Office使用技巧PPT课件

1、1 一、WORD 使用技巧1、Word中实现自动翻页 当在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页一定是一件令你觉得麻烦的事。其实，只要利用一下Word中一项鲜为人知的功能，你就可以实现Word中的自动翻页，并可根据你的需要调整翻页的速度。下面就是实现此功能的具体步骤。 1.先在Word中打开要阅读的文件，然后选择菜单“工具/宏/宏”。 2.在弹出的对话框中，在“宏的位置”一栏中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮。第1页/共96页2WORD 使用技巧 3.接着，你就可以通过鼠标的上下移动来控制滚动的方向和速度。将鼠标放到滚动条的上半部

2、则向上翻页，放到下半部则向下翻页，放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。这时，只要随便点一下鼠标，自动翻页功能就会关闭。 如果你经常需要使用此功能，还可以将它添加到工具栏中，只需选择“工具/自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上即可。第2页/共96页3WORD 使用技巧2、在文档中快速跳转 单击“视图/文档结构图”菜单，显示“文档结构图”，然后在“文档结构图”的左窗口中单击某个标题，就可立即跳转到文档的相应位置。 要关闭“文档结构图”，可再次单击“视图/文档结构图”菜单。3、纵横页面混排 默认文档是横

3、向的，如果要把选定文字排为纵向，则先选定这些文字，然后单击“文件”菜单中的“页面设置”，在“正文排列”中选择“纵向”选项，“应用范围”框中选择“所选文字”，即可将选定文字排为纵向。第3页/共96页4WORD 使用技巧4、在长文档中移动或复制对象 选择“窗口/拆分”，把拆分栏拖动到所需位置，将当前文档拆分为两个窗口，然后拖动鼠标左键、选定对象，按下Ctrl键、拖动对象穿过拆分栏到达指定位置。拖动时，不按下Ctrl键是移动对象。5、将Word文件转换成电子邮件，立即发送 单击常用工具栏上的“电子邮件”按钮，窗口变成发送邮件时的界面，此时还没有打开Outlook程序。单击“收件人”按钮，打开“选择收

4、件人”对话框，在收件人列表中，选择需要的收件人，选中“收件人”后，单击“确定”按钮，接着点一下“发送副本”按钮就可以把Word文件作为电子邮件发出去了。第4页/共96页5WORD 使用技巧6、Web地址自动转换为超级链接 如果在文档中输入Web 地址，不希望自动转换为超级链接，可以单击“工具/自动更正”，系统弹出“自动更正”窗口，选择“自动套用格式”选项，然后取消“Internet 及网络路径替换为超级链接”选项左边的复选框，单击“确定”即可。 如果希望将输入的Web网址定义为块，然后执行“插入/超级链接”命令（或按下Ctrl+K按钮），在弹出的窗口中输入网络地址等数据；将某个已有的超级链接定

5、义为块之后，单击“鼠标右键/超级链接/取消链接”按钮，则可手工取消该超级链接。第5页/共96页6WORD 使用技巧7、“文本框”也能输入多重幂指数 经常需要使用数学公式及数学符号的用户一定知道Word的公式编辑器，它可以轻松的完成多重幂指数这一数学公式，但是在这里我们介绍一个更加通俗的办法“文本框法”。“文本框”也是Word中的一个强有力的工具，通过它也可以达到我们的目的，单击“插入文本框横排”，插入一个文本框，并在其中输入X，然后调整其大小和位置，并设置文本框的底色和线条色皆为无，指数y也可以使用文本框的方法输入，即可完成幂指数的输入。 第6页/共96页7WORD 使用技巧8、怎样关闭拼写错

6、误标记 Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统默认是实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，方法如下。右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失了。如果要进行更详细的设定，可以执行工具菜单中“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。 第7页/共96页8WORD 使用技巧9、附加段落格式的去除 若想去除附加的段落格式，我们可以使

7、用一组快捷键CtrlQ。此时，如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除这类信息，可以将光标置于该段落中，并按CtrlQ快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。第8页/共96页9WORD 使用技巧10、附加字符格式的去除 有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为此

