文秘考试复习资料1

1、考试复习资料1. 秘书学作为一门独立的学科，在中国内地产生于（20世纪80年代）2. 秘书学能在20世纪80年代兴起的原因：（1）当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生。（2）要改变秘书工作的落后状况，必须把秘书学的研究提上日程。（3）新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出更高的要求。3.秘书监最早出现在（东汉桓帝时期）“秘书”一词最早出现于汉代5. 从（服务的对象和经济来源）划分可分为（公务秘书）（私人秘书）3. 接打电话的原则与要求：表达规范、正确 语言简洁、高效 保密 注意时间5. 社会调查的基本类型：全面调查 非全面调查（典型和重点调查定义及区别典型调查、重点调查、抽样调查、综合调查）

2、7.秘书信息工作的基本要求：准确 及时 适用4. 8.信息传递的要求：迅速7.我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期。我国最早的秘书工作者是史官。史官的出现是秘书工作诞生的一个标志。我国古代最早的秘书机构是太史竂，产生于商朝，完善于西周。夏朝是我国国家秘书工作产生的标志。8.武则天时，设匦使院，可以说是中国封建王朝中最早受理来信的机构，类似于今天的信访工作部门。9.南京临时政府于1912年1月还颁布了公文程式条例，新政权使用“令、咨、呈、示、状”五种新公文。10.优化办公环境的原则：.舒适。和谐.实用。安全8. 文书档案的保管期限定为永久 长期（16-50年） 短期（15年以下）三种

3、9. 归档时间：移交时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年下半年。5. 文书从行文关系上可分为：上行文 下行文 平行文10. 文书按保密等级来分可分为：绝密（时间不超过30年）、机密（时间不超过20年）和秘密（时间不超过10年）6. 办法规定，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”11. 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项14.函: 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务6.4.名词解释 秘书：根据中华人民共

4、和国原劳动和社会保障部制定的“秘书国家职业标准”把秘书视为一种职业名称。秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员，适用一切机关团体从事以及有志从事秘书的人员。秘书机构： 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 办公环境：办公环境是指一定的组织机构的各部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视

5、觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 优化办公环境，简言之，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计(Planning)、控制(Controlling)和组织(Organizing)，使其达到最优状态。 会议简报，是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的建议，意见和会议决定的事项。 调查研究： 是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。 信息筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息。 信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高质量。信

6、息的整理是整个信息工作的核心。立卷 就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类的组成一个或数个案卷。归档：就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，交档案馆或档案室保存的过程。档案（档案法中） 就是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录6. 简答：1.如何灵活运用文卷的六个特征？问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通信者特征。问题特征：将文件内容反映的同一事件、同一人物、同一问题或同一工作性质组合在一起.其优点是可保持文件的内在联系,反映某

7、一问题的全貌，又便于查找利用。时间特征：将属于同一时间（同一年度、同一季度、同一月度）的文件集中组案。其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况。按时间特征组卷，对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法。 名称特征：将文件名称相同或相近的集中立卷。文件名称往往是文件效能和作用的反映。把名称一致、保存时间相近的文种统一立卷，其实用价值更佳作者特征： 将同一发文单位的来文统一立卷，便于反映本单位的工作与某单位之间的联系，也方便查找。按此方法立卷需要注意，某些联系紧密的文件，以不拆散为佳地区特征：将同一地区、同一部门的来文组卷。这种方法便于反映该地区、该部门的情况和对该地区、该部门问题的处理，

8、一般可用于下属单位的来文通信者特征： 此特征不同于作者特征。它指对某一问题形成文件的双方（如询问与答复）集中立卷。其好处是便于反映单位之间对有关问题的协商和上下级之间的沟通情况。需要指出的是，按通信者特征立卷必须是双方往来文件，而不是单向文件。 2.秘书机构的领导关系只直接对所属机关负责 职能是直接为本单位的领导服务，对上下级秘书机构不存在领导与被领导的关系，秘书机构间存在相对的封闭性秘书机构间的联系 纵向联系：上级秘书构有义务对下级秘书机构实行业务的指导。体现在各种工作制度、条例、守则的制定和实施上，表现在颁布文件、召开会议上。 横向联系：表现为相互间广泛的业务联系相互交流工作经验，共同开展

9、研究和理论探索等方面。3秘书工作的原则 （1）准确：是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础。秘书工作的准确性，在很大程度上保证了领导工作的准确性，保障了领导工作的正常进行。总的要求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。 （2）迅速：是对秘书工作效率的要求，指办文办事等讲究实效，做到用最少的时间，最小的花费，取得最佳的效果。要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水 （3）保密：是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制。秘书部门处在核心要害部门，接近领导核心，失密泄密危害极大因此，此既是对秘书人员的要

10、求，也是对秘书工作的原则。 （4）实事求是：坚持实事求是是一切工作的原则。按照事物的规律办事，真实地反映情况，只有这样才能向领导提供正确决策，才能协助领导避免决策的失误。才能算做好了为领导服务的工作。 4.优化办公环境的要求：现代办公室布局开放式布局:开放式布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 优缺点： 有利于沟通、办公空间和经费的节省。 难以进行带有秘密性质的工作；噪音太大，“此起彼伏”的谈话声、机器设备声、电话铃声等，使人难以集中注意力开展工作；缺乏单独办公的机会，有人可能会产生处于被监控之下的感

