公文概述与常用文种写作

1、 靳连冬靳连冬 西北大学公共管理学院西北大学公共管理学院 邮箱： 公文是社会合法组织在其公务活公文是社会合法组织在其公务活动中为行使管理职权、处理日常动中为行使管理职权、处理日常工作而形成的具有效用直接性和工作而形成的具有效用直接性和体式规范性的应用文书。体式规范性的应用文书。特定效力规范体式 通用公文和专用公文通用公文和专用公文 正式公文和参照公文正式公文和参照公文 收来文件和发出文件收来文件和发出文件 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重

2、要工具。 决议、决定、命令（令）、公报、决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、报告、请示、批复、议案、函、纪要纪要 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 意见：适用于对重要

3、问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 确定适用范围确定适用范围 显示文件性质显示文件性质 表明行文关系表明行

4、文关系 限定使用条件限定使用条件 理不清隶属关系，用错文种 （请示与函） 弄不明文件性质，用错文种 （请示与报告） 定不准事由目的，用错文种 （决定与通报，意见与报告） 解不当权限要求，用错文种 （公告与通知）请示与报告的区别请示与报告的区别 行文目的不同行文目的不同 行文时间不同行文时间不同 内容含量不同内容含量不同 聘任性：聘任性：“重要重要”与与“常规常规” 安排性：安排性：“重大重大”与与“一般一般” 决策性：决策性：“源源”与与“流流” 事实影响大，处理层次较高的应用决定事实影响大，处理层次较高的应用决定 如表彰层次为：记功、嘉奖、晋级、授予如表彰层次为：记功、嘉奖、晋级、授予较高层

5、次荣誉称号，惩戒层次为：记大过、较高层次荣誉称号，惩戒层次为：记大过、降级、撤职、开除公职，要用决定。降级、撤职、开除公职，要用决定。 事实影响小，处理层次低的应用通报。事实影响小，处理层次低的应用通报。 公文是以语体文为主，兼公文是以语体文为主，兼用叙述、议论、说明三种用叙述、议论、说明三种表达方式的应用文。表达方式的应用文。 叙述，对人物的行动或事件的叙述，对人物的行动或事件的发展作叙说和交代。发展作叙说和交代。 说明，将客观事物或事理的属说明，将客观事物或事理的属性解说清楚。性解说清楚。 议论，对事件或问题发表见解，议论，对事件或问题发表见解，表明观点和态度。表明观点和态度。 用纸格式用

6、纸格式 排版格式排版格式 装订格式装订格式 文面格式文面格式 采用国际标准A4型纸，210MM*297MM。 公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码）。 图文区 白边区 版头 主体 版记 从左至右横排、横写。其标识： 第一层为“一、”（黑体）， 第二层为（一）（楷体）， 第三层为“1.” （仿宋）， 第四层为（1）（仿宋）。 对象化思维对象化思维 模式化思维模式化思维 替代性思维替代性思维 逻辑性思维逻辑性思维 适用范围：报告适用于向上级机关汇报工作、适用范围：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。反映情

7、况、答复上级机关的询问。 特点：单向性、陈述性特点：单向性、陈述性 分类：工作报告、情况报告、建议报告、答分类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告复报告、报送报告 标题 发文机关主要内容文种中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告 主要内容文种关于西安电话业务转让的阶段性报告 行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。 受双重领导的机关确定主送机关时可以不止一个。 报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不得越级行文。报告开头部分，起着引导全文的作用。导语的类型：背景式导语：交待报告产生的现实背景。根据式导语：交待报告产生

8、的根据。叙事式导语：简单叙述事件概况，一般用于反 映情况的报告。目的式导语：明确阐述发文目的。报告主要内容部分。常见类型： 总结式写法：主要用于工作报告。 以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。 注意结构安排。一般按总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次。 “情况原因教训措施”四步写法。 这种结构主要用于情况报告。 先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。 建议式写法 这种写法多用于建议报告。 要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。 形式上采

