信息化成为企业发展的新动力

1、信息化成为企业发展的新动力黑龙江华润酒精有限公司 郑成佳第一部分企业管理需要信息化的推动一、企 业情况简介黑龙江华润酒精有限公司前身是黑龙江华润酒精实业有限公司， 是由香港华润（集团）公司投资兴建的大型化工企业。企业性质为中外合资。公司战略是通过不懈努力， 把华润酒精建设成为亚洲最具实力的酒精生产及分销商， 为中国的粮食转化及深加工和华润集团在玉米加工行业的发展做贡献， 并实现股东价值和员工价值最大化。本公司是生产性企业，是以玉米为主要原料，主要生产酒精、 ddgs 饲料及玉米食用油的企业。 生产规模为年产酒精 24 万吨 （其中食用酒精 20 万吨， 燃料酒精 4 万吨） 、 ddgs 饲料

2、 16万吨、玉米油15000吨、木糖醇1500 吨。全公司总资产达20 亿元，年创产值10 亿元，利税1.19亿元。主导产品占国内市场份额的15%以上。公司每年用于科技、研发、技术改造的投入在1500万元以上。公司现有员工 2227 人，中专文凭以上人员占员工总数的 40%。二、企业对信息化的需求黑龙江华润酒精有限公司拥有这样大的规模，如何管理好成为企业头等大事。 而信息化正是在现代化的社会中所给予企业提高管理水平和效率的一个最好的手段。1、 实施信息化是提高企业管理水平的需要。 通过实施信息化和 cims 工程，可以为企业提供一种先进的管理模式和思想， 引导企业以这种先进的管理方式去发展。它

3、将极大地提高企业经营管理水平，为企业腾飞提供必要条件。2、实施信息化是降低企业成本的需要。成本是企业产品市场竞争力的重要组成部分和企业效益的体现， 华润酒精在生产相对稳定、 管理相对规范的状况下，迫切需要通过信息化手段， 对企业所有成本点进行严格的控制和研究， 通过及时获取这些信息，找到降低企业成本的地方，为企业创造效益3、实施信息化是企业参与市场竞争的需要。企业是靠市场生存的。而华润酒精在产量和质量一定的条件下， 要想在市场竞争中立于不败之地，只能通过降 低成本、提高工作效率等方法来提高竞争力。而信息化将使企业在这些方面得以 长足的前进。第二部分企业信息化建设是一个系统工程黑龙江华润酒精有限

4、公司从1996年开始将计算机应用于企业的生产和日常管理中。截止到现在，累计在生产自动化上投资达 1000万元，在管理信息化和 办公自动化方面投资达200万元。建立了覆盖全厂的局域网，通过专线联接了国 际互联网，从三个方面实现了企业信息化，即企业生产自动化、管理信息化和办 公自动化。各系统列表如下：华润酒精cim酪分系统列表人事管理子系统经 理 查 询 分 析 系 统生 产 自 控 子 系 统1、管理信息化。根据公司的长期发展规划和近期发展目标，建立一整套企 业资源管理系统，优化企业资源配置，提高企业管理效率，进而提高企业的管理 水平，并降低企业成本。信息化是公司管理的重要手段。 业务处理的信息

5、化可以 对业务处理过程优化，使业务信息透明、共享、反馈及时、准确；同时也完善部 门间相互制约和监督的关系。以上这些管理需求，就是想要通过信息化这种现代 化的手段，将企业管理提高到一个较高的水平， 进一步增强企业在市场中的竞争 力。以成本为核心，以合同为主线，建立了十大管理信息子系统。这十大管理子 系统包括采购管理、库存管理、销售管理、财务管理、生产报表管理、质量管理、 设备管理、预算管理、人事管理、经理查询。从玉米进厂开始，通过采购系统自 动进行计算重量和价格，并进行入库处理。生产耗用时，微机对库存玉米进行出 库，同时计入生产成本。产品出来后，通过微机办理入库，形成产成品库存，当 销售业务发生

6、时，再进行出库处理。期间对采购和销售业务通过预算管理进行预 算控制，并通过合同管理对这两个过程进行跟踪。最后，这些数据汇集到经理 查询系统中，由公司领导随时查阅。这样，使产、供、销、财各个流程均实现 信息化处理，形成了一个统一的管理信息系统。2、办公自动化。为提高办公效率，实现信息的高效率传递，我们建立了办 公自动化系统。该系统涵盖了企业发布红头文件、日常公告，以及电子邮件、 电子签批等各项办公流程。公司所有需要发布的文件信息均通过此系统进行发 布，每天各部门微机使用人员打开办公系统，便可查看公司的通知、公告，完全取消了以往将一份文件复印几十份再分发到各部门的方式。 同时我们还建立了电子签批制

