企业中的行政管理

1、 行政管理专业指导老师：黄登学 学生：陈蕾日期：2014.3.22联系电话箱：1113279007目 录一、企业行政管理与行政管理者3(一)企业行政管理与行政管理者的概念3(二)企业行政管理者的素质和能力31.(1)品德素质（2）心理健康素质（3）知识素质2.（1）沟通协调能力（2）行政管理能力（3)树立全球观念(三)企业行政管理者面临的新挑战41.企业中的危机管理2.打造企业文化二、企业行政管理的手段5(一)企业行政管理手段的作用5(二)企业行政管理手段的内容6（1）“抽屉式”管理6 ( 2）“危机式”管理6（3）“一分钟”管理7（4）“破格式”管理8（5）“和拢式

2、”管理8（6）“走动式”管理8三、企业行政管理的现存问题和改革措施8（一）企业行政管理的现存问题1.全盘照搬党政机关行政管理模式92.企业行政管理中存在按主观意愿办事93.企业行政管理人员时常脱离各部门实际94.企业行政管理体系缺乏或欠缺9（二)企业行政管理的改革思路101.选择合适的企业行政管理模式1o2.选择规范的企业行政管理模式103.联系实际开展工作104.构建企业行政管理新体系10 论企业中的行政管理 摘要: 为促进中国企业更快更好地发展，建设创新型国家企业，是当前形势发展的需要，企业行政管理的发展具有十分重要的指导作用。其中，行政管理者的素质和能力是企业发展的基础与前提，行政管理手

3、段是企业经营活动中的重要枢纽作用，企业为了自身的运营与发展而通过一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理。但是，在现在企业行政管理中存在着许多问题和弊端，我们应加强企业行政管理改革，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强企业的核心竞争力，有利于中国企业走上国际化舞台。关键词：企业 行政管理者 行政管理手段 行政管理改革 核心竞争力 一、企业行政管理与行政管理者（一）企业行政管理与行政管理者的概念1.企业行政管理指企业行政系统为了企业的生存与发展而依

4、靠一定的法律、制度、原则及方法通过行政管理者对企业进行职能性管理的总和。它具有管理、服务和协调三大功能:管理上,在处理好企业日常事务, 确保企业顺利运行的同时全盘考虑企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化建设,为高层决策提供参考；在服务上,为企业各个部门的运转提供后勤服务；在协调上,实现企业不同层级部门之间、不同职能部门之间的良好沟通协调。2.企业行政管理者在企业发展中担任着统领协调企业行政管理工作的重要角色。企业行政管理工作内容繁多，较为复杂。通常包括：行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括：相关制度的制定和执行、日常办公管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、档案管理

5、、涉外事务管理、推动企业文化的建立与传播，生活福利、车辆、安全卫生等。（二）企业行政管理者的素质和能力1.企业行政管理者的素质潜移默化中影响着企业其他工作人员的素质。企业管理者三方面素质包括：品德素质、心理身体素质、知识素质。(1)品德素质蒙牛集团创始人牛根生在用人原则上坚持的原则为：有德有才提拔重用，有德无才培养使用，有才无德谨慎使用，无德无才坚决不用。看来，在人才观上，“品德”居于首要地位。人们常说：“做事先做人，管人先管己。”我们所说的品德素质一般指管理者在为人处事上所表现出来的思想品德特征。企业行政管理者要有良好的个人品德，如诚实，公平公正，荣誉感和奉献精神，事业心强，有较高的自我成功

6、期望，思辨能力强。有利于在企业行政管理工作中构建自己的人格魅力。(2)心理身体素质作为企业行政管理者要热爱企业，热爱自己的工作，始终把企业的利益放在第一位。要勇于创新，富于远见，意志坚定，灵活应变，成就欲望强，镇定自若，乐观进取。同时，企业行政管理者身体要健康，精力充沛。只有具备这些素质，企业行政管理者才能充满活力的进行企业的日常管理工作。(3)知识素质在当今知识经济时代，知识在经济发展中起着决定性的作用。现代企业行政管理工作是一个复杂的活动，工作面涉及广，综合性强。那么，企业行政管理者要做到计划、组织、协调、控制就应该具备丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。了解其他部门工作流程和业务，掌

