如何组织一次成功的会议

1、.如何组织一次成功的会议1、会前准备首先： 对参会者的安排，提前联系参会者，确认参会者的名单，制作一个表格，写清参会者的单位、参加人数、姓名、联系方式、前来参会的交通方式、是否吃饭住宿等，开会前再确认一遍，需要派车接待的提前安排车辆，需要住宿的提前安排住宿，需要吃饭的提前订餐。其次： 对会场的布置安排，确定参加人数后，根据会议的级别，确定会议场所的大小和级别，准备好投影仪、话筒、茶水、水果点心、会议议程（写明会议的开会日期、开会的时间、开始时间、结束时间、会议的主题）、与会的相关资料、在会议室的前一两排，安排好要发言的有关领导以及其它重要领导的座次，并把写好其名字的座位牌放好。2、会议的进行2

2、.1、遵守时间l 准时开会，告诉参会者开会的目的和意义。l 摆放一个闹钟在显眼的位置，时间定到会议结束前10分钟响，以便主持人有时间提前做总结。l 发言者要有时间限制l 准时结束会议，如果进展顺利，可以提前结束。2.2、会议的开始l 会议开始之前，介绍与会者（相互不认识）l 说明会议规则 今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。l 介绍会议的议程l 指定会议的记录员2.3主持控制会议 l 收集信息，鼓励发言 明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。l 中断冗长的发言，表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问

3、。l 还有一种就是处理与会者之间的争论，会议主持者应该表明立场。l 打断讨论，征求沉默者的意见，这也是控制会议的一种诀窍。 l 维持会场次序 3、会议的结束3.1、会议总结会议结束时，主持人要对这次会议进行总结，取得了什么样的结果，明确下一步怎么做，何时做，何时完成。3.2、会议记录 每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关4、总结会议是沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的，才是一个成功的会议。首先决定会议是

4、不是有必要开。如果有必要，就要进行会议的准备，包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议，要求遵守时间，会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结，同时有效的会议还要有符合标准的会议记录。2006-11-24 22:19:59|分类：专业知识|字号订阅开会的学问 如何组织好一场会议小A是刚毕业不久的年轻大学生，进入公司之后，他所处理的很大一部分工作是会议组织事务，可这也成为他最大的一个烦恼。由于公司领导众多，会议也多，时间和场地总是会出现冲突，再加上没有会议主持人进行管理，总是产生议程混乱，议而不决，冗长低效的情况。领导不止一次地批评了小A，小A也很委屈，学校里的会

5、哪有这么麻烦，随便拉到一个教室，两三句话就讲完了，哪里还能考虑到这么多问题。忧心忡忡的小A来到了李教授的办公室，就他所遇到的问题进行请教。【解疑】小A(以下简称A):李教授，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？李教授(以下简称李)：呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。你所遇到的，其实是我们所说的商务礼仪的问题。A:商务礼仪是什么概念？李：商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，它是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。它的核心作用是为了体现人与人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要

6、求。仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。A:那么李教授，从商务礼仪的角度来看，怎样才能组织好一场会议呢？李：首先你要对会议的性质有所了解。按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。A：每次开会前我总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。李：年轻人毛躁点可以理解。从商务礼仪的角度，我们将会议分成会议前、会议中、会议后。在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方

7、面：WHEN-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。WHERE-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。WHO-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。WHAT-会议的议题，就是要讨论哪些问题。OTHERS-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。A：听您这么一说，我就明白多了，还有一个问题让我经常受领导批评，座位怎么排，怎么坐都

8、很有讲究，可是我一点也不懂。李：在中国传统文化中，十分讲究长幼尊卑之分，同样在商务礼仪中也会面临这样一些需要排定坐次的情况。一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。如果会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则

9、可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。A:还有，在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。李：这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。一个有经验的会议主持人应该起到以下作用：介绍参会人员控制会议进程避免跑题或议而不决控制会议时间当然会议之前的沟通也很重要，让大家对议题充分熟悉，有的放矢，不做空谈，能够就重要事项达成共识，这就是一个高效会议的诀窍。A:谢谢李教授，听完您这番话，我对以后的工作充满了信心，不会再犯向以前那样幼稚的错误了。李：呵呵，年轻人犯错误，连上帝都会原谅的，我再提醒你几点。在会