论秘书如何做好商务接待工作-论文

1、论秘书如何做好商务接待工作-论文中国某某某某学校0题U：论秘书如何做好商务接待工作姓名：00000班级、学号：0000班、0000号系（部）：经济管理系专业：文秘指导教师：0000开题时间：2008-10-20完成时间：2009-11-022009年11月02日目录毕业设计任务书1毕业设计成绩评定表2答辩申请书3-5正文6-17答辩委员会表决意见18答辩过程记录表19课题论秘书如何做好商务接待工作一、课题（论文）提纲引言摘要一、秘书商务接待工作的意义。二、秘书在商务接待中存在的问题,1（商务接待询的准备11作不充分。2（商务接待中礼仪细节不规范。3（商务接待中保密和文件管理意识存在的问题三、如

2、何解决秘书商务接待工作存在的问题1（认真做好接待准备工作2（注重礼仪细节、讲究原则3（加强保密意识四（秘书怎样做好商务接待工作1（更新观念、传播文化2（精心策划突出特色3（优化流程、规范运作4（关注细节、注重实效5、不断创新、追求卓越总结二、内容摘要1接待工作是企业形象的“窗口”是展示企业文化和个性风采的“门户”是 联络客户感情的“纽带”。做好一次完美的商务接待工作不仅能够提高企业的 社会效应和知名度而且能够为公司带来良好的经济效应本文从日常的商务接待 出发了解到秘书在商务接待中存在许多问题,这些问题没做好就会直接影响到企 业的利益同时影响企业长远的发展。所以秘书人员在商务接待中遇到很多问题

3、针对这些问题并提出了相应的解决策略.只有这样才能更好的做好商务接待.三、参考文献参考文献：1胡亚学.郝懿 秘书理论与实务M东北财经大学出版社20072何浩然 秘书礼仪M高等教育出版社2009年3大学生礼仪教育魏东红中国报刊杂志大全.2009作就是单位的门面、喉舌是单位形象的缩影。商务接待工作看是简单实 则不然它要求商务接待人员：口才上能伶牙俐齿做到商务接待什么人说什么 话能随机应变善打圆场及时消除可能出现的困窘的局面，组织能力上善于 协调各种关系调动各个部门能够自如地应付各种局面，人际交往上要求沟通 能力强路子宽熟人多确保商务接待工作畅通无阻，业务能力上要求熟悉本 单位的情况明确自己的本职工作

4、一一最好是博学多才如懂英语熟电脑、能开 车等。总之商务接待工作对秘书的综合素质要求相当高除了掌握商务接待工作 的技巧外还必须具备良好的个人素质如精神状态、言谈举止、着装打扮等。商 务接待工作的好坏对本单位的形象起着至关重要的作用。商务接待工作是企业秘 书的一项重要工作。随着社会经济的快速发展各企业之间信息、技术、资金的交 流日益频繁并由此及彼带来大量的人员流动上级领导的视察、兄弟单位以及合 作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增这就使商务接待工作越发重 要。然而在商务接待丄作中也存在一些问题的不足之处。二（商务接待中存在的问题1（接待前的准备工作不充分秘书在商务接待询的准备丄作不充分主

5、要体现在接待il划不详细、接待规格不 具体、饮食住宿和交通不到位等问题。秘书在接待前的接待计划不详细主要有接待时间、地点、接待者4的名称地位模糊不清。准备不够充分，日程安排具体安排不完整周全，等来访人 员到来时弄的手忙脚乱一旦面对比较棘手的问题造成束手无策不知道从何做起。接 待人员工作态度不重视对来访人员带有有色眼镜出现对国家职位身份地位高的 表现的比较热情而接待少数民族客人或地位较低的人态度冷漠明显转变。秘书接 待人员在规格上了解不清楚做事非常马虎，对方客人来拜访没有根据接待的标准 来办事，只是随便通知领导去接待。对方的高规格接待而我方对以低规格的接待的 不合格现象。由于地区和历史的原因各地