8、提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。一个是CtrlSpace；另一个是CtrlShiftZ。前一组对于中文Windows的用户是无效的。CtrlSpace，是中文Windows中用于切换中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用CtrlShiftZ来完成这一工作。第9页/共96页10WORD 使用技巧11、巧用多级列表功能编号 实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化。多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。使用方法如下： 把需要编号的

9、段落输入到Word中，并且采用不同的缩进表示不同的层次。第一层不要缩进。从第二层开始缩进，可以使用格式工具中的“增加缩进量”和“减小缩进量”按钮。第10页/共96页11WORD 使用技巧 从实际使用经验来说，缩进量的掌握是一个问题：层次间的缩进量应该是一致的，否则使用多级列表时可能会出现错误的编号。所以，可以把第二层缩进调到标尺1的位置，把第三层调到标尺2的位置，依此类推，使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。 然后选择列表。在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，单击“多级符号”命令。 在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应该选择“继续前一列表”，

10、需要单独编号则选择“重新开始编号”，选择确定。第11页/共96页12WORD 使用技巧12、解决“公式编辑器”调入速度慢的问题 在Word中，公式编辑器是需要占用很多系统资源的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机速度变慢了。有一个办法可以间接解决这个问题。 当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的Word文件，在新的文件中调入“公式编辑器”编辑公式，然后定义公式块，按CtrlC组合键拷入剪贴板，再按AltTab组合键返回原先的Word文档，或者从“窗口”菜单中选择原来编辑的文件，再按CtrlV组合键把公式粘贴到文本中。当需要再一次插入或者编辑公式时，只要按AltTab回到“公式编辑器”即可

11、，保留前面的公式可让用户在“公式编辑器”中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑速度。第12页/共96页13WORD 使用技巧13、插入其它语种的特殊符号 用Word进行文字处理时，往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。1.插入符号法单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种，。但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性。第13页/共96页14WORD 使用技巧2.利用软键盘功能法Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。它们是：PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音

12、键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、 特殊符号键盘。我们可以根据需要，进行不同的选择。 操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符号。第14页/共96页15WORD 使用技巧14、快速输入大写中文数字 在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁

13、. ”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。第15页/共96页16WORD 使用技巧 用智能ABC输入法中快速输入中文的小写、大写数字及常用量词“i”：输入小写中文数字的前导字符“I”：输入小写中文数字的前导字符 “i0”“i9”：“”“九” “I0”“I9”：“零”“玖” “i”+字母可得相应的量词： “is”ib”iq”。 十百千万亿日吨月微毫度磅秒第分时斤克里兆升厘年米 第16页/共96页17WORD 使用技巧15、将姓名按姓氏笔划排序 在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输

14、入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。 第17页/共96页18WORD 使用技巧16、在Word中插入当前的日期和时间 用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+

15、T可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。第18页/共96页19WORD 使用技巧17、锁定插入的日期和时间 在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户不需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。第19页/共96页20WORD 使用技巧18、

16、利用合并字符功能设置上下标 用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10 、10+2-1，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。第20页/共96页21WORD 使用技巧19、使用以上的数字序号 以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在Word

17、XP 中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的字按钮，在“文字(T)”栏输入“11”， “圈号(Q)”栏中选“”，点“确定”即可完成。20、使用格式刷重复复制格式 格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。第21页/共96页22WORD 使用技巧21、利用拖放的方式复制网页 在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最

18、常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。第22页/共96页23WORD 使用技巧22、让光标在段落间快速移动 在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。23、在Word中用另类方法复制文本 选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。第23页/共96页24WORD 使用技巧24、巧用“选择性粘贴

19、”中的“无格式文本” 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本” 。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。第24页/共96页25WORD 使用技巧25、快速插入一对大括号 将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点

