文控管理制度

1、文控管理制度1 总则 文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的成效。为规范本 公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。本制度适用于本公司的文件制、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等个环节 文控工作管理原则：使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。 公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员统一管理本部门相关 文件材料，定期整理归档并控期向公司文控移交。文控负责对全公司的文件管控：其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。2 文件属性及分类 根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表）

2、按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件， 质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。按管控方式可分为： 受控文件和非受控文件。 受控文件是指可能涉及公司的商业机密或对公 司日常运行有规范指导作用的文件， 需根据公司的成长对文件进行修订的文件， 如体系文件， 技术文件、 合同协议等； 非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制， 或由本公 司发布的通知、公告等发布后无需修订，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。 按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。按管理方法可分为：集中管理和分散管理。 按保密等可分为：绝密、机密、秘密、公

3、开。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安 全和利益遭受特别严重的损害； 机密是重要的公司秘密， 泄露会使公司安全和利益严重损害； 秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭损害。按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。规定性文件是批为了约束和规范某 方面的行为和活动而制订的规范性文件， 如政策、 法规、制度等， 这里主要是指公司内制度 规范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。 按文件来源可分为：外来文件和内部文件。按保存时间可分为：永久（ 30年以上）、长期（ 15-30 年）、短期（ 15 年以下）。 按文件的生命周期可分为：“制作、受控发行、归档

4、、废止”四个阶段。3 权责文控的工作职责 公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范： 对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审审核； 受控、发行、纸档的发放、回收、销毁； 协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用； 对外来文件如法规、标准、公文、证书等受控和管制；对除以上文件以外的其它文件的管制； 对归档的文件集中管理。各部门的权责 按照文件控制程序规定制作和使用文件： 对办理完比，具有保存价值的问件归档，定期向文控移交 自觉樽守文件管理的相关规定，并监督和建议文控的管理工作。4管理规定制作阶段需要草拟文件，须遵循公司对文件要素的规定。参见文件控制程

5、序文件的制作规定性文件，制作编辑文件前向文控申请文件编号，正确编写文件名称；如：体系文件等。文件名称的组成：文件编号 +文件标题+文件制作时间事务性文件和公文的文件名称可不安照此方式命我。但必须具有明显的指示性， 不能笼统地标题为申请、报告等。事务性文件，则按照文件编号规则，部门自行编制一套编号进行管控。若修订文件需向文控索要需修订的可编辑电子档；文件的编辑，须对文件的模板、版本、修订履历、密级、文件属性等进行编辑。受控发行阶段受控发行流程审核受控发行公文，内部公文在 0A上提交启动流程，由文控审核文件字体、模板、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，位通过则驳回到文

6、件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提交；若都通过，则由部门领导提交总经理或副总经理核准签发， 由管理印章的人员在落款处加盖公司印章，文件受控发布；外来公文，由收文部门扫描后， 扫描件和原件移交文控受控。规定性文件（如规章制度、 SOP等）,在0A上提交启动流程，由文控申核文件字体、模板、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，未通过则驳回到文 件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提效：若通过，则由部门领导提交内容涉及到的相关部门会审，同样，通过则直接提交下一节点， 未同意，则驳回流程起点；都通过后， 由管理者低表核准签发，文控受控发布。事务性文件，不需在

7、0A上发行受迭，只在部门间受控即可，如联络单，申请等。技术文件，在PLM或0A上进行流程受控。需发行纸档各部门的， 文控加盖受控章和受控时 间，发放到相关部门，若是修订版本文件，须收回上一版本的旧文件； 需发放到外部的文件， 需文控加盖非受控章。资质文件及认证文件。收文部门收到证书及资质文件后，对其进行扫描，然后将原件和扫描件移交文控受控；文控对新收到的文件对原件整理保管，将不涉密的电子档发布到0A和服务器公共文件夹，以方便公司业务人员使用。（扫描件要求，无黑边，无倾斜、图像清晰无模糊，方便读取）合同协议，签订完毕的原件一份及电子档移交文控，本部门可保留一份使用。归档阶段部门归档具有长远保存和

