公文格式短班ppt新

1、吉林省委党校吉林省委党校(省行政学院省行政学院)基础教研部基础教研部 机关公文写作与处理专题公文为什么必须具备规范的格式公文为什么必须具备规范的格式 n便于起草、阅读、办理、立卷、归档便于起草、阅读、办理、立卷、归档和查找利用。和查找利用。n公文法定权威性、严格规范性、较强公文法定权威性、严格规范性、较强时效性的外在标志。时效性的外在标志。n有利于计算机录入、存储和传输有利于计算机录入、存储和传输 。 公文格式包括公文格式包括 公文用纸幅面及版面尺寸，公文的组公文用纸幅面及版面尺寸，公文的组成部分及其排列顺序和标示规则。成部分及其排列顺序和标示规则。 公文用纸幅面尺寸为国际标准纸型公文用纸幅面

2、尺寸为国际标准纸型型（型（210mm210mm297mm297mm）。）。( (附图附图1)1) 公文版心尺寸为公文版心尺寸为156mm156mm225mm;225mm;天头天头（上白边）为（上白边）为37mm;37mm;订口（左白边）订口（左白边）为为28mm28mm。( (附图附图1)1) 公文格式分为一般格式和特定格式公文格式分为一般格式和特定格式 公文一般格式的组成部分和排列顺序公文一般格式的组成部分和排列顺序n第一，秘密等级和保密期限第一，秘密等级和保密期限(非密级公文不标注非密级公文不标注)n第二，紧急程度第二，紧急程度(非急件不标注非急件不标注)n第三，发文机关标识第三，发文机关

3、标识n第四，发文字号第四，发文字号n第五，签发人第五，签发人(下行文、平行文不标注下行文、平行文不标注)n第六，标题第六，标题n第七，主送机关第七，主送机关n第八，正文第八，正文n第九，附件说明第九，附件说明(无附件不标注无附件不标注)n第十，成文日期第十，成文日期n第十一，印章第十一，印章n第十二，附注第十二，附注(无需要说明的问题不标注无需要说明的问题不标注)n第十三，主题词第十三，主题词n第十四，抄送机关第十四，抄送机关n第十五，印发机关和印发日期第十五，印发机关和印发日期n第十六，附件（无附件不标注）第十六，附件（无附件不标注） 眉首、主体、版记的标示规的标示规则则 （a)a) 由发文

4、机关全称或规范化简称后加由发文机关全称或规范化简称后加“文件文件” 二字组成。联合行文时，主办机关排列在前二字组成。联合行文时，主办机关排列在前 。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于字号一般应小于22mm X 15mm 。 平行文或下行文平行文或下行文“发文机关标识发文机关标识”上边缘至版上边缘至版心上边缘为心上边缘为25mm ，距上页边为距上页边为25mm25mm37mm37mm62mm62mm （附图2）上报的公文，上报的公文，“发文机关标识发文机关标识”上边缘至版心上边缘至版心上边缘为上边缘为80mm。 80mm80mm37mm

5、37mm117mm117mm （附图3） 的标示规的标示规则则 （b)b) 联合行文的联合行文的“发文机关标识发文机关标识”应使主应使主办机关名称排列在前；办机关名称排列在前；“文件文件”二字二字在各个发文机关名称右侧，上下居中在各个发文机关名称右侧，上下居中排布；必须保证公文首页显示正文。排布；必须保证公文首页显示正文。（附图（附图4 4）附图附图4：多个签发人多个签发人标注规范标注规范 发文字号由机关代字、年份、序号三要素构成。发文字号由机关代字、年份、序号三要素构成。 年号要用全称，用六角括年号要用全称，用六角括“”括起，括起， 不是方括号不是方括号“ ”。 序号即发文的流水号，不编虚位