20、插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。26、在Word 2002中选择多个文档区域 用户在Word 2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样，就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。第25页/共96页26WORD 使用技巧27、Word中的扩展功能键 8 ：快速定位（按的次数不同，选定的对象不同） 按 Esc 退出扩展选定方式 Alt ：选定纵向文本快28、插入漂亮的图标 Windows程序中大多有精美的图标，用户的Word文档可能会使用到它们，如何插入这些图标呢？ 在“我的电脑”或者“资源管理器

21、”中选定带有图标的文件，单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“复制”命令，然后在Word文档中执行“粘贴”命令，Word的图标就出现在文档中了。 第26页/共96页27WORD 使用技巧30、Ctrl在绘图中的作用 在拖动绘图工具的同时，按住Ctrl键，所绘制出的图形是用户画出的图形对角线的2倍；在调整所绘制图形大小的同时，按住Ctrl键，可使图形在编辑中心不变的情况下进行缩放。31、如何微调图形及图像的位置 在调整图形或图像的位置时，使用鼠标进行拖动不太精确，往往无法达到满意的位置，用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用、的方向键来进行精确微调。第27页/共96页28WORD 使用技

22、巧32、在Word中记录保存时间 在Word中，用户可以查看文档的各种属性，如作者，创建时间，最后修改时间等等，非常方便，单击“文件”菜单栏中的“属性”命令，在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信息33、如何执行“全部保存” 当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了。 另外，细心的用户也一定发现了，菜单中也多了“全部关闭”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作会更加容易和快捷。 第28页/共96页29WORD 使用技巧34、Word 中同一

23、页面显示不同页码 我们在写论文或报告时常常在页眉中用第页共页的形式，然后又要将该类文件集中起来装订成一本书，并在页脚中显示页码，表明该页在整本书中的位置，这就出现了同一页面显示不同页码的情况，利用域可以方便地解决这一问题。假如某文件在整本书中的起始页码为101，按照下面步骤可以完成：第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”，将光标移动“第”后面，选择菜单“插入域(F)”，从域名中选择Page，或者在“第”后面输入Page，然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages，这就完成了“第页共页”的设置。 第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Pa

24、ge，然后在Page前面输入“=100+”，最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9，通过打印预览就可以查看效果了。第29页/共96页30WORD 使用技巧35、如何将Word 2000当字典使用 在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂。这时，你可以用“金山词霸”等专业翻译软件，但更为简便的方法是直接使用Word的中英英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是：单击“工具语言词典”，也可按AltShiftF7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框； 键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；单击“插入”按钮，可以将互

25、译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。 第30页/共96页31WORD 使用技巧36、快速生成编号 在实现应用中，有时会出现需要打印很多编号的工作，直接用word可以很方便的生产编号。 如现在我们要产生150的一个编号，首先在word中 表格 中的插入 在选项卡中输入需要的行和列，选中整个表格，然后格式菜单中的项目符号和编号，编号栏，选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，选中整个表格，用CtrlX剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现

26、表格。第31页/共96页32WORD 使用技巧37、彩色公式 使用office自带的公式编辑器制作出的公式都 是黑色的，使用通常的办法无法改变公式的颜色，如何改变公式的颜色? 在公式编辑器中做好一个公式，回到编辑状态，通过视图-工具栏-绘图，调出绘图工具 栏，单击 绘图工具栏中的阴影设置按钮，选择 其中的“阴影样式17 ” 或者“阴影样式18 ” ，为公式 做一个阴影，再点选“阴影设置”按钮中的“阴影设置”选项，弹出“阴影设置”工具栏，调整阴影的位置，使阴影与公式重合，再通过设置阴影颜色，从而改变公式的颜色。第32页/共96页33WORD 使用技巧38、最大化和还原窗口的技巧 除了正常的按右上

27、角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，双击标题栏；或者在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，也可以在最大化和还原之间变化。39、去除页眉的横线 确认插入点位于页眉，选取“格式”选项，选取“边框和底纹，边框设置选项选择无，应用于选择“段落，确定即可。第33页/共96页34WORD 使用技巧40、快速改变Word文档的行距 选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。41、快速定位书签 在需要定位的位置，选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签

