access计算机二级教程报表PPT教学课件

1、第第9 9章章 报表报表 9.1 概述概述 9.1.1 报表的功能报表的功能 报表的是数据库中数据通过屏幕显示或打印输出的特有形式。报表的作用是用于数据的输出。 9.1.2 报表的视图报表的视图 Access的报表操作提供了3 3种视图：设计视图：用于创建和编辑报表的结构；打印预览：用于查看报表的页面数据输出形态；版面预览：用于查看报表的版面设置。第1页/共24页第第9 9章章 报表报表9.1.3 报表的结构报表的结构报表通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体7部分组成，这些部分称为报表的“节”，每个“节”都有其特定的功能。报表各节的分布如图所示：报表选择器第2页/共24页9

2、.1.4 报表的类型报表的类型报表主要分为报表主要分为4种类型：种类型：纵栏式报表纵栏式报表(窗体报表窗体报表)表格式报表表格式报表图表报表图表报表标签报表标签报表第3页/共24页9.2 创建报表创建报表9.2.1 使用自动报表创建报表使用自动报表创建报表 操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。 （3）选择创建报表所需的数据源，再选择“自动创建报表：纵栏式”，系统将自动创建一个纵栏式的报表。若选择“自动创建报表：表格式”。系统将自动创建一个表格式的报表。 （4）保存报表，结束报表的创建。第4页/共24页9.2.2 使用使用“报表

3、向导报表向导”创建报表创建报表 操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。 （3）选择创建报表所需的数据源，再选择“报表向导”，进入“报表向导”窗口。 （4）确定“报表”所需的字段，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。 （5）选择报表的分组级别，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。 第5页/共24页（6）选择报表中数据的排列顺序，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。（7）选择创建报表的布局方式，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下一窗口。（8）选择创建报表的样式，再按“下一步”按钮，进入“报表向导”下

4、一窗口。（9）输入“报表”标题，再按“完成”按钮，保存并预览报表，结束报表的创建。第6页/共24页9.2.3 使用使用“图表向导图表向导”创建图表报创建图表报表表 创建图表报表，其操作步骤如下： （1）打开数据库。 （2）在“数据库”窗口，选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮。 （3）在“新建报表”窗口，选择数据来源，再选择“图表向导”，再按“确定”按钮。 （4）在“图表向导”窗口，选择并定义图表所需的数据字段、图表类型、图表的布局方式、图表的标题等参数。 （5）保存并预览报表，结束图表报表的创建。第7页/共24页实例1：学生选课成绩查询第8页/共24页9.2.4 使用使用“标签向导标签向导

5、”创建标签报创建标签报表表p创建标签报表，其操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）在“数据库”窗口，选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮。（3）在“新建报表”窗口，选择数据来源，再选择“标签向导”，再按“确定”按钮。（4）在“标签向导”窗口，选择并定义图表所需的数据字段、标签类型、标签的布局方式、标签的标题等参数。第9页/共24页实例2：教师信息表标签第10页/共24页9.2.5 使用使用“设计视图设计视图”创建报表创建报表p操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“查询”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建查询”窗口。（3）选择“设计视图”，进入“选择查询”窗口。（4）设计查询，保存查

6、询（学生基本情况表），返回“数据库”窗口。（5）选择“报表”为操作对象，按“新建”按钮，进入“新建报表”窗口。（6）选择“设计视图”，进入“报表”窗口。（7）选择创建报表所需的数据来源（学生基本情况表），确定“报表”所需的字段，再利用工具箱中的工具按钮，向报表中添加所需的控件。（8）保存并预览报表，结束报表的创建。第11页/共24页9.3 编辑报表编辑报表9.3.1 设计报表格式设计报表格式(1)(1)在“设计视图”中打开报表；(2)(2)再选择要更改格式的对象，可以是整个报表，也可以是某个节或控件；(3)(3)选择“格式”“自动套用格式”命令，或单击工具栏上的“自动套用格式”按钮，弹出“自动

7、套用格式”对话框；(4)(4)再报表自动套用格式中选择一种需套用到格式( (单击“选项”，可以指定字体、颜色等) )(5)(5)也单击“自定义”按钮，可以自定义一种套用格式。第12页/共24页9.3.2 修饰报表 添加背景图案添加当前日期和时间 文本框中控件来源属性为日期或时间的计算表达式，即: =Date() 或Time()添加页码 文本框中控件来源属性为页码的计算表达式: 如果打印总页码表达式：=“共”&Pages&“页”添加分页符第13页/共24页9.3.3 创建多列报表 创建多列报表的操作步骤如下：(1) (1) 在“设计视图”中打开报表；(2) (2) 选择“文件”“页面设置”命令，

8、打开“页面设置”对话框；(3) (3) 在“页面设置”对话框中，选择相应的 “列”中的“列数”。 第14页/共24页9.4 报表的高级应用报表的高级应用p 9.4.1 报表的排序和分组1. 报表的排序2. 报表的分组第15页/共24页 操作步骤如下：（1）打开数据库。（2）选择“报表”为操作对象，打开报表（教师信息表），进入“报表”窗口。（3）选择“视图”菜单，再选择“排序与分组”命令，打开“排序与分组”窗口。（4）选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置组页眉为“是”，再指定记录排序字段。（5）关闭“排序与分组”窗口，返回到“报表”窗口，可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页眉。（6）

9、打开“文件”菜单，选择“另存为”命令，保存报表。（7）预览报表，结束对报表进行的排序与分组的操作。第16页/共24页9.4.2 使用计算控件 1. 报表添加计算控件 2. 报表统计计算第17页/共24页1. 报表添加计算控件：n 计算控件的“控件来源”属性是以“=”为开头的计算表达式，利用计算表达式：比如 =Year（Date（）-Year（出生日期） 得到计算结果并输出显示。n 文本框是最常用的计算控件。第18页/共24页2. 报表统计计算：n 在主体节内添加计算控件。n 在组页眉/页脚区内或报表页眉/页脚区内添加计算字段。利用Access提供的内置函数： 比如：Count函数完成计数； Sum函数完成求和； Avg函数完成求平均。第19页/共24页实例3：学生基本情况表分组和计算年龄第20页/共24页9.4.3 创建子报表实现主报表和子报表同步，必须满足： 主报表和子报表的数据源必须先建立一对一或一对多的关系； 主报表的数据源是基于带有主关键字的表，而子报表的数据源则是基于带有与主关键字同名具有相同数据类