专案管理系统(1)专案展开与运作

1、专专案管理系統案管理系統 MichaelZhengProject Management SystemPROJECT SYSTEM 专专案管理系案管理系统统(Project system)(Project system)即特定的期间內,针对特定的任务与目标,以別于正常组织的运作,采取适当编组,以充分利用与发挥人力资源、财务资源、時间资源、设备、物流资源等,期待达成任务的品质、限期及预算的管理系统。 专案管理的元素专案管理的元素目标、目的计划导向(成本导向、时间导向、资源导向)资源及资源分派执行追踪考核结案PROJECT SYSTEM专案管理运用规划、时程、执行及控制等活动,在专案活动中,进行各功

2、能部门的垂直及水平之串联整合integration,有效运用有限资源,达成特定之任務與目標；是一种运用团队合作來达成企业之特定任務之管理模式，将各项专案系统的整合成為一套完善的管理体系，其主要面对以下系統:（品牌战略-VIS）（IT战略-ERP）（人才战略-储干班）（检测系统 比对QA）（外协管理 外协QA）（现场管理 5+）（标准修订 - A+）（新产品 - TLT）（新客户 - CUBA）（财务物流整合 盘点）（应收应付）PROJECT SYSTEM专案管理的功能v 专专案管理系統的目的案管理系統的目的: :v 以有限的资源创造更高的效率与绩效;v 增強金字塔组织的管理弹性的不足;v 达成

3、计划落实的质量、成本与预算的目标;v 增強对企业內外环境变化的应变能力;v 突破营运系統的较为复杂的瓶颈问题;v 专专案管理系案管理系统统的特的特点点及重要性及重要性: :v 整合化、系統化的发展趋势;v 产品周期大幅缩短;v 需求变化呈现多样化及个性化;v Cross functional team之需求;v 组织效率化之竞争环境;v 客户满意度之经营趋势。PROJECT SYSTEM专案管理的七要素Project managementPROJECT SYSTEM 指专案的组织型态 : 矩阵式、专案式、功能式 提案、人、物、金或是事业性的计划 依据规划案,如何于规划时程內完成规划之內容,所采

4、取的专案推进活动 新颖性、延伸性、市场性、领导性等 工作分配、绩效考核、激励机制等 管理资讯与开发支援环境 共同价值观之建立专案管理的展开与运作Project management 专案管理展开四个步骤PROJECT SYSTEM确定目标专案规划专案控制专案终结1.1.确定目标确定目标2.2.任务分析任务分析3.3.工时分析工时分析4.4.网络规划网络规划5.5.日程计划日程计划6.6.负荷评估负荷评估7.7.预算编列预算编列8.8.课题评估课题评估9.9.进度管理进度管理10.10.终结报告终结报告专案管理的展开与运作Project managementPROJECT SYSTEM专案评估7

5、W 概念形成专案研究专案评估专案选择调整专案终结专案执行（进度管理）分析调整控制执行连结计划作业分析时程展开课题评估预算定义目标KICK OFF专案管理的展开与运作Project management一、确定专案目标1. 设定目标（INPUT）a) 专案定义b) 定义专案范围c) 制作专案规格d) 决定专案数e) 制作专案计划f) 制作专案管理表2. 确定专案成果(OUTPUT)PROJECT SYSTEM专案管理的展开与运作Project management3.流程ProcessPROJECT SYSTEM掌握真正的需求决定成果指标决定优先顺序制作专案决定变更管理程序决定专案管理规程制作的

6、规范专案管理的展开与运作Project management二、专案规划1.规划的意义 规划为管理之五大功能之一,且居首位,如果說管理源于规划也不为过,组织、人事、领导、控制皆从规划而來；规划是运用系统分析与系统整合的概念,加以组织發展而來，其特点为:(1)建立一個组织与个人之共同目标；(2)规划必須时时考虑到不确定性状況；(3)规划为智慧与经验之结晶；(4)规划是在处理未来的事情；(5)规划必须生活化(常存在且待续性的)；PROJECT SYSTEM专案管理展开与运作Project management二、专案规划1.规划的目的PROJECT SYSTEM1.清除不确定性2.作为管理工具3.

7、资源有效配置4.建立共同目标专案管理的展开与运作Project management二、专案规划1.专案规划的结构专案规划，随不同性质之专案有不同之结构，但以专案之规划而言，则不外乎由以下各要素所組成:PROJECT SYSTEM专案管理之展开与运作Project management二、专案规划1.专案规划的內容规划透过分析QCD、资源配置、建立网路及提案书之四大途径, 以达成不确定性的消除、管理之依据、资源之有效配置及建立共同目标等四大目的，因此规划的內容就是确认如何满足上述目的事項,其必須涵盖7W3H, 亦即所谓的规划7W3H.PROJECT SYSTEM专案管理的展开与运作Projec

8、t management二、专案规划1.专案规划的内容PROJECT SYSTEM理由理由基本基本纲领纲领任务任务/ /期望期望背景背景/ /环境环境需求需求/ /技术技术目标目标主主题题基本基本机能机能性能性能QCDQCD课题课题时时间间时机时机期间期间时程时程期限期限预测预测环境环境市场市场通路通路区域区域行销行销流通流通制造制造负责负责主体主体消费者消费者使用者使用者对象对象买方买方接受者接受者替代案替代案附属案附属案次佳案次佳案价格价格/ /成本成本投入投入/ /产产出出综综效效/ /成果成果达达成度成度效益效益附加效益附加效益负责负责效益效益问题点问题点业务业务量量工程量工程量工時工

9、時数据数据/ /统计统计具具体实体实施案施案详细计划详细计划案案现实现实案案规格规格战略战略战术战术专案管理的展开与运作Project management二、专案规划1.专案规划的内容总而言知,规则最主要之目的在於決定做什么? 以特定相关职責.主要內容有以下九点: (1)目标:在规划期间內欲达成之任务指标 (2)计划:为达成目标所采取的施策手段 (3)时程:目标达成所需要的时限(起始与截止) (4)预算:达成目标所要花费的成本 (5)预测:专案期间內可能发生的状况 (6)组织:为达成目标所采取的运作模式 (7)政策:作为决策与专案成员之行动指导 (8)程序:执行政策的详细手段 (9)标准:定

10、义出适当且可被接受的绩效标准PROJECT SYSTEM专案管理的展开与运作Project management二、专案规划1.专案规划的注意原则:(1) 专案规划过程,应集合相关之人员,以避免【你规划、 , 我执行】時造成的配合不佳情形;(2) 设定目标才开始规划,以避免短视症发生;(3) 为专案经理人设立目标;(4) 保持弹性,充份运用沟通及快速回应;(5) 用量要求高出主管之加入;(6) 注意费用支出計划;(7) 对规划內容细节检讨,以降低过份乐观所带來之风险;(8) 多方面参考的资讯來源;(9) 大处着眼，不要变成救火队長;PROJECT SYSTEM專案管理之展開與運作Project management二、专案规划1.专案控制:a)時程管理之重点:1.影响专案时程的要素:a)需求定义不清楚b)人力负荷掌握度不足c)重点指向管理d)自主管理能力不足e)缺乏中间目标及查检f)界面管理不足g)管理工具未能有效运用h)未做好事前管理PROJECT SYSTEM专案管理的展开与运作Project management三、专案控制1.专案时程规划与控制得上的重点:q采取减法则制定专案時程q配合Mile stone 里程碑與Critical path路径管理專案q消除各业务间的銜接空间q运作用同步工程,缩短开置时间qQ、 C