一般意义上的采购员职责：一、

7、编制各项目采购计划，保证采购物品的质量；二、 材料购买或代用经质检部确认并书面证明之后方可办理入库；三、 采购的原材料按时入库；四、 尽可能办理所有采购物品的合格证；五、 采购物品入库后将发票附入库单交给财务部；六、 采购计划变更时，填写采购附页给仓库审核后递交财务部；七、 及时将采购进度反馈给各相关部门；八、 外协加工时，明确加工进度，经质检员检验合格方可入库；九、 定期咨询材料价位，在寻找新供应商或新加工配件单位时，办理费用要有总经理审批手续；十、 要将原材料涨价或落价信息及时向总经理反映或审批，较大的配套单位要有预先涨价书面申请，并经总经理审批；十一、 每一种采购或外协加工产品，要提供三

8、家以上的供应商，根据材料质量和价格由总经理决定厂家；十二、 配合仓管部及时清查常用物品，发现量少时，及时向上级反映；1、 负责经办公司一般性材料及产品零部件的采购，包括询价、比价、议价、交货日期、付款方式、质量保证等；2、 制定采购计划，进行库存控制，落实具体采购流程，合理计算成本；3 、负责对供应商发票的核对交财务，处理好应付款，资金意识强；4 、负责不良来料的处理，与供应商谈判，执行不良扣款和退货的处理。5、调查、分析和评估市场以确定优秀的供应商；6、拟订和执行采购战略；7、管理采购助理（若有）和其采购专员以确定采购的产品符合客户的需要；8、发展、选择和处理供应商关系，如价格谈判、采购环境

9、、产品质量、数据库等；9、改进采购的工作流程和标准，通过尽可能少的流通环节，减少库存的单位保存时间和额外收入的发生，以达到存货周转的目标；10、发展和维护销售部、物流以及其他组织的相关职能部门的内部沟通渠道；11、向管理层提供采购报告。主讲内容_0918一一、引例：家庭采、引例：家庭采购购二二、采购业务流程、采购业务流程三三、超市采购项目、超市采购项目四四、采购组织结构设计、采购组织结构设计【游戏任务游戏任务】 每人领取每人领取200元现金，要求在给定的时间内采购未元现金，要求在给定的时间内采购未标明价格的物品。标明价格的物品。【胜负规则胜负规则】 谁购买的物品的实际价格之和最接近谁购买的物品

10、的实际价格之和最接近200元谁就是元谁就是胜者。胜者。如果出现两名或多名同学的商品总价相同，如果出现两名或多名同学的商品总价相同，那么谁花费的时间最短谁就是胜者。那么谁花费的时间最短谁就是胜者。 采购游戏：采购游戏： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 9.9 1.9 15.8 14 154 12 10 45 90 55 35 8.5 99 58.5 10.4 39 100 20 7 68 179 近日，小A刚搬入新居，总算布置完毕，于是电话邀请了他的一帮朋友在下个双休日来欣赏一下其杰作，当然也少不了为大家准备一顿丰盛的美

11、餐。小A妻子是大厨，问小A要准备些什么好菜。小A想了想，反正这帮朋友熟，直接问他们得了，很快“订单”纷纷而至。一汇总，好家伙，要准备这桌菜，不算人工光成本就至少要2000元。不行，超预算了，电话和他们沟通，被告知有些菜做成例盘就可以了。看来，有必要重新确定需求，这次小A正儿八经地要求每人按其规定的格式填写“菜式规格说明表”。重新做了一下预算，这次还行。然后让妻子赶紧把每道菜的原料分解并结合冰箱里的存货给开了一张请购单，妻子不理解，说现在离请客还有一周，让小A别太急。小A告诉她，有些东西可能需要早买，否则会来不急，这个行话叫采购提前期。清单终于出来了，包括：扇贝2斤、鸭1只、某某牌红酒5瓶 第一

12、页第一页 采购流程引导案例家庭采购故事【关键词】 采购需求计划表；请购单；采购需求计划表；请购单；【解释说明】 它们是采购部进行采购需求分析、明确采购内容的关键。一般而言常见的几种请购形式包含：纸介型、电子型和系统自纸介型、电子型和系统自动型动型。 从请购单内容上来看，不同的企业有不同的内容，大体包括如下：1）确认所需的产品和服务；2）确定数量；3）确认交货要求；4）确认申请部门及批准人签名；5）成本估计； 【思考】 如果采购者同时接到多个请购单，该如何处理并安排采购顺序？ 生产需求与请购生产需求与请购 小A拿到和妻子最终确认的请购单结合原料的市场供应状况稍作修改后列出一份“订购清单”。妻子问

