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1、第3章创建和使用表 表是数据库中最基本的对象，是数据库中所有数据的载体。应在创建任何其他数据库对象之前先创建数据库表。本章主要介绍3种创建表的方法，包括输入数据创建、使用模板和设计视图创建。此外，还介绍了编辑数据表、设置字段多不中属性的步骤。返回第1页/共67页3.1创建表 案例一 创建课程管理数据库 在这个案例中，将重点讲述使用Access 2010制作数据库、表、表间关系的基本操作，同时还将讲述与其相关的知识点和操作技能，使用户能使用Access2010建立实际数据库表。 一、案例说明 图3.1和图3.2是制作好的学生、图书借阅表，图3.3是数据库表关系图。其建立数据库的方法参照图2.24

2、所示，选择空白数据库，在右窗格中添加数据库文件名“library ”，单击“创建”选项卡，单击“表设计”按钮，通过添加“字段名称”和“数据类型”，建立表结构，保存退出后再双击导航窗格的文件名添加数据。下一页返回第2页/共67页3.1创建表 按此方法建立学生基本情况表(student、图书借阅表(tborrow)和图书信息表(tBook) 3个表，其中图书信息表C tBook)见第1章图1.10所示。单击“数据库上具”选项卡，选择“关系”，添加3个表，分别建立主键，并拖动student表“学号”主键到tborrow表的“学号”外键建立表间关系，拖动tBook表“图书编号”主键到tborrow表的

3、“图书编号”外键建立表间关系。其建立的详细过程见本章3.2.10小节。同理，再对建立的学生成绩表(tscore)、课程表(tcourse)和教师表(teacher)建立一对多和多对多的关系，其中tscore, tcourse和teacher表数据见本章3.2.10的第三小节。 二、知识点分析 (1)建立数据库表，添加字段名并设置字段数据类型。上一页 下一页返回第3页/共67页3.1创建表 (2)选择数据格式。 (3)改变字段大小。 (4)设置主键、输入掩码。 (5)设置有效性规则和有效性文本。 (6)添加表记录数据。 (7)设定表的索引。 (8)字段的其他属性。 (9)建立表间关系。 (10)

4、向OLE对象类型的字段输入数据。 (11)建立表的多种方法。上一页 下一页返回第4页/共67页3.1创建表 3.1.1输入数据创建表 一、字段说明 字段的名称必须能直接、清楚地反映信息内容。一般字段名称要具有代表性，且精炼字数不要太多，Access 2010对字段的命名有以下规定(也适用于控件和对象的命名): (1)长度不能超过64个西文字符(或32个汉字)。 (2)不能包含句号“。”、感叹号“!”、重音符号“”，和方括号“ ”，可以包含字母、数字、空格及其他特殊的字符的任意组合。 (3)不能以空格开头。 (4)不能包含控制字符(从031的ASCII值)。 (5)字段名称和Access中已有的

5、属性和其他元素的名称不要相同。上一页 下一页返回第5页/共67页3.1创建表 二、创建表 输入数据创建表是指在空白数据表中添加字段和数据，此种方法无须提前定义字段即可创建表及开始使用表。该方法仅需要在开始出现的新数据表中输入数据即可。Access 2010会自动确定适合每个字段的最佳数据类型，单击“单击以添加”填写新字段即可开始输入。如果需要更改新字段或现有字段的数据类型或显示格式，可以使用功能区上“字段”选项卡命令或右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令进行更改。数据源可以将Microsoft Excel表中的数据粘贴到新的数据表中，Access 2010会自动创建所有字段并识别数

6、据类型。若利用输入数据创建表的方法，能根据输入的记录自动指定字段类型。创建的方法和步骤如下: 上一页 下一页返回第6页/共67页3.1创建表 (1)单击“创建”选项卡，再单击“表”或单击上具栏图标按钮 ，Access在创建表的同时将光标置于“添加新字段”列中的第一个空单元格，单击“添加新字段”，可打开下拉列表框，从中选择字段类型，如图3.4所示。 (2)也可在“添加和删除”组中，单击“其他字段”或单击上具栏中的 图标按钮，Access将显示“字段模板”窗格，其中包含常用字段类型列表。双击其中一个字段类型就将其属性设置为相应值，且光标自动移动到下一个字段，字段名自动按照“字段1“字段2”命名。