28、对话框；在其中，设置好书签名后，按“添加”即可；在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。第34页/共96页35WORD 使用技巧42、快速找到上次修改的位置 一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时 总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。 怎么办？ 在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作。第35页/共96页36WORD 使用技巧43、智能ABC输入法 （1）属性的设置: 风格（光标跟随、固定格式） 功能（词频调整、笔形输入）

29、 （2）词： 尽量按词、词组、短语输入 特殊词组：使用分隔符“”，例如“最后” “zh” 第36页/共96页37WORD 使用技巧（）智能ABC的“智能记忆” 刚被记忆的词至少要使用三次才能长期保存。 如：“办公室自动化”先输入 “bangongshizidonghua”再连续输入“bgshzdh”+“空格”将“办公室自动化”输入三次，windows系统就永远记住了。（）智能ABC的“强制记忆”把较长或较常用的词组直接加到用户库中“定义新词”；u ,控制强制记忆的开关第37页/共96页38WORD 使用技巧（5）在智能ABC的中文输入状态下输入英文 “v”+“英文” ShiftF3：更改英文的

30、大小写 F4或Alt+Enter：重复输入已输入的内容（6）直接输入图形符号 “v1”“v9”：GB-2312字符集19区各种符号。第38页/共96页39WORD 使用技巧（8）word中的常用快捷键 无级增大字号 Ctrl+Shift+ 无级缩小字号 Ctrl+Shift+ 删除段落格式 Ctrl+Q 全部选中 Ctrl+A 撤消上一操作 Ctrl+ 重复上一操作 Ctrl+Y 中英文标点切换 Ctrl+period 全/半角切换 Shift+Space第39页/共96页40WORD 使用技巧 44、word的自动更正功能（1）输入常用词语和符号 第一次输入时，选定输入的内容,单击工具-自动

31、更正；在替换文本框中键入便于替换的字词；确定。 例如：用“（我）”来替换个人信息： TEL 6630184 EMAIL：（）插入表格和图片（方法同上）第40页/共96页41WORD 使用技巧（）插入可变的内容时间、自动编号、页码、文档字数等。例如：插入；域；编号；Autonum；确定；选定域；工具；自动更正；在“替换”框中键入“”便可实现自动编号。（4）播放MP3音乐 插入；对象；由文件创建；浏览插入一首MP3对象;工具;自动更正设置替换词.第41页/共96页42WORD 使用技巧45、自动图文集 用来存储重复使用的文字或图形的集合。 在文档中写入词条,或者从文档中选取一段文字或 图形,按Al

32、t+F3或者 插入；自动图文集；新建；输入词条号 确定。词条建立后，需要时插入；自动图文集；选择所需词条代号；插入第42页/共96页43WORD 使用技巧46、用图片替换文字 先将该图片复制到剪贴板中,然后打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文 字，接着在“替换为”框中输入“c”（注意： “”是shift+6，半角，c要小写）；单击替换即可。第43页/共96页44WORD 使用技巧47、使用快捷键更改文字的字体或字号 可以使用快捷键来访问格式工具栏上的字体或字号框，然后快速更改所选文字的字体或字号。 以下是具体的操作方法： 选择需要更改的文字。 按下CTRL+SHIFT+

33、F可访问字体框，按下CTRL+SHIFT+P可访问字号框。 使用上或下箭头键选择所需的字号或字体。 按下回车键接受该字体或字号。第44页/共96页45 二、EXCEL 使用技巧1、在多个Excel工作簿或工作表间快速切换 在同时处理多个Excel工作簿或工作表（工作簿中的个别页面）时，您可以使用快捷键进行快速切换。 按下CTRL+TAB可在打开的工作簿间切换。 按下CTRL+PAGE DOWN可切换到工作簿的下一个工作表。 按下CTRL+PAGE UP可切换到工作簿的上一个工作表。第45页/共96页46 EXCEL 使用技巧2、使用快捷键完全删除Excel中的单元格 想通过快捷键将某单元格（包