7、度， 各部门上报各种报告、 材料均通过电子邮件上报， 相关领导在邮件里签批意见后再回复给发件人。 办公自动化系统已经成为公司首要的办公手段。3、生产自动化。酒精车间是我公司最主要的生产车间，每年有19 万吨的酒精从这里生产。 酒精车间生产装置能否优化地运行直接关系到整个公司的生存发展。但原有酒精装置是半手工半仪表的，操作复杂，装置不稳定，经常因为人为操作不当造成产量下降、 质量不合格现象。 公司领导决定， 全面实施自动化改造，提高生产装置的自动化水平。于是从2000 年 6 月开始对酒精生产装置进行自动化改造， 改造后， 酒精车间从蒸馏到糖化、 发酵整个生产过程均实现微机自动控制， 微机自动将

8、生产参数调节到最优状态。 整个酒精车间， 对生产的操作完全是通过计算机和仪表进行的。 这极大地方便了工人的操作， 工人每天只须在微机前面看着工艺参数的变化， 并根据生产管理系统提供的化验数据， 对参数进行调整。 同时， 各工段的工艺参数每隔 5 分钟通过局域网向管理系统传送一次数据，这样，生产技术管理部门便可以坐在办公室里了解生产状态了。第三部分信息化成为企业发展的新动力华润酒精信息化实施几年来，对企业的发展提供了巨大的动力，并取得了明显的经济效益和社会效益。1、 提供信息及时准确， 为领导决策提供第一手材料。 在全面实施信息化以前， 公司的一些部门也用微机来处理日常文字的报表， 但由于各种信

9、息之间均是独立的，你报一套，他报一套，形成一个个信息孤岛，造成了重复劳动并降低了工作效率。 全面实施信息化以后， 通过联网和信息集成， 将各部门的数据集成到一起，并进行筛选整理，使领导能够及时查询到准确的信息，以做出正确决策。我公司领导每天上班后， 首先打开办公系统， 查看需要批示的电子邮件和公司公告并进行批示，然后打开管理信息系统，从玉米、原煤的采购到库存，从产品的生产到销售情况， 从车间成本到总成本， 各种数据一目了然。 当领导出差在外时，也可以通过电子邮件处理各种报告， 大大方便了领导取得管理信息， 为领导做出正确决策提供及时的信息。2、规范了企业管理程序，提高了管理水平。实施信息化的过

10、程，就是企业进行规范工作程序，完善管理制度的过程。因此，通过几年实施信息化工程，使企业各项管理程序和管理制度逐渐完善， 堵塞了原来管理上存在的漏洞， 增强了企业的市场竞争能力，使企业管理水平登上一个新的台阶。如管理费用的报销，通过使用管理费用控制软件， 凡是预算外的费用微机一律进行提示， 避免了超预算报销费用。3、提高工作效率，避免重复劳动。实施信息化以后，公司各部门办公完全通过计算机来进行， 文件通过电子公告方式在网上发布， 报告通过电子邮件在微机上进行传递、审批，大大提高了各部门的办公效率。同时，由于信息的集成，各种数据从业务部门录入以后， 后面的相关数据和报表便自动生成， 无需再录入，这

11、样避免了重复录入工作，提高了工作效率。4、 降低了费用， 减少资金占用。 信息化的实施， 使公司实现了无纸化办公，以往大量的打印、 复印费用节省下来， 光这方面节省的费用每年达20 万元以上。在库存管理上， 由于库存系统的建立， 能够方便地查询出库存物资的数量， 避免了盲目采购造成的资金占用。在这方面，年节省占用资金在100 万元以上。5、 提高了酒精产量， 稳定了生产状态。 华润酒精原有的酒精生产装置是半手动半仪表的， 操作起来非常麻烦， 人为原因经常影响产品质量和产量， 给公司造成非常大的损失。 在酒精车间实施全面生产自动化改造以后， 整个车间各个工段均实现微机自动控制， 并自动将生产状态

12、调整到最优。 工人只需要操作微机便可以了。这样大大方便了工人的操作，稳定了生产，提高了产量。实施生产自动化改造较以前相比，平均每年至少增加产量5000 吨以上，效益达2000 万元。生产自动化对华润酒精的发展功不可没。 如今， 公司酒精生产装置的水平在全国同类企业中已处先进行列。6、 社会效益显著。 华润酒精在肇东地区是规模最大的企业， 它的经营情况直接影响着地方的经济。 由于华润酒精信息化的成功， 为该地区树立了典范， 间接带动了地方企业走信息化道路，产生了积极的社会效益。第四部分华润酒精在实施信息化方面积累的经验1、 领导重视。 这是企业信息化成功的关键所在。 由于信息化工程是一项非常复杂

