活动执行流程详细表

1、活动执行流程详细表、 活动策划执行流程图一）接洽流程二）策划流程三）管控流程四）标准管控工具：甘特图表 、 活动策划执行详细方案 一） 前期准备1）前期准备的宣传类2）前期准备的物品类3）前期准备的其他二） 活动现场后期工作总结流程 活动策划执行流程图一）接洽流程任务分工准备工作工作要求及 内容说明负责人联系方 式完成时间备注应急方案初步接触协会宣传 册及相关 资料向主办 方介绍 项目规 模、场 地，及可 操作性； 了解主 办方的 意向、条 件和建 议细节洽 谈自有资 源、案例 介绍 （PPT）、 项目初步 策划案框 架（包活： 活动主 题、形式、 主要内 容、建议、 执行流程 安排、大 体预

2、算）与主办 方讨论 策划案， 了解其 具体要 求及意 见；获知项 目的着 重点及 难点； 主办方 的倾向 性项目汇 报根据主办 方意见修 改后的策 划案（包 括策划执 行方案、 宣传策划 案、详细 预算）、策 划文案打 印装订成 册无二）策划任务分工参与人 员讨论重点会初次策 划会议项目背景、需求；活动概念和形式撰写初初步接 触后的 协调会 议主办方意见； 策划案大体框 架； 形式和内容设 计； 项目基本成型； 旋床重点撰写策 案初稿 方案、 预算方 方案精细节洽 谈后的 协调会 议主办方意见； 内容、执行细节 确定； 现场效果图； 宣传方案确定；撰写策 案定稿 动内容 程、人 宣传计流程后工

3、作备注应急方案步策划案划执行方 （含策划 宣传方案、 案）； 细化处理划执行方 （包活活 、执行流 员分工、 划及预物料方案； 预算方案（成本/ 报价）算）； 确定需要外包的 工作并开始联络 （制作、场地 等）； 确定执行工作组项目汇 报后的 协调工 作执行 工作 组项目分解及完成 时间图表（甘特 图表）； 安排各项工作项目正式立项； 落实各种资源、 外包； 执行管控（三）管控流程管控环节工作要求及内容 说明参与人员联系方 式完成时 间备注应急方案时间管控时间安排表 和节点控制， 活动进行的 时间是不可 更改的，时间 管理必须根 据活动进行 的时间来倒 推供应管控对活动的服 务、设备及物 质资

4、料供应 的管理，对外 包服务的管 理人力管控活动现场负 责人，团队的 人员配置和 管理，甚至包 括现场志愿 者的管理（四）标准管控工具：甘特图表任务把活动管理各个区域的工作分解成一个个易于管理的任务或活动时间段对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）优先级设定任务的优先顺序节点把特别重要的任务设定为节点分工每一个任务对应参与的人员，节点处标出第一负责人一、前期准备任务分工工作要求及内容 说明负责人联系方 式完成时 间备注应急方案（一）前期准备的宣传类活动策划 书只有建立初 步的计划，才 能方便接下 来活动的展 开，更重要的 是让上级认 可这份策划 书正式发文活动的成功 还

5、需要得到 各个方面的 支持，例如其 他社团，发文 要规范悬挂条幅、 张贴海报、 电子屏播 放要完成这些 宣传形式首 先要由上级 确认，并通过 农相关负责 人审核，然后 在校园内宣 传借用展板活动宣传、张 贴海报演示文稿（PPT）切记一是要 有组织标志； 二是要考虑 到现场播放 出来的效果； 三是内容的 规范联系校内 外媒体工作原则就 是“三化”： 联系常规化， 经过多次与 一个记者联 系，建立稳固 的合作关系； 接待程序化， 专人接待，准 备材料；通稿 格式化，第一 段写时间地 点主题人员， 第二段写过 程形式，第三 段写意义反 响准备拍摄 相机、摄影 机三个最好：最 好邀请专业 人士；最好准

6、 备广角照相 机；最好准备 多台热气球、彩 旗视活动经费 而定（二）前期准备的物品类水和食物专为工作人 员准备签到本、笔除了签到笔， 可能还会用 到毛笔、记号 笔等胶、刀具固体胶、宽胶 带等桌椅椅子足够坐班人员就行帐篷宣传之用及 工作人员物 品存放电线 / 电插 板用于电脑、音 响、投影设备 及其他用电任务分工工作要求及内容 说明负责人联系方 式完成时 间备注应急方案电脑、音 响、投影设 备用于向参众 宣传维修工具协会工具必 须由专人看 管，维修人员 把自带工具 由自己负责维修所需其他工具例如水桶之 类，也由专人 看管急救工具由急救人员 负责三）前期准备的其他活动前的 现场卫生 清扫卫生工具的借入与归还安排到场 参众由向导员负 责介绍后勤人员 安排、区域 划分、现场 秩序维护现场分组大 致为五类：维 修员、助理 员、向导员、 看护员、坐班 员。维修员负 责修车，在专 门的维修区 工作；助理员 负责到工具 区借工具并 及时归还；向 导员负责向 参众介绍，把 参众带到展 板区、影音播 放区；看护员 负责看护各 种工具并随 时清点；坐班 员负责影音 设备的操作 及看护、活动现场任务分工工作要求及内容 说明负责人联系方 式完成时 间备注应急方案现场全程 拍摄签到现场维持参众调整记者