7、(3)按照此方法，在“字段1“字段2中右键单击，并在弹出的快捷菜单中选择“重命名字段”命令或双击，修改相应的字段名，可建立表结构，如图3.5所示。上一页 下一页返回第7页/共67页3.1创建表 (4)若要添加数据，在第一个空单元格中开始输入数据，或粘贴来自另一个数据源的数据，其结果如图3.6所示。 (5)若要修改字段属性，可右键单击导航窗格的“表1”文件名，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，若修改表名则选择“重命名”命令。 (6)若要移动列，单击对应的列标题选择该列，然后将该列拖至所需的位置; 也可以选择多个相邻的列，然后将这些列一起拖动到新位置。 要点提示 一般每个字段会指定有意义的名

8、称，以中文或英文命名，以便当在“字段列表”窗格中看见该字段时就能够知道它的内容和意义。保存表时，会要求创建一个主健，如果没有指定主健，系统用来唯一标识一个ID号作为表中的主健。上一页 下一页返回第8页/共67页3.1创建表 3.1.2使用模板创建表 使用模板创建表是一种快速创建表的方式，由于Access 2010在模板中内置了一些常见的示例表，这些表中不仅包含了相关主题的字段名，且包含了输出窗体和多个报表，用户可以根据需要在数据表中添加、修改和删除字段。其步骤如下: (1)打开Access 2010的样本模板，从列表中选择一个所需的模板双击，在右侧窗格中选择存储路径，输入数据库文件名，见第2章

9、图2.24所示。 (2)此时相对数据库名的表、报表、窗体、查询结构已经建立，若选择“学生”樟板，便自动生成“学生”表和“陈护人”表，界面如图3.7所示。上一页 下一页返回第9页/共67页3.1创建表 (3)若要添加数据，在第一个空单元格中开始输入或粘贴来自另一个数据源的数据即可。添加数据库内容后的结果如图3.8所示。 (4)若删除列可右键单击列标题，然后在弹出的快捷菜单中“删除列”命令或单击上具栏中的 图标。若要修改“字段名称”“数据类型”和“长度”等字段属性，在导航栏中选中该表并右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，从打开的设计视图界面进行修改即可，如图3.9所示。 (5)保存表

10、。单击“Office”按钮，然后单击“保存”按钮或按Ctrl+S组合键。上一页 下一页返回第10页/共67页3.1创建表 3.1.3使用表设计器创建表 表的设计视图是表设计器的主要上具，使用设计视图创建表是Access中最常用的方法之一。在设计视图中，用户可以为字段设置不同属性。数据表中每个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。它以设计器提供的设计视图为界面，引导用户通过人机交互来完成对表的定义。利用模板创建的数据表在修改时也需要使用表设计器，如图3.9所示。在设计视图中，首先创建新表的结构。然后切换至数据表视图以输入数据，或者使用其他方法(如粘贴或导入)输入数据。下面以案例的形式详细地

11、讲述添加字段、设置字段属性的方法及如何在设计视图中修改数据表。上一页 下一页返回第11页/共67页3.1创建表 (1)单击“创建”选项卡，再单击“表”，选择“表设计”或单击上具栏中的图标 。 (2)对于表中的每个字段，在“字段名称”列表中输入名称，然后从“数据类型”列表中选择数据类型、字段大小、格式、输入掩码、添加索引等，如图3.10所示。 (3)添加完所有字段之后，保存该表，单击“文件”菜单，然后单击“保存” 按钮或按Ctrl+S组合键。 (4)若要添加、删除、修改字段，可随时切换到设计视图，在导航窗格中右键单击该表，然后在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令或单击上具栏中的 图标，则打开如

12、图3.10所示的设计视图界面。上一页返回第12页/共67页3.2设置字段属性 字段的属性是指字段数据的类型、大小、外观和其他一些能够说明字段所表示的信息描述。Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要。 用户也可以改变默认设置或自行设置。常用的属性有数据类型、字段大小、字段格式、输入掩码、默认值和有效性规则等。 3.2.1字段数据类型 数据表中的每一列称为一个字段，字段名称用于标识每个字段唯一的名字。如“学生基本情况登记表”表中的学号、姓名、性别、出生年月等。字段名称的长短要适当，太短不足以标识一个字段，太长不但难记忆，且也不易被引用。返回下一页第13页/共67页3.2设置

