科技档案管理学大纲课件

1、科技档案管理学大纲课件科技档案管理 主讲 科技档案管理学大纲课件主要依据1、企业档案管理规定企业档案管理规定 （国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年7月印发）2、国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法 （国家档案（国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会局、国务院国有资产监督管理委员会20042004年年1 1月印发）月印发）3 3、科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求（DA/T28-2002)DA/T28-2002)4、国标国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（2003年4月1日实施）科技档案管理学大纲课件主要内容第一部分、科技文件管理第二部分、

2、科技档案管理科技档案管理学大纲课件第一部分、科技文件管理一、科技文件的概念、特点及类型二、科技文件编制三、科技文件整理四、科技文件归档科技档案管理学大纲课件一、科技文件的概念、特点及类型（一）科技文件的概念 根据国家标准GBT 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求（2000年实施）规定：科学技术文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。科技档案管理学大纲课件（二）科技文件的特点1、专业技术性2、成套性3、更改性4、通用性5、现实性6、多样性科技档案管理学大纲课件（三）科技文件的作用1、科技文件是指导科技、生产、建设活动的重要

3、依据。2、科技文件是继承科技知识的重要手段。3、科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具。科技档案管理学大纲课件（四）科技文件类型1、图样科技文件；2、文字科技文件；3、其它形式的科技文件（表格、卡片、记录单、验收单、实验单等）；4、非纸质载体的科技文件。科技档案管理学大纲课件二、科技文件编制（一）科技文件编号1、科技文件编号 科技文件的编号由代字和代号两部分组成，代字统一使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。2、科技文件编号与科技档案编号的区别和联系。科技档案管理学大纲课件（二）科技文件更改方法 科技文件的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式和方法，改变科技文件某些内容的一项工作

4、。科技文件材料的更改，是科技文件编制要求的组成部分，它直接影响到科技文件的准确性及其作用的发挥，是关系企事业单位生产、施工、管理的重大问题。科技档案管理学大纲课件（三）科技文件审签程序科技文件编制，需严格按照各个专业的技术政策和规定，按照各个职能部门和技术人员的技术职责及权限，严格履行审批、签字手续。审签程序：设计、描图、校对、审核、工艺审查、标准化审查、会签、审批科技档案管理学大纲课件（四）科技文件管理措施1、实行“三纳入”、“四同步”管理。2、将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围。3、档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。4

5、、档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查。 科技档案管理学大纲课件三、科技文件整理工作内容及程序：1 、科技文件的鉴别（鉴别科技文件材料完整性和准确性并划分保管期限）。2、科技文件的立卷（组织保管单位、案卷内科技文件材料的排列）。3、科技文件案卷编目（ 编页号、编制卷内目录、卷内备考表、案卷封面）4、 案卷装订。科技档案管理学大纲课件（一）科技文件鉴别1、完整性鉴别2、准确性鉴别科技档案管理学大纲课件（二）科技文件的立卷1、几个基本概念2、案卷的基本特征3、组卷原则与要求4、组卷方法5、组卷中一些具体问题的处理6、卷内文件排列科技档案管理学大纲课件（三）科技文件案卷编目1、

6、编页号2、填写卷内目录3、填写卷内备考表4、编制案卷封面科技档案管理学大纲课件（四）案卷装订的要求1、案卷可采用装订和不装订两种方式。一般文字材料要装订，图纸不装订。2、永久、长期案卷装订前必须去掉金属物。3、案卷不装订时其科技文件文件材料要按照卷内目录的排列顺序排列有序；4、采用不装订的案卷，要在每份文件首页的右上角加“档号章”。5、案卷采用线绳左侧三孔装订，右侧和下边必须取齐，结头在背后。装订要结实、整齐、美观。不掉页，不倒页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。 科技档案管理学大纲课件四、科技文件归档 科技档案归档是科技文件工作的最后一项工作，也是科技文件转化为科技档案的关口。科技文件

