建库系统使用说明书

1、建库系统使用说明书建库操作基本流程1 .建库工作要求布置，单机版操作培训。发布信息收集表收集学生、教工 基本信息。2 .把单机版分发到各年级、各班、各科组进行数据录入。3 .各年级、各班、各科组以学校代码压缩上报，学校建库负责人接收合并。4 .学校建库负责人审核后上报到省网和市网上，如果没有条件上网的由上 级主管部门代上报到网上。第一次也可以由镇收齐审核后上报到网上。5 .学校数据作出修改，都要及时上传到网上。每学期的第一个月及最后一 个月必须上传更新一次。一、软件下载进入以下网址：http:qy. edugd. cn/fzgh/、http:stat, edugd. cn/找到 标题为“建库系

2、统二根据说明指引进行下载。二、安装与删除双击执行下载后的自动解压缩“建库系统（第N版）.exe”文件，按提示将 系统安装至某一安装目录，例如“C：建库系统”。进入安装目录，双击“建库系 统.exe”文件，便可进入系统。为方便日后使用，可以建立快捷方式，复制到 桌面。删除系统只需要把安装目录以及建立的快捷方式删除即可。本软件是绿色 软件，不会影响原电脑的配置。三、系统使用主要操作顺序是主菜单由左至右，栏目菜单由上至下而操作。以下按一般流程分别绍:(1)初始设置(1.1) 初始化:删除与本校或本地区无关的数据,以便提高电脑操作速度.单位信息学校信息是基础数据库的重要组成部分.录入学校信息后，才能够

3、对教师 库、学生库等进行操作。学校基础信息正确与否，将直接影响以后数据的生成， 因此，要对各项信息逐一进行核实，特别是区划代码，要求细化到学校所在地的 镇级码.“功能菜单/查询/筛选“：系统安装后，把2007年学年初统计报表提供的学 校信息，罗列了出来，单位数很多，可以通过本功能，快速找到本地区的学校， 以便进行核实修改。修改学校代码要慎重，需要经上级教育主管部门同意后才能更改.以今年为 准，学校代码一经确定，以后就不能更改了 .录入了教工库或学生库等以后，如果 需要更改学校代码，要使用“数据更正/学校代码更改功能更改.学校代码请按照2007年9月份学年初报表中学校代码编写，不得随意更改。 同

4、一学校内存在两类不同类型的学生，该校要编排两个代码。如某校为九年一 贯制学校，既有普通中学生，亦有小学生，则需要把学校编成两个代码，中学 生信息和小学生信息必须按类录入相应学校中。又如普通学校中有附设职业班, 职业班学生信息不能与普通中学生同时录入到普通中学代码的单位中，必须另 行录入到中职类代码单位。如果电脑审核提示出错与实际不相符，以实际情况为准填报.如果某些项目 填报要求不明确,暂时留空或填报接近的内容，并请向上级部门反映.由地市级 向省反映,不要直接打电话与软件作者联系.由于全省学校数太多，出错问题又 有共通性，作者不便一一处理回复各地的电话，请原谅！7修改完成后，还需要点击“保存”，

5、修改结果才有效。(1. 3)、单位选定:选出本校或本地区的学校,以便进行教工库和学生库的建 库工作.点击进入，画面有左右两框内容，左框为系统数据库中存在的学校信息， 右框为你选定将要操作的单位信息。你可以通过“查找单位”快速找到你校或 你需要的单位，也可以直接在中间输入你校学校码，点击“以内的单位。“选中。 删除右框的单位，只是不选中该单位，不会删除该单位相应的数据。(2)、基础库录入通用功能介绍：. 处理：在录入数据库过程中，有时一批记录某些字段内容都是相同的，这 时，第一个记录录入内容后，后面记录相同字段暂时用表示，借助系统的. 处理”功能,把后面的”变成正确的内容有时,我们也会发现一批记