13、字段属性 在设计数据表时必须根据字段内容选择相应的数据类型。Access为字段提供了12种数据类型。当建立好数据库后将自动打开表结构设计窗口，单击功能区中“创建”选项卡的“表设计器”，即可打开对话框输入字段名并选择数据类型，如图3.11所示。 其中，数据类型的设置依据如表3.1所示。 其中，不同的数据类型有不同的属性，字段大小是设置存储字段中文本的最大长度或数值的取值范围。文本类型的字段宽度可以定义在1 1255 B范围内，默认值是255 B。对于文本类型的宽度，定义得宽一些并不会浪费磁盘空间，因为Access系统以实际输入的字符个数来决定所需要的磁盘空间;上一页 下一页返回第14页/共67页

14、3.2设置字段属性 数字类型的字段宽度包括小数位和小数点位，在列表中共列出了6种可以选择的字段大小:字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID，默认值是长整型，如表3.2所示。 3.2.2设置字段格式 Access 2010字段格式属性用于自定义文本、数字、是/否类型和口期/时间类型字段的输出(显示或打印)格式。它依据使用的数据类型不同而有所不同，只影响数据的显示形式而不影响保存在数据表中的数据。各种数据类型的格式设置取值如表3.3所示。上一页 下一页返回第15页/共67页3.2设置字段属性 3.2.3设置常用字段属性 使用设计视图修改表是Access中最常用的方法，在设计视图中，用

15、户可以修改字段设置属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型、大小和格式。常用设置如表3.4所示。 3.2.4输入掩码 一、输入掩码的方法 输入掩码是用于设置字段(在表和查询中)、文本框及组合框(在窗体中) 中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制，输入掩码可以由用来分隔输入空格的原义字符(如空格、点、点画线和括号)组成。上一页 下一页返回第16页/共67页3.2设置字段属性 在创建输入掩码时，可以使用特殊字符来要求某些必须输入的数据(电话号码的区号、电话分机号码)，而其他数据则是可选的，如年龄段的上限及下限设置等。这些字符指定了在输入掩码中必须输入的

16、数据类型和位数，如“(#)#一#”。使用“输入掩码”属性，可控制用户在文本框类型控件中的输入值，如图3.12所示。 其中，输入掩码的方法可以是利用向导输入掩码或手上设置。利用向导在“设计视图”中打开表，选中需要定义输入掩码的字段。在“常规”选项卡的下方，单击与“输入掩码”属性框相邻的按钮。启动输入掩码向导后，用户可以选择掩码的类型。最后单击“完成”按钮即可完成输入掩码的设置。但该方法只能够处理“文本”或“口期/时间”字段类型。使用手上设置输入掩码要求直接在字段的“输入掩码”属性输入框中输入定义式。上一页 下一页返回第17页/共67页3.2设置字段属性 输入掩码的定义最多可以包含3个字节，各个字

17、节之间使用分号分隔。例如(999) 000-0000 ! ; 0 ;“.”。图3.12所示的设置方法如图3.13所示。 二、输入掩码的说明 (1) 0表示数字(09，必须输入，不允许有加号+与减号。 (2) 9表示数字或空格(非必须输入，不允许有加写一和减号)。 (3) #表示数字或空格(非必须输入;在“编辑”模式下空格显示为空白，但是在保存数据时空白将删除;允许有加号和减写一)。 (4) L表示字母(AZ，必须输入)。 (5) ?表示字母(AZ，可选输入)。 (6) A表示字母或数字(必须输入)。 上一页 下一页返回第18页/共67页3.2设置字段属性 (7) a表示字母或数字(可选输入)。

18、 (8) &表示任一字符或空格(必须输入)。 (9) C表示任一字符或空格(可选输入)。 (10) !表示使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号。 (11) 表示使接下来的字符以字面字符显示(如A只显示为A)。 知识拓展 将掩码属性设置为“密码”，可创建密码输入控件。在该控件中输入的任何符都将以原字符保存，但显示为星号“*”。在窗体的密码文本框中使用该方法设置的步骤见第5章5.3.1中的三。上一页 下一页返回第19页/共67页3.2设置字段属性 3.2.5输入默认值 用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值。如果