7、归档以归档制度为基本依据。归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续。科技档案管理学大纲课件（一）归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见国有企业文件材料归档范围）。 科技档案管理学大纲课件（二）归档时间1、基建档案 基建项目文件材料在其项目竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 2、设备档案：外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 科技档案管理学大纲课件3、科研档案坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。在一项科研课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员

8、将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。组卷后及时向档案室归档。复杂的（或跨度时间长的）科研课题，可当项目的子项结束后，即可进行归档。科技档案管理学大纲课件4、电子文件:逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 5、 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。6、其它需及时归档材料：变更、修改、补充的文件材料； 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 企业产权变动过程中形成的文件材料； 其他临时活动中形成的文件材料。 科技档案管理学大纲课件（三）归档要求1、 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其

9、有机联系，并符合有关标准、规范要求。 2、 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 文件材料归档后不得更改。 3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 科技档案管理学大纲课件4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存

10、与承担任务相关的正本文件。 有合同、协议规定的，按其要求执行。 （四）归档手续 科技档案管理学大纲课件第二部分 科技档案管理一、科技档案概念和种类二、科技档案收集工作三、科技档案整理工作四、科技档案的鉴定工作科技档案管理学大纲课件一、科技档案概念和种类（一）科技档案概念 根据国家标准GBT 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求（2000年实施）规定，科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案管理学大纲课件（二）科技档案的基本种类及内容构成 总体上，按科技档案的产生领域和内容

11、性质来划分，科技档案可分为五个种类：1、生产技术档案 生产技术档案是人们从事物质生产活动（工业生产、农业生产）所形成的档案。（ 1）工业生产技术档案 (2)农业生产技术档案科技档案管理学大纲课件2、基本建设档案基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形风的文字材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料。科技档案管理学大纲课件3、设备仪器档案设备仪器档案是指记述各单位作为固定资产的机器设备和

12、仪器、仪表等设备在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料。科技档案管理学大纲课件4、科学技术研究档案科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声相等各种形式载体的文件材料。其基本特点是以课题成套，一个科研课题的档案材料是一个有机联系的整体。 科技档案管理学大纲课件5、专门性科技档案指某些专门性科技部门或人员在自然观测等活动中形成的专门档案。主要有：地质档案、测绘档案、水文档案、气象档案、天文档案、地震档案、环境保护档案、医疗卫生档案。 科技档案管理学大纲课件二、科技档案工作的

13、内容（一）科技档案形成管理 主要指对科技文件材料转化为科技档案的管理，包括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作和科技档案收集工作。 科技档案收集，就是按照有关规定，接收和征集科技档案，把分散形成的科技档案分别集中到档案室 科技档案管理学大纲课件（二）科技档案实体管理 是指对科技档案所进行的各项业务建设，包括科技档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。 1、整理：就是把收集来的科技档案，按照它们的形成规律和特点，进行科学的分类、排列和编目，把相对零乱的科技档案材料组合成为有机整体。 科技档案管理学大纲课件2、鉴定：就是对科技档案价值的鉴定和质量的鉴别。价值的鉴定就是根据科技档案价值的

14、大小确定保管期限，把没有保存价值的科技档案，经过一定的审查和批准手续于销毁。质量鉴别，就是对科技档案的质量状况进行鉴别和核查。科技档案管理学大纲课件3、保管：采取各种方法和措施，安全保护和科学管理科技档案，尽量长寿命。 4、统计：对科技档案和科技档案管理进行数量的统计和分析。（三）科技档案信息资源开发利用是指对科技档案中存储的科技信息进行发掘和提供服务的工作，包括科技档案的检索、编研和提供服务科技档案管理学大纲课件1、检索：就是通过对科技档案信息的存贮，建立科技档案的检索体系，以便准确、及时地查找科技档案信息。 2、编研：对指对科技档案信息进行加工，编篡各种编研成果，为利用者提供集中和系统的信

