办公用品管理制度

1、 办公用品管理制度 为加强办公用品管理，规范办公用品领用制度，使之管理有序，责任明确，提高办公用品利用效率，避免浪费，降低办公经费。现根据公司实际情况，本着勤俭节约和有利于工作的原则，制定本制度。 一、适用范围：公司各部门 二、办公用品的分类 规定中的办公用品一般分为固定资产和一般办公用品。 1、固定资产主要是指：电脑、空调、文件柜、电话机、打印机、复印机、桌椅、办公柜等物品。 2、一般办公用品主要是指：签字笔、圆珠笔、铅笔、直尺、剪刀、胶棒、橡皮擦、回形针、曲别针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、档案袋、档夹、文件夹、印泥、订书器、涂改液、裁纸刀、信笺、信封、打印纸、便签纸、记事本、标签等。

2、 三、办公用品的管理责任部门 1、公司办公用品的管理统一由公司人事行政部负责。人事行政部应当于每月月初的1号至5号完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总裁（或副总裁或总裁办主室）审核。 2、办公费用报表分为常规费用和非常规费用两大类，其中常规费用是指日常耗用的一般办公用品，月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划，当月的支出当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，应列出超支缘由。超支巨大的需作当面解释。非常规费用指的是固定资产这一类，固定资产不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理。四、办公用品的申请各部

3、门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25号前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审批签字后报行政管理中心。经行政总监审核后方交办公用品管理员进行登记申领。（附件一：部门办公用品申领单）注意：公司办公用品的申请资格人为主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时的提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。五、办公用品的审批。管理员核对办公用品申领表单与办公用品库存后，编制办公用品采购计划单，后当将采购计划单交给有审批权的部门负责人进行审查批准。（附件二：办公用品采购计划单）注意：审批人员是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见

4、对办公费用控制构成相应领导责任。公司赋予部门经理以及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权，部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请，副总裁负责审批公司各部门所需的属于高值物品的办公用品的申请，对于所涉金额过大的（单品价值达到或超过5000元的）副总裁负责向公司总裁申请审批。六、办公用品的购置。1、审批签字后，交予财务部，财务部提供预算资金并将采购计划单（复印件）交由采购中心进行采购。2、采购中心应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情。3、采购专员根据采购计划单（复印件）中的相关物资，须调查办公用品市场价格、供应商办公用品的质量、供应商

5、的服务质量、位置及交通状况，做好供应商的比较、筛选工作，保证最优性价比和使用质量，并进行议价、采购。4、甲乙双方签订供应合同（见附件）甲乙双方经友好协商签订供货合同，以之共同遵守，如有纠纷，则按合同条款协商处理。 5、采购中心应当根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。 6、临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经相关负责人确认，批准后购置。7、 办公用品的收货 1、在供应商送来所购的办公用品后，应由采购中心核对交货单，统一签收。2、 办公用品在入库前，应当由采购中心人员负责验收，对于符合要求的，登记入库；对

6、于不符合要求的，由采购员负责办理调换货退货手续。八、办公用品的入库购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库报关员要做好验收交接，在办公用品入库登记表（或入库单）如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并交予财务部保管。（附件三：办公用品入库登记表）九、办公用品的领用 1、各部门凭借办公用品申领单可以领取已采购回公司的办公用品 2、应当做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期 3、领取人可以是办公用品申领单申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人 4、但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任 十、付款财务部再接相应付款单据时应当再次核对办公用品入库登记表

7、（或入库单）相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误后准予付款，物品采购发票或收据由财务部负责保管。 十一、办公用品的保管1、 仓库管理人员负责对办公用品做到分类存放，整洁有序，封闭保存。2、 由各部门申请的办公用品应当及时发放3、 对于大件物品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属4、 总裁办公室将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件物品目录（现阶段的大件物品范围暂定为：电脑及其配件、空调、打印机等）5、库存办公用品的种类和数量要科学、合理控制，常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，要避免不必要的存储或过量积压，确