9、用分条列项的方法逐层表达。 例如关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告，针对计划生育问题向省政府提出了四条建议：一、加强组织领导；二、明确职责；三、提高干部素质；四、落实经费。 可以重申意义，展望未来。 可以采用模式化的套语收结全文，如 “特此报告”；“以上报告，请审阅” 等等。 重视校友工作重视校友工作 促进共同发展促进共同发展 一、充分认识校友资源（一）校友是学校的“品牌”资源（二）校友是学校的“智力”资源（三）校友是学校的“关系”资源（四）校友是学校的“财力”资源。 二、高度重视校友工作（一）校友返校领导出面（二）完成校友托付事宜（三）策划参与校友活动（四）全员提供所需服务 三、

10、有效深化交流互动（一）完善校友信息建设（二）安装运行相关设备（三）及时回应校友倡议（四）提供回馈支持平台四、不断扩展校友工作成果（一）促进各地分会建设（二）扩大校友界定范围 按照功能定位，大学主要承担着人才培养、科学研究、服务社会和传承文化四大功能。要发挥好这四大功能，校友绝对是重要的“智力”资源。 1.在人才培养方面，许多校友既掌握了系统的理论知识，又拥有丰富的实践经验，理解行业对人才的实际需求，他们反馈的意见和建议对于人才培养具有指导意义。 2.在科学研究方面，许多校友已经成为所在利于的学术骨干和技术专家，在科学研究方面具有很深的造诣，如果能携手母校老师开展合作研究，相信会产生有些影响的研

11、究成果。 3.服务社会方面，对于所从事专业领域的社会需求，校友们，尤其是生产单位的杰出校友最有发言权。他们掌握的信息丰富，面对的问题具体，可以有效引导高校更好的服务社会。 4.文化传承方面，除了传授专业知识，校友们会以母校熏陶出的行为方式、文化素养、人格魅力影响感化周围人群，扩大文化传承面。 适用范围：适用于向上级机关请求适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。指示、批准。 特点：期复性、单一性、针对性、特点：期复性、单一性、针对性、时效性。时效性。 分类：请求性请示、请准性请示。分类：请求性请示、请准性请示。 标题 发文机关事由文种。 甘肃省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示 事由文种

12、。 关于解决新设机构办公用房的请示 负责受理和答复请示的机关。 只能有一个 不得送个人 无特殊情况不得越级。 表述请示缘由，是上级机关批复的主要依据。 需写明遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。 请示事项部分，是请示的核心部分。 请求指示的请示，需写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。 请求批准的请示，需把要求批准的事项分条列款写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需写明编制、数量、途径等，以便上级及时批准。 如果请示内容复杂，可分列若干小标题，每个小标题下再分条列款。 主体之后，另起一段，按程式化语言主体之后，另起一段，按程式化

13、语言写明期复请求即可。写明期复请求即可。 “特此请示特此请示”“”“专此请示专此请示”“”“当否，当否，请批复请批复”“”“妥否，请批复妥否，请批复”“”“盼示盼示复复”“”“以上请示，请予审批以上请示，请予审批”“”“以上以上请示如无不当，请批准请示如无不当，请批准”“”“以上请示，以上请示，如无不妥，请批转有关部门执行如无不妥，请批转有关部门执行”等等等。等。病文评改病文评改：87请示请示 关于关于“招待所招待所” 更名为更名为“宾馆宾馆”的请示的请示 厂部： 招待所在厂部的支持和关怀下，从几间普通客房发展到现在五十间标准客房的规模，硬件设施和服务水准及客房配备都得到很大提高，在接待对象上