15、息材料。 3、提供服务：就是采取各种方式，提供优质服务及时满足社会各方面对科技档案信息的需求。科技档案管理学大纲课件三、科技档案的收集工作 （一）科技档案收集工作要求1、要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；2、要遵循科技档案的形成规律；3、要保证科技档案的完整、准确。科技档案管理学大纲课件(二)基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施1、按照归档制度的规定接收科技文件材料归档。科技业务部门在一项科技活动结束或告一段落后，应按照科技程序和归档制度的有关规定，对科技文件进行科学筛选和系统整理，并向档案部门归档。档案部门要对归档的材料进行认真清点，核实无误，再办理交接手续。 科技档案管理学大纲

16、课件2、纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法。3、确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。4、抓住重要环节和关键阶段进行收集。科技档案管理学大纲课件四、科技档案的整理(一)科技档案整理工作的内容与原则1、内容：档案部门对收集来的科技档案，按照形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。2、原则：遵循科技档案的自然形成规律，保证科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。科技档案管理学大纲课件(二)科技档案的分类1、科技档案分类的基本要求 档案分类应具有合理性（即分类体系的构成必须有严密的逻辑性）、客观性（最大限度地保持

17、全宗内文件之间的历史联系）、可包容性（全宗内档案都能在分类方案的类目体系中找到自己应有的位置）、实用性（便于档案管理和查找利用）、稳定性（分类方案要保持长期的相对稳定）。 科技档案管理学大纲课件 根据国家档案局印发的工业企业档案分类试行规则（1992年）,工业企业档案分类方法为：企业全部档案根据数量多少分为若干级别，每一级设若干类目。一般设十个一级类目，其中科技档案有四大类，即：产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类。各级类目代号统一采用阿拉伯数字，每一级类目之间用间隔号“.”隔开。一级类目采用“十进位”编号制标识。（即：5、6、7、8）科技档案管理学大纲课件二级类目要在已确定的一级类

18、目范围内，按规则提出的基本二级类目，由企业结合实际情况具体决定。二级类目统一用“十进位”编号制，各类类号统一用0至9标识。二级以下类目的设置由企业结合实际情况自行决定。二级以下各级类目统一采用“双位制”编号标识，如11、12、13等。案卷号用阿拉伯数字标识。科技档案管理学大纲课件2、科技档案分类方案的编制 档案分类方案的结构档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。（1）编制说明编制说明是分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。科技档案管理学大纲课件（2）分类表分类表是分类方案的主体部分，该表是将一个立档单位各职能活动中所形成

19、的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来。分类表有三种形式：分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。科技档案管理学大纲课件（3）使用说明说明档号标识和案卷排列方法。科技档案管理学大纲课件3、科技档案二级类目及以下类目的分类方法（1）工程项目分类法，适用于对基本建设档案进行分类。（2）型号分类法，适用于对产品档案和设备档案进行分类。（3）课题分类法，适用于对科研档案进行分类。（4）专业分类法，适用于对对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案进行分类。科技档案管理学大纲课件4、基本建设项目档案分类法按工程性质分（ 1、总体、综合，2、生产性建筑，3、辅助生产建筑，4、公用设施工程）-按单项工程分-按内容分（1、综合文件，2、决算和审计文件，3、监理文件，4、施工文件）科技档案管理学大纲课件（三）科技档案案卷的排列分类排列，按分类号排列。以大类为主，大类下按小类排列。科技档案管理学大纲课件（四）科技档案号的编制1、档号结构：全宗号、分类号、案卷流水号。2、档号编制原则：（1）唯一性原则（不同编号对象应赋予不同代码）；（2）合理性原则（档号结构必须与档案的整理分类体系相适应）；（3）稳定性原则（不随意改变）；（4）扩充性原则（应留有适当的递增容量）；（5）简单性原则（简明、易识）科技档案管理学大纲课件（五）科技档案检索工具的编制1、总目录：是以保管单位