34、括该单元格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？只要选择需要删除的单元格，然后按下CTRL+ （减号）即可。周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。 这一方法不同于使用Del键或Backspace键的删除，后一方法只清除单元格的内容，并不删除该单元格。第46页/共96页47 EXCEL 使用技巧3、在Excel中进行快速计算 想知道一系列单元格的最大值吗？虽然您可以创建公式来完成这一工作，但我还有一个更快的方法。 查看一系列单元格的最大值的操作方法： 选择您感兴趣的单元格，您将看到所选单元格的总和显示在状态区中。状态区就是工作表窗口下方的水平区域。 如果没有出现状态区，单击视图菜单中的状态区。

35、 鼠标右击状态区，然后单击最大值。现在您就可以在状态区中看到最大值了。 该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，您还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。第47页/共96页48EXCEL 使用技巧4、在Excel中复制整张工作表的内容 以下是为那些经常需要复制整张工作表（工作簿中的一页）的Excel用户准备的技巧。例如，您可以将每月清单中的一页数据从一个工作簿复制到另个工作簿。 将整张工作表复制到另一个工作簿的操作方法： 打开目标工作簿。 切换到包含待复制工作表的源工作簿。 鼠标右击该工作表的卷标（屏幕左下方），并在出现的快

36、捷菜单中选择移动或复制工作表。 从将选定工作表移至下拉菜单中选择将接收该工作表的工作簿。（要将选定工作表复制到新工作簿中，请单击下拉菜单中的新工作簿）。 选中建立副本复选框。（如果没有选中该复选框，该工作表将被移动，而非复制。） 单击确定。第48页/共96页49EXCEL 使用技巧5、利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且您希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令。 操作方法如下： 在一个空单元格中输入“-1”。 选择该单元格，并点击编辑菜单中的复制。 选择目标单元格。 点击编辑菜单中的选择性粘贴。 选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘。 点击确定

37、。 所有数字将与-1相乘。您也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1,000或更大倍数。 第49页/共96页50EXCEL 使用技巧6、在Excel中快速查看所有工作表公式 只需一次简单的键盘点击，就可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+（位于TAB键上方）。 第50页/共96页51EXCEL 使用技巧7、在Excel工具栏中添加一个计算器 你可以在Microsoft Excel的工具栏上添加一个计算器。操作方法如下： 点击视图菜单的工具栏，然后点击自定义。 点击命令选项卡。 在类别列表中，点击工具，在命

38、令列表中，点击自定义（灰色计算器图示）。 将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中（当您看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标）。 点击关闭。 现在，点击刚刚添加的按钮，Excel将启动计算器。 第51页/共96页52EXCEL 使用技巧8、更改Excel的默认活页夹您是否注意到，在第一次保存某文档时，Excel会自动打开我的文档档夹？如果您并不使用我的文档档夹来保存文档，您可以将您所使用的档夹作为默认的工作档夹，从而达到节省时间的目的。 更改Excel文档的默认工作活页夹的方法： 点击工具菜单中的选项，然后点击文件位置选项卡。 点击文件类型列表中的文档。 点击修改。 要想选择现有的档夹作

39、为默认的工作档夹，只需定位并点击所需的档夹即可。要想创建新文件夹并将其作为默认的工作文件夹，只需点击新建文件夹按钮，然后在名称框中为新文件夹命名即可。第52页/共96页53EXCEL 使用技巧9、以图片的形式粘贴Excel中的信息 您是否希望将Excel中的信息以图片的形式放入Word文文件、图像处理软件或其它程序中？操作法方法很简单！ 在Excel工作表或图表中，选择所需的单元格，或者点击需要复制的图表或对象。 按住SHIFT键，点击编辑菜单中的复制图片。 要想获得最佳的图片质量，请选中编辑菜单中“选择性粘贴”中的“图片（增强型图元文件）”。第53页/共96页54EXCEL 使用技巧 如果在