6、（序号即发文的流水号，不编虚位（“1”1”不编不编“001”001”），不加），不加“第第”字。字。 平行文和下行文，发文字号标注在平行文和下行文，发文字号标注在“发文机关发文机关 标识标识”下方，红格线以上居中位置。下方，红格线以上居中位置。上行文的发文字号排列在红格线上左侧空一字。上行文的发文字号排列在红格线上左侧空一字。 份数序号（同号文件的顺序号）份数序号（同号文件的顺序号）n为了加强对机密公文的管理，对标有为了加强对机密公文的管理，对标有密级的公文一般都按同一号文件印制密级的公文一般都按同一号文件印制的份数依次给每份文件编上顺序号。的份数依次给每份文件编上顺序号。n份数序号的位置：在

7、公文首页左上角。份数序号的位置：在公文首页左上角。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第第1行。（附图行。（附图6）n公文密级指公文发出以后的秘密等级，一公文密级指公文发出以后的秘密等级，一 般分为般分为“绝密绝密”、“机密机密”、“秘密秘密”。 标注位置：标注位置：n下发的公文，在首页版心第一行右侧顶格下发的公文，在首页版心第一行右侧顶格标注。（附图标注。（附图5 5）n上报的公文，在上报的公文，在“发文机关标识发文机关标识”上空出上空出两行右侧顶格标识。（附图两行右侧顶格标识。（附图2 2）“秘密秘密”、“机密机密”、“绝密绝密”单标两字之单标两字之间空一个字。

8、（间空一个字。（3号黑体字号黑体字 ） n拟文密级指文件拟制过程中的秘密程度，拟文拟文密级指文件拟制过程中的秘密程度，拟文密级一般高于发文密级。密级一般高于发文密级。n密级标志一般采取专用印章，拟文过程中的所密级标志一般采取专用印章，拟文过程中的所有秘密级以上文件讨论稿都应加注密级标志。有秘密级以上文件讨论稿都应加注密级标志。n复印文件要在复印后标密。复印文件要在复印后标密。n机密级以上文件还应当标明份数序号，按序号机密级以上文件还应当标明份数序号，按序号 登记。重要文件的拟文底稿应作为长期档案，登记。重要文件的拟文底稿应作为长期档案， 保密期长于正文。保密期长于正文。 如需同时标示秘密等级和

9、保密期限，如需同时标示秘密等级和保密期限，“秘密秘密等级等级”和和“保密期限保密期限”之间用五角星隔开，秘之间用五角星隔开，秘密等级两个字间则不空一字距离（详见附图密等级两个字间则不空一字距离（详见附图6 6） 凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。项二十年、秘密级事项十年认定。 是对公文送达和办理的时间限度。分为是对公文送达和办理的时间限度。分为“特急特急” ” 、“急件急件” 两种程度。两种程度。 电报的紧急程度分为电报的紧急程度分为“

10、特提特提” “” “特急特急”、“加急加急”、“平急平急”四种程度四种程度。 标注位置：与标注位置：与“秘密等级秘密等级”的标注位置相同。的标注位置相同。 如需同时标注如需同时标注“秘密等级秘密等级”和和“紧急程度紧急程度”，下发的公文，下发的公文， “ “秘密等级秘密等级”在首页版心第一行右顶格标注，在首页版心第一行右顶格标注，“紧急程度紧急程度”在在 版心第二行右顶格标注。（附图版心第二行右顶格标注。（附图7 7 ） 上报的公文，在上报的公文，在“发文机关标识发文机关标识”上空出两行，右顶格标上空出两行，右顶格标 示。先标示。先标“秘密等级秘密等级”，在，在“秘密等级秘密等级” ” 下一行

11、右顶格标下一行右顶格标 注紧急程度（详见附图注紧急程度（详见附图2 2） 3 3号黑体，右侧对齐。号黑体，右侧对齐。n 上行文要注明签发人。上行文要注明签发人。n 涉及到会签的公文，要注明会签人姓名。涉及到会签的公文，要注明会签人姓名。n 联合行文，要把各部门负责人的姓名全写上。联合行文，要把各部门负责人的姓名全写上。n凡标注签发人的公文，发文字号不再居中与签发人在凡标注签发人的公文，发文字号不再居中与签发人在同一行，移至左侧空同一行，移至左侧空1 1字；签发人姓名居右空字；签发人姓名居右空1 1字。字。n签发人用签发人用3 3号仿宋字体，冒号后用号仿宋字体，冒号后用3 3号楷体字标识签发号楷