7、握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识。这样才能统筹策划整个行政管理体系的运作。2.企业行政管理者的能力根据美国管理学家罗伯特·卡茨的研究，认为不论处于任何职位的管理者都必须具备三项最基本的技能：技术技能、人际技能、概念技能。技术技能是指与工作岗位相关的专业知识和技能；人际技能指与处理人际关系有关的技能，即理解、激励他人并与他人共事的能力；概念技能指纵观全局，认清为什么要做某事的能力。作为企业的行政管理者，其技术技能、人际技能、概念技能具体表现在以下几个方面：（1）沟通协调能力沟通协调能力是指企业行政管理者在行政管理工作中，对企业行政人员及企

8、业内部和外部之间进行交流，信息进行传递，工作进行安排的同时进行控制，并对不和谐因素进行协调的能力。作为企业行政管理者首先要在企业中建立起公正的有效的沟通渠道，信息上下传达渠道，冲突解决，协调机制。其次，对顾客，销售商，政府机关，社区等，做好公共关系的处理。（2）行政管理能力对于现代企业行政管理有以下几个特点：一是企业的行政管理不是独立自主的；二是现代企业行政管理比政府机关的行政管理更注重内容和实质，往往根据公司的实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节等使这些变的实用，精炼，便利，省时省钱。三是企业行政管理与企业的经济效益相关联。现代的企业行政管理者，对行政事务，企业的正常运转要想协调得好，

9、控制得好，首先要懂得行政管理工作的特点，其次要深入学习，加强对行政管理专业知识的学习，吸收和运用先进的行政管理理念，不断提高自己的行政管理能力。（3）树立全球观念 全球化浪潮正在席卷全球，企业竞争已不再是单一区域内的竞争，而是以全球作为竞争舞台。那么，企业应该具有全球的思维与布局，同样，企业行政管理者要具备全球化意识，在任何混乱、复杂的环境中，敏锐的辨清各种要素之间的相互关系，准确的抓住问题的实质，果断的做出决策能力。（三）企业行政管理者所面临的新挑战自18世纪工业革命促使企业管理诞生以来，企业管理理念在不断的发生变化，而企业行政管理者的能力和素质也在不同的历史时期，不同的发展阶段呈现出不同的

10、特点，可以说日益变化快速发展的今天，对企业行政管理者的能力与素质要求的更高、更广、更深。1.企业中的危机管理企业管理面临着各种不同的因素，存在着很多不可预测的风险。危机事件常常具有高度不确定性，危险性，紧迫性，独特性。面对企业的危机事件，企业行政管理者应该运用合理的手段和措施来化解危机，否则则导致整个企业的崩溃。在三鹿奶粉“大头娃娃”事件和双汇火腿肠“瘦肉精"事件中由于行政管理者对于企业危机采取的应对措施和决策不同，两个大型企业一个直接倒闭，一个劫后重生。这足以说明行政领导者能力与素质的重要性，在现代企业的发展中，企业行政管理者需要更进一步加深自己的素质和能力。危机管理能力至关重要，

11、可以说，将危机事件处理得好，一个企业就可以起死回生，处理得不好，整个企业帝国将被毁掉。2.打造企业文化 实践证明，一个企业要想发展的好，走的远，并不是靠领导个人的权威来规范组织，而是建立一种持久的企业文化。优秀的领导人带领公司获得了巨大成就，而当他离开时，在企业没有规范系统的文化的前提下，这个企业便会大幅度衰减。在企业行政领域，一个优秀的企业行政管理者应该着手打造企业行政文化。(1)训练有素的人。企业行政管理者在起初并不是将较差行政员工引入正轨，而是要提拔重用训练有素的优秀行政员工。企业行政管理工作是一个系统性的工作，训练有素能极大地提高办事效率。(2)训练有素的思想，企业的核心思想是什么，行