19、表中记录的某字段值大部分相同，即可为该字段设置一个默认值，可大大简化输入。添加新记录时可接受默认值，也可输入新值覆盖它。例如，学生基本情况表的入学口期、专业等字段同年级的值是相同的，可在入学口期默认值中输入“#2010/09/01#，在专业默认值中输入“自动化”即可。 3.2.6设置有效性规则 字段有效性规则用来检查输入字段的值是否符合要求，控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性规则，Access将显示一个警告框说明输入项目的错误内容。上一页 下一页返回第20页/共67页3.2设置字段属性 大多数情况下，需要在表的设计视图“有效性规则”中设置字段的属性，并定义数据验证和限

20、制，以防止输入错误。例如，在学生成绩表score的“成绩”字段设置有效性规则为0100分，若误输入分数不在这个范围内时，则无法存储数据，如图3.14所示。上一页 下一页返回第21页/共67页3.2设置字段属性 3.2.7添加表达式和函数 表达式是连接运算符的式子，也是各种数据、运算符、函数、控件和属性的任意组合，其运算结果为单个确定类型的值。表达式具有计算、判断和数据类型转换等作用。在筛选条件、有效性规则、查询及测试数据时，都要用到表达式。例如，查询姓“张”的学生，在姓名下面输入表达式为“Like”张*”或“Like”张%”即可。 函数与其他高级编程语言一样，Access 2010也支持使用函

21、数。函数由事先定义好的一系列确定功能的语句组成，用于实现特定的功能并返回一个值。也可以将一些用于实现特殊计算的表达式抽象出来组成自定义函数。调用时，只需输入相应的参数即可实现相应的功能。上一页 下一页返回第22页/共67页3.2设置字段属性 Access 2010系统本身内置了表达式生成器，当在表设计视图中添加“默认值”“有效性规则”等属性时，单击右侧的“”按钮，可自动打开“表达式生成器”对话框，如图3.15所示。 表达式生成器具有智能感知功能，因此可以在输入时看到需要的选项。它还在“表达式生成器”对话框中显示有关当前选择的表达式值的帮助。例如，如果选择Trim函数，“表达式生成器”对话框列表

22、框中会显示“Trim C string)返回一个字符串类型变量，该变量包含不带先导空格和尾随空格的指定字符串的副本”。此外，对于计算字段，可以创建显示计算结果的字段，计算时若需要引用同一表中的其他字段，可以使用表达式生成器来创建计算。上一页 下一页返回第23页/共67页3.2设置字段属性 3.2.8向OLE对象类型的字段输入数据 例如，为student表中的“照片”字段插入图片的步骤如下: (1)双击导航窗格的student表，在照片字段中右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“插入对象”命令，在打开的对话框中选中位图“Bitmap Image”选项，如图3.16所示。 (2)在自动打开的画图板对话

23、框中单击“粘贴”下的“粘贴来源”，选择图片即可，如图3.17所示。 3.2.9设置表的索引 建立索引的目的是快速查询，该操作就是要指定一个或多个字段，以便按一个或多个字段数据值来检索、排序。上一页 下一页返回第24页/共67页3.2设置字段属性 即:当为某一字段建立了索引，不但加快了查找速度，还加速排序及分组操作。用于索引的字段，通常用于经常搜索、排序数据记录，如数字、英文单词和中文(不常用)。当使用多个字段组合索引时，最多不超过10个字段。在Access中，表的主关键字将自动设置索引，而对备注、超链接、OLE对象等数据类型的字段则不能设置索引。索引属性可提供3项取值: (1)“无”，表示本字

24、段无索引。 (2)“有(有重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复。 (3)“有(无重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。上一页 下一页返回第25页/共67页3.2设置字段属性 要点提示 并不是将所有字段都建立索引，搜索的速度就会达到最快。这是因为索引建立得越多，占用的内存空间就会越大，这样会减慢添加、删除和更新记录的速度。 3.2.10字段的其他属性 一、查阅向导 “查阅”选项卡中只有一个“显示控件”属性，它只对文本、数字和是/否类型的字段有效。此属性为文本和数字类型字段提供了3个预定义值:文本框(默认值)、列表框和组合框;为是/否类型的字段也提供了3个预定义值