14、已从内部服务拓展到面向社会的市场营销活动，由原来的单纯服务变成现在的完成目标任务。 而在经营过程当中，由于旅游市场要求及旅行社放团标而在经营过程当中，由于旅游市场要求及旅行社放团标准，准，“招待所招待所”与与“宾馆宾馆”在接待等级上有一定差异。放在接待等级上有一定差异。放团标准均以团标准均以“宾馆宾馆”、“酒店酒店”、“饭店饭店”“”“大厦大厦”为对为对象，对象，对“招待所招待所”不确认。就拿今年与中青旅、黄河、新不确认。就拿今年与中青旅、黄河、新闻、光大、晨光等无论是大社还是小社的合作来说，他们闻、光大、晨光等无论是大社还是小社的合作来说，他们来考察，一进大门，看到来考察，一进大门，看到“招

15、待所招待所”的牌子就不下车，尽的牌子就不下车，尽管里面设施、服务符合要求，但他们认为管里面设施、服务符合要求，但他们认为“招待所招待所”与与“宾馆宾馆”从感官上有差异，顾客不认可。八月下旬，我们从感官上有差异，顾客不认可。八月下旬，我们好不容易与黄河、新闻和中青旅因关系谈成放团，但青岛好不容易与黄河、新闻和中青旅因关系谈成放团，但青岛客人和成都客人一听是客人和成都客人一听是“招待所招待所”坚决不同意也不看资料，坚决不同意也不看资料，没办法又转其他宾馆，新闻旅行社做的大连团宁可转到环没办法又转其他宾馆，新闻旅行社做的大连团宁可转到环境设施远不如我们的境设施远不如我们的“宾馆宾馆”。我们也只能做一

16、些散。我们也只能做一些散客，而无法接团，经济效益难以提高。客，而无法接团，经济效益难以提高。 经了解本系统已有经了解本系统已有614614厂厂“申泉宾馆申泉宾馆”、542542厂厂“上钞大厦上钞大厦”、615615厂厂“泉银宾馆泉银宾馆”都已将服务对都已将服务对象扩展到社会。象扩展到社会。 我们作为我们作为厂的对外窗口，与旅行社合作接厂的对外窗口，与旅行社合作接待省内外游客，可将企业的知名度更加扩展，以我待省内外游客，可将企业的知名度更加扩展，以我们的优质服务将本厂精神、本厂品牌通过客人的口们的优质服务将本厂精神、本厂品牌通过客人的口碑传向四面八方，也是我们企业向外展示形象的最碑传向四面八方，

17、也是我们企业向外展示形象的最好广告。好广告。 从经济效益来讲，今年由于周边企业如远东公从经济效益来讲，今年由于周边企业如远东公司自己的接待大楼要启用，相关会议及客户减少，司自己的接待大楼要启用，相关会议及客户减少，因此我们要争取与旅行社尽快合作，在旅游客源上因此我们要争取与旅行社尽快合作，在旅游客源上争取一些市场，也借旅行社来拓展我们的营销渠道，争取一些市场，也借旅行社来拓展我们的营销渠道，以此为企业增加效益多创收。以此为企业增加效益多创收。 鉴于以上原因，我们特此申请“招待所”更名为“宾馆”。更名手续经调研因房价不变，与物价、税收没有关系，只需向主管工商局提出更名申请，缴纳460元更名费即可

18、办理。另外，经调研，更换“某某宾馆”门头贴金字约须2.6万元。 妥否，请批示。 招待所 200616 适用范围：适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 特点：功能多样、运用广泛、一定的指导特点：功能多样、运用广泛、一定的指导性性 分类：发布指示的通知、颁发规章的通知、分类：发布指示的通知、颁发规章的通知、批转转发文件的通知、晓喻性通知、任免批转转发文件的通知、晓喻性通知、任免通知、会议通知通知、会议通知 标题 三要素和两要素标题。发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。 主送机关 通知的发文对象比较广泛，因此主

19、送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。 用来发布指示、安排工作的通知，主要表述有关背景、根据、目的、意义等。 用来告知事项的晓谕性通知，也可参照上述写法。 批转、转发文件的通知，根据情况可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定开头，无需说明缘由。 发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交待缘由。 主体部分：有条理表述所发布的指示、安排的工作、提出的办法、措施和步骤等。内容复杂的需要分条列款。 晓谕性的通知，有时需要列出新成立组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。 如无必

