零星后勤物资采购管理制度.doc

1、【零星后勤物资采购管理制度】制度概况制度编号版本编号生效日期2015-01-01密级程度普通秘密机密绝密的目为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、 规范采购行为， 确保后勤物资采购满足申请需求，特制定本制度。适用范围集团总部、各省公司、各分拨中心。版本优化原因与内容新制订主送抄送主送抄送/ 部门区域岗位部门 /区域岗位总部各中心 / 负责人总部各中心 / 全体人员各省公司、 各分拨负责人各分拨各省公司、全体人员中心中心相关制度或流程拟制部门人力行政中心- 行政部拟制人邓亦云录目 1一、制度正文1 第一章 总则11.0目的1 2.0范围1 3.0定义1 3.1采购1 3.2 供应商1 3.3 零

2、星后勤物资1 4.0 职责1 4.1 使用部门1 4.2 采购专员1 第二章 具体内容1 1.0采购申请 2 2.0采购审核2 3.0采购办理2 4.0 入库办理2 5.0 物品领用3 6.0 盘点第三章授权事项21.0零星后勤物资采购事项授权3 2.0 采购费用报销授权4第四章 附则4二、例外 4三、解释4四、引用4五、附录 5零星后勤物资采购管理制度一、制度正文总则第一章目的 1.0确保后勤物资采购满足申为指导日常后勤物资采购工作，购行为，请需求，特制定本制度。范围 2.0适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。完善采购流程、 规范采3.0 定义 指通过市场或其他渠道， 以货币或其他交易形式

3、购买产品、 服务或其他资源，以 3.1 采购： 满足自身需求的活动。 广义的采购活动包括寻价、 比价、订单确认、供货、款项支付、 安装、调试以及售后服务等多个环节。 指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。它可以是企业、供应商：3.2个人或以其他形式存在的机构。在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、 3.3 零星后勤物资：行政车辆、文娱活动、电工电料或设施 / 设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。4.0职责：4.1使用部门：负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用

4、手续。4.2 采购专员：负责供应商甄选、寻价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务报销手续等。第二章具体内容1.0采购申请1.1 使用部门有后勤物资需求时，首先在 SOA系统中提交“物料领用流程” ，经批准后到物料仓库领取。 一般情况下， 省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统统一配发。1.2 对于无法通过仓库直接领用的后勤物资， 由使用部门填写 后勤物资采购申请单（须注明用途、数量、要求到货日期等） ，经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部）申请采购。如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。1.3 对于属于固定资产类、备品

5、备件类的零星物资， 应分别通过 SOA系统提交“资产申请流程”“、备品备件申购流程” 办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。1.4 原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请， 但在事后必须及时补充提交采购申请单。采购审核 2.0 总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后 2.1勤物资采购申请单” 审核参照授权文件执行 （关于人力行政费用申请与报销对分子公司授权的通知）。审核关键点主要为：正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的， 2.2应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。采

6、购办理 3.0采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。 3.1（适质、适量、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资在实施采购时，应本着 5R3.2质量可靠、物美价廉。 对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方 3.3式进行合作。对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货方式、供货周期、售后服务等多个方面。3.4 合格供应商资格的确定应邀请使用部门、 财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对其进行再评估。 对出现重大质量问题或不符合时， 应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。3.5对于已确定合格供

7、应商资格的，可以签订采购合同。 对于供应商的报价， 应定期进行再评估。3.6 对单个金额 500 元、或批量金额 3000 元的后勤采购事项， 应以比价表的形式进行会签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。4.0入库办理4.1 所有经采购的后勤物资， 必须由采购人员办理入库手续， 入库经手人必须按照采购申请单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资采购入库 / 领用台帐”。4.2 入库经手人在办理物品入库验收时， 如发现所采购的物品与申请不符、 或存在其他质量问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。4.3办理入库时，必须确保物品

8、数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。5.0物品领用5.1所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。5.2在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库 / 领用台帐”上签字确认。5.3 对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新” ，否则相关人员有权拒发。6.0盘点6.1所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。6.2 对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。当盘盈、盘亏金额 1000 元时，必须上报中心负

9、责人。 6.3对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。第三章授权事项1.0零星后勤物资采购事项授权申请事项采购要求流程审批节点1. 伙食类 (含日前提交伙食费计划总额，按 1. 各省每月 10 计划由分拨 / 省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案省/ 分拨：食材 / 调味品省总 * 天数计算，天* 用餐人数 11 元/ 人/ 审批，报总分拨综合管理员 - 分拨综合负责人 -分拨财务负责人 - 分拨负责人 -/ 燃气)部备案； 例外情况提交总部审批； 2. 超标 / 用餐人数省综合负责人 - 省财务负责人 - 省总 超标准 / 例外情况：省总 - 总部/ 天*/3. 采

10、取备用金形式 ( 按 11 元人 天) 。*3分子公司综合管理部负责人 - 人力行政中心负责人 - 副总裁福利及 2. 员1. 制度标准内由省总批； 2.超标准提交总部批准福利及活动经费类：分拨综合管理员 - 分拨综合负责人 - 分拨财务工奖品含部( 最高需副总裁或以上领导批准 ) 。3. 员工奖品类别：负责人 - 分拨负责人 - 省综合负责人 - 省财务负责人 - 省总- （超标门类 ( 活动经文娱颁奖、体育竞技奖、培训( 评优 ) 达标、其他；准）总部分子公司综合管理部负责人 - 人力行政中心负责人 - 副总费类物品采 )20004. 奖品单笔元由省总批准，全年不超出四次，裁- 总裁（省总