25、:复选框(默认值)、文本框和组合框。对于文本和数字类型字段的列表框、组合框及是/否类型的组合框，是用于与其他表(或查询)结合向此字段输入数据的。上一页 下一页返回第26页/共67页3.2设置字段属性 例如，“性别”字段中选项，通过在“查阅”选项卡中设置为组合框;“行来源类型”选择“值列表”;在“行来源”框中输入选择值，保存即可。例如，在student表中添加“性别”数据时，通过下拉列表框即可选定输入值，如图3.18所示。 二、主键字段的设置 主键是数据库表中用来标志唯一实体的元素，即主键用以保证表中每个记录互不相同，一个表只能有一个主键，主键可以是一个字段，也可以由若干个字段组合而成。例如，学

26、生基本情况表中“学号”就可以作为主键，而年龄和性别都不能唯一确定成员，所以不能作为主键。作为主键的字段要具备以下条件: (1)字段中的每一个值都必须是唯一的(即不能重复)。上一页 下一页返回第27页/共67页3.2设置字段属性 (2)主键不能为空。 建立主键的方法是在表设计器中选中字段并右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，当出现钥匙图标时，表明主键建立成功。也可以在选中字段后，单击上具栏中的钥匙图标，如图3.19所示。删除主键是选中该主键字段并右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令即可删除。 要点提示 在表中可能有多个字段都具有不可重复的特性，通常应尽可能挑选占用空间 较小的字

27、段作为主健，以提高查找、排序时的效率。若要选择一个字段，单击所需字段即可。若要选择多个字段，按住Ctrl健，然后单击其他字段。 三、建立关系 按照上述建立表方法，建立的学生成绩表(tscore)、课程表(tcourse)和教 师表(teacher)如表3.5,表3.6和表3.7所示。上一页 下一页返回第28页/共67页3.2设置字段属性 数据库中的表存在表间关系，关系一般分为3种:一对一、一对多、多对多。建立表间关系是为了连接两个或多个表时，一次能查找到多个相关数据。即在表间建立表关系，可以确保Access将某一表中的改动反映到相互关联的表中，建立表关系不仅减少了数据冗余，同时也保证了数据的完

28、整性和正确性。表间关系由公共属性实现，即“一”表的主键在“多”表中作为外键。上一页 下一页返回第29页/共67页3.2设置字段属性 案例一中的学生基本情况表(student)与课程表(tcourse)就是“多对多”关系，它们通过与成绩表tscore的两个“一对多”建立成多对多的关系。 建立关系的方法是，单击“数据库上具”菜单，选择关系按钮 ,将需要建立关系的表添加到对话框的空白处，此时还需要建立参照完整性规则，它是一种系统规则，Access 2010用它来确保关系表中的记录是否有效，并且确保用户不会在无意间删除或改变重要的相关数据。 四、建立完整性规则 关系型数据库提供了3类完整性规则:实体完

29、整性规则、参照完整性规则、用户自定义完整性规则。在这3类完整性规则中，实体完整性规则和参照完整性规则是关系模型必须满足的完整性约束条件，称为关系完整性规则。上一页 下一页返回第30页/共67页3.2设置字段属性 1.实体完整性规则 实体完整性规则是指关系的主属性(主键、主码)不能为空值且具有唯一性。相应的关系模型中以主键作为唯一性标识，主键一定是存在的实体。 2.参照完整性规则 如果关系R1的外键和关系R:的主键相符，那么外键的仃个值必须在关系R:中主键值中可以找到，不能为空值。即:两个有关联的数据表中，一个数据表的外键(Foreign Key)一定在另一个数据表中的主键(Primary Ke

30、y)中有对应数据。 3.自定义完整性规则 自定义完整性规则即用户根据实际数据库的约束条件，由环境所决定、反映某一具体应用所涉及的数据条件。上一页 下一页返回第31页/共67页3.2设置字段属性 例如，某单位把中年人的年龄定义为3545岁，退休年龄是60岁等。根据需求的实际情况完成用户自定义的完整性规则。在Access 2010中，参照完整性规则的意义如表3.8所示。 因此，当建立了表和主键后，利用鼠标将“一”表中主键字段拖动到“多” 表中外键字段即可，系统会自动弹出“编辑关系”对话框。例如，将student表的主键“学号”字段拖动到score表“学号”的外键字段时，将出现如图3.20所示的对话框。 此时，将“实施参照完整性” “级联更新相关字段”和“级联删除相关记录” 3个复选框全部选中，单击“创建”按钮，则看到案例一中图3.3所示的关系图。上一页 下一页返回第32页/共67页3.2设置字段属性 本章小结 本章重点讲述了数据库表、关系的建立，包括建立表的数据类