6、区、各民族对礼仪的认识各有差异。接 待人员对各民族各地区饮食特点疏忽大意，不考虑他人的意见，在信仰宗教客户的宴 请上出现猪肉。接待费用过高宴请的预算不合理，标准过高规模过大，不懂得 节约，导致过分铺张浪费，让客户也不满意。车辆准备不到位当来访者到车站、机 场时，接待人员没有提前到达反而让客人久等给客人留下不好的印象断定该 公司做事不守时没有时间观念。2（接待工作礼仪不规范接待人员在自我介绍中具体时间把握不够，如介绍时间过长、自我介绍重点不 突出，介绍时过度紧张而吐字不清晰让人听的吃力。介绍他人时,没有根据介绍顺序, 出现一些把职位高的首先介绍职位低的，把女性介绍给男性的、把年长的介绍给年 轻的

7、、将早到者介绍给晚到者不规范的现象。在与来访者交换名片时两手不空或遇 人就发、主动向外国友人索取名片递接对方名片时用单手右手接,收过别人名片 也不认真阅读，直接放入裤口袋。错误的称呼别人姓名和忘带公5司名片等。在谈话中有许多细节不到位之处如说话动作手势过大容易激动 手舞足蹈用手指指人的习惯。当谈话还在进行中遇有急事需要处理或需要离开时 没有与对方打招呼表示歉意就离开。别人说话发言时左顾右盼、心不在焉 或注视别处显出不耐烦的样子轻易打断别人的发言。谈话现场人较多只顾与 一、两个人说话不理会在场的其他人不给别人发表意见的机会。与人谈话的内 容涉及疾病、宗教、政治问题。询问妇女的年龄、婚否，对客户履

8、历、工资收入、 家庭财产、衣饰价格等私人生活方面的问题非常感兴趣。在服饰方面商务接待人员 太过随意，如在工作时间不穿丄作服，穿一些休闲、运动装。不注重自己的身份符合各场合与领导参加重要宴会不化妆穿丄作服赴宴。有些人穿的颇为性感、浓妆艳 抹。另外服饰过于华丽、轻佻也会惹得旁人不快。3（商务接待中保密和文件管理意识存在的问题商务接待人员保密意识淡薄缺乏保密常识、不分场合、有意无意把秘密泄露 出去。如随意在言谈中或通信中涉及公司或企业重要文件事项向他人炫確自己的 见识广博有时可能在无意识的情况下闲聊而说漏出去不料“道者无意听者有 心”不经意造成泄密部分。秘书人员保密范围认识不足思想松弛离开办公室 也

9、不锁门、办公桌上随意摆放密件等在不经意中泄露了公司的秘密。违反保密制 度在不合适宜的场所随意公开内部秘密。在接待外来人员的参观、访问、贸易洽 谈之时违反保密制度轻易地将宝贵的内部秘密泄露岀去。还有的商务接待人员 随身携带秘密载体造成泄密。接待时有些秘书保6密观念不强随意将一些秘密资料、文件、记录本、样品等携带出门遇上丢 失、被盗、被抢、被骗很快就会造成泄密事件。保密制度不够具体完善没有根 据形势发展的需要及时进行修订。对保密制度执行不力执行制度的约束力相对不 足在失、泄密事件上处罚力度不大使保密制度形同虚设。网络管理不严对网 上泄密缺乏应有的知识秘书在接待涉密内容的移动存贮介质随意插入无安全防

10、护 的汁算机上使用或将普通存贮设备带入涉密计算机使用在网络上任意传输涉密 文件或正式公文。三.如何解决秘书商务接待工作中存在问题1（制定详细的接待讣划秘书在商务接待中对来宾接待工作要进行的具体规划与具体日期安排。一个完 善的接待计划可以使接待工作在具体操作时按部就班、有备无患。在接待中要提 倡互相尊重、平等相待、礼待宾客、主随客便等。对接待身份不同的来宾时其着 重点乂应各有侧重。例如接待中央首长应强调安全保卫，接待少数民族客人应 强调尊重其特有的风俗习惯。接待宗教界人士则应强调遵守党的宗教政策。接待 日程的具体安排要完整周全、疏密有致。商务接待人员必须根据来访者的身份确定 接待规格。要真正做好

