如何管理工作时间

1、2一、時間管理的意义二、工作中常出现的问题三、时间管理的重点四、员工时间管理的工具及运用五、时间管理的误区六、 “十大时间窃贼”一、時間管理的意义是什么？4 什么是绝对平均、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源？ 是时间！是时间！ 可是，在使用完全一样多的时间时，不同的人却有不同的结果：有效率的人，一天做了两天的事；低效率的人，一天的事情却做了好几天；还有的人，工作杂乱无章，毫无计划，整天东一榔头西一锤头5在工作常遇到以下的问题：在工作常遇到以下的问题：p 电话又响了！这个来电话，那个来电话，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的都是不得不不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没

2、写几个字p 工作毫无计划，或者计划赶不上变化，或者做的计划从来没有兑现过。工作由着性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。结果，事没少干，手头上的工作却越来越多，越干越乱，越干越没有章法了p 办事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不检查工作进度，不规定完成期限，吹毛求疵。结果常常时间比预计的要长，导致重要的工作一拖再拖，别的部门也不得不停下来等进度。p 工作不抓重点，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作却抓住不放，经常是捡了芝麻丢了西瓜二、工作中常出现的问题二、工作中常出现的问题n1、工作越来越没效率；n2、文件积压越来越厚，事情越积越多；n3

3、、每天预定的目标仅仅完成了一半；n4、到了下班发现自己今天忙了一天却没干出什么事情来；原因原因1、无目标、无计划、工作没有规律2、缺乏有效的授权3、做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法4、时间管理不善，做事不分先后、主次結果結果 时间管理的重点不在于管理时间，在于如何分清事情轻重缓急，如何分配时间。 人的一生时间有限，我们永远没有时间做完每一事，但有时间做对我们来说最重要的事。 成功地界定问题轻重缓急就已经解决了时间管理问题的一半。 9 时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。

4、时间管理工具有以下五个种：80/2080/20原则原则目标目标ABCABC原则原则第二限工作法第二限工作法艾维李的效率法艾维李的效率法习惯原则习惯原则10 假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。 当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。（一）（一）80/2080/20原则原则所谓80/20原则是：11p 80%的销售量来自于20%的客户；p 80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电视节目；p 80%的电话是由20%的外人打进来的；（一）（一）80/2080/2

5、0原则原则我们经常会发现以下一些现象：12案例： 你一天的工作有15件事项要完成，依据80/20的原则，其中只有3件事实需要你80%精力和时间完成的，这样你就可以取得80%的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值80%的3件事项，然后就去做。而其他的12件事可以慢慢去做或没有时间就不做，因为这八项工作所取得价值，远远低于你所挑选的3个项目的价值。（一）（一）80/2080/20原则原则13步骤一：将每天的工作全部列出步骤二：对工作进行如下的分类：价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三事项四事项五事项六事项七如何运用呢？（一）（一）80/2080/20原则原则14例：依据80

6、/20原则安排某经理一天的工作p 例会p 审阅文件、资料p 辅导下属p 与财务经理讨论费用预算问题p 会见客户p 准备工作总结p 向营销总监汇报工作 p 与人事经理谈奖金问题p 准备招聘计划p 处理应急事项p 接听电话并处理 p 老总召见p 聊天等沟通关系（一）（一）80/2080/20原则原则15步骤一：工作价值的分类价值80%的工作价值20%的工作l审阅文件l准备工作总结并汇报l撰写计划、预算费用报告l处理重要紧急事项l例会l辅导下属l部门会议l会见客户l谈奖金问题l接听和打出电话l聊天等（一）（一）80/2080/20原则原则16步骤三：时间和精力的分配价值80%的工作价值20%的工作事

7、项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属事项七：（一）（一）80/2080/20原则原则17步骤三：时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作文件审阅30分钟9：0011：00准备预算报告11：0012：00准备工作总结留出1小时左右处理紧急事项例会无必要可取消辅导下属可在下午短时间处理客户不重要让下属会见让助理过滤电话等奖金推到某一时间或让人事部门决定让下属提供资料（一）（一）80/2080/20原则原则下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果：接听所有电话会见所有客户阅读所有文件出席所有

8、会议接受所有下属意见每天做完所有工作由秘书过滤接听电话只处理重要电话只会见占销售量80%的20%的客户只批阅80%信息量的20%的文件只听取20%下属80%的建议出席起80%作用的20%的会议结果：充裕结果：充裕效果体现（一）（一）80/2080/20原则原则 我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按照80/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。一般做法一般做法按照按照80/2080/20原则原则l结果：忙碌结果：忙碌n美国管理学家艾维李提出了“10 分钟6 件事效率法”。他认为，可以先花5 分钟的时间，把接下来的一个阶段，也即明天、下周甚至下个

