文档编辑排版一点通系列

1、文档编辑排版一点通系列办公篇 Word不装 Word 照样阅读文档有时，我们需要将制作的文档拿到其他没有安装 Word 的计算机上查看， 如果时间来不及的话， 可以不安装 Office， 采用以下方法存盘文档。在完成文档编辑后，执行“文件”菜单下的“另存为网页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其他计算机上演示 了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式上的微小变 化。此外，你也可以用写字板来尝试打开 Word 文件。 Word 文档转换为 HTML 文档后的变化当我们将 Word 文档存为 Web 页面时， Word 会关闭文档，然后用超文本标记语言（HTML）格式保存，但是因为HTML不支持

2、某些 Word功能，转换时 Word会更改或取消内 容，因此应先用 Word 格式保存文档。特别是当文档还要当 作 Word 文档使用时。 下面将 Word 文档转换成 HTML 时发生 的变化列出如下。字号：字号会映射成最接近的有效 HTML 字号，范围从1 号到 7 号，这些字号并不是磅值，但浏览器用它们作为字 号的指令。 Word 字号是从 9 号到 36 号。批注：用“插入”菜单中的“批注”命令插入的批注会 被删除。不过，在将文档保存为HTML 格式后，可以输入批注并显示“批注”样式。浏览器在显示 WEB页时，不会显示 批注。动态文字：动态文字效果会丢失，但文字保留下来。在Web 页创

3、作中，会在页面中给动态文字插入滚动文字。 图形：图片和剪贴画等图形会转换成 GIF 格式，除非图 形已经是JPEG格式。文字框和形状等图形对象无法转换，线条会转换为横线。制表符：制表符会转换成 HTML 制表字符。制表符在某 些 Word 浏览器中会显示为空格， 所以可以改用表格或缩进。域：域结果会转换成文字，系统会删除域代码。例如， 用户插入的是DATA域，日期文字会转换过来，但日期将无 法更新。目录和索引：信息转换过来，但目录和索引、图表目录 在转换后无法转换自动更新，因为它们以域代码为基础。目 录会在页码处显示 * 号，这些 * 是超级链接，用户单击该链接 即可在 Web 页中漫游。 用

4、户可以将星号替换为希望超级链接 显示的文字。首字下沉： 首字下沉会被删除， 在 Web 创建环境中也可 增大一个字号。图形对象：图形对象无法保留，用户可以插入“ Word 图片”对象，在 Web 页创作中使用绘图工具。 对象转折换为 GIF格式。公式、图表和其他OLE对象：这些项目转换为 GIF格式。 外观会保留下来，但用户无法更新这些项目。表格： 尽管 Web 页不支持的设置会丢失， 但表格会转换 过来。彩色的、可变换宽度的边框不会保留。突出显示：突出显示会丢失。 修订标记：用修订功能所作的修改会保留下来，但系统 会删除该修订标记。页码： 由于 HTML 文档是单独的 Web 页，因此不管有

5、多 长，都会删除该文档的页码。页面边框：没有边框的 HTML 对应内容，用户可以用格 式菜单中的“背景”命令来添加背景，使页面更具吸引力， 用户还可以在表格周围设置边框，并且可以用横线来帮助强 调或分隔 Web 页的部分。页眉页脚： HTML 中没有页眉和页脚的对应内容脚注和尾注： HTML 中没有脚注的对应内容 换页时不再频繁敲回车键在编辑文档时，经常会遇到一页未写满而需要换页的情 况，我们可能会见到大多数的用户都会敲很多次回车键以生 成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为这样换 页后，当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面 的连续性。比较科学的方法是，使用下面的方法进行换页

6、。当编辑到需要换页的位置时，按住 Ctrl 键后再按下回车 键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。执行“插入T分隔符”菜单命令，再选择“分页符”选 项并确认，同样也可以换页。“分节”使你的页面更独立在 Word 中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设 置某些页面格式。如果需要修改属性，例如行编号、列数、 页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新 的页面设置选项。除非插入分节符，否则 Microsoft Word 会 将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方 向、页眉和页脚以及页码的顺序。分节符在文档中显示为包

7、 含有“分节符”字样的双虚线。插入分节符的方法如下：单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜 单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话 框。在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始 位置的选项。 分节符类型共有 4 种：“下一页”、“连续”、“奇 数页”和“偶数页” 。创建与众不同的页眉或页脚通常，在创建页眉或页脚时， Word 自动在整篇文档中 使用同样的页眉或页脚。如果要为部分文档创建不同于其他 部分的页眉或页脚，你用什么办法呢？有的人找不到好办法 只能另起一个文件重新排一个页眉页脚。其实，只需要在一 个文档中对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉 或页脚间的

8、连接即可实现。具体操作方法如下：如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉 或页脚的新节起始处插入一个分节符；单击要为其创建不同页眉或页脚的节；单击“视图”菜单中的 “页眉和页脚” 命令，出现“页 眉和页脚”工具窗口；单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按 钮；修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚， Word 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改;要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤(1)到步骤 (5)即可。让标尺更加符合我们的习惯打开Word，编辑窗口默认的标尺上标示的数字为2、4、6,38，这一数字表示什么单位呢？是厘米？是英寸？还是其他国家的单位？都不

9、是！原来它是以字符为单位，在宋 体五号字的格式下，每行约可输入 38 个中文字符。不过这 样的设置，用起来很不方便，尤其在制表、作图时，很不直 观，有必要修改成以厘米为单位标尺。我们可以通过如下步 骤来实现更改：从工具菜单中，打开“选项”对话框，选取“常规”卡 片，其中有一“度量单位”选择项，注意：不要被已填好的“厘米”蒙骗而无所作为，其实在它的下面有一个打“” 的“使用字符单位”的选择项，现在把这个小方框中的“” 去掉，加以“确定” 。回到 Word 界面一看， 原来标尺上的 2、 4、6,38，变成了以厘米为单位的 1、2、3,14 数字了。右键在微调边距中的魅力用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边 距、左右缩进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原 因（如鼠标不灵敏、屏幕分辨率较低等） ，效果不尽人意， 不能精确地移到理想的位置，这时可以在调整的过程中加按 鼠标右键（不释放左键） 来进行微调， 可以达到理想的效果。快速改变文档的行距在排版时，我们常常要改变段落文字的行距，一般我们 都多从格式菜单中选择命令进行。其实还有一个更快捷的方 法：选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+1 ”组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“ Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行