12、政工作的核心思想是什么，对人，对事，对物我们的思想是什么，这些都应该让员工熟记于心。在工作中体现出来的是一套完整的服务思想。(3)训练有素的行为。在此之前，是企业的一套完整的制度建设，企业行政人员都能按照具体的原则办事。对训练有素的文化进行概括，它是建立一种在框架下实现自由和责任的文化。通过对海尔企业行政文化研究，我们认为，现代企业行政管理者应该加强企业行政管理文化的建设。有制度，有文化，那么，企业行政管理人员才会高效率的完成工作，整个企业的行政运转才会更加顺畅，从而提高行政管理水平，并实现企业的可持续发展。 二 、企业行政管理手段（一）企业行政管理手段的作用企业行政管理手段的作用一是协调企业

13、内部各部门间的关系 ，二是协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系。行政管理对内部各部门间的关系的协调，是以对计划的分工执行和控制为基础的。在执行计划控制的过程中，行政管理部门应该对各部门的计划执行情况和执行进度进行协调，以调整好企业的整体计划的实施。同时，还应该对各部门在执行工作计划的过程中在日常事务上所发生的矛盾冲突进行调解，使企业各部门之间能够团结和协调一致，维持企业的稳定和正常运行。(二)行政管理手段的内容（1）“抽屉式”管理。现代管理也称之为“职务分析”。当今一些经济发达国家的大中型企业都非常重视“抽屉式”管理和职位分类，并且都在“抽屉式”管理的基础上，不同程度地建立了

14、职位分类制度。“抽屉式”管理形容在每个管理人员办公桌的抽屉里都有一个明确的职务工作规范，在管理工作中，既不能有职无权，也不能有责无权，更不能有权无责，必须职、责、权、利相互结合。企业进行“抽屉式”管理五个步骤：第一步，建立一个由企业各个部门组成的职务分析小组；第二步，正确处理企业内部集权与分权的关系；第三步，围绕企业的总体目标，层层分解，逐级落实职责权限范围；第四步，编写“职务说明”、“职务规格”，制定出对每个职务工作的要求准则；第五步，必须考虑到考核制度与奖惩制度相结合。(2)“危机式”管理。随着全球经济竞争日趋激烈，世界著名大企业中有相当一部分进入维持和衰退阶段，为改变状况，美国企业较为重

15、视推行“危机式”生产管理，掀起了一股“末日管理”的浪潮。美国企业界认为，如果一位经营者不能很好地与员工沟通，不能向他的员工表明危机确实存在，那么，他很快就会失去信誉，因而也会失去效率和效益。美国技术公司总裁威廉·伟思看到，全世界已变成一个竞争的战场，全球电信业正在变革中发挥重要作用。因此，他启用两名大胆改革的高级管理人员为副董事长，免去5名倾向于循序渐进改革的高级人员职务，在职工中广泛宣传某些企业由于忽视产品质量、成本上升导致失去用户的危机。他要全体员工知道，如果技术企业不把产品质量、生产成本及用户时刻放在突出位置，企业的末日就会来临。(3)“一分钟”管理。目前，西方许多企业采用了“

16、一分钟”管理法则，并取得了显著成效。具体内容为：一分钟目标、一分钟赞美及一分钟惩罚。所谓一分钟目标，就是企业中的每个人都将自己的主要目标和职责明确地记在一张纸上。每个目标及其检验标准应该在250个字内表达清楚，在一分钟内就能读完。这样，便于每个人明确认识自己为何而干、怎样去干，并且据此定期检查自己的工作。一分钟赞美，就是人力资源激励。具体做法是企业的经理经常花费不长的时间，在职员所做的事情中挑出正确的部分加以赞美。这样可以促使每位职员明确自己所做的事情，更加努力地工作，并不断向完美的方向发展。一分钟惩罚，是指某件事本该做好却没有做好，对有关人员首先进行及时批评，指出其错误，然后提醒他“你是如何