11、觉。2.封闭式布局：封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。优缺点：封闭式布局可以使工作环境显得相对的安全，有利于保密；同时，可以使员工拥有相对独立的私人空间，有效地保护个人隐私；而相对安静的工作环境，也易于使人集中注意力来进行更为细致和专业的工作。 各职能部门之间的信息难以得到及时有效的沟通，工作协调也不够快捷灵便，工作效率受到一定程度的影响；并且非办公空间的占用率较大，这无形中提高了行政费用。3.混合式布局 混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

12、优缺点：这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，“扬长避短”，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局模式5.接听电话的一般礼仪及电话中的问题处理 （1） “铃响不过三”原则 如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释， 如 “很抱歉，让你久等了”等。 （2） 规范的问候语 在工作场合中，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。（3） 要找的人不在或不能接听电话时的处理 特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。(4)学会

13、记录并引用对方的名字 (5)接到错打的电话也应该礼貌应对 (6)应在对方挂电话后再挂电话 6处理电话留言的一般原则 (1)简洁 (2)完整、准确 (3)及时送达留言 7.如何处理投诉电话 (1)处理抱怨电话的心理准备 (2)如何处理好抱怨电话学会安抚对方的情绪。 请对方说出要求。不要轻易下承诺。8.会议的准备工作一）会前的准备工作 1 .安排议题 确定步骤 议题就是会议需要讨论研究的题目或内容。然后确定议程和日程。7. 会议日程和会议议程的联系与区别 会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议日程：是对会议活动做逐日做出的安排，是议

14、程的具体化。1会议议程和日程的功能是不同的，应抓准各自文件所传达的会议信息的侧重点。2会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。3会议的议程与日程的安排必须吻合。4会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。会场的选择（大小适中 地点适中 附属设施齐全）会议地点选择的要求：1)交通便利2)会场的大小应与会议规模、主题相符3)场地要有良好的设备配置4)场地应不受外界干扰5)选择会议地点应考虑有无停车场所6)场地租借的成本必须合理2 .拟订与会人员范围或名单3 .办理会议报批手续4 .发会议通知5 .准备会议文件和材

15、料6 .选择和布置会场（会场布置：不同的会议，要求有不同的会场气氛）总体要求：庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规模、规格。会场的整体格局要根据会议性质和形式创造出和谐的氛围。 大（礼堂型、众星拱月型。）中（“而”字型、半圆型、课堂型。）型会议要保持一个绝对的中心，因此多彩用半圆形、大小方形的形式。 小型会场要注意集中和方便（椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。 ）7 .排列座次8 .办妥后勤服务事宜9 .做好新闻发布工作10 .进行全面的会前检查11 .通讯保障安排座次的惯例：（1)依职务的高低和选举的结果安排座次。主席台座次排序原则为：“以前为尊

16、”、“以中为尊”，商务活动为“以右为尊”，政务活动“以左为尊”。安排与会者座次有以下几种办法：1）按汉字笔划排列2）按地理位置排列3）按行业系统排列二会议期间的工作 1.做好会议签到工作2.热情接待会议成员3.传接电话4.协助领导掌握情况，控制会议进程5.担任会议记录，编写会议简报6.调派车辆7.会议保密 9. 秘书调查研究的内容1围绕领导各个时期的中心工作开展调查研究。2为贯彻执行各项方针政策或决定而进行调研。3为起草政策性文件，重要报告，和其他文稿而进行调研。4为解决突发性事件和倾向性，苗头性问题进行调研。5对一些容易被遗漏的问题进行调研 10.典型调查和重点调查的区别？ 定义：典型调查是

17、从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质极其发展规律的方法 重点调查 就是对调查对象总体中部分起主要作用的单位进行调查，其结果推及其他一般单位。区别：一是选择调查对象的标准不同，典型调查是选择同类事物中具有代表性的单位作为调查对象，重点调查则是选择同类社会现象中具有集中性的单位作为调查对象。二是，调查的主要目的不同，典型调查的主要自的是认识同类事物的本质及其发展规律，即主要是作定性调查，重点调查的主要目的是为了对某种社会现象总体的数量状况作出基本的估计，即主要是作定量调查。三是，调查的具体方式不同，典型调查只能是面对面的直接调查，重点调查则可以是直接调查

18、，也可以是间接调查，如电话调查、通讯调查、通过各种统计表进行调查等等。 11. 调查研究的程序： 准备阶段 1. 明确调研题目（或称课题、专题）2. 选择调研对象3. 选配调研人员4. 准备相关信息资料5. 编制确认调研计划6. 设计必要的调查问卷和表格调查实施阶段1. 联系确认调查对象2. 实施调查3. 阶段性小结并复查验证调查结果 研究分析阶段1.对调查材料的取舍、审定、核对和证实2.分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息3.利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计4.确定研究结果 结论报告阶段 1. 调研报告、2. 调查研究的总结12.信息同消息的联系和区别：当消息是

19、指包含某种内容和意义的音信时，它与信息相近，但人们通常把它看成是新闻学上的一种体裁。信息是消息的内核，消息是信息的外壳。不同的消息中所包含的信息量不同，有的消息中信息量大一些，有的消息中信息量少一些，有的消息中甚至不包含信息。具体包含多少信息，与消息的背景和信息接受者有关。12. 归档的质量要求： 应归档的文件材料齐全、完整； 文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷； 归档的文件材料，保持它们的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。13. 公文写作：通告 函改错：请示：关于部生产线增加规格件的请示 部： 根据集团公司决定，将原在厂生产的产品移到我厂生产，计划年产量约200万支。方案是：利用原车间生产线增加一套设备规格件即可，规格件价格为5万元，特此申请