图书馆藏书盘点核查工作的实践与探索

1、图书馆藏书盘点核查工作的实践与探索毛兴武 张根彬(浙江工业大学图书馆 310014)摘要文章调查分析了由于图书馆馆藏图书实物与书目数据不一致而影响读者借阅图书的四大主要原因。通过对书目数据差错信息的分析，针对目前图书馆管理自动化系统藏书盘点核查功能的不够完善，结合图书盘点核查需求，编写了书目核查软件。在利用该软件完成了近39万册图书的盘点核查实践的基础上，提出了维护图书馆馆藏图书与书目数据一致性的五大对策。关键词盘点核查书库管理书目信息中图分类号：g253practice in and exploration to inventory-counting and checking of book

2、s-collection in library mao xingwu, zhang genbin (library of zhejiang university of technology, 310014)abstract: analysis is made for the four main factors for the impact on circulation of books due to inconsistency between the actual collected books and the bibliographic data. for eliminating imper

3、fect function of inventory-counting and checking of books-collection in the automatic system, bibliographic software is prepared through analysis of error information of bibliographic data and in combination with requirements on inventory-counting and checking. with this software about 390000 books

4、are counted and checked and on this basis five countermeasures to keep the actual collected books consistent with the bibliographic data are proposed.key words: inventory counting, checking, management of stack-room, bibliographic information1 问题的提出在图书馆馆藏图书流通过程中，我们遇到书目数据库中有记录，书架上找不到此书；书架上有书，但书目数据库中没

5、有记录；图书的实际信息与书目数据库显示的信息不符；同种书多个分类号或不同图书相同分类号等问题。上述问题给读者服务工作带来的影响主要有读者从计算机中检索出来的图书无法找到；读者从书库拿出来的书因没有书目数据而拒借；读者图书丢失后，因书目数据错误，出现错赔或购不到“同种图书”，给读者造成损失；同种书由于索书号不同，排架不在同一位置，影响图书的查找和利用等。在书目数据用卡片管理时期，通常每年或隔几年组织一次书库图书的盘点、核对工作，但在计算机管理下，此项工作开展少了。主要原因有三：一是不方便，原先拿着卡片到书库核对图书，现在书目数据都在计算机中；二是工作量大，由于藏书量不断增长，同时要开放服务，工作

6、压力非常大；三是影响开放，一般认为需要闭馆才能核查。但是，藏书的盘点与核查是书库管理的一项重要工作，关系到藏书质量、关系到读者服务质量，尤其是目前图书馆普遍采用“藏借阅一体”的开放模式，图书的损耗比闭架模式有大幅度增加。2006年，我们登记了因书目数据问题造成拒借图书71册，而2007年1月就登记了54册，这些数据还不包括读者检索到可借，在书库中找不到的图书。图书盘点与书目的核对，就是要找到上述各种类型的问题图书，并将书目数据错误的图书进行校正；对无书目数据的图书进行编目加工；对典藏点错误的图书进行修改；对丢失的图书进行标识，从而使书目数据与实物一致。一方面修正突击建库带来的后遗症，另一方面为

7、图书分编数据在源头上进行质量控制提供依据。通过图书的盘点与核查，摸清图书资产状况，提高资产质量，为优质服务创造条件。我馆自计算机管理开始，藏书也一直没有进行全面的核查，累积了许多问题。为此，从2007年3月开始，在保持正常开放的情况下，用 9个月的时间完成朝晖中文库近39万册图书的盘点与核对。核查结果也说明这项工作非常必要，也非常有意义。2 盘点核查工作的基本思路与方法由于我馆的图书管理系统软件没有图书盘点功能，为此我们专门针对上述问题编写了盘点核查软件。2.1 设计核查软件的基本思路l 能准确登记每册图书检查结果，便于后期校正处理。l 为了减少检查结果录入量，在软件中定义了八种常见差错类型：

8、 索书号错误：仅指索书号数据与书中标签内容不符，其它数据一致。 书名错误：仅指书名不一致，其它数据都正确。 出版社错误：仅指出版社不一致，其它数据一致。 编著者错误：仅指编著者不一致，其它数据一致。 书目信息错误：指存在上述两项或两项以上错误的情况。 无书目信息：指架上有此图书，但数据库中只有财产号或条码号，无其它书目信息的情况。 书被调换：指图书信息完全不一致，且从实物上可明确判定书被调换的情况。 其它错误：不属于上述定义的错误类型归为该类错误。如无isbn、无价格等。对核查过程中没有发现的图书，设置了无借阅记录；已借出，还未归还；一年内已归还；二年内已归还；三年内已归还；三年以上已归还等选