12、体字标识签发人姓名。人姓名。 附图附图4 4：多个签发人多个签发人标注规范标注规范n 由发文机关名称、公文主要内容及文种组成。由发文机关名称、公文主要内容及文种组成。 n 除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点 符号。符号。n 标题所表示的内容一般只概括一项最重要的主题，避标题所表示的内容一般只概括一项最重要的主题，避 免多主题标题。免多主题标题。n 标题回行时要注意做到词意完整，数字、年份不能拆开回标题回行时要注意做到词意完整，数字、年份不能拆开回 行。标题应简练，一般不超过行。标题应简练，一般不超过50个汉字。个汉字。n 同一标题的文种

13、只可使用一种。同一标题的文种只可使用一种。红色反线下空红色反线下空2行，用行，用2号小标宋体字，可号小标宋体字，可 分分1行或多行居中排布。行或多行居中排布。 主主 送送 机机 关关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全 称或规范化简称、统称。称或规范化简称、统称。主送机关必须按照行文规则指明同一行政级别的机关，主送机关必须按照行文规则指明同一行政级别的机关，不可以把不同级别机关并列。不可以把不同级别机关并列。当主送机关不只一个时，机关名称的排列顺序当主送机关不只一个时，机关名称的排列顺序 是：主办机关在前。是：主办机关在前。在标题之下空在标题之下空1

14、 1行，正文上方左侧顶格行，正文上方左侧顶格 排列，移行仍顶格书写，用排列，移行仍顶格书写，用3 3号仿宋字号仿宋字 。最后一个主。最后一个主送机关名称后标冒号。送机关名称后标冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中标示。可将主送机关名称移至版记中标示。n 主送一个机关。主送一个机关。n 应按隶属关系逐级主送。应按隶属关系逐级主送。n 不宜以机关名义向不宜以机关名义向 领导者个人行文。领导者个人行文。 n正文是公文的主体部分，用来表述公文的正文是公文的主体部分，用来表述公文的内容。内容。位置：位置：在在“主送机

15、关主送机关”下一行，每自然段左下一行，每自然段左空两个字，回行顶格。空两个字，回行顶格。n数字、年份不能拆开回行。数字、年份不能拆开回行。n正文用正文用3号仿宋字，文中如有小标题，可号仿宋字，文中如有小标题，可用用 3号小标宋体字或黑体字。号小标宋体字或黑体字。n正文部分已取消正文部分已取消“此页无正文此页无正文”。 附附 件件 说说 明明n公文附件是指随文件正文同时印发的辅助性文公文附件是指随文件正文同时印发的辅助性文件。件。办法办法规定：规定：“公文如有附件，应当注明附件公文如有附件，应当注明附件顺序和名称顺序和名称”“附件说明附件说明”标注位置：标注位置：在正文下方，空一行，在正文下方，

16、空一行，左空两个字标示左空两个字标示“附件附件”，后标冒号和附件名，后标冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号，如文字过长需称，附件名称后不加标点符号，如文字过长需回行时，应与上一行开头文字上下对齐；有两回行时，应与上一行开头文字上下对齐；有两个以上附件的，应用阿拉伯数字标注顺序号，个以上附件的，应用阿拉伯数字标注顺序号，顺序号上下对齐。顺序号上下对齐。（附图（附图1 1） 附 件公文附件是指随文件正文同时印发的辅助性文件。公文附件是指随文件正文同时印发的辅助性文件。附件应与公文正文一起装订，并在附件首页版心附件应与公文正文一起装订，并在附件首页版心左上角第一行顶格标注左上角第一行顶格标注“附