13、小A怎么还不出发，说刚才都催的紧，现在反倒不慌不忙了。小A说：“别急，先谋划谋划”。于是拿起清单研究起来，发现其中某某几类原料属于少见的西餐用料，普通市场很少见，特别是墨西哥烤肉酱最难买。便问妻子能否用其它原料替代，妻子告诉说哪些哪些可以替代但让小A想尽办法都要买到墨西哥烤肉酱，这可关系到她的压轴绝活。随后，小A先将所有物品分了类别：必需购买品、周期性购买品和临时购买品，然后通过多种途径大致确定各类物品的供货点或联系电话 第二页第二页 采购流程引导案例家庭采购故事【关键词】 必需购买品；提前购买品；批量购买品；投机购买品；周期必需购买品；提前购买品；批量购买品；投机购买品；周期购买品；购买品；

14、【解释说明】 必需购买品必需购买品。该类物品的购买弹性比较低，若不立即采购，生产就会被延迟，所以采购时候往往首要关心的是供货保证问题，购买的经济性处于次要地位。 提前购买品提前购买品。是指对按计划或预期需求进行采购的物品。 分析供应源分析供应源 【解释说明】 批量购买品批量购买品。它是一种既能使企业获得提前购买利益，又不会增加企业库存成本的物品。 投机购买品。投机购买品。若采购企业预期某物品未来可能因市场短缺而涨价，尽管该物品可能不是企业生产所需要的物品，但通过转手、再销售企业可以从中获取差价，那么这类物品属于投机购买品。 周期性购买品。周期性购买品。这类物品每次的采购量较小，但又长期需要。

15、分析供应源（续）分析供应源（续） 通过电话对一些新、老商贩询价，从反馈的结果和报价来看小A心里基本上有底了。在妻子要求的原料当中，临时性的杂品和烤肉酱他打算通过讨价还价（谈判）来购买，前者用量小，而且也不是常用。后者则是因为难买，好在淘宝网能找到唯一的一家店在经营这个品牌的烤肉酱，但毕竟选择余地小，被动就被动点吧。橄榄油、大米等物品由于长期都会用，而且价格一直在攀升，小A打算选3家销售品种丰富的小店来一次招投标，谁中标了就将成为他们家日用品供应的老关系户，他和他家亲戚未来1年的用油需求就全靠它了，当然为防止意外，剩下的2家将进入他家的备用供应名单，所以平时还得维护好和他们的关系 第三页第三页

16、采购流程引导案例家庭采购故事【关键词】 招标；投标；开标；评标；招标；投标；开标；评标；【解释说明】 招标招标(Invitation to tender)，其字义就是邀请投标者，是一种经济活动形式。就是指不经过一般交易程序，由业主按照规定条件发表招标公告，择优选择应征者的一种经济行为或方式。 投标投标(Tender)按其字义的解释，是在主动提供货物、服务或承接工程时报出相应要价，试图通过竞争为招标人所选中的一种经济活动方式。 招标与谈判招标与谈判【解释说明】 开标开标，即招标单位在规定的时间和地点开启各投标人递交的投标信进行比较，从中择优选定中标人，这过程称为开标。 评标评标，是招标单位根据招

17、标文件的要求，对投标单位所报送的投标资料进行审查，对质量、价格和商业条件进行评比和分析，这个过程就称为评标。 招标与谈判（续）招标与谈判（续） 3家小店很快拿到了小A拟订的招标文件，各自回去根据文件具体条款一一答复。虽然这3家店以前小A都有所接触，各自的情况大致知道点，但由于这次采购涉及到长期供应关系，小A还是决定找机会去深入调查了解一下它们的情况。为了公平公正，小A首先制定了一套标准的评估体系，主要包括小店的履约能力、质量卫生状况、第三方评价、紧急情况的处理能力等方面。尤其是卫生状况，上次买的散装面粉由于有蟑螂爬过，害得家人皮肤过敏，所以小A给卫生设置的评比权重最高，其次是周边用户对他们的评