17、器重他，不满的是他此时此地的工作”。这样，可以使做错事的人乐于接受批评，并注意避免以后同样错误的发生。(4)“破格式”管理。在企业诸多管理中，最终都通过对人事的管理达到变革创新的目的。因此，世界发达企业都根据企业内部竞争形势的变化积极实行人事管理制度变革，以激发员工的创造性。在日本和韩国企业里，过去一直采用以工作年限作为晋升职员级别和提高工资标准的“年功制度”。这种制度适应了企业快速膨胀时期对用工用人的要求，提供了劳动力就业与发展的机会。进入20世纪80年代以来，这些发达企业进入低增长和相对稳定阶段，“年功制度”已不能满足职员的晋升欲望，导致企业组织人事的活力下降。上世纪90年代初，日本、韩国

18、的发达企业着手改革人事制度，大力推行根据工作能力和成果决定升降员工职务的“破格式”的新人事制度，收到了明显成效。世界大企业人事制度的变革，集中反映出对人潜力的充分挖掘，以搞活人事制度来搞活企业组织结构，注意培养和形成企业内部的“强人”机制，形成竞争、奋发、进取、开拓的新气象。（5）“和拢式”管理。“和拢”表示管理必须强调个人和整体的配合，创造整体和个体的高度和谐。在管理中，欧美企业主要强调个人奋斗，促使不同的管理相互融洽借鉴。它的具体特点是：1、既有整体性又有个体性。企业每个成员对企业产生使命感，“我就是企业”是“和拢式”管理中的一句响亮口号。2、自我组织性。放手让下属做决策，自己管理自己。3

19、、波动性。现代管理必须实行灵活经营战略，在波动中进步和革新。4、相辅相成。要促使不同的看法、做法相互补充交流，使一种情况下的缺点变成另一种情况下的优点。5、个体分散与整体协调性。一个组织中单位、小组、个人都是整体中的个体，个体都有分散性、独创性，通过协调形成整体的形象。6、韵律性。企业与个人之间达成一种融洽和谐充满活力的气氛，激发人们的内驱力和自豪感。（6）“走动式”管理。这是世界上流行的一种创新管理方式，它主要是指企业主管体察民意、了解实情与下属打成一片，共创业绩。就像中国特色社会主义道路中提倡的“从群众中回来，到群众中去"的思想，切实了解下属的工作情况与对工作的建议与意见，这样才

20、能促进企业的发展。 三、企业行政管理存在的问题与行政管理改革措施（一)企业行政管理存在的问题1.全盘照搬党政机关行政管理模式 由于受计划经济思维惯性的影响,在目前我国企业行政管理的实际操作中,还存在着一些“机关作风”、“机关习气”较重的企业行政管理干部,他们完全不考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点,全盘照搬党政机关行政管理模式,搞形式主义、表面文章，脱离实际问题，不讲实效。这样一种行政管理,既浪费精力,又浪费时间.这同样造成极大浪费,降低工作效率和员工士气,影响企业效益。2.企业行政管理中存在按主观意愿办事作风在目前我国企业行政管理的实际操作中,也往往存在着完全摈弃“机关习气”、完全凭主观

21、意愿办事的作风。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序，凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿,一拍脑袋决定任何大小事项,没有科学的研究、决策、落实程序，决策只凭当时灵机一动,正确与否全凭运气。这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性,而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道”和“规矩”,造成企业中“公说公有理,婆说婆有理”,互相扯皮,企业处于一片“打乱仗”状态,严重影响工作效率和员工士气,造成人、财、物的极大浪费。 3.企业行政管理人员时常脱离各部门实际 企业行政管理还普遍存在一种现象,即企业行政管理人员对自己所在