11、权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备购超额或超次数向总部申请。案） 员工奖品类：分拨综合管理员 - 分拨综合负责人 - 分拨财务负责人 -分拨负责人 - 省综合负责人 - 省财务负责人 - 省总- （超标准）总部分子公司综合管理部负责人- 人力行政中心负责人 - 副总裁 -总裁3. 后勤基建1.单笔 1500 元由省总批准；2.1500 单笔 5000分拨 / 省：分拨综合管理员 - 分拨综合负责人 - 分拨财务负责人 - 分维修类含工元由人力行政中心负责人批准；3. 总价超出 5000 元拨负责人 - 省综合负责人 - 省财务负责人 - 省总( 1500) - 总部分子具、 ( 配件

12、)的按流程提交至“工程项目部”或管理工程中心“办公司综合管理部负责人 - 人力行政中心负责人 (15005000）（省总权限范围签批的申4.总部巡查核实同类维修多次发生的真实性。请报总部分子公司综合管理部备案）4. 消防类配置标准（器材、面积、数量）报总部分子公司综合管理部批准备案。（消防配备标准： 254KG平米 1 组灭火器 2 个，干粉）分拨 / 省：分拨综合管理员 - 分拨综合负责人 - 分拨财务负责人 - 分拨负责人 - 省综合负责人 - 省财务负责人 - 省总 - （备案）总部分子公司综合管理部5. 后勤物资元由省总批准； 10001. 单笔 5000 元由人力行政中分拨财务负 -

13、省：分拨综合管理员分拨综合负责人 - 分拨 / 省总省( 含外协维修心负责人单笔 2.10005000(1000M责人 5000)- 总权限范围签批的申请报总部分/ 体宿舍配子公司综合管理部备案）置等）2.0 采购费用报销授权员工食堂菜金1、费用报销单； 2、伙食费采购明细单；3涉及油、米等大金额需要开具发票1 说明：（）报销需在申请的月度总额内。）超出总额，由经办部门补申请，总部签批 2（、 分拨 / 省：综合管理员 - 综合负责人 - 财务负责人 -( 分拨中心负责人 )- 省总 总部：人力行政中心经办人 - 提交部门（三级）负责 人力行政中心负责人 - 提交部门（二级）负责人 - 人后做

14、附件。节假日福利/ 协议； 1、费用报销单； 2、标准文件； 3、合同、如分拨 / 省：申请部门经办人 - 提交部门负责人 - 财务负责人 -涉及福利采购，还需提供相、普通发票；65 关清单明（分拨中心负责人） -（单次 50000）省总-（单次 50000）细； 7. 员工福利品领用签收单报销额度需1）事项申请总部对应职能部门负责人 （一级部门） - 高级副总裁 总部：需有申请额度 , 说明：（）超标准，由经办部门补申在申申请部门经办人 - 提交部门负责人（三级部门） - 提交部门请范围内。（2 请，总部签批后做附件。负责人（二级部门） -（单次 20000）提交部门负责人（一级部门） -

15、（单次 2000）人力行政中心负责人 - （20000单次 50000）财务副总裁 -（单次 50000）高级副总裁奖励员工的奖品1、费用报销单； 2、需求部门申请单； 3、增值税专用分拨 / 省：申请部门经办人 - 提交部门负责人 - 财务负责人发票（此处应按照实际业务性质，区分发票性质） ；4、-( 分拨中心负责人 )- （单次 2000）省总 -（2000单次采购清单； 5、需求部门签收单。说明： , ）报销需在5000）总部对应职能部门负责人 （一级部 - （单次 5000）申请范围内 , 超出申请范围需补（ 1 申请 （2）超标准，高级副总裁门） - 财务副总裁（三级部门）提交部门负

16、责人由经办部门补申请，总部签批后做附件。总部：申请部门经办人 - ）提- 提交部门负责人（二级部门）（单次 2000）交部门负责人（一级部门） - （20005000单次 ）高级副总裁 - （单次 5000 财务副总裁勤后负理责办的维3、增值、需求部门申请单； 1、费用报销单； 2 税专用分-(- ：省综合管理员 - 综合负责人财务负责人 分拨 / 拨中心修 5000 （元）发票； 4、维修清单； 5、需求部门验收单 1 说明：（）负责人 )- 省总报销需在申请范围内。 2 （）申请范围外，由经办部负责提交部门（三级） - 总部：人力行政中心经办人人-门补申请。 50003 （）超元，按“工程”模式管理提交部门（二级）负责人 - 人力行政中心负责人后勤物资采购、增值 321、费用报销单；、需求部门申请单；需求部分综合负责人综合管理员 省分拨 / ：- 财务负责人 -( 拨中5000（元）除伙门签收单； 5、税专用发票； 4 采购清单；、 租赁费支心负责人 )- 省总 负