6、录,某些字 段的内容是相同的，但录入错了.这时，我们可以把后面相同的记录字段变成 表示，修改第一个记录后，再通过处理”把后面的内容更正过来.借用此功能可 以提高录入效率.统计：用于对当前库，指定两个字段,对字段取值情况进行统计。查询：可以缩小浏览当前数据库的范围.查询与统计组合使用，可以达到细 化统计内容的目的.删除:作删除标志，当保存时才真正删除.保存:将当前数据保存进来，如不点“保存”，所作修改无效.存盘后同时对 数据进行审核，对出错或提示信息要认真核对，当实际与提示不相符时，按实 际情况填报，即使有出错信息，数据也能保存，但如果出现严重出错信息，数 据不能上报。（2.D义教学生库学生库信

7、息录入完毕必须点击保存后退出，否则所录入信息无效。对系统 所出现的提示，请认真复核，如与实际不符，以实际情况填报，并请把情况向 上级部门反映。录入信息时需注意：关于身份证:在“功能菜单”中，有个“生成临时身份证”的功能，根据户 籍码，出生年月日，性别生成一个临时身份证.如果户籍码，出生年月日，性别未 录入完整，将不会生成临时身份证.身份证如果录入是的15位旧身份证,系统审 核时自动转换成18位号码.个别身份证如果校对出错，而实际又正确，则以实际 的填报，并建议学生或教师到派出所申请更正.以免该身份证在实际生活工作中 （如购机票,住宿登记等）被检测到是假身份证.“入学年月”为六位数，前四位为年份

8、，后两位为月份。如2004年9月 入学，应填写“200409”；“出生日期”为八位数，前四位为年份，五、六位为月份，七、八位为日 期。如1997年5月4日出生的，应填写“19970504”；其他日期格式也是这样, 中间不要出现年月 日字样，也不要在中间加入空格或小数点，如录入 为“1997. 5 .4”（下同）.“学籍号”有文件规定的按规定编制，没有规定的，请根据不重号、不改动 的原则自行编制填写，有身份证号的用身份证号，其他建议这样编排:入学年份 （4位）+班别（2位）+序号（2位）.第一位学生准确填写后，添加第二位学生时， 系统会自动在第一位学生的学籍号后加1,依此类推.“户籍码、生源地、

9、出生地”共用一个码本，可点击查询按钮查找到.当查找 到所要的代码时，双击名称字段,就自动录入了该代码.广东省内的，需准确到具 体县级，省外的要具体到省份。“户籍所在地”应根据学生户籍进行选择。若为东莞市户籍的，一律选择 “1本县级户籍”；若为“未申报户籍”的，可暂按父母任一方或监护人户籍进 行选择。班级码:班级码可以按实际班别名称填报,可以填数字，也可以填中文.中小 学建议填01-99,高校的可按实际习惯填报.“上传相片”可将相片上传至系统，相片格式采用JPG压缩格式，图片大小 建议宽为150-300,高度200-400个像素。点击“上传相片”，出现对话框，从 相关目录中找出所需要的相片文件，

10、点击确定，相片便以学籍号命名的文件名 上传至系统中。虽然此功能可使用，但由于相片文件较大，加之学生人数多， 容量大，目前暂未提供把相片上传到网上。相片上传暂不统一要求，各地根据 实际情况自定.(2. 2)中职学生库(略)(2. 3)高中学生库(略)(2. 4)高校学生库(略)(2. 5)教工库(略)(2. 6)校舍库(略)(2. 7)场地库(略)(2. 8)校产库(未完善,暂不能使用)(2. 9)数据更正：编制公式更正：可参照提供的公式例子进行编制，以便于成批修改.字符串 用单引号弓I住.条件中的用”表示包含在之中的意思.如少先队$政治面貌, 表示少先队三个字符，包含在政治面貌字段之中.如果条