9、项。l 能统计核查人员的工作量，并能追踪、抽查核查质量。核查人员修改了核查结果，该核查人员的代码就同时写入被修改的记录中，待检查结束后，可统计出每人的工作量，同时，发现漏查或核查不仔细，可以追查到相关责任人。由于新书不断入库，我们将核查的图书入藏日期截止于2007年2月28日，以后入库的新书，不在本次核查之列。在做好前期培训等准备工作后，将朝晖中文库的藏书信息导入该软件,并保存为“书目数据表”，将“检查结果”字段初始化为“未查”。2.2 检查与盘点的方法2.2.1 书库图书的核查我们将书库图书核查分成两阶段，一是平时每半天安排12人轮流用笔记本电脑在书架旁进行核查。由于核查工作需要非常细心，长

10、时间作业易疲劳，同时要保证正常开放服务，因此人数不宜多，且每半天进行人员调换。二是在暑假期间，由于读者量的减少，可以加快核查进度。为此，招聘了20名勤工助学的学生，通过培训后，分成6组，每组三人（一人从架上取书，一人检查，另一人回架），用台式电脑固定在书库的不同位置进行分区核查。到暑假结束后，就基本完成了书库图书的核查工作。方法如下（图一）：用条码阅读器输入图书条码，核对索书号、书名、出版社、编著者等信息。 图一书库图书核查界面图二核查结果条码l 若屏幕显示数据与图书上信息一致，可扫描“正确”条码；若不一致，则扫描相应错误类型的条码（图二）。将有问题的图书分类存放，将正确的图书按原序回架。l

11、若条码号和财产号查询均显示“无此图书”。若书中有“小和山”图章，则单独存放；其它图书集中存放，并在图书典藏管理系统进行进一步核查，若为其它典藏点图书，则登记后送相关典藏点，否则系统登记该书条形码。2.2.2 未建库图书处理未建库图书累积一定量后，在“未建库图书书名登记”中进行书名录入，即读入未建库图书上的条码，输入书名。2.2.3 未在书库图书的处理书库图书全部核查结束后，开始对未查到的图书进行处理，处理顺序如下：2.2.3.1. 核查期间图书被借出 从图书流通系统中导出本典藏点图书在核查期间的借出数据，再将数据导入本系统，保存成“借出图书数据表”。 执行下列命令，完成借出图书的处理。upda

12、te 书目数据表,借出图书数据表 set 书目数据表.检查日期 = #更新日期#, 书目数据表.检查者= 处理者姓名, 书目数据表.检查结果 = 检查期间借出 where 书目数据表.检查结果=未查 and 书目数据表.财产号=借出图书数据表.财产号;2.2.3.2. 核查期间图书调拨出本典藏点（如调拨、临时下架、报废、剔除、丢失等。） 从图书典藏系统中导出在核查期间转出朝晖中文库的图书数据。并导入本系统，保存成相应的数据表。 用2.2.3.1中语句对“书目数据表”中的相关字段进行更新。2.2.3.3. 其它未查到图书的处理将剩余没有核查到的图书数据分装到各出纳台工作机上，利用借还书空隙，由出

13、纳台值班人员按图书大类进行核查。待全部核查完毕，将数据进行合并。方法如下：图三未在书库图书处理界面图四疑似丢失图书处理界面选择图书大类号，显示该类图书未查书目列表（图三）。根据选择的财产号，自动将财产号复制到剪贴板上，利用财产号在图书流通系统中查询该书的借阅历史，最后从结果类型列表中选择检查结果：无借阅记录；已借出，还未归还；一年内已归还；二年内已归还；三年内已归还；三年以上已归还。2.2.4 条码重复图书的处理。用下列命令检索条码号重复的记录。命令：select 书目数据表.财产号,书目数据表.条码, 书目数据表.索书号,书目数据表.书名,书目数据表.isbn,书目数据表.出版社,书目数据表

14、.编著者, 书目数据表.单价from 书目数据表where (书目数据表.条码) in (select 条码 from 书目数据表 as 条码号 group by 条码 having count(*)1 ) order by 书目数据表.条码;2.2.5 同书异索书号及同索书号异书的处理l 统计书名、出版社、编者及isbn、索书号相同的图书复本量select书目数据表.书名, 书目数据表.出版社, 书目数据表.编著者, 书目数据表.isbn, 书目数据表.索书号, count(*) as 数量1 from 书目数据表 group by 书目数据表.书名, 书目数据表.出版社, 书目数据表.编著

15、者, 书目数据表.isbn, 书目数据表.索书号 order by 书目数据表.索书号l 统计索书号相同的图书复本量select 书目数据表.索书号, count(*) as 数量 from 书目数据表 group by 书目数据表.索书号 order by 书目数据表.索书号l 检索同索书号非同种图书或同种图书索书号不同的数据，即前两项统计结果不一致的记录。select 复本（索书号相同）.索书号, 复本（索书号相同）.数量 as 相同索书号数量, 复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同）.数量1 as 同书同索书号, 复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同）.书名,