18、价，因为他相信群众 第四页第四页 采购流程引导案例家庭采购故事【关键词】 评估指标；评估方法；评估步骤；评估指标；评估方法；评估步骤；【解释说明】 常见评估指标评估指标包括质量指标、供应指标、经济指标、支持与服务指标等。 常见评估方法评估方法包括德尔非法 、优缺点比较法 、加权因素比较法 、雷达图法等。 供应商评估供应商评估 3家小店的评估总算搞完了，各自也投了标，综合评价后，小A选定“人人福”中标。合同也签了，内容细而复杂、涉及面又广，花了他不少脑筋。而且此时还没结束，后续环节的工作才是他最担心的，跟踪催货，紧急订单处理等。这不，上周二就经历过一回。本打算全家好好休息一下的，小A儿子下午却从

19、学校打电话回来说晚上要带一帮死党过来玩。这下把她老妈急得赶紧让小A趁市场没关闭前去紧急采购。东西总算是买回来了，但都是别人挑剩的，也只能将就了。下午6点，马上要开饭了，可女儿又来电话了，问能不能带几个朋友回家吃饭。天哪，怎么办？实在无法处理，改天吧女儿。不过，不管怎样，这次为其朋友准备 第五页第五页 采购流程引导案例家庭采购故事采购流程引导案例家庭采购故事 的宴席还是非常充分的，大家吃的都很舒服。送走了所有客人，小A妻子拿着计算器，准确地算出了今天的各项成本和节余原材料（这叫核算）,并计入了日记帐（这叫总账）。小A看了后说道“值，花了888.88元，请了好几个朋友，感情储蓄帐户增加了若干 ”（

20、这是经济效益分析） 第六页第六页 【关键词】 合同跟踪；合同跟踪；【解释说明】 合同跟踪的目的有三个方面：促使合同的正常执行；满足企业的物质需要；保持合理的库存。在合同执行过程中，合同、需求、库存三者会产生矛盾，采购人员应恰当处理好三者的关系，因此这也是对采购人员业务素质和能力考察的关键内容。 合同跟踪管理合同跟踪管理 结合上面的故事来理解以下流程：1、设计采购组织结构：生产、行政、管理、资材部2、制定采购战略：发展方向、方针以及资源分配方案；3、明确需求和制订计划：明确生产需求和请购流程；4、供应商管理：准入机制、关系管理、绩效考核；5、获取报价与谈判：非正式、询价报价、正式招标等；6、采购

21、合同管理：法律意义上的“买卖合同”；7、采购与库存控制：订单跟踪、检验收货、库存管理；8、采购绩效评估：评估供应商供应环境因素：1.宏观环境：政治、经济、法律及其他2.行业环境：完全竞争、垄断竞争、寡头垄断竞争、完全垄断竞争3.微观环境：管理层、外部门、信息技术供应环境分析：1.概念：一个定义、三个层次、两项注意；2.内容：理念目标策略执行方案采购策略管理引入：超市项目采购策略管理引入：超市项目 G超市是一家内地知名的日用百货超市，如今该超市意欲在四川部分二级城市市场中也分得一杯羹。首家地方旗舰卖场选定在绵阳市登陆，该卖场占到面积1300平方米，主打食品销售，筹建及主要人员招聘工作现已基本完成

22、，预期在今年国庆黄金周正式对外营业。 背景介绍背景介绍 小A作为被公司首批任用的中高层干部，将担任超市采购经理。他所面临的首要任务就是在为期不多的时间里面确定组织结构、组建工作团队、制定部门工作流程，参与岗位职责设计等，为按期开业铺平道路。 工作任务一：组建超市采购部工作任务一：组建超市采购部 【关键词】 功能划分、职能划分、品类划分、区域划分、混合式功能划分、职能划分、品类划分、区域划分、混合式【解释说明】 功能划分功能划分是指根据功能的不同，可将采购组织分为采购开发、议价、比价、决标签约、稽催履约等不同部门，参见下图。 采购组织类型采购组织类型 采购组织类型采购组织类型 （续（续1）开发来

