文件中心的理论与实践

1、肖时胜档案学2014120503462文件中心定义 从世界范围来看，文件保管中间机构大体有两大类型：一类是机关档案室，一类是文件中心。前者以我国的机关档案室为典型代表，后者则以美国的文件中心为代表。 文件中心起源于20世纪40年代的美国，它是一种过渡性的半现行文件管理机构。 。联合国教科文组织给文件中心下的定义是：“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”国外文件中心称谓 国外的文件管理机构多以这种形式居多，但称谓有所不同，如英国称“中间档案馆”；法国叫“文件中心”或叫“进馆前文件寄存处

2、”或“部际档案馆”；在马来西亚称“文件服务中心”等等，而大多数国家还是沿用了美国的“文件中心”的称谓。 目前，世界上建立文件中心或类似机构的国家除美国外，还有加拿大、英国、法国、俄罗斯等许多国家。一些第三世界国家，如赞比亚、坦桑尼亚等也开始建立文件中心来集中保管半现行文件。文件中心与档案室建立理论依据 国外文件中心产生的理论依据是文件生命周期理论，该理论认为，文件从形成到销毁或转化为档案永久保存，是一个完整的生命过程，文件的整体运动过程由于价值形态的变化可划分为若干阶段（现行、半现行、非现行），不同阶段的文件与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系。文件中心的建立就是适应于半现行文

3、件运动阶段特点的。 我国档案室建立的理论依据可以曾三同志把文件（档案）的运动过程划分为“文书部门阶段、档案室阶段和档案馆阶段”为据。我国文件中心实践 20世纪80年代，我国甘肃省永靖县出现了第一个文件中心，从此，这个来自于美国的“异域名词”便开始了与在中国土生土长的“机关档案室”展开了论争。有人主张“全盘西化”，以文件中心取代机关档案室；有人主张“唯我独尊”，强调保留本国特色；也有人主张“中西合璧”，提倡多种模式并并存。机关档案室与文件中心的异同 比较一下机关档案室和文件中心的异同，我们不难发现二者的性质相同，都是一种过渡性保管机构； 存在的目的相同，都是为了继续发挥半现行文件的作用； 工作任

4、务相同，都是为了完成对进馆前的文件或档案进行集中保管和处置的任务； 实施的结果相同，均完成对未进馆前的文件或档案进行集中保管、鉴定或销毁。 从不同点来看，二者的理论依据不同；政治背景不同；文化背景不同；实践依据不同；服务对象不同；社会地位不同等，它们各具优劣。文件中心可行性 从文件中心在我国的可行性分析，我国现在正处于社会主义市场经济建设和改革的重要时期，国家大力倡导精简高效的原则，而文件中心节约高效等优点正好适应了这一需要。一些地方的实践也证明，文件中心在我国具有可行性。但具有可行性 并不等于能普遍推广，因为每种管理模式的建立都有它特定的条件，不能一哄而起说建就建。机关档案室经过几十年的发展

5、壮大，已成为我国档案事业的坚实基础，若是在全国范围内用行政手段强行推广文件中心，取代机关档案室，不仅是行不通的，甚至是有害的。 同样，若推广文件中心而不撤销机关档案室，二者并存，则又有悖于机构精简原则，我认为是不可取的。加之我国经济发展不平衡，交通、通讯情况总体不佳，社会的档案意识普遍不高，因此还不具备普遍推行文件中心的客观条件。目前阶段机关档案室和文件中心并存，共同服务于我国档案事业的格局是最合理的。我国档案室的发展 我国的机关档案室之所以仍然具有旺盛的生命力，正是由于它符合中国的国情。在新的时代背景下，我们可以不断完善机关档案室的功能，充分发挥其优势，发展基于中国档案管理传统理论基础的联合档案室的方式。如类似深圳市文件服务中心之类的机构，但这种机构不仅仅局限于保管并提供现行文件，而且也保管并提供半现行文件。文件中心与档案室联合我国要建立文件中心，不应照搬国外模式，要走有中国特色之路。这种特色，我觉得就是“联合”之路，即将行业上相近的、相关的档案室合并，形成文件中心。在称谓上，可以叫做“档案中心”、“联合档案室”等一些更符合中国实际的名称。它的资金应该由各参联单位共同出资，各单位可以按各自档案所占比例或者按事先的约定出资。为了适应市场经济要求，有条件的地方，还可建