40、粘贴后需要调节该图片，请使用图片工具栏。（要想使用图片工具栏，请选择视图菜单中的工具栏，然后点击图片。） 注：如果Excel中显示了单元格的网格线，则复制的图片中也会出现网格线。要想隐藏网格线，请点击Excel工具菜单的选项，然后点击视图选项卡并清除网格线选框。第54页/共96页55EXCEL 使用技巧10、快速清除所有的电子表格格式 现在有一种方便的方法来快速的清除所有Microsoft Excel电子表格的格式。 在Excel 2002版中： 点击电子表格中的任一单元格，然后按CTRL+A，选择电子表格中的所有单元格。 在“编辑”菜单中，指向“清除”，然后点击“格式”。第55页/共96页5

41、6EXCEL 使用技巧11、使用数据有效性设置来保护单元格 以下是保护Excel工作表中单元格的新方法，在添加保护后，其它用户将不能随意更改这些单元格。操作方法如下： 选择希望保护的单元格。（最好记录下哪些单元格添加了保护，以防以后需要删除这些保护。） 点击数据菜单中的有效性，然后点击设置选项卡。 设置以下限制条件：在允许框中点击文本长度，在数据框中点击介于，在最小值框键入10000，在最大值框中键入50000。 点击出错警告选项卡。 确信选中了输入数据无效时显示出错警告选框。点击样式框中的停止。第56页/共96页57EXCEL 使用技巧如果您希望在出错消息的标题栏中显示一个标题，请在标题框中

42、输入标题文字。如果保留标题框为空，则标题为“Microsoft Excel”。 如果希望显示自己的出错消息文字，请在出错信息框中输入文字，最多可输入225个字符。在输入出错消息文字时，按下回车键可以换行。如果未在出错信息框中输入任何文字，则出错消息显示以下文字：“输入值非法。其它用户已经限定了可以输入该单元格的数值。” Excel仅当用户在该单元格中输入数据时显示该信息。 要想删除数据的有效性设置，选中受保护的单元格，点击数据菜单中的有效性，然后点击全部清除即可。第57页/共96页58EXCEL 使用技巧12、在Excel中使用快捷方式插入时间/日期 这里是一些键盘快捷方式，您可以用来在Exc

43、el工作表中插入当前时间和日期 当前日期：按下CTRL+； 当前时间：按下CTRL+SHIFT+; 当前日期和时间：按下CTRL+；，打出一个空格，然后按下CTRL+SHIFT+; 注：当您使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动地更新信息，您必须使用TODAY和NOW函数。想学习怎样做到这一点，请在Excel帮助中查找“在单元格中插入当前日期和时间”，然后点击“插入会更新的日期和时间”。 第58页/共96页59EXCEL 使用技巧13、快速选择Excel工作表 在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚

44、动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。14、隐藏单元格中的所有值 有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;”(三个分号)即可。第59页/共96页60EXCEL 使用技巧15、“文本到语音”功能 利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文

45、本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“按回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查。第60页/共96页61EXCEL 使用技巧 现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的

46、内容，这下可好了，我们眼睛看着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。 第61页/共96页62EXCEL 使用技巧16、快速隐藏选中单元格所在行和列 在 Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:Ctrl + 9 快速隐藏选中单元格所在列:Ctrl + 0 注意:以上对于小键盘数字无效. 借着这个技巧再告诉您另一个重要的规律：在原有快捷键的基础上再加Shift就是相反操作的快捷键。

47、例如：Ctrl+Shift+9就是取消行隐藏。 第62页/共96页63EXCEL 使用技巧17、在Excel中输入人名时使用“分散对齐” 在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式单元格对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。 永远不应使用空格或空行来调整对象的位置，因为它很难控制，且适应性差，可能导致意想不到的结果。在本例中，如果名字中间有空格，查找时若忘了这个空格则会很麻烦。第63页/共96页64EXC

48、EL 使用技巧18、Excel自带的示例文件 在:ProgramFilesMicrosoft OfficeOffice10Samples 活页夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏规划求解的一个示例档,当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计. 第64页/共96页65EXCEL 使用技巧19、Excel 2000中选定超级链接文本技巧 如果需要在Excel 2000中选定超级