17、件附件”，有序号时标序，有序号时标序号（如号（如“附件附件1”1”）；）；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件首页如附件与公文正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号和附版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号和附件的顺序号（如件的顺序号（如“吉政发吉政发20092009号附件号附件1”1”） 附件与公文正文具有同等的效力。正文后附件与公文正文具有同等的效力。正文后“附件附件 说明说明”中的序号和名称与中的序号和名称与“附件附件”上的序号和名上的序号和名 称应前后一致，这是一条原则。称应前后一致，这是一条原则。n成文日期是公文生效的时间。成文日期是公文生效的时间。n

18、 一般以负责人签发的日期为准。一般以负责人签发的日期为准。n联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 n电报以发出日期为准。电报以发出日期为准。n 政府公文成文日期使用汉字写明年月日。政府公文成文日期使用汉字写明年月日。n党委公文成文日期使用阿拉伯数字。党委公文成文日期使用阿拉伯数字。n 不在正文之前标明主送机关的公文，成文日期标不在正文之前标明主送机关的公文，成文日期标 注于标题下方，用圆括号括起来。注于标题下方，用圆括号括起来。 印印 办法办法规定，规定，“公文除公文除会议纪要会议纪要和以电和以电报形报形 式发出的以外，应当加盖印章。联合上报

19、的式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章发文机关都应当加盖印章” 印章是公文生效的标志，也是鉴别公文真伪的印章是公文生效的标志，也是鉴别公文真伪的 重要标志，无印章的文件不生效。这一点不同重要标志，无印章的文件不生效。这一点不同 于党的机关公文，党的机关公文印制的有特定于党的机关公文，党的机关公文印制的有特定 版头的普发性公文不加盖印章。版头的普发性公文不加盖印章。加盖印章的加盖印章的两种方式（两种方式（a)a)下套方式：当印章下弧无文字时，采用下套方式，仅以下弧压在成文日期上（附图1）

20、加盖印章的加盖印章的两种方式（两种方式（b)b)n中套方式：当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上（附图1）单一发文印章 和成文日期单一机关制发的公文单一机关制发的公文在落款处不署发文机在落款处不署发文机关名称，只标示成文关名称，只标示成文日期，成文日期右空日期，成文日期右空四个字；加盖印章上四个字；加盖印章上距正文一行之内，距正文一行之内，端正、居中压在成文端正、居中压在成文日期上（附图日期上（附图1 1） 联合行文印章和成文日期 （a)当联合行文需加盖两个当联合行文需加盖两个印章时，落款处不署发印章时，落款处不署发文机关名称，应将成文文机关名称，应将成文日期拉开，左右

21、各空七日期拉开，左右各空七个字，主办机关印章在个字，主办机关印章在左侧，两印章不得相交左侧，两印章不得相交或相切，两个印章平行或相切，两个印章平行排列，上距正文一行之排列，上距正文一行之内，采用同种加盖印章内，采用同种加盖印章方式方式( (或下套方式，或中或下套方式，或中套方式套方式) )（附图（附图1 1）联合行文印章和成文日期 （b )当联合行文需盖三个以上当联合行文需盖三个以上印章时，为防止出现空白印章时，为防止出现空白印章，应落款发文机关名印章，应落款发文机关名称（可用简称），主办机称（可用简称），主办机关名称排列在前，印章对关名称排列在前，印章对应盖在机关名称之上，每应盖在机关名称之

22、上，每排最多排三个印章。最后排最多排三个印章。最后一排如余一个或两个印章一排如余一个或两个印章, ,均居中排布，成文日期均居中排布，成文日期标示在最后一排印章之下标示在最后一排印章之下空一行位置，右空两个字空一行位置，右空两个字（附图（附图1 1）。）。印章和成文日期说明印章和成文日期说明附注是对公文使用时附注是对公文使用时需要注意的其他事项需要注意的其他事项的说明。的说明。 位置：在成文日期的下一在成文日期的下一行，居左空两个字，行，居左空两个字，用圆括号括入。用圆括号括入。（ 3号仿宋字号仿宋字） 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词