13、的系统工程，它涉及企业管理的方方面面，并且需要企业打破旧有模式，进行大胆改革。 这样的工程如果领导不重视， 就是花多少钱都只能是个摆设， 无法发挥它应有的作用。我们公司在实施信息化初期，并没有得到各方面的重视。后来， 经过多方面的宣传和取经， 使企业上下从领导层到各部门员工， 都意识到信息化的好处， 都渴望通过信息化的实施， 使企业的生产技术水平和管理水平尽快达到国际先进水平。在领导的支持下，我公司成立了专门的信息化工作小组，各个部门均给予了大力支持， 使我公司信息化工程得以顺利进行。 现在搞信息化企业非常多， 几乎每个企业都搞， 但如果领导不给予高度重视， 信息化肯定不会成功。这是很多企业的

14、同感。2、经济保证：华润酒精具有雄厚的经济实力，在企业领导的重视下，各项工程费用都能按期到位。这为信息化工程打下了坚实的物质基础。3、 需求分析要做好， 配套改革要落实。 企业信息化最终是为企业生产和管理服务的，因此，能否把握住企业的真正需求，是信息化能否实用的关键所在。需求分析决不是几个坐在一起研究一下业务流程就能完成的， 它需要各个部门精通该部门业务流程的人能够根据信息化的需要， 提供出有效的需求， 并由专业人士与信息化进行整合，形成企业从上到下均认可的信息模型。以此模型为基础，才能组织人员进行编程。 我公司在做成本系统的需求分析时就没有做好， 最后导致成本管理软件编完后无法实际应用， 最

15、后不得不重新进行需求分析， 重新开发，浪费了资源。 因此， 告诫各企业， 要搞信息化， 需求分析必须做好、 做细。 此外，与信息化配套还要对企业进行改革。 由于企业原有业务流程与管理模式是手工模式，不可能完全适合于信息化。因此，必须针对信息化的要求，相应对企业进行业务流程重组， 使之逐渐适应于信息化的需要。 这样才能保证信息化在企业的应用得心应手。4、 培养企业自己的技术队伍。 由于信息化是为企业管理服务的， 因此随着企业管理需求的变化， 各种应用软件也需要经常进行改动。 如果企业没有自身的技术队伍，将处于非常被动的境地，不利于为管理服务。我们企业在实施信息化 工程过程中，便直接培养出一支能够

16、独立开发的技术队伍， 为企业免除了后顾之忧。如今，我们的开发队伍经常根据公司管理的新需要修改和开发软件，随时满足管理的需要。第五部分 创立新的理念，实现新的价值（信息化中短期规划）经过几年的努力与摸索，公司在信息化方面积累了较为丰富的经验。而经 验的价值应该体现在经验的运用和发展。我们在现有信息化的基础上，创立了新 的6s-cims理念。s是华润集团提出的一种适合于本集团的一种管理方式。 华润酒精在6s和 cims基础上，创立了适合本企业的6s- cims体系理念。6scims是6s理念 与cims体系相结合，根据本企业实际需求所创立的管理理念。 它是以公司业务 数据为基础，是以新的6s为管理

17、理念。6s-cims共有6个体系，分别是：成本体系、预算体系、报表体系、评 价体系、监控体系和决策体系。这6个体系以cims为平台，并与cims紧密结合，共同构成一套适合华 润酒精发展的管理模式。其特色为：凡事以预算为先，以评价为果，通过 cims 平台实现对企业的全方位管理。6s-cim8体系示意图皖台客户触成品连存生产第原恸回 离仔用外戏景菁家限有体某消w版=蒙 工n餐皆 导/右珊 %m的安苗用4-cl:.国在咸小 中比xl.一 生广藏国* 理 -cl4累，h 乩在武 *哲理 xl*彷，才沈晌厥表南国川县哀 fiqia荷工卢人u杯面乩产坪n评力餐界段n 甘哈岸4 骷n 忤0而如行天吟加升八

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19、立扁平化组织机构，实现三层管理。6s 是整个系统的核心， 通过将华润酒精的各项活动划分为三个层次： 业务层、管理和决策层， 便于企业明确岗位分工。 基层人员保证日常工作的正常运转， 中层管理人员负责对业务的监控和管理， 高层领导根据对信息的分析， 制定相关的决策。 基于准确、 及时的信息传递及明确的系统权限划分， 确保更好地完成华润酒精的各项基本活动。由于 6s 体系贯穿企业管理各个方面，因此它对企业业务流程能够进行有效跟踪、管理和监督。（ 2 ）用6s 方法实现对企业业务的全方位综合管理。1 ）以评价为核心：企业经营的好坏来自各个部门、各位员工的努力，如何提高全员工作效率，提升企业竞争力，需