9、月要做的6 件事情列出来，然后花5分钟的时间，把这6 件事情按照重要性程度优先顺序排序，将最重要事件的排为一号，次要事件排为二号，依此类推。再把这6 件事写在纸上，剪成一个一个小纸条，在上班开始后，按照重要性次序一一执行，当第一件工作达到阶段性目标后，开始做第二件工作，这样就可以保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要，最有价值的工作。艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤：n1.列出明天（下周、下月）要做的6 件重要事情；n2.把这6 件事情按重要程序排序；n3.上班开始先做1 号，完成之后做2 号，再做3 号，依次类推，直至下班结束。n在工作的时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，要

10、有效地利用时间，就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。n艾维李的10 分钟6 件事的时间管理法，过去一般翻译成效率法，也叫艾维李效率法，从完成工作的性价比来看，它也可以称为效能法，因为艾维李的10 分钟6 件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。（二）、（二）、艾维李的效率法艾维李的效率法20所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。第一象限 紧急 重要第二象限 不紧急 重要第三象限 紧急 不重要第四象限 不紧急 不重要紧急不紧急重要不重要（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法21

11、在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析：有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。例：某销售经理某天工作紧急程度划分紧急不紧急紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除客户拜访确定明天的广告接待质检人员工作总结修改工作流程处理同时的一些误解辅导下属工作安排下一步工作第一个方面：紧急程度（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法22工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要在前，不重要

12、在后。重要工作不重要工作销售费用预算计划部门招聘计划制定重要客户拜访工作报告总结下达指令一些文件和资料的查询文件归档应付无关人员领用物品差旅费报销例：某销售经理某天工作重要程度划分第二方面：重要程度（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法23第象限：既紧急又重要的事项l说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。l这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。l该象限的本质是

13、缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。例：例：（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法24例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。 荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的

14、重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。第象限：重要但不紧急的事项（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法25第象限：紧急但不重要的事项销售经理要为下属解决客户投诉问题，上司找了解工作等是紧急的事项。下属不停地请示工作让你做决定，不断地“救火”、危机处理使将自己绑在了每日的紧急事项上，电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。例：电话、突来会议、突来访客都属于这一类。 （三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法n简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第

15、四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。 n既不重要也不紧急，那就可以不用去做。第象限：不重要和不紧急的事项如：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等 （三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法27n销售费用预算计划n部门招聘计划制定n重要客户拜访n工作报告总结n紧急处理客户投诉n意外事故的紧急排除n客户拜访n确定明天的广告n接待质检人员n一些文件

16、和资料的查询n文件归档n应付无关人员n领用物品n差旅费报销n工作总结n处理同时的一些误解n辅导下属工作（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法紧急不紧急重要l老总召见l向营销总监汇报工作l处理应急事项l客户拜访l确定明天的广告l准备工作总结l准备招聘计划l与财务经理讨论费用预算问题l例会l辅导下属l与人事经理谈奖金问题l审阅文件、资料不重要l接听电话并处理l接待质检人员l 一些文件和资料的查询l文件归档l应付无关人员l领用物品l差旅费报销（三）、第二象限工作法（三）、第二象限工作法请按你刚刚排列好的事件顺序，列出一日的工作时间安排。五、时间管理的四个误区n时间管理时把自己的时间填的满满的。

17、时间管理时把自己的时间填的满满的。 时间管理不应是时间导向，而应是目标导向。同时丢弃不必要目标和事务不失为时间管理中一个智慧。n对注意力持续性的忽视。对注意力持续性的忽视。 每个人注意力持续的时间是不一样的，无视自己的注意力水平可能做出不切实际的时间计划。n一定要找个完美的工具才可以开始。一定要找个完美的工具才可以开始。时间管理初学者的最大问题就是一开始就想做得非常完美，不断尝试各种工具和软件，在这上面花费了大量的时候，总觉得这个工具不适合那个工作有问题，记得没有什么东西是完美的，尽量发挥工具的长处。最简单的工具就是纸和笔，刚开始简单一点，一定要记住你的目的是安排时间而不是测试软件的优缺点。n

18、事情完成就可以，不需要总结事情完成就可以，不需要总结定期总结是个人成长和避免错误的最好方法之一，多分析多总结才能让自己提高的更多。3年工作经验，有的人是做同样的事重复3年，有的人是不断的总结，一直在改进自己的办法和效率，你想做哪种六、六、 “十大时间窃贼十大时间窃贼”n管好时间，最重要的措施之一是大大减少你浪费掉的时间。时间管理学研究发现，人们的时间往往是被下述10大“时间窃贼”给偷走的：n1.找东西。据对美国200家大公司职员作的调查，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间。对付这个“时间窃贼”，有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。 n2.懒惰。对付这个“时间窃贼”的办法是：n （1）使用日程安排薄 （2）在家居之外的地方工作 （3）及早开始n3.时断时续。研究发现，造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新