办公室作业指导书zybgs001

1、办公室作业指导书( ZY-BGS-001 )1 办公室管理 本过程归口管理部门为办公室 ,主要工作内容为：协助局领导对 政务、事务等有关工作进行综合协调和督促检查； 负责综合性会议的 承办、综合性材料的起草工作，负责机关文秘、档案、信访、机要保 密、督查督办、 社会治安综合治理及政务信息采集、 发布、文印管理、 信件收发等工作； 承担突发性事件的应急协调工作， 承办局领导交办 的其它事项。2 管理活动策划 办公室负责局机关政务活动的策划 ,根据管理活动的特点策划分 为常规策划和专项策划。2.1 策划依据 内蒙古自治区质量技术监督局工作规则 内蒙古自治区质量技术监督局机关管理规范 内蒙古自治区质

2、量技术监督局会议制度 内蒙古自治区质量技术监督局政务公开制度 内蒙古自治区质量技术监督局督查工作考评办法 内蒙古自治区质量技术监督局领导批示件办理办法 内蒙古自治区质量技术监督局公文处理办法 内蒙古自治区质量技术监督局收文办理工作规程 内蒙古自治区质量技术监督局审核发文工作规范 内蒙古自治区质量技术监督局机要文件交换工作规程 内蒙古自治区质量技术监督局密码电报工作规程 内蒙古自治区质量技术监督局政务信息工作管理办法内蒙古自治区质量技术监督局信息采用和加权计分综合考评办 法内蒙古自治区质量技术监督局网站信息管理办法 内蒙古自治区质量技术监督局机关档案工作管理办法 内蒙古自治区质量技术监督局机关文

3、件资料收集管理规定 内蒙古自治区质量技术监督局文件资料立卷归档制度 内蒙古自治区质量技术监督局档案借阅制度 内蒙古自治区质量技术监督局档案鉴定销毁制度 内蒙古自治区质量技术监督局档案库房管理制度 内蒙古自治区质量技术监督局保密工作规则 内蒙古自治区质量技术监督局领导干部保密制度 内蒙古自治区质量技术监督局定密工作制度 内蒙古自治区质量技术监督局网络电子信息保密制度 内蒙古自治区质量技术监督局涉密文件管理制度 内蒙古自治区质量技术监督局印章管理规定 内蒙古自治区质量技术监督局行政、事业单位工作人员休假、 请假制度 内蒙古自治区质量技术监督局机关处室局例会制度 内蒙古自治区质量技术监督系统政务值班

4、工作规范（试行） 内蒙古自治区质量技术监督局机关办公用品管理规定 内蒙古自治区质量技术监督局机关会议室使用管理制度 内蒙古自治区质量技术监督局办公区管理办法 内蒙古自治区质量技术监督局文印室管理制度 内蒙古自治区质量技术监督局信件收发管理规定 内蒙古自治区质量技术监督局机关公务接待管理办法（试行） 内蒙古自治区质量技术监督局机关文件材料印刷管理办法(试 行)2.2 策划要求2.2.1 围绕办公室职能设定质量目标。质量目标包括 :a) 通过本部门工作的开展增加事务办理满意度。b) 质量目标应可评价和考核，并定期组织评价和考核。2.2.2 针对公文、档案、信访、保密、督查等一系列活动规定必要 的流

5、程，活动所需的控制(评审、确认、验证、检查、考核等) ，所 需资源、相关文件应形成记录及评价标准。2.3 策划输出内容 (流程图 )a)办公室质量目标；b)文件收文传送流程；c)党组文件控制流程；d)行政文件控制流程；e)印章使用控制流程；f)档案管理控制流程；g)督查工作控制流程 ;h)信访工作控制流程 ;i)机关公务接待控制流程 ;j)机关文件材料印刷控制流程 ;k)会务工作控制流程l)工作依据、服务承诺和工作规范；m)文印控制流程；n)信件收发。3 管理要求和工作标准的确定和评审办公室应根据 2.3 的内容，确定管理要求和工作标准并评审。3.1 在确定管理要求和工作标准时应考虑：a) 国

6、家法律、法规；b) 上级下发的指令、文件；c) 公众潜在的要求以及服务承诺和工作标准。3.2 管理要求和工作标准的评审和确认主任负责评审管理要求和工作标准，评审的内容包括：a ) 法律法规的适宜性及使用正确性；b) 上级下发的文件、通知等是否充分理解；c) 公务员法等方面的内容是否充分理解；d) 服务承诺和工作标准规定充分，与上级要求协调一致。经过评审， 对本室履行管理要求和工作标准进行确认， 并将有关 法律法规和工作标准列入管理规范清单 ，主任签字。如经过评审 发现本室不具备执行上述要求的能力时， 将存在问题和采取措施的建 议形成文件，请示区局党组批准解决。4 管理及服务过程控制4.1 公文