11、件列中不填写内容, 本条公式无效.有些学校,在建库过程中，使用电子表格来录入学生库及教工库, 习惯用文字,不习惯用代码，有了本功能，可以根据录入的关键字,规范化录入内 5容，以符合省的统一要求.旧版数据格式转换：导入旧版“建库系统（第一版）”及以前建立的学生库及 教工库后,有些数据项格式前后不一致，可以用本功能统一更正过来.学校代码更改:对各个库中的学校代码字段进行更改.教工库或学生库等录 入后要更改学校代码，一定要在此进行更改，在单位信息”中进行学校代码更改, 只更改单位信息库的单位代码，教工库或学生库中的代码不会自动更改过来.（3）上报和接收（3.1）压缩上报:用于将数据压缩后以压缩文件形

12、式上报（或备份）。点击进入，在单位代码框内输入所需要上报单位的代码，双击上报目录框, 出现选择目录对话框，可根据需要把数据上报到某个目录，然后点击稔定上炭, 便可以把需要上报的数据以压缩文件的形式上报至你所喜欢的目录中，同时， 右框中显示出已上报的有关信息。上报时电脑对上报数据进行审核，如果发现 有严重出错信息，将要求修改正确后才能上报。注意：若学校上报数据，需要输入完整的学校代码；若镇级上报，要求输 入前9位,县级上报要求输入前6位代码，与压缩接收时指定接收范围相对应一 致。如果在第二版本以后的单机版上上报和接收，上报前请点中“生成本地压 缩包如果打算在不同版本之间上报和接收，上报要点“生成

13、旧版压缩包二如果要把数据上传到清远市的基础库网络版上，可以分学校级、镇级、县 级、市级上报。在上报时请点中“生成本地压缩包”，再在网上导入。该系统正 在不断完善之中，现在只有如下几个功能：用户管理、数据上传、数据下载、 建库情况，查找修改，数据统计，网址：http:jck. edugd. cn （教育内网地 址：http:/10. 188. 8. 228,公网地址:http:/202. 104. 3. 193）。如果要把数据上传到省的网络平台(http:stat, edugd. cn,初始用户是学 校代码，密码“111” ),则上报前请点中“生成省网压缩包”，生成省网压缩包 可以分学校级、镇级

14、、县级、市级上报。上报前要求上报范围内的单位的区划 码要填报完整和正确，学校区划码填到镇级，上报范围内的学生数据及教工数 据审核没有严重出错信息通过。(3. 2)压缩接收:用于接收其它单位或部门压缩上报的数据。点击进入，在“双击取文件”框内进行双击，出现对话框，可以在对话框 内进行查找并选中所需接收数据的压缩文件，点击确定，再在“指定范围”框输 入上报来的单位的代码，如果上报文件没有改名，上报单位代码会在选定压缩包 后出现在此框中出现，然后点击确定接收，系统自动接收该压缩文件内的数据， 并在右框内出现接收数据的情况。本功能能够合并不同用户录入的数据。若同一单位分别使用多个用户录入 信息，只要学

15、生学籍号、教职工身份证号、建筑物编号、校产编号、场地编号 不重复，则互相合并数据时不会相互覆盖。如果重复则后来接收的将替换原来 已原在的记录.(3. 3)浏览转换:用于本系统数据与电子表格文件之间相互转换。点击进入，在指定数据表中选择要转换的数据库，框中会出现相应数据库 中数据，点击“包含内容转出”，在出现的对话框中选择放置生成电子表格文件 的目录，并输入生成的电子表格文件名称，点击确定后，数据库中的数据转化 为电子表格文件；点击不含内容转出，可将数据库结构转换成含有相应字段格 式的电子表格，但不含数据；相反，点击电子表格转入，可将某目录中的电子 表格的数据转化为相应数据库中数据。注意：“电子表格转入”时，电子表格第一行各列必须为字段名，各列顺序 可以变动，但字段名称不能更改(若字段名称更改，系统不能识别字段名，相应 数据则不能转入)，并且记录与记录之间第一列不能为空。第一列为空表示转入 结束.电子表格转入前，注意不要漏填学校码、学籍号、教工身份证、建筑物编号、 校产编号、场地编号，否则不能正确接收。有待完善的功能：本系统正在不断完善之中，有些功能还未能完善，请 见谅。(4. 1)报表生成:计划生成学校级的学年初统计报表,关生成上报压缩包，但