20、要可以省略这一部分。 也可使用套语，如“特此通知”等。 全文由发布目的、根据、发布对象、发布决定组全文由发布目的、根据、发布对象、发布决定组成。如成。如 “ “为维护矿产资源国家所有权益，加强矿为维护矿产资源国家所有权益，加强矿产资源储量管理，确保矿产资源储量合理可靠，产资源储量管理，确保矿产资源储量合理可靠，根据根据矿产资源法矿产资源法，制定了，制定了矿产资源储量评矿产资源储量评审认定办法审认定办法，现予发布。，现予发布。” 有的只需要具备发布对象和时效两方面的内容。有的只需要具备发布对象和时效两方面的内容。例如例如国务院关于发布国务院关于发布 的通知的通知：“现发布现发布国家行政机关公文处

21、理国家行政机关公文处理办法办法，自，自20012001年年1 1月月1 1日起施行，日起施行，19931993年年1111月月2 2日日国务院办公厅发布，国务院办公厅发布，19941994年年1 1月月1 1日起施行的日起施行的国国家行政机关公文处理办法家行政机关公文处理办法同时废止。同时废止。” 一般由以下几个部分构成：一般由以下几个部分构成： 标题。通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和标题。通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成，如文种三要素组成，如中共中央关于印发中共中央关于印发党政领导干部党政领导干部选拔任用工作条例选拔任用工作条例的通知的通知。 正文。应写

22、明两层内容：一明确指出所发布的是什么法规，正文。应写明两层内容：一明确指出所发布的是什么法规，该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻该法规的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。一些重要的法规还需强调其重要意义。执行的希望或要求。一些重要的法规还需强调其重要意义。 在具体表述次序上，开头都要通过一个在具体表述次序上，开头都要通过一个“提前提前”句式，句式，使用使用“现将现将”二字，把所要发布的法规名称展示给阅者。二字，把所要发布的法规名称展示给阅者。如如“现将现将某法规某法规印发给你们，望认真贯彻执行印发给你们，望认真贯彻执行”。主。主体部分，一方面强调意义或

23、重要性，另一方面提出执行要体部分，一方面强调意义或重要性，另一方面提出执行要求。求。 结尾。有两种情形，一是要求下级反馈执行的情况；二是结尾。有两种情形，一是要求下级反馈执行的情况；二是宣布法规的时效。宣布法规的时效。 通报适用于表彰先进、批评错误，传通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况达重要精神或者情况 题材的典型性、思想的引导性、制发题材的典型性、思想的引导性、制发的时效性的时效性 表彰通报、批评通报、情况通报表彰通报、批评通报、情况通报 结构布局结构布局 正文分四个部分： 介绍先进事迹：介绍先进人物或先进集体的行动及其效果，要写明时间、地点、人物、基本事件过程。表达时使用概

24、括叙述的方式，只要将事实讲清楚即可。 阐述先进事迹的性质和意义：采取议论写法，但不要求有严谨的推理，而是在概念清晰的前提下，以判断为主，同时也要注意文字的精炼。 表彰决定：写什么会议或什么机构决定，给予表彰对象以什么项目的表彰和奖励。 希望号召：是表彰通报必须要有的结尾部分，用来提出希望、发出号召。 正文分四个部分： 错误事实或现象：对个人错误进行处理的通报，要写明犯错误人的基本情况，包括姓名、所在单位、职务等，然后对错误事实叙述，要写的简明扼要、完整清晰。对单位、部门的不良现象进行通报，这部分将要占较大的篇幅。如果是针对普遍存在的某一问题进行通报，这部分要从不同地方、不同单位的许多同类事实中

