Excel数据透视表培训PPT课件

1、EXCEL03EXCEL03数据透视表 数据透视表基础 创建基本数据透视表 自定义数据透视表 控制查看视图数据的方法 在数据透视表内进行计算 用数据透视图和其他可视化工具 用数据透视表对不同数据源进行分析 借助宏改善数据透视表报表第1页/共50页数据透视表基础 什么是数据透视表 为什么应该使用数据透视表 何时应该使用数据透视表 数据透视表的结构 对数据透视表报表的限制第2页/共50页数据透视表基础 什么是数据透视表 可以把Excel想象成一个很大的工具箱，它包含我们要使用的各种工具。数据透视表本质上是Excel工具箱中的一个工具。 通过数据透视表查看数据集时，有可能看到之前没有注意到的数据细节

2、，此外还可以旋转数据透视表，以便从不同的透视角度查看数据。 使用数据透视表能够建立数据集的交互视图。我们称这个视图为数据透视报表，从而我们可以方便地将数据分组，汇总大量的数据形成有用的信息，在很很短的时间内进行各种计算。第3页/共50页数据透视表基础 为什么应该使用数据透视表 通常，Excel的行为可分为两大类：计算数据和整理（格式化）数据。虽然很多内置工具和公式可以使这些任务很容易完成，但是数据透视表通常是计算、整理数据最有效的方法。它可以帮助我们以比传统的函数和公式更快更好的方式完成许多任务，有助于极大地提高必须使用EXCEL完成的大量的任务的效率，并减少错误，数据透视表不能做所有的事情，

3、但哪怕只知道数据透视表的基本功能的用法，就可以让自己的数据分析能力和效率提高到的新水平。第4页/共50页数据透视表基础 何时应该使用数据透视表 有大量交易数据，已很难通过有意义的方式分析和汇总 需要找出数据内部的关系并分组 需要找出数据中某一字段的一系列特定值 需要利用各种时间周期找出数据趋势 预期要频繁地查询数据分析的变化 需要创建常常包含新增加部分数据的分类汇总 需要将数据组织成易于制成图表的格式第5页/共50页数据透视表基础 数据透视表的结构 值区域 行区域 列区域 报表筛选区域第6页/共50页数据透视表基础对数据透视表报表的限制类别20002002/20032007行字段数（受存储空间

4、限制）受可用存储空间限制受可用存储空间限制1048576列字段数25625616384页面字段256256数据字段256256单个数据透视表字段中特定项数（可能受存储空间限制）8000325001048576计算项数受可用存储空间限制受可用存储空间限制受可用存储空间限制一张工作表上的数据透视报表数受可用存储空间限制受可用存储空间限制受可用存储空间限制第7页/共50页创建基本数据透视表 为数据透视表报表准备数据 有效数据源设计要点 创建基本数据透视表 与数据源保持一致 共享数据透视表缓存第8页/共50页创建基本数据透视表 为数据透视表报表准备数据 确保数据以表格形式布局 避免在分节标题中存储数据

5、 消除数据源中的空白和空单元格第9页/共50页创建基本数据透视表 有效的数据源设计要点 数据源的第一行由字段标签或者各列信息的标题组成 数据源中的每一列表示惟一一类数据 数据源中的每一行表示各列中的单独一项第10页/共50页创建基本数据透视表 创建基本数据透视表 添加字段到报表中 增加数据透视表的层次 重新排列数据透视表 创建报表筛选第11页/共50页创建基本数据透视表 与数据源保持一致 对现有数据源进行修改 数据源的范围已经随着行或列的增加而增大第12页/共50页创建基本数据透视表 共享数据透视表缓存 通过简单地复制数据透视表并粘贴到任何其他地方，可以创建另一个数据透视表，而不用复制数据透视

6、表缓存，从而减少内存。 共享透视表的副作用 刷新数据 增加计算字段 增加计算项 组合字段或者取消字段组合第13页/共50页自定义数据透视表 改变常用修饰 修改汇总计算 添加和删除分类汇总 使用累积总计选项第14页/共50页自定义数据透视表 改变常用修饰 修改数字格式来添加千位分隔符 用0代替空值 修改字段名称第15页/共50页自定义数据透视表 修改汇总计算第16页/共50页自定义数据透视表 添加和删除分类汇总 有许多行字段时，禁止分类汇总 为一个字段添加多种分类汇总第17页/共50页自定义数据透视表 使用累积总计选项 利用差异选项显示年与年之间的不同 利用差异百分比选项将当年与上一年进行对比

7、利用“按某一字段汇总”跟踪总和 占同行数据总和的百分比 创建季节性报表 用占总和的百分比选项度量两个字段的百分比 使用百分比选项将一行与另一行进行对比 利用指数选项跟踪相对重要性第18页/共50页控制查看视图数据的方法 组合数据透视表字段 查看数据透视表字段列表 对数据透视表中的数据时行排序 对数据透视表中的数据时行筛选第19页/共50页控制查看视图数据的方法 组合数据透视表字段 组合日期字段 组合值字段 组合文本字段 取消组合第20页/共50页控制查看视图数据的方法 组合日期字段 按月组合时包含年 按周组合包含日期字段第21页/共50页控制查看视图数据的方法第22页/共50页控制查看视图数据

