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文档简介

1、2014版建设工程文件归档整理规范解析标准的种类标准的种类 强制性标准:国标GB 行标JGJ 推荐性标准 GB/T 行标JGJ/T(协会标准是推荐性标准的一种:CECS)强制性标准是保障人体健康、人身、财产安全以及法律法规规定必须执行的标准除了强制性标准之外的其他标准是推荐性标准。是由采用者自愿选择的。 推荐性国标一经接受并采用,或各方商定同意纳入经济合同中,就成为各方必须共同遵守的技术依据,具有法律上的约束性。我们了解与认识强制性与推荐性标准的特点,主要是为了正确地掌握两种标准的划分、运用范围、操作方法,使企业在生产建设中,能科学有效地选用标准,制定内控标准,从而提高企业的现代化综合管理水平

2、。“标准”之间的关系国标行标企标企标地标企标下级标准不得宽于国家标准,可以更加严格下级标准不得宽于国家标准,可以更加严格两个“规范”的区别与特点GB/T 50328 20142014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施2014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施从标题上看,本规范设计工程范围较为宽泛,除建筑工程外还包括了市政公用工程等区别区别 一一GB/T 50328 20142014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施2014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施仅适用于建筑工仅适用于建筑工程范围相对狭窄程

3、范围相对狭窄本规程重点规定了工程文件的归档内容整理流程及立卷方法,以及各参建单位在该项工作中的职责区别区别 二二GB/T 50328 20142014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施2014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施本规程重点强调的本规程重点强调的是工程资料的过程是工程资料的过程形成收集管理方法形成收集管理方法本规范为“工程文件整理归档的”国家标准区别区别 三三GB/T 50328 20142014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施2014 07 - 13 发布 2015 - 05 - 01 实施该规程为国该规程

4、为国家行业标准家行业标准修编依据的相关规范和标准修编依据的相关规范和标准 行业标准行业标准建筑工程资料管理规程建筑工程资料管理规程 JGJ/T185-2009 北京市地标北京市地标建筑工程资料管理规程建筑工程资料管理规程 DB11/T695-2009 建设部建设部城建档案业务管理规范城建档案业务管理规范 CJJ/T 158-2011 建设部建设部建设电子文件与电子档案管理规范建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ/T1172007 建设部建设部建设电子元数据标准建设电子元数据标准 CJJ/T 187-2012 国家档案局发布的国家档案局发布的电子文件的移交与接收办法电子文件的移交与接收办法 对

5、对规范规范做了哪些修订做了哪些修订 增加了电子文件归档的质量要求和立卷方法增加了电子文件归档的质量要求和立卷方法对工程文件的归档内容及范围调整和分类对工程文件的归档内容及范围调整和分类 对不同单位归档文件内容提供选择参考对不同单位归档文件内容提供选择参考 增加了文件编号体系增加了文件编号体系 增加了立卷流程和案卷编目的要求增加了立卷流程和案卷编目的要求重点理解以下内容: 关于术 语问题 弄清标准中适用术语的定义,有助于正确理解和掌握标准的相关要求。(如立卷的原则,编号体系的建立等) 关于各方职责问题 理清参建各方在其中的职责,有利于工程资料管理和归档工作的有序开展建设单位应按下列流程开展工程文

6、件的整理、归建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作:档、验收、移交等工作:本条重点强调了建设单位在工程档案资料管理工作中的职责重点理解以下内容:与所有参建方的合同中应明确工程档案资料的套数、内容、质量标准、移交时间等 收集和整理工程准备阶段形成的文件和竣工验收文件,并进行立卷归档; 组织、监督和检查个各等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作;接收和汇总参建各单位立卷归档的工程档案;竣工验收前,提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;对列入接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。建设单位 勘察、勘察、设计、施工

7、、监理等单位应将本单位设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 建设工程项目实行总承包管理的,总包单位建设工程项目实行总承包管理的,总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,位应负责收集、整理

8、立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移并应及时向建设单位移交。国标 3.0.6 建设工程项目实行总承包管理的,总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。重点理解以下内容: 关于总包和分包施工单位之间的关系问题行标4.2.4-4 第1条 专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单位负责,并应单独立卷。行标4.5.2-2 。各专业分包单位应向施工总包单位移交施工资料重点理解以下内容: 关于城建

9、档案管理机构对工程文件的立卷归档工作进行 监督、检查、指导问题 方法方法 措施 手段 重点理解以下内容: 对于原件 归档的理解 行标3.0.4工程资料应为原件;当为复印件时,提供单位应在复印件上加盖印章,并应有经办人签字和日期。提供单位应对资料真实性负责行标4.5.1-5 有条件时,想城建档案馆移交的工程档案应为原件国标4.2.1 归档的纸质文件应为原件国家档案法实施办法对于复印件的规定 复制件上由原件保存单位加盖公章或法人签字,该件与原件具有同等的法律效力。 由于工程文件的特殊性和来源的复杂性,全部收集并归档原件时很难实现的,如一些材料的质量证明文件产品的检测报告等。因此,对于原件的形成、收

10、集和归档应具体情况具体对待。重点理解以下内容: 关于资料的分类与编号 行标附录A,关于资料的形成、类别、来源、保存及代号索引 (P8)鉴于工程资料数量多鉴于工程资料数量多管理难的特点,分类管理难的特点,分类和编号有助于对过程和编号有助于对过程资料的管理资料的管理重点理解以下内容: 关于资料的分类与编号 关于归档文件的选择鉴于工程资料数量多鉴于工程资料数量多管理难的特点,分类管理难的特点,分类和编号有助于对过程和编号有助于对过程资料的管理资料的管理明确利用目的,注重价值甄选,对于节约存储资源、提高利用效率有着极为重要的意义每每项建设工程应编制一套电子档案,随纸质档案项建设工程应编制一套电子档案,

11、随纸质档案一并移交城建档案管理机构。一并移交城建档案管理机构。重点理解以下内容:疑问1,能否实现疑问2,怎么实现疑问3,目前现状以北京城建档案馆为例,目前没有直接接收电子档案,是将接收的纸质档案进行数字化,制作数字化副本,以满足利用的需要。重点理解以下内容:对对工程文件的归档内容及工程文件的归档内容及范围的修订范围的修订 资料档案强调全部体现价值建设工程资料建设工程资料在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,简称为工程文件。建设建设工程档案工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种

12、形式的历史记录,简称工程档案。文件资料 档案文件资料档案档案是由文件和资料转化而来的。转化有三个条件:1、办理完毕的文件才能成为档案 所谓办理完毕时相对而言,主要指完成了文书处理程序,不能理解为要把文件中说的事情都办完。2、具有一定查考利用的文件才能成为档案 可以说文件是档案的基础,档案是文件的精华。3、按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案 文件是档案的因素,档案是文件的组合 文件资料 档 案 结论 对于工程档案的管理,如果不重视归档文件的价值甄选,盲目扩大归档内容,势必会造成资源巨大浪费,同时给今后的档案管理工作带来沉重包袱。 下面我们以北京市城建档案馆为例来说明价值归档的重要性北京城建档案馆接收工程档案分别存放海军档案馆空军档案馆总装档案馆武警档案馆每年的组库费用高达两

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