22、企业的业务不了解、不熟悉,管理时常脱离各业务部门实际,发布的规定不宜推行或根本无法推行,引起其它部门的反感和排斥。企业行政管理人员往往尽量不去打搅其它部门,或是对其它部门有一种抵触情绪。这样就陷入了恶性循环:企业行政管理部门对其他部门的工作接触越少,就越不了解情况,其管理就越脱离实际;反过来,企业行政管理越脱离实际,就越遭受各业务部门的排斥,从而也就越不了解各业务部门情况。 4.企业行政管理体系缺乏或欠缺 目前我国企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上,诸如办公室管理、文书档案管理、总务后勤管理等。这一思路,明显地带有计划经济的色彩,为了与国家政府机关匹配,企业设置了相应

23、的内部管理机关,对于这一部分机构的管理就成了企业行政管理的主要内容,这导致对于企业行政管理的研究集中在事务性活动范围,研究重点集中在行政事务活动开展上的技术革新方面与相应的行政人员素质的提升方面。而正是企业行政管理部门围绕着一些具体的事务开展工作,造成企业行政管理体系缺乏,甚至可以说缺失。 （二）我国企业行政管理的改革1.选择合适的企业行政管理模式 为了解决我国企业行政管理现存的一些问题,有必要在考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点的基础上选择合适的企业行政管理模式。其次必须强化企业行政管理部门的企业管理职能。社会上许多企业都设有企业管理部,但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在企业行政管

24、理部门,“企管口”和“行政口”二者的职能往往发生重叠和冲突。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱,“行政口”与“企管口”必须合而为一,要将一般企业的“企业管理部”的职能注入企业行政管理部门,强化其企业管理职能。 又如,企业行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各业务部门出谋划策,做好上下沟通和跨部门协调等等,这能解决各业务部门自身难以解决的一些问题,甚至起到企业高层领导都难以起到的作用,等等。这一切都有利于搞好企业行政管理部门自身与各业务部门的协调,改善双方的关系,改善企业行政管理部门的形象。2.选择规范的企业行政管理模式 目前我国企业行政管理中的“打乱仗”的现象是我们应当大力反对

25、的。这种现象反映的实质就是企业的管理体系混乱。企业行政管理是企业内部管理不可缺少的一部分,如果没有健全有效的内部管理,企业的制定的各项规章制度就不可能得到很好的执行,经营者也不可能及时的发现企业经营管理中的失误,从而给企业带来败局。所以为了改变这种现状,企业行政管理的核心应该在于设置合理有效的行政管理规章制度和结构体制,使各部门各岗位在行政管理工作的协调下处于良好的运作状态。因为“社会生活最重要的方面我们需要的与其说是最好的人,还不如说是好的制度”。在企业行政管理的具体工作中,上下级和各岗位之间不但要分工明确,还要明确应有其职责权力,使职责不会被推委,也不会被包揽。 (三)联系实际开展工作 企

26、业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,反对“为管理而管理”;必须坚决摈弃形式主义,切实讲究实效;必须大力讲究勤俭节约,反对大手大脚;必须根据企业实际需要和可能采取灵活变通的方式方法,一切以企业利益为最高原则,反对泥古不化、因循守旧。同时,要联系实际加强企业文化建设,培养企业行政管理人员的责任意识和忠诚感,提高他们的职业道德素质,使他们以身作则,带头遵守企业的规章制度;要深入各业务部门了解情况,制订符合实际并切实可行的管理制度,其中包括建立业绩考评制度,以提高企业行政管理人员的业务能力;要根据日常实际工作的特点,选拔有耐心的、有服务意识的企业行政管理人员。 4.构建企业行政管理新体系 （1）构建企业行政管理的权力体系构建企业行政管理的权力体系就是设计企业行政架构。企业行政架构的设计与应时而变是企业行政管理的核心内容,这一问题主要涉及企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构设计的原理和内容、企业组织力量的整合、行政流程的结构设计、