11、接待丄作首先有赖于接待人员表现出色。凡重要的接待 工作皆应精选专负其责的接待人员。工作负责者、年轻力壮者、相貌端正者、善 于交际者、具有经验者、通晓接待对象语言或习俗者、以及与接待对象相熟者都 是选择接待人7员时应予优先考虑的。在接待的费用方面要秉持节约的原则严格遵守上级有 关部门的规定。要坚决圧缩一切不必要的接待开支提倡少花钱、多办事。某些需 要接待对象负担费用的接待项訂或需要宾主双方共同负担费用的接待项口接待 方必须先期告知接待对象或与对方进行协商切勿单方面作主。对来宾的饮食住 宿问题万万不可等闲视之。具体安排来宾食宿时遵守有关规定尊重来宾习俗 尽量满足来宾需求。在这些具体细节问题上稍有闪

12、失便会直接破坏来宾的情绪 致使整个接待工作前功尽弃。2（注重商务接待中礼仪“礼”是人们在社会生活中相互交往时的一种行为规范。礼貌是人与人之间在 交往接触中相互表示敬重和友好的行为规范它是体现一个国家、一个民族的风 格与道德品质。交往双方不相识时必需通过介绍使其彼此相识在一定程度上了解 对方。介绍乂可分为自我介绍与介绍他人两种情况。在涉外交往中进行自我介绍 要注意进行自我介绍的具体时间。最好宇短勿长将一次自我介绍的时间限定在一 分钟其至是半分钟以内。在涉外交往中介绍他人时要注意介绍者的身份。在正式 交往之中对介绍者的身份有着一定的讲究。在外事访问中介绍者一般应为东道 主一方的礼宾人员。在社交活动

13、里介绍者通常应当是女主人。在多方参与的正式活动中可由各方负责人将已方人员一一介绍给其他各方人士。最好先征求一下被 介绍者双方的个人意愿。要遵守介绍时的先后次序正规的做法是要先介绍身份较 低的一方然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人后介绍客人，8先介绍职务低者后介绍职务高者，先介绍男士、后介绍女士,先介绍晚辈、后 介绍长辈，切勿只介绍一方而忘记另一方,或者在介绍一方时不厌其详而在介绍另 一方时则过分简单。在谈话时的表情要自然语气和气亲切表达得体。说话时可 适当做些手势但动作不要过大更不要手舞足蹈也不要用手指指人。与人谈话 时不宜与对方离得太远但也不要离得过近不要拉拉扯扯拍拍打打。谈话时 不要唾

14、沫四溅。参加别人谈话要先打招呼别人在个别谈话不要凑前旁听。若有 事需与某人说话应待别人说完。有人与自己主动说话应乐于交谈。第三者参与 说话应以握手、点头或微笑表示欢迎。发现有人欲与自己谈话可主动询问。谈 话中遇有急事需要处理或需要离开应向谈话对方打招呼表示歉意。谈话现场超 过三人时应不时地与在场的所有人攀谈儿句。不要只与一、两个人说话、不理会 在场的其他人。也不要与个别人只谈两个人知道的事而冷落笫三者。要善于聆听对 方谈话不轻易打断别人的发言。一般不提与谈话内容无关的问题。如对方谈到一 些不便谈论的问题不对此轻易表态可转移话题。在相互交谈时应H光注视对 方以示专心。对方发言时不左顾右盼、心不在

15、焉或注视别处显出不耐烦的 样子也不要老看手表或做出伸懒腰、玩东西等漫不经心的动作。一般不询问妇 女的年龄、婚否不径直询问对方履历、工资收入、家庭财产、衣饰价格等私人生 活方面的问题。一般谈话不批评长辈、身份高的人员不议论当事国的内政。不讥 笑、讽刺他人。也不要随便议论宗教问题。秘书人员在公务场合的着装最为标准 主要是深色毛料的套装、套裙9或制服。具体而言男士最好是身着藏蓝色、灰色的西装套装或中山装、内穿 白色衬衫、脚穿深色袜子、黑色皮鞋。穿西装套装时务必要领带。女士的最佳衣 着是身着单一色彩的西服套裙内穿口色衬衫脚穿肉色长统丝袜和黑色高跟皮 鞋。尤其以黑色中山装套装与单色旗袍最具有中国特色并且

