协调：办公室工作的一大学问

1、协调：办公室工作的一大学问搞办公室工作的人都感到，做好协调工作，是当前秘书工作的一大课题，也是一大难题。课题大在哪里？一是大在它无处不有，无时不在。矛盾在哪里出现，协调就要到哪里进行。而这些矛盾又常常是涉及大事的。二是大在协调事关领导的整体和大局，而领导工作不是决策就是贯彻决策。事关决策、事关领导，还不大吗？那么，课题又难在哪里？“大有大的难处”，首先难在它的事关重大上。上边那些事关大局的大，协调起来当然绝非易事。其次，也难在它多，时时处处都有协调，不会件件都容易。再次，更难的是协调是在人与人之间进行，各有所执、各有所依，加上不少是调停“婆婆”关系，在本来是“众口难调”中又多一层难。总之，难就

2、难在协调者是在人与人的“夹缝”中削杈除结，使其连接粘合、浑然一体。办公室系统的协调，是在领导授权的范围内进行的，是协调领导人与领导人的关系，协调部门与部门之间的关系，协调领导与部门、上级与下级的关系，说到底是个工作关系协调。其目的是使领导决策顺利，使整体运行和谐，使情况沟通，统一认识，消除分歧，达成一致。协调的作用和意义，至少有如下几点：1它是办公室既办事又当参谋的一项重要任务，一个显明体现；2它是领导对办公室、对秘书长的一项重要委托，是领导职权的软性延伸；3它是净化领导人的事务工作，使领导人集中精力于主要工作的一项措施；4它是解除决策障碍，为领导决策和贯彻决策通路的有效方式；5还可以说是在人

3、与人之间、部门与部门之间“搭桥”、“焊接口”，使其联系起来发挥整体效应。协调是协商，不是发指令。然而，协调是一门高深的学问，是一门奥妙的艺术。协调的对象层次有别，事项轻重不同，时间缓急可分。因此，协调必须讲求方式方法，讲求艺术。一是原则性与灵活性相结合。原则是政策、是法令、是整体利益、是决策大局、是平等协商。离开这个，就失去协调的依据。灵活是方式方法多种多样，是坚持原则之下可以让步，是一时不通可以再行计议。一句话：方法可以灵活多变，目标一定要达到。有原则性，也有灵活性，才会符合客观规律，才能协调成功。世间事物是错综复杂的，但又是有规律的，没有规矩不行，“一刀切”也不行。二是团结为重。协调任务把

4、秘书长、办公室主任和秘书工作骨干推到部门和人群的“夹缝”中间。他们在其内游动穿行，只可“搭桥”、“焊接口”，不可无事生非，推波助澜。人与人之间，部门与部门之间，领导者之间，会有这样那样的不同意见。这是正常现象。正因为有分歧、有矛盾，才需要协调。在大原则内，协调者为了消除误会，免生风波，有时甚至可以“代人受过”。这样说，也可能有人不赞成。但事实上这种事绝非仅有。有一个市委的秘书长说，我们这里有几套班子（指党委、政府、人大、政协等），我这个秘书长常常在这几套班子的秘书长之间或领导人之间协调。有一次某个领导人说的一句话传出造成误会。我说是我说错了话，才没有引起风波。这正是秘书人员的苦衷和可敬之处。如

5、果协调者不协调反而扩大分歧，向整体团结上加楔子，那就是违反了政治纪律，也失去了职业道德。三是捕捉时机，事半功倍。这一条对上、对下都很重要。比如对上，当领导人情绪好的时候是协调的最佳时机。常言道，人逢喜事精神爽，这时最好说话，协调事半功倍。如果是在盛怒之时，那就不可火上加油，迎风而上。这时去协调事务，十之八九会碰钉子。但是，如果事态正在发展，不去协调可能会有严重的后果时，即使盛怒也要迎风而上。因为盛怒本身就说明有了协调的必要了。需要注意的是，这时的协调最好是由被协调者最信任、最喜欢的人去，至少也应是对方没有恶感的人去。当然，引起盛怒的当事者如有了思想准备，故意“豁出去”让对方出出气，也不妨自己出