49、链接文本而不跳转到目标处，可采用如下操作方法，单击包含超级链接文本的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时就可以选定超级链接文本。第65页/共96页66EXCEL 使用技巧20、在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换 在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab 可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。第66页/共96页67EXCEL 使用技巧 采用此方法最大的好处是，在一行

50、的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下 一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第 一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。第67页/共96页68三、POWERPOINT 使用技巧1、在PowerPoint中插入一个幻灯片模板 PowerPoint 2002的新特性之一就是我们可以在单个演示文稿中使用多个幻灯片母版。幻灯片母版是存储信息的设计模版元素，包括风格、占位符和配色方案。有了这个特性，用户就可以对演示文稿中的所有幻灯片做全面更改例如替换一种字体风格。 在使用多个幻灯片母版时，请记住如果我们要全面更改自己的演示文稿，就需要改变每一

51、个幻灯片母版。如果我们想要插入一个幻灯片母版：第68页/共96页69POWERPOINT 使用技巧 首先在“视图”菜单中，将鼠标指到“母版”，然后执行子菜单中“幻灯片母版”命令。 然后如果我们要插入使用PowerPoint默认风格的幻灯片母版，在“幻灯片母版视图”工具栏中，点击“插入新幻灯片母版”按钮。如果用户要通过添加新的设计模版来插入幻灯片母版，在“格式”工具栏中，点击“设计”按钮，指向需要的设计，点击箭头，并在快捷方式菜单中选择其中的一个选项。 第69页/共96页70POWERPOINT 使用技巧2、使用幻灯片搜索器复制其他演示文稿中的幻灯片 我们可以使用“幻灯片搜索器”工具来快速从其他

52、演示文稿中复制幻灯片。 首先在普通视图的“幻灯片”选项卡上，选中要将复制的幻灯片插入到后面的幻灯片缩略图。执行在“插入”菜单中的“幻灯片(从文件)”命令。 在弹出“幻灯片搜索器”对话框中，单击“浏览”查找文件，在“浏览”对话框中选择文件，再单击“打开”。 如果用户希望幻灯片能够保持当前的格式，在“幻灯片搜索器”对话框中选中“保留源格式”复选框。如果清除了这个复选框，复制的幻灯片将采用将其插入时前一张幻灯片使用的格式。 如果我们只是想要插入选定的幻灯片，请单击要插入的幻灯片，再单击“插入”；如果要插入所有的幻灯片，请单击“全部插入”。完成以后单击“关闭”关闭对话框。第70页/共96页71POWE

53、RPOINT 使用技巧3、创建对象的镜像 我们可以用下面的方法去创建一个对象的镜像，来实现幻灯片中的一些特殊效果：首先单击选中要复制的自选图形、图片、艺术字或剪贴画，在“编辑”中执行“复制”命令，再执行“粘贴”命令。在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，指向“旋转或翻转”，再单击“水平翻转”或“垂直翻转”。最后用鼠标拖动并放置复制的对象，使它与原始对象呈镜像。第71页/共96页72POWERPOINT 使用技巧4、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间 我们都知道，可以在幻灯片的页眉页脚里添加日期、时间。实际上，幻灯片中的任意一个位置，用户都可以添上时间和日期。首先在在幻灯片上，定位占位符或文本框内的

54、插入点。点击“插入日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。如果我们希望在每次打开幻灯片的时候，日期和时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时间，请选中“自动更新”复选框。第72页/共96页73POWERPOINT 使用技巧5、更改了“空白”演示文稿的默认设计后再回到原始样式 如果我们更改了默认的“空白”设计模板，却又希望重新将原始默认设计应用于演示文稿。这时，请执行以下操作：首先打开要应用默认设计的演示文稿。在工具栏上，单击“设计”按钮。在“可供使用”之下，单击第一项“默认设计模板”。第73页/共96页74POWERPOINT