20、要建立合理先进的评价体系。 6s cims 体系核心便是评价。以预算作为依据，将企业经营数据与之对比，同时结合其它考核细则，形成对各部门和员工的评价。2）以预算为管理依据：凡事必有预算，以预算为评价的标准。3 ）以透明管理为方式：通过cims 系统，实现透明化管理，达到对管理部门和人员的监控。 将企业所有数据通过建立数据库和建立相应管理软件， 实现信息和资源共享，实现透明化管理。4 ）注重成本控制：成本为企业管理首要问题。 6s cims 将企业成本通过底层数据以管理报表的形式体现出来，使管理层很直观地了解公司成本变化。5）全力为决策服务：整个体系的报表、图表都以最直观的管理报表形式体现，同时

21、为满足管理需要，管理报表内容随时根据需要变化。（3） 以制造资源计划理论理顺业务流程和数据流程。华润酒精是流程型企业，任何层次出现信息和物流的不畅通都将给企业造成巨大损失。6s-cims以新的6s理论为指导，以制造资源计划的理论来规范企 业流程，使所有流程适合于信息化。同时，用 6s 对业务流程进行跟踪、管理和监督。6s-cims 也是依据企业的业务流程，通过对业务流程的重新组合和优化，使信息的顺畅流动成为可能。6s cims 系统应该包含的子系统以企业的业务特点为背景，以控制成本为主要宗旨，以采购、销售、其它合同为主线，以 6s 为管理模型，完成采购管理、销售管理、成本管理、预算管理、 合同

22、管理等子系统的开发工作， 建立起完善的成本控制体系和管理信息的集成，为管理决策提供准确及时的信息。65 cims 共需要开发十大软件系统。1 ) 销售管理系统l 建立客户关系管理子系统， 系统建立客户档案， 实现对客户的持续关注，挖掘潜在客户， 客观分析客户需求变化， 实现解决方案式的市场营销 。 客户关系管理是通过对客户价值和生命周期的有效管理，帮助企业加强销售过程的控制，提高销售率，并缩短销售周期。加强对市场的调研、分析、评估和控制，加快客户服务响应速度， 加强服务过程的控制和管理， 从而提高客户满意度， 并以客户为中心， 将市场、 销售、 服务有机整合， 帮助企业提升客户满意度和忠诚度，

23、最终达到提高企业市场竞争力。l 以合同为主线，将所有销售业务通过计算机软件处理，实现销售信息共享，及时、准确地反应础公司销售情况；l 根据销售情况、费用情况、业务分配情况等对业务员进行业绩考核，计算效益工资；l 对逾期回款和超周转金发车报警，监督和控制销售业务，降低风险。2 ) 采购管理系统l 建立供应商档案，包括与供应商发生的历次采购业务，价格、数量、质量等信息；l 从车间的需求计划开始，计划与库存对比，形成采购计划。l 建立比价采购：根据采购计划提取出各物料报价最低的供应商，实现比价采购；l 以采购合同为中心，对合同的执行情况(包括入库、开票、付款)进行跟踪，采购业务严格按合同执行；l 从

24、玉米收购软件出提取数据， 反应当日玉米采购、 库存和资金支付情况。3 ) 预算管理系统公司一年的经营都是围绕预算展开的，对部门和责任人评价也都是建立在预算基础上的。 因此开发预算系统将是非常重要的。 用计算机进行年度预算和月度计划的编制。 将计划数与实际发生数对比， 反应预算执行情况。 保存历史数据，与前期和历史同期数据进行对比、 分析。 预算管理同时贯穿于各个子系统， 实现 对各部门的预算控制。4 ) 成本管理系统根据公司重新核定的成本控制点，建立新的成本跟踪系统。成本跟踪意即跟踪整个成本形成的过程， 每天成本的变化是由哪些成本控制点影响的， 变化趋势是怎样的。通过建立本系统，进行成本计算和

25、分析，以旬、月、季，年为单位定期生成成本报表和成本分析报告。 彻底解决以往依靠人工计算成本的问题。 成 本管理系统包含采购系统、库存系统、销售系统、财务系统四大系统的数据，提供旬成本、月成本、季度成本和年成本。旬成本为实时成本，月成本为实时成本与财务成本合一成本，保持数据的一致性。5 ) 评价管理系统以各系统的数据为基础，以预算系统的数据为参照和对比数据，按照 6s评核方式自动生成经理人评核、 部门评核和员工绩效考核。 各项考核完成根据管 理报表的数据，增加部分考核项目，生成各项考核分数。6 ) 报表管理系统根据各系统的基础数据， 经过报表管理部门的加工和审核， 形成 6s 管理的 报表格式，为领导层提供管理上真实需要的报表。7 ) 生产管理系统本系统由各车间班组负责录入本班组的工作记录，由相关生产技术部门进行查询和分析。 实现生产作业资料留存。 通过本系统， 各班组可以随时查询历