16、 复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同）.出版社, 复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同）.isbn from 复本（索书号相同） left join 复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同） on 复本（索书号相同）.索书号 = 复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同）.索书号 where (复本（索书号相同）!数量)复本图书(书名、出版社、编者及isbn、索书号相同）!数量1)2.3 差错的善后处理将书库图书核查过程中发现的书目数据错误的图书按差错类型进行打包、标识，送编目部门进行修改。修改后经复核正确后回架。未建库图书登记后，系统打印出

17、清单，将清单与图书一并送编目部门加工，加工后进行验收入库。对条形码重复图书打印清单，并在书库中找出相关图书。若几本书的条码号相同，则保留一册图书为该条码号，其余图书重新分配条形码；若每册图书上的条形码不同，仅数据库数据错误，则修改数据库的条码值，使其与书中一致。将同书异索书号或异书同索书号的书目清单提交编目部进行修改。修改后，对相关图书的标签进行更新。对归还后二年以上无人借阅及无借阅记录的图书确定为疑似丢失的图书。在图书典藏系统中设置“自然遗失”馆藏项，将这些图书典藏地点修改为“自然遗失”。考虑到有两个图书馆、多个典藏点等因素，图书有可能混入其它典藏点，因此，采用这种方法主要考虑，一是将已不在

18、书库的图书，检索时显示不可借，避免读者检索到这些图书而无法从库中找到；二是便于统计，以便与图书流通过程中读者赔失相区别；三是如果今后“疑似丢失”的图书又出现，可恢复其可借状态。处理方法： 先将无借阅记录以及归还后二年以上没人借阅的图书检索出来，形成疑似丢失的图书数据表。 进入“疑似丢失图书处理”，查询未处理的记录，选择财产号，系统自动完成复制财产号、转到典藏系统、并执行粘贴和修改过程。操作人员确认修改成功后，返回系统，重复操作余下的记录（图四）。对外文图书数据典藏到中文库的问题，解决方法同疑似丢失的图书处理方法相似，即将相关记录修改到外文库。3 结果分析及对策3.1 核查结果分析通过对馆藏图书

19、盘点核查进行统计，发现存在问题的图书达到87710册，占全部图书的22.6%。其中书目数据错误最多，达到18942册，占全部图书的4.88%。书目数据差错的图书中，出版社差错量最大，有10826册（占书目数据差错图书的57%），表现在出版社更名后，编目数据没有及时修改、缺少出版社或出版社表述不规范等；其次是编著者信息错误，有3089册（占书目数据差错图书的16%），主要是文字录入错误或缺少编著者信息；索书号不正确的图书也有1888册（占书目数据差错图书的10%），主要存在书目数据与图书标签内容不一致及套书缺少卷册号等；书名等信息在录入过程中也存在不少的错别字、漏字等现象，同时，也发现53册图书

20、有财产号，但没有具体的书目信息。这类书中主要是旧书，但也有7618册是2000年以后入库的相对较新的图书。引起书目数据差错的主要原因是旧书突击建库和新书编目加工过程中缺少质量控制所致。图书“丢失”情况也比较严重，实物不存在的图书中，没有借阅记录的图书有15379册，加上归还后二年以上无人借阅的图书4836册，总数达到2万多册，还有29册图书存在明显条码及相关标识被人为撕贴的情况。产生这类“丢失”的图书原因一是书库的全开架造成图书被窃；二是图书典藏工作不规范，例如检查发现有7851册的外文图书的数据被典藏到中文库里，而实物被送到外文库；三是存在图书调拨时，典藏信息没有修改或漏改的情况。图书未建库

21、的有707册，且全部都是旧书。主要原因是旧书回溯建库时，为了赶进度，缺少复核等质量把关环节。其它典藏点混入的图书有879册，主要是读者在跨校区归还时被混入其中。3.2 管理对策l 加强并完善图书管理系统的盘点核查功能有些图书管理系统没有盘点功能，如图腾系统，有些系统有盘点功能，但缺少核查功能，如ilas1、unicorn2 。由于书目核对与盘点工作是流通部的一项重要工作，需要进一步加强和完善图书管理系统。例如在核查的后期阶段，如果图书管理系统中有完善的核查功能，对核查期间图书去向的确定、典藏点的批量修改会非常方便。核查功能中重点要加强数据差错描述，以便编目部门修改，提高校错效率。另外，核查中发现164册图书出现条码号重复、1449种（不包括旧书）图书存在同书异索书号或同号异书的情况，需要图书管理系统在编目加工部分增加条码重号和同书异索书号或同索书号异书的自动识别功能。l 不同典藏点图书设置易识别的标识其它典藏点图书混入的主要原因是不同典藏点图书标识不清或不合理。我馆采用屏峰校区藏书盖“小和山”三角章，但所盖位置在图书上架后就不可见