如何组织有效会议和开展会议

1、1如何组织有效会议如何组织有效会议乐佳印刷有限公司乐佳印刷有限公司2015年年3月月12日日2会议的重要性会议的重要性调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于前列前列n 大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向n 90%90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的n 企业企业规模越大，规模越大，开会的时间越多开会的时间越多3 会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道 会议的意义会议的意义4开会的目的开会的目的567高效会议的特征高效会议的特征 8会议的筹划与管理会议的筹划与管理 v会前的准

2、备会前的准备v会中的组织会中的组织v会后的处理会后的处理 议而决议而决决而行决而行9会会前的准备前的准备v提前告知与会人会议地点、时间，避免冲突提前告知与会人会议地点、时间，避免冲突v会议材料、设备提前准备会议材料、设备提前准备v会议会议目的目的必须列明必须列明v会议会议目的目的必须具体且可以衡量必须具体且可以衡量10 参会人员的选择参会人员的选择参与决策的人能否到场？参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？开会时能提供特定咨询的人能否到场？ 会会前的准备（续前的准备（续1）11 预约参会人员预约参会人

3、员 确定了会议时间后要提前一确定了会议时间后要提前一个工作日个工作日告知参加会议的人告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程。员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程。 在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。会会前的准备（续前的准备（续2）12会会前的准备（续前的准备（续3） 会议议题的设计会议议题的设计 按照议案的轻重缓急编排处理按照议案的轻重缓急编排处理，如遇几个议题，应按其如遇几个议题，应按其重要程度排列，最

4、重要的排列在最前面。重要程度排列，最重要的排列在最前面。 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示。13会议的筹划与管理会议的筹划与管理 v会前的准备会前的准备v会中的组织会中的组织v会后的处理会后的处理 议而决议而决决而行决而行14 遵守时间遵守时间不要迟到不要迟到浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推迟和变更开会时间不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行，不要超时严格按照议程进行，不要超时 每个议题在规定结束时间前10分钟

5、提醒。会会中的组织中的组织15 按部就班按部就班会会中的组织（续中的组织（续1）16 主持会议主持会议会会中的组织（续中的组织（续2）17如何控制如何控制，才能才能创造均衡发创造均衡发言言？如何应付干扰如何应付干扰引导会议按议程进行？引导会议按议程进行？面对争辩时，主动面对争辩时，主动做出哪些回应以化做出哪些回应以化解僵局？解僵局？当会议产生无序讨论时，当会议产生无序讨论时，如何处理？如何处理？会会中的组织（续中的组织（续3）18罗伯特议事规则罗伯特议事规则转移至其他参与者转移至其他参与者主动探询，使他人完整表达主动探询，使他人完整表达控制均衡发言控制均衡发言以强势制止大家发言以强势制止大家发

6、言重定议事规则重定议事规则整合意见整合意见处理无序讨论处理无序讨论先主动停止发言，请对方总结先主动停止发言，请对方总结以条列式提出论点以条列式提出论点针对差异点逐条讨论针对差异点逐条讨论先尊重，再转延会尾先尊重，再转延会尾拉回主题，指定其他人发言拉回主题，指定其他人发言引导回归议程引导回归议程面对争辩的回应面对争辩的回应1234会会中的组织（续中的组织（续4）19如何圆满结束会议如何圆满结束会议会会中的组织（续中的组织（续5）20会议的筹划与管理会议的筹划与管理 v会前的准备会前的准备v会中的组织会中的组织v会后的处理会后的处理 议而决议而决决而行决而行21会会后的处理后的处理 决定事项的落实决定事项的落实 行动计划谁？什么任务？何时完成？怎么完成? 催办催办 一般综合性工作内容由秘书负责催办； 业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办； 几个部门联合召开的会议的决定，由牵头部门催办。 反馈反馈 反馈的原则迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点会议决策落实活动的信息22v 会议记录会议记录会会后的处理（续后的处理（续2）232425开会让您开会让您v