23、源议价招标比价议标决标签约稽催履约采购部采购助理【解释说明】 职能划分职能划分根据采购过程中的不同职能来设计，采购部门的组织结构如下图所示： 采购组织类型采购组织类型 （续（续2）采购部采购计划与预算商管理供应市场及供应采购合同管理采购质量管理采购单证管理采购成本管理采购绩效评估【解释说明】 品类划分品类划分按采购物品的种类将采购组织划分为不同的部门，分别负责主要原料、一般物料、机器设备、零部件、办公用品等，如下图所示： 采购组织类型采购组织类型 （续（续3）采购部采购助理主要材料一般材料机器设备零部件办公用品【解释说明】 区域划分区域划分企业采购的货源来自不同的地区，可以是本地，也可以是外地

24、，可以是国内，也可以是国外，如下图所示： 采购组织类型采购组织类型 （续（续4）国内采购国际采购东北地区华东地区华南地区西北地区欧洲地区亚洲地区美洲地区澳洲地区采购部【解释说明】 混合式混合式有些企业特别是大企业，其采购物品种类繁多，结构复杂，因此，可以将种类、地区、职能、功能等因素综合考虑，组建混合式设置采购组织。如下图所示 采购组织类型采购组织类型 （续（续5）A区采购B区采购主要材料一般材料机器设备零部件主要材料一般材料机器设备零部件采购部【关键词】 岗位职责岗位职责【解释说明】岗位职责设计的主要原则：岗位职责设计的主要原则：1、工作重要性从主到次；2、花费时间从多到少；3、先主干后分支

25、；4、例行工作在前，例外工作在后；5、不重不漏、表述清晰无歧义；6、初稿针对事物，终稿结合人物； 岗位职责设计岗位职责设计 【背景材料】 假设学校欲成立物流协会，协会的主要功能包括：1、与物流企业建立合作关系，开展物流知识讲座，组织学生参观并与企业人士交流；2、开展校际物流知识与实操竞赛活动，树立我院品牌形象；3、调研物流人才需求和工作岗位标准，组织学生进行物流职业生涯规划设计；4、开展具有盈利模式的“快递服务项目”，既服务全校师生又培养了会员的经营创业意识。【训练要求】请帮助设计该协会组织架构，并制定各个岗位的具体职责要求。 物流协会组织架构与岗位职责设计物流协会组织架构与岗位职责设计 当采

26、购部确定了需要购买的品项后，摆在小A面前的另一个重要工作任务就是要搞清商品的供应行情如何以及哪些商品属于优先采购的对象，于是他开始着手领导团队进行商品的供应市场调查并结合自身多年来的超市采购工作经验确定G超市的采购策略。 工作任务二：市场调查与采购策略制定工作任务二：市场调查与采购策略制定 主讲内容_0924一一、供应物品定位模型、供应物品定位模型二二、供应物品特征及战略、供应物品特征及战略三三、自制与外购决策、自制与外购决策四、联想集团案例四、联想集团案例一、供应物品的战略定位一、供应物品的战略定位二、各类物品的特点及供应策略二、各类物品的特点及供应策略三、四种基本供应商战略：合作/竞标/保

27、障/系统性【解释说明】p30 制定采购策略（续制定采购策略（续1）：）：供应物品的定位模型供应物品的定位模型 【关键词】 供应定位模型供应定位模型【解释说明】供应定位模型供应定位模型SPMSPM（Supply Positioning ModelSupply Positioning Model） ： 供应定位模型是对所采购产品支出金额的多少和其对企业的影响、供应存在的风险和机会程度进行综合分析之后，为采购与供应的产品在需求的确定、供应商评价、获取与选择报价、谈判以及合同签署等等活动中起指导作用。 制定采购策略制定采购策略 战略产品：价值高 质量严 供应商数量少 非标准杠杆产品：价值较高 数量多 供应商较多 标准一般产品：价值低 数量较多 供应商很多 标准瓶颈产品：价值低 数量少 供应商很少 非标准【解释说明】 常规型品项：拥有大量的供应源，总支出较低，比如一般纸张、垃圾袋等普通物品投入。对于这类物品，在供应商评价方面主要考虑哪个供应商能够帮助企业将花费在管理方面的精力、费用最小化。 制定采购策略（续制定采购策略（续2） 【解释说明】 制定采购策略（续制定采购策略（续3） 【解释说明】 杠杆型品项：多供应商，年支出水平较高，降低价格和其它交货成本是主要目标。在供应商评价方面