16、应用最为广泛。在 社交场合最好不要着空制服或便装。秘书人员的着装应当重点突出“舒适自然” 的风格。没有必要衣着过于正式不必过于保守从众也不宜过分地随便遗遢。尤其 应当注意不要穿套装或套裙也不必穿制服。3（重视保密意识和文件管理注重对保密工作者自身素质的培养，随着科学技术的发展各种窃密手段不断 更新泄密渠道不断增多。因此企业秘书在实践中要注意学习保密管理知识运 用科学的管理方法把保密丄作做好。要确定自己分管丄作的涉密与非涉密的内 容。未公开前的企业发展战略和重大决策、企业生产经营资料、生产经营财务报 表、企业客户的信息等。都是企业秘书在为领导服务、撰写材料中要接触到的都 属于企业商业秘密对于大型

17、国企有些还是国家秘密。只有确定好密与非密的级 别才能做到心中有数既方便工作乂确保企业商业秘密的安全。要学习保密基 础知识和法规常识掌握信息安全技术防范技能。现在网络窃密手段繁多科技含 量越来越高计算机的系统漏洞、简单的开机口令、移动储存介质的交义使用、电 子邮件等都可能让计算机成为他人收集信息的LI标。知已知彼才能掌握主动了解 窃密手段才能堵塞失泄密的漏洞掌握物防、技防手段才能防患于未然。10因此制定严细的讣算机网络信息安全措施采用涉密讣算机物理隔离、对重 要数据加密处理、充分利用办公自动化及网络操作系统自带的保密措施等防范对策 从技术上确保信息安全杜绝各种泄密事件的发生是防止泄密的最佳途径。

18、四（新形势下秘书怎样做好商务接待工作1、更新观念、传播文化在新形势下企业秘书应及时更新观念充分认识到商务接待丄作是企业看似 被动、实则主动的一种广义的公关行为是企业联系内外的纽带和桥梁。通过商务 接待工作企业可以展示实力树立形象可以积累丰富的关系资源可以吸引投 资、扩大合作从而推动经济的快速发展。因此必须把商务接待工作看作企业经 济工作的一个重要组成部分而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。 做好商务接待工作不仅是企业长远发展的需要也是从更高层次上展示企业形象的 需要。秘书人员对于每一项商务接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责 任意识作为一项政治任务来完成要树立“每一个人都代表

19、企业形象每一个人 的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识保证高质量地完成每一次商务接待 任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次如果这一次的接待工作热情周到、 精心细腻那么企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人 留下终生的印象。112、精心策划突出特色要做好每一项商务接待工作首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策 划、充分准备商务接待活动才有可能成为成功的公关活动否则就可能沦为低层 次的迎来送往的应酬活动其至可能损害企业的形象。每一项商务接待活动都要 以实现来宾的U的和企业的公关期望为原则制订出符合来宾身份的完善的商务接 待工作方案和实施细则详细安排日程、接站、用车、就

20、餐、住宿、参观等各项活 动充分考虑到各方面的细节并体现一定的创意与创新。每个企业都有自己的 企业文化作为展示企业形象的“窗口”接接工作同样需要有自己的特色和风 格。因此要通过公关商务接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏 观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设讣、汇报材料的写作其至商务接待车辆 的停放都要努力凸显企业与众不同之处让来宾从商务接待工作的点点滴滴中感 受到企业的个性感受到企业文化的特色。3、优化流程、规范运作商务接待方案制定以后就要严格按照方案进行程序化运作使商务接待工作 中的各个环节有序衔接、首尾相连必要时可以制作商务接待工作清单对商务接 待工作中的各要素进行全面清点以

21、确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同 时对商务接待工作中的每一道程序都要事先进行规范这样才能确保整个商务接 待工作有序进行。比如在作商务接待工作总结时商务接待记录的填写、总结12会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外秘书 人员要注意收集和掌握商务接待工作的相关知识不断提高自身素养并注意实现资 源共享。4、关注细节、注重实效细节决定成败。商务接待工作来不得半点马虎必须处处留心周密考虑谨 慎行事。在重大的商务接待丄作中商务接待丄作负责人在对全局进行总体把握的 询提下要随时根据商务接待丄作的需要对商务接待方案予以调整，具体商务接待人 员则要主动进行全程模拟思考从准备会议室到用车从参观到进餐对每一个细 节都要细致地思索一遍以便及时弥补可能存在的疏漏。商务接待工作人员要“眼 观六路、耳听八方”对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话都