25、，选出一些有代表性的进行综合叙述。 对错误性质或危害性的分析：处理单一错误事实的通报，这部分要对错误的性质、危害进行分析，一般都写得比较简短。 惩罚决定或治理措施：对个人单一错误事实进行处理，要写明根据什么规定，经什么会议讨论决定，给予什么处分等。对普遍存在的错误现象或问题，在这一部分要提出处理、纠正的方法措施。内容复杂时，要分条列项。 提出希望要求：发文机关要对受文单位提出希望要求，以便受文单位能够高度重视、认清性质、汲取教训、采取措施防止错误现象的发生。 正文由三部分组成： 缘由与目的：叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。要综合归纳，要言不烦。 情况与信息：用来叙述有关情况、传

26、达某些信息，通常内容较多、篇幅较长，要注意梳理归类、合理安排结构。 希望与要求：在明确情况的基础上，对受文单位提一些要求和希望。这部分是全文思想的归纳之处，写法因文而异，总的原则是要抓住要点，切实可行。 适用范围：会议纪要适用于记载、适用范围：会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。传达会议情况和议定事项。 特点：纪实性、概括性、指导性特点：纪实性、概括性、指导性 类型：决策型纪要、交流型纪要、类型：决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要研讨型纪要 标题：标题： 由会议名称、文种构成由会议名称、文种构成 由主要内容（议题）、文种构成由主要内容（议题）、文种构成 成文日期：一般加括号标写于标题之

27、成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准；也可以出现在正文人签发日期为准；也可以出现在正文之后。之后。 主要用来记述会议的基本情况。包括：主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的时间、地点、会议名称、召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。讨论的主要问题等。 这部分表达完毕后，可用这部分表达完毕后，可用“会议纪要会议纪要如下如下”或或“会议议定了如下事项会议议定了如下事项”为为过渡，转入主体部分。过渡，转入主体部分。 核心部分，需写明会议主要精

28、神、议定事核心部分，需写明会议主要精神、议定事项、达成的共识、会议对与会单位布置的项、达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。及争鸣情况等。 这部分多数需要分条列项撰写。即使不分这部分多数需要分条列项撰写。即使不分条的，也多用条的，也多用“会议认为会议认为”“”“会议指会议指出出”“”“会议提出会议提出”等惯用语作为各层意思等惯用语作为各层意思的开头，以体现内容的层次感。的开头，以体现内容的层次感。 强调意义、提出希望和号召等。强调意义、提出希望和号召等。 结尾还可以对会议的情况作一些补结尾还可以对会议的情况作一些补

29、充说明。充说明。 在不影响全文结构完整的前提下，在不影响全文结构完整的前提下，也可以不专门写结尾部分。也可以不专门写结尾部分。 适用范围：函适用于不相隶属机关之适用范围：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。批准和答复审批事项。 特点：平等沟通性、灵活广泛性、单特点：平等沟通性、灵活广泛性、单一实用性一实用性 类型：去函、复函类型：去函、复函 标题：事由、文种的居多，也有三要素构成的。 主送机关：一般只有一个，但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。 发函缘由：说明发函的根据、目的、原因等。 这部分结束时，常用一些习

30、用的套语转入下一部分，如“现将有关情况说明如下”等。 事项：表达有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问、有关事项提请批准等主要内容。 结尾部分：向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持或帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。 最后，另起一行以“特此函商”“特此函询”“即请复函”“特此函告”“以上意见可否，请函复” 等惯用语收束。 标题 高一级机关给低一级机关的复函或内容比较重要的一些复函，一般采用三要素。 如果是平级和不相隶属机关之间的复函，而且复函的内容也不太重要，也可采用两要素构成。 主送机关：来函的单位。 正文：写法基本同批复。 由引语和答复意见两部分构成。引语部分先要引用对方来函的标题、发文字号，然后交待根据，说明缘由。 一般用“现就有关问题函复如下”转入答复意见部分。 结尾：另起一行以惯用结语“特此函复”收束。 关于建议颁布实施关于建议颁布实施华能电厂华能电厂P92P92钢管道焊接工艺实施钢管道焊接工艺实施细则细则等三个技术标准的函等三个技术标准的函 华能国际电力股份有限公司： 应贵公司要求，我院依