23、或词组。询的规范化词或词组。上行文按上级机关上行文按上级机关主题词表主题词表标注主题词。标注主题词。下行文按本级机关的下行文按本级机关的主题词表主题词表标注主题词。标注主题词。一份文件标注的主题词词目，除类别词外最多一份文件标注的主题词词目，除类别词外最多不超过个主题词词目不超过个主题词词目( (在主题词表中，一般分在主题词表中，一般分三个层次三个层次: :第一层为第一层为“区域分类区域分类”，第二层为，第二层为“类别词类别词”，第三层为，第三层为“类属词类属词”）主题词的位置在版记中。主题词的位置在版记中。“主题词主题词”三个字居左顶格三个字居左顶格用用3 3号黑体字号黑体字标在标在“抄送机

24、关抄送机关”之上。之上。“主题词主题词”后标冒号；每个主题词词目之间空一字，后标冒号；每个主题词词目之间空一字，词目用词目用。先标类别词，再标类属词。先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。映文件形式的词。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。 抄抄 送送 机机 关关(a)(a)n抄送机关指除主送级机关外需要执行或知晓公文的其抄送机关指除主送级机关外需要执行或知

25、晓公文的其他机关。抄送使用全称或规范化简称、统称。他机关。抄送使用全称或规范化简称、统称。n确定抄送机关，应注意以下几点：确定抄送机关，应注意以下几点： n请示不要同时抄送下级或同级机关。请示不要同时抄送下级或同级机关。n向下转发上级机关的公文，不必再抄送上级机关。向下转发上级机关的公文，不必再抄送上级机关。n向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。接上级机关。n受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。关和抄送机关。n上级机关向受双重领导的下级机关行文，应皆抄送到上

26、级机关向受双重领导的下级机关行文，应皆抄送到 抄抄 送送 机机 关关(b)(b)位置：位置：在主题词下一行；左右各空一个字。在主题词下一行；左右各空一个字。“抄送抄送”后标冒号，抄送机关名称间用逗号隔后标冒号，抄送机关名称间用逗号隔开。回行时与上一行的抄送机关名称对齐，最开。回行时与上一行的抄送机关名称对齐，最后要标注句号。后要标注句号。（附图（附图 1616） 用用3号仿宋字标识。号仿宋字标识。 主送机关（公文的主要受理机关）过多，而使主送机关（公文的主要受理机关）过多，而使公文首页不能显示正文时，可在抄送机关之上、公文首页不能显示正文时，可在抄送机关之上、主题词之下标注主送机关，其标示方法

27、与抄送主题词之下标注主送机关，其标示方法与抄送机关相同。机关相同。 印印 发发 机机 关关n印发机关一般都标注机关办公部门的名称。印发机关一般都标注机关办公部门的名称。 n印发机关位于抄送机关名称的下一行，居左空印发机关位于抄送机关名称的下一行，居左空一个字。一个字。 印印 发发 日日 期期n印发日期位于印发机关名称同行的右侧，右空印发日期位于印发机关名称同行的右侧，右空 一字，用阿拉伯数码标识。一字，用阿拉伯数码标识。 关于字体字号：关于字体字号：n公文中的标题用公文中的标题用2号号小标宋体字，小标题可用小标宋体字，小标题可用3号号小标小标宋体字或黑体字；密级、保密期限、紧急程度和宋体字或黑体字；密级、保密期限、紧急程度和“主主题词题词”用用3号号黑体字，主题词的词目用黑体字，主题词的词目用3号号小标宋体字；小标宋体字；签发人姓名用签发人姓名用3号号楷体字。除此之外，公文的其他部楷体字。除此之外，公文的其他部分均使用分均使用3号号仿宋体字。一般每面排仿宋体字。一般每面排22行，每行排行，每行排28个字。个字。 关于公文中的数字：关于公文中的数字：n公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字