7、管理办公室对收文办理要做到及时、准确、保密、安全，承办催办落 实到位。对发文处理严格把关，除特殊情况需进行纸介处理外，都需 经 OA 办公自动化程序局域网流转，做到格式规范化、内容简炼、层 次分明、归档完整。各单位上报的公文一般由办公平台运行。4.2 信息报送宣传办公室负责全系统的信息报送宣传工作， 做好专兼职信息队伍的 建设，督促有关信息工作管理办法的落实， 加强与自治区党委、 政府， 国家质检总局、 及有关部门的信息沟通， 按时保质地做好信息报送宣 传，扩大社会影响。4.3 督查督办根据上级机关、 区局文件要求及区局的决策决议、计划安排、领 导批示 ,督促各有关单位、部门按时保质完成各项工

8、作任务，做到准 确办理 ,及时反馈。4.4 会务管理 按时组织召开局党组会议、局务会议、局长会议、局长办公会议 和各类需要召开的会议，做到时间、人员、记录三落实，保障各项重 大决策的贯彻实施和政令畅通。4.5 信访工作 落实信访工作领导岗位责任制，对群众来信来访做到热情接待， 分门别类登记造册，及时送到各有关部门进行调查处理，不拖不压； 做好矛盾排查调处工作，避免集体上访和越级上访。4.6 档案管理及机要保密工作严格按立卷归档的范围、 时间、期限等要求， 做好各类归档文件、 声像资料的收集、整理、归档、利用工作，做好机要保密和安全防护 工作。4.7 印章管理 印章实行专人管理，做到平日随用随锁

9、，假日加封；严格履行用 印批准手续，防止印章不规范使用和印章丢失、盗用。4.8 综合治理工作每年按照自治区综合治理委员会的工作要求， 制定出本单位的工 作计划， 落实好综合治理工作目标管理责任制度， 定期向自治区综治 办报送工作信息及工作总结， 督促检查各直属单位完成综合治理各项 工作，确保综治工作有序开展。4.9 政务值班工作 办公室负责局机关政务值班安排和有关工作。 值班人员必须认真 履行值班义务，遵守值班制度，做好值班记录，处理好值班期间的各 项事务。4.10 突发性事件的应急协调工作 办公室协助局领导做好各项突发性事件的应急协调工作， 做好事 件报告和信息报送，制定应急方案，采取有效的

10、应对措施，并协调相 关部门做好应急救援和事故调查工作， 控制和防止突发事件的发生蔓 延。4.11 公务接待管理 局机关公务管理实行统一归口办公室并具体承担接待工作。 所有 接待事项， 必须事先按规定的审批程序报批， 未经批准的接待费用不 得报销。接待工作本着热情、周到、细致的原则，厉行节俭节约，反 对铺张浪费。4.12 文件材料印刷管理 局机关日常业务范围内的文件资料印刷统一由办公室管理， 实行 印刷审批制度。印制材料遵循必要、节俭、价廉、从优的原则。4.13 文印管理 负责局机关文件的打印和复印工作及文印室相关设备的维护保 养。按照文印管理制度落实执行。a）需要打印或复印的正式发文函件、领导

11、讲话、讨论稿及其它文件，由局领导或处室负责人批准后打印；b）各处室打印或复印文件后，对所用的纸张数量要如实登记并 签字，文件打印复印实行内部核算计费， 所涉费用从各处室年度预算 经费中列支；c ）树立保密观念，严格遵守保密制度，未经局保密委批准不得 复印密级文件；d ）及时销毁密级文件印刷后的印刷版和作废的印刷件，以防泄 密；e）做好文印工作所消耗的墨粉、纸张、油墨、刮板、硒鼓等复 印设备的维护管理， 所需耗材及设备的购置应提出申请， 经领导签字 同意后购买。4.14 信件收发机关工作需要的信件、 报纸、期刊杂志等信息载体和各类邮件及 时、准确收发。按照信件收发管理制度落实执行。a）机关收件范

12、围一般包括办公楼分发的信件、报纸、期刊杂志等，以及盟市局、直属事业单位和有关单位委托的分发件；b）收件当日分发完毕，加急件要及时递交收件人；c）各处室的寄发件每日下午15： 00前递交的，当日寄出；15: 00后递交的，第二天寄出（休息日除外） 。急件要特别说明，特事特 办；d）收发人对所收发的信件、特快专递、汇款单需每日进行登记， 月底汇总并结算邮寄费用；4.15 其他工作及时组织落实局领导临时指派的任务， 做好工作安排， 必要时制 定相应的方案、细则，经局领导批准组织实施，并做好反馈。办公室应与局机关各部门加强沟通，了解其对本室工作满意度， 并将结果上报局领导。75管理规范清单序号文件名称颁布部门执行/涉及部门颁布日期涉及的业