8、的方法 组合值字段 通过值字段“组合”对话框可以将数据透视表中的项组合成相同的范围。第23页/共50页控制查看视图数据的方法 组合文本字段 在数据透视表中，也可以对文字字段项进行组合，从而在透视表生成新的数据透视字段。第24页/共50页控制查看视图数据的方法 查看数据透视表字段列表 停靠和浮动数据透视表字段列表 重新排列数据透视表字段列表第25页/共50页控制查看视图数据的方法 对数据透视表中的数据进行排序 使用字段菜单排序 使用手动排序 使用自定义序列排序第26页/共50页控制查看视图数据的方法 对数据透视表中的数据进行筛选 添加字段到报表筛选区域 从报表筛选区中选择一项 从报表筛选区中选择

9、多项 快速选择或清除所有选项 使用字段列表筛选 使用日期筛选 使用值筛选第27页/共50页在数据透视表内进行计算 计算字段与计算项简介 Excel提供了在数据透视表内通过计算字段和计算项进行计算的方法，计算字段是通过对数据透视表内现有字段进行计算创建的一个字段，可以将计算字段看作是添加一个虚拟列到数据集中。计算项是通过对数据字段内现有的数据项进行计算所创建的一个数据项，可以将计算项看作是添加一个虚拟行到数据集中。 有了计算字段和计算项，可以向数据透视表中插入公式，创建自己的自定义字段或者数据项。第28页/共50页在数据透视表内进行计算 创建第1个计算字段 创建第1个计算项第29页/共50页在数

10、据透视表内进行计算 使用工作表函数 可以使用不需要单元格引用或者定义名称的所有工作表函数。许多函数都属于这一类，其中的一些包括COUNT、AVERAGE、IF、AND、NOT、OR等。第30页/共50页在数据透视表内进行计算 使用常量 在数据透视表计算中可以使用任意常量。常量是不变的静态值。第31页/共50页在数据透视表内进行计算 管理和维护数据透视表计算 编辑和删除数据透视表计算 改变计算项的求解次序 提供公式的说明文档第32页/共50页用数据透视图和其他可视化工具 什么是真正的数据透视图 创建第一个数据透视图 数据透视图规则 能够替代使用数据透视图的其他方法第33页/共50页用数据透视图和

11、其他可视化工具 什么是真正的数据透视图 和其他人分享自己的分析结果时，可能很快就会发现效果不好的原因是人们需要图。利用图可以快速确定自己的数据要揭示什么，图可以直接让用户满意，让用户可以立即看出其相互关系，指出不同之处并观察趋势。根据数据透视表创建数据透视图时，不用赋予它独立单元格中独立的数据块，而只需把整个数据透视布局提供给它。使用数据透视图布局对象，允许数据透视图交互式地添加、移动、筛选和更新数据透视图中的数据，这一点和在数据透视表中一样。所有这些操作的结果是对在数据透视表中所看到的数据进行图示表示。第34页/共50页用数据透视图和其他可视化工具 创建第一个透视图表 根据数据透视表创建透视

12、图表 根据数据源从头创建透视图表注意：创建数据透视图时，Excel忽略分类汇总和总计第35页/共50页用数据透视图和其他可视化工具 数据透视图规则 修改数据透视表影响数据透视图 数据透视表中数据字段的放置不一定最适合数据透视图 Excel2003中数据视图的格式限制 创建数据视图时，不能使用XY(散点)图、气泡图或者股价图 在基础数据透视表中，添加或者删除字段时，已应用的趋势线常常丢失。 不能像标准图表那样，将数据源由行切换到列（或者反过来邮列切换到行）第36页/共50页用数据透视图和其他可视化工具 数据透视图规则 在数据透视图中，X轴和Y轴分别对应数据透视表中的特定区域。 X轴对应数据透视表

13、中的列区域，组成数据透视图的Y轴 Y轴对应数据透视表中的行区域，组成数据透视图的X轴第37页/共50页用数据透视图和其他可视化工具 能够替代使用数据透视图的其他方法 研究能够替代使用数据透视图的其他方法一般有两个原因。第一，不想负担生成数据透视图的开销。其次，想避免数据透视图的一些格式限制。事实上，有时创建数据透视表可能仅仅是汇总和整理数据，为制图做准备。在这种情况下，没有必要保存数据源，也没有必要让数据透视表占据内存和文件空间。第38页/共50页用数据透视图和其他可视化工具 能够替代使用数据透视图的其他方法 把数据透视表转化成实际的数值 使用单元格链接回数据透视表，作为图表的数据源第39页/

14、共50页用数据透视表对不同数据源进行分析 使用多重合并计算数据区域第40页/共50页用数据透视表对不同数据源进行分析第41页/共50页用数据透视表对不同数据源进行分析第42页/共50页借助宏改善数据透视表报表 为什么对数据透视表报表使用宏 录制第一个宏 创建带有表单控件的用户界面第43页/共50页借助宏改善数据透视表报表 为什么对数据透视表报表使用宏 宏就是已经录制和保存的一系列键操作。一旦保存之后，就可以随时播放宏。换句话说，就是可以在宏中录制操作，保存宏，然后允许客户通过单击按钮来播放操作，就像在使用这些操作一样！发布数据透视表报表时这个功能非常有用。对数据透视表使用宏的主要好处是可以使用户轻松执行他一般不能自己执行的数据透视表操作，从而使他们能够更高效地分析所提供的数据。第44页/共50页借助宏改善数据透视表报表录制第一个宏宏名：输入宏的名称快捷键：可以在这个输入框中输入任何字母保存在：指定存储宏的位置说明：输入描述第45页/共50页借助宏改善数据透视表报表管理录制的宏执行单步执行编辑删除选项第