55、使用技巧6、将演示文稿另存为模板 如果我们得到了一个制作精美的演示文稿，希望在以后自己制作演示文稿的时候也能够用到这样的设计。这时候就可以将它另存为模板。在用户新建模板以后，新模板就会在下次打开 Microsoft PowerPoint 时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下。第74页/共96页75POWERPOINT 使用技巧 单击“文件新建”，在“新建演示文稿”任务窗格的“根据现有演示文稿新建”之下，单击“选择演示文稿”，再选择所需的演示文稿，然后单击“创建”。（这样可保留原始演示文稿。） 接着我们需要删除新模板中不需要的任何文本、幻灯片或设计元素，并应用确实希望应用于

56、该模板的更改。完成修改以后执行“文件”菜单中的“另存为”命令。在“文件名”框中，键入模板的名称。在“保存类型”框中，单击“演示文稿设计模板”。单击“保存”。第75页/共96页76POWERPOINT 使用技巧7、在段落中另起新行而不用制表位 缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本。对于编号列表和项目符号列表，五层项目符号或编号以及正文都有预设的缩进。但有时我们可能要在项目符号或编号列表的项之间另起一个不带项目符号和编号的新行。这个新行仍然是它上面段落的一部分，但是它需要独占一行。这时用户只需要按 Shift+Enter，即可另起新行。注意，一定不能直接使用Enter，这样软件会自动给下一行添上制

57、表位。第76页/共96页77POWERPOINT 使用技巧8、在大纲视图和普通视图中拖动文本 如果我们要拖动项目符号或幻灯片图标旁边的选定段落，请指向该项目符号或幻灯片图标，四向箭头出现后可以任意拖动。拖动的同时鼠标指针会变成垂直或水平的双向箭头，并且出现标记文本目标的线条。第77页/共96页78POWERPOINT 使用技巧9、自动选定整个单词 我们可以设置PowerPoint，使得每次在一个单词上双击鼠标左键，就能够选定整个单词和单词后的空格，而不必用鼠标拖过每个字符。做法是：执行“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出对话框中使用“编辑”选项卡，选中“自动单词选定”复选框。 然后单击“确定”

58、关闭对话框。第78页/共96页79POWERPOINT 使用技巧10、用高对比度查看幻灯片 对于视力不好的观众，用户可以采用高对比度来查看幻灯片。方法是：首先单击Windows的“开始”菜单，将鼠标指向“设置”，执行弹出菜单中的“控制面板”命令。双击“辅助选项”图标。在“显示”选项卡上，选中“使用高对比度”复选框。 单击“确定”按钮关闭对话框。在 Microsoft PowerPoint 的“视图”菜单上，指向“颜色/灰度”，执行“高对比度”命令。要注意的是，高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图。在幻灯片放映视图中，幻灯片以所设计的形式显示。高对比度仅是一种屏幕设置，

59、此设置不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。第79页/共96页80POWERPOINT 使用技巧11、在PowerPoint里改变公式的颜色 我们常需要在幻灯片中插入公式，由于公式的颜色是黑色的，而PowerPoint本身又有着背景颜色，有时候公式就看不清楚了，这时候我们可以按照以下方法改变公式的颜色：右击想要改变颜色的公式，在弹出快捷菜单中执行“设置对象格式”命令，然后在弹出对话框中使用“图片”选项卡，单击“重新着色”按钮。在弹出对话框中选中黑色矩形块左边的复选框，然后在黑色矩形块右边的下拉列表中选择希望的颜色。第80页/共96页81POWERPOINT 使用技巧11、给Power

60、Point 演示文稿添加表格 在PowerPoint中使用表格，可以很容易的使文本对齐，尤其是当文本可能会以多种形式（包括放映幻灯片、联机内容以及打印的讲义）表示时更是如此。选中需要放置表格的幻灯片，执行“插入”菜单中的“表格”命令，在“插入表格”对话框中设置表格的行数和列数。 单击“确定”按钮，幻灯片上就绘制出表格了。之后用户就可以输入表格内容了，方法是：在单元格内单击鼠标左键，键入所需信息，然后按“Tab”键进入下一个单元格。第81页/共96页82POWERPOINT 使用技巧12、将Word文件导入PowerPoint PowerPoint中有一种简单的方法可以让用户快速将Word文件转