8、保供应好、周转快、消耗低、节省费用。6、加强对办公旧物的管理，阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由后勤统一保管，要及时回收，登记成册，修旧利废，充分利用。7、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，便于适时增加库存，保障供给。8、对个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。 十二、办公用品的使用规范 1、员工在使用办公用品时应当树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，提倡节约每一张纸、每一颗钉、每一滴墨，努力节约办公成本 2、办公用品应为办公

9、所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备谋私利；不需将办公用品随意丢弃废置。 3、精心使用办公设备，认真遵守操作规范，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度地延长办公用品使用寿命 4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用。如：复印纸应用于复印，而不得用作草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，充分发挥各种办公用品的最大使用效率 5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求是印制数与需用数基本相符，略有富余，避免不必要的浪费。 附件一：部门办公用品申领单部门：时间： 年 月 日编号名称规格单位数量申请人备注部门领导签字：行政主管签字： 附件二：办公用品采购计划表序号

10、品名 规格 单位数量预算额度实际金额 备注行政主管审核签字：采购人员：总经理审核签字：管理人员： 附件三：办公用品价目表（部分） 耐用品 易耗品序号 品名单位/型号 单价序号 品名单位/型号 单价1 插线板 10m 8孔75元1 笔记本黑皮大号20元 5m 3孔30元大本15元 3m 10孔20元小本8元2 资料册 100页30元2 便签本 本3元 60页20元 30页15元3 直 尺30cm/把5元3 签字笔 盒20元20cm/把3元 支2.5元445566 附件四：办公用品领取登记表所在部门：领取人：时间物品名称规格单位数量单价总金额备注 附件五：办公用品入库登记表序号品名规格单位数量合计

11、金额入库时间入库数量库存总量 附件六：库存管理卡/月品名日期规格总库存 第一周 第二周 第三周 第四周入出存入出存入出存入出存附件七：办公用品采购合同：甲方：乙方：按照中华人民共和国合同法及相关规定，本着平等互利，协商一致的原则，甲乙双方就办公用品采购达成以下协议，以资遵守： 一、办公品采购之品名、规格、单价及数量： 甲方每次采购以采购单形式发予乙方，作为采购凭证。如遇紧急交货，甲方可电邮或电话通知乙方先交货，采购单后补；乙方须依照经甲方主管级人员签核后之采购单规定如期交货； 二、交货日期及地点1 、交货日期：每月月请购需求，甲方需提前2个工作日通知乙方，以便乙方备货；其它零星需求，甲方需提前

12、1个工作日通知乙方，以便乙方安排人员及时送货。2 、交货地点：乙方须将办公品按照甲方采购单规定之部门分类放置好后，送甲方仓库内。 三、付款条件及发票 1、付款方式为：月结60天，到期货款甲方须在次月20日前汇款到乙方指定账户。 2、乙方在申请每笔款时，应及时向甲方提交合法的正式发票。乙方须在每月10日前与甲方核对前一个月的货款，并于10日前开具前一个月的发票送至甲方公司。 四、送货要求1、 乙方所供甲方之办公品须依照与甲方约定之品牌规格供应（依照采购单）。2、 若因进货紧张、价格上涨、更换代理品牌等正当原因，乙方需更换原约定之办公品品牌规格的，乙方须明确告知甲方，并经甲方同意后，方可改送其它品

13、牌规格之办公品。3、乙方应秉承诚信交易的原则，不可在隐瞒甲方之情况下，以仿品充当正品，以质量差的充当质量好的办公品供予甲方，以牟取暴利。此情况一经发现，甲方有权单方停止支付乙方所有未付货款。4、办公用品出厂并运抵甲方指定交货地点后，由甲方仓库人员签字验收，一切办公品储放和保管事宜均由甲方负责。5、 由乙方送货到甲方指定地点，相关费用（包括运费、装卸费等）由乙方承担，乙方负责免费卸货。在运输过程中应注意不得超载超高，危险品运输应按照有关规定执行，并准时中华人民共和国道路交通法的有关规定，做到安全运输。乙方承担货物运抵交货地点前的风险、费用及责任。五、违约责任：1、因供方的原因造成不能交货的，应向需方偿付不能交货部分货款的20%的违约金； 2、因供方的原因逾期交货的，按延期交货部分货款计