6、面去做“负荆请罪”式的自责协调。对方消了气，你实际上也完成了一次协调。捕捉时机还有一条，就是“借东风”，顺水推舟。比如，一个重要问题需要协调解决而又遇到困难时，恰在这个时候开了一次重要会议，或发了重要文件，或是哪位领导人作了重要讲话，或是国内国外、省内省外有个重大事件，假如这些都有利于协调的时候，你就要抓住这个机会进行协调。四是冷静、谦和，切忌急躁。协调谈的不是公共关系学，但许多方面嵌入了公关成份；协调是代表领导机关进行的，它必须为领导、为自身树立好的形象。这正是办事成功的一个因素。冷静，针对的是遇事急躁之情；谦和，要求的是对人要有个好态度。协调是在人与人之间进行，由于彼此素养不同、情况不同，

7、会产生语言、态度上的差异。态度蛮横、出言不逊，会伤人。但协调者必须沉着冷静，保持好态度，若是上司发脾气，那就更要沉住气，不可轻易动怒、甩手。这些，都是办事成功不可忽视的。不信，你去同被协调者争吵一次试试，只要双方一搞僵，那就休想把该办成的事办成。因此，搞协调，必须有个大度、大量，肚子大到“能撑船”，大到“能容天下难容之事”。不然，怎么能做秘书长、办公室主任呢？五是发挥人缘和情感作用。有位学者总结:成功者大多人事关系较好，或得到人们的好感好评，或受到信任和支持。总之，用俗话说，这种人人缘好，有“人和”条件。取得这种人缘，一靠好脾气、好风度、好品德；二靠工作上取得成功；而这两者又相辅相成，构成良性

8、循环。搞协调，应当充分发挥这种人缘优势。现在人们怕人家说搞关系学。其实，我们这里说的就是一种人际关系学。我们不搞不正之风，不搞拉拉扯扯的非正当关系。但总要搞正常的人际关系，搞正当的工作关系和朋友关系。公关学就是一种关系学，协调也是一种关系学。协调者有人缘，做起事来会一通百通。协调者要使用情感作用，做起事来也会“人未行，事半成”。办法就是交心、交朋友，“开辟”工作上的人际关系群。有了友情，有了人缘，协调就顺利得多了。我们要的不是庸俗的义气和封建的帮会，而是社会主义利益一致的合作和友情。毛泽东同志曾深有感慨地说：“谅解、支援和友谊，比什么都重要。”友谊必须建立在诚恳的感情基础上才会深厚。人际关系中

9、有一条规律：只有尊重别人，才能得到别人尊重；只有给人友谊，才能得到友谊。有些人很难使人理解：他到人家那里，得到的是深情厚遇；人家到他这里，连端杯茶也嫌麻烦。还有的人，待人总是板着面孔，总是摇头称“不”。象这类情形，能有人缘和友情吗？六是均衡劝慰。均衡劝慰，有时会给人以“和稀泥”的感觉，但它们不是一回事。协调是搞顺工作关系，消除某些分歧。我们搞秘书工作的人（包括秘书长、办公室主任）去协调工作关系，特别是在领导人之间传话、办事、搞协调，遇到某些分歧，只能弥合、消除，不能从中瞎掰。办法就是说说好话，双向劝慰，最低也要保持沉默，不置可否。一来这是一般工作看法上的分歧或个人意气矛盾，不是重大政治界限上的分水岭，除了劝慰和说好话，没有必要说别的。二来我们的工作性质和工作特点，也不允许从中胡掺和。当然，这种说好话、均衡劝慰只限于适宜这样做的场合。七是一定的语言艺术和较强的应变能力。一般情况是：工作关系协调通过人际关系协调来实现。人际交往成功与否，语言是重要条件。语言又根据事态、情势来表达。因而在协调中语言艺术往往是应变能力的表现。会说话的人一句话可以办成一件大事。不会说话的人一句话可以把一件大事办砸。常言道：“良言一句三冬暖，恶语半句六月寒”。那种一