8、参靠价值的文件，文件办理完毕合，由文件办理部门连同该文件产生的后 续过程和结果文件归档，按照料类别、事件整理，与其它归档文件一并向文控定期移交集中 保存。移交时间为：年初即1月移交上年度下半年的归档文件：年中即7月份移交上半年的归档文件。记录性的文件，对每个工作年度的记录文件进行归档，由本部门保管，以便随时查阅参考。文迭整理归档收集，文控各部门具有保存价值办理完毕的文件，定期完整收集。整理，按照文件属性等对文件进行分类整理立卷。保管，整理完毕的档案文件按类别入库保存。利用为方便公司内部人员查阅档案，文控人员在公司 0A上公布不带任保密级的档案目录。借阅利用者须经过0A “档案借阅”流程申请，申

9、请通过后方可到档案室办理借阅利用手续。公司各部门因工作需要查况本部门归档的档案，不涉密档案可以直接到档案室调阅、查阅 非本部门的不涉密档案， 须经文件归档部门领导同意；涉密的档案需由总旨理批准，方可借阅利用。借阅者须爱护档案文件，不得有涂写、折叠、勾画、撕毁等有损档案文件的行为发生；若需摘录或复印，应由文控加盖文控章为资证明。对重要的或密级的档案需要复制时，需经有关部门领导同意。档案使用完毕，及时归还。文控在接收归还的档案时须仔细检查核对。废止纸档，文迭从各部门回收旧版本受控文件，加盖作废章，对涉密文件作破碎销毁处理，不涉密的可作废纸处理；非受控文件，可用在文件内容面划叉标识作废处理。=系统上

10、的电子档，放到作废文件夹。5数据备份数据备份的范围系统数据，包括 ERR PLM 0A邮件系统等；技术文件电子档；关键部门、关键岗位人员工作电脑数据；关键部门是指涉及公司的核心信息，直接影响公司运行的成效的部门， 如研发部；关键岗位是指涉及部门内核心信息，直接影响部门或公司工作成效的岗位。其它具备备份价值的电子文件。备份周期。根据不同的数量，备份的同期也不尽相同。系统数据同期为每季度末备份一次; 技术文件每月月底备份一次；关键部门、关键岗位人员每年年末备份一次；流动性比较大的岗位每季度末备份一次；关键岗位人员离职，需将其电脑数据在离职前一周进行备份；其它数据，依据性质和实际情况进行备份。备份要

11、求：备份数据保持可读性。备份所需的载体和介质必须选用优质的移动硬盘和光碟。备份操作。由文控携同IT人员（或网络工程师）对数据进行备份；当事双方需在备份记录上签字确认； 备份数据一式二份。_|备注份数据保管。由文控将备份数据的移动硬盘或光碟整理著录，标注其内容、时间、数据量、编号等；一式二份的备份数据，由总经理分派专人分别保存；备份数据的库房管理。定期检查保存环境，防潮、防盗、放高温。事实上期检查数据备份的可读性。若出现不可读，查看数据标注，核定其修复价值。若需修复，需及时修复。须定期对备份数据的保存价值进行鉴定， 对无需保存的数据上报总经理， 经总经理核准后, 对数据进行销毁，并做好销毁记录。

12、=备份数据的利用，若工作需要调用备份数据时，需提出申请，经总经理审批后，调用相关数据备份。用毕及时归还。6文件信息保密为公司文件资料信息保密，是每个公司成员应尽的义务。严格遵从公司保密相关规定。凡涉及本公司利益，在一定时间内只能让一定的人员知悉的文件档案资料，均属保密范转围。保密是文件档案资料管理中非常重要的内容，任何的泄密行为都可能会损害公司的商业秘密和整体利益。公司所有员工，尤其是各部门的负责的和文控管理人员，应提高文件档案资料保密意识，并在工作中遵守保密规定。 文控人员在平时的工作过程时刻保持保密意识，在提供档案文件的查借阅根据密级严格审核和查借阅手续，在每一个细小的环节降低泄密的风险，确保保密文件信息安全、稳妥。若发现泄密，保密文件、档案丢失，应立即向公司领导报告，并及时采取有效补救措施。阐述不尽处，可参见公司保密协议相关规定。217、奖惩奖励规定以下情形，由文控申报管理部，按照公司奖惩制度相关规定予