福林堂国药店计算机管理系统建议书

1、前言昆明市药材公司准备借国家医药改革的东风，引进先进的连 锁经营模式，重振百年老字号，成立“福林堂国药店”。我公司 荣幸地被选中为连锁店建立计算机管理系统，在此我们深表感 谢，同时也深感任务的艰巨。计算机不仅是连锁经营中不可缺少 的工具，更是整个管理思想的体现，系统的好坏，直接影响今后 连锁店的运作是否顺畅。因而，我公司本着“为用户着想，对用 户负责”的原则，在对国内医药连锁店进行深入调研的基础上， 结合昆明市药材公司的具体情况，对“福林堂国药店”的计算机 管理系统进行了设计。由于所处角度不同，肯定会有不太妥当之 处，希望昆明市药材公司能及时提出修改意见，以便改正。希望 本建议书不仅能为“福林

2、堂国药店”设计出一套令人满意的计算 机系统，而且最终能为“福林堂国药店”的业务开展，提供一套 较为完备的操作流程。祝我们共同努力，紧密协作，尽快完成计 算机系统的建设，为昆明市药材公司的兴旺发达作出贡献。本建议书的思路如下：一. 根据连锁店的经营原则及国内医药连锁店的状况，结合 昆明市药材公司的具体情况，给出一个较为理想的经营 管理模式的建议。二. 介绍连锁店计算机系统一般由哪些部分组成。分析各部分对系统性能的影响，对投资额的影响。三. 从今后发展的角度，分析系统应具备的扩展性。四. 综合考虑以上三个方面的因素，给出系统方案的建议及造价。五.实施过程是系统建设中一个较为关键的步骤，因而给出实施

3、步骤的建议。六. 系统建成后，系统维护是保证系统长期稳定高效运行的保障，因而给出系统维护的建议。第一部分总则一、系统所包括范围的确定。二、系统设计的原则第二部分用户基本情况分析一、基本情况二、情况分析第三部分经营模式的建议一、连锁经营的模式及其与一般零售业的本质区别二、连锁经营的机构组成及职能划分三、连锁经营的业务流程，关键业务在机构屮的划分四、岗位设置及库区划分的建议五、国内医药连锁店计算机系统应用情况介绍六、“福林堂国药店”经营模式的建议第四部分 连锁店计算机管理系统的组成一、系统组成二、各组成部分对系统性能的影响三、各组成部分选用不同档次设备时，系统造价的范围第五部分系统应具备的扩展性一

4、、对医药行业改革后业务的扩展二、对办公自动化(0A)的扩展三、对集团公司乃至国家医药信息网的扩展 第六部分系统设计一、软件软件功能设计软件的选择二、小型机或PC服务器的选择三、网络设计四、系统总体结构五、POS机及PC机的选择六、其它设备的选择七、系统造价估算八、系统设计总结 第七部分实施步骤的建议 第八部分系统维护的建议附录：一、软件商基本情况介绍第一部分总则一、系统所包括范围的确定本方案所设计系统包括的范围为：“福林堂国药店”开展日 常业务过程所必须采用的系统。即此系统为业务系统而非办公自 动化等非业务系统。凡业务以外的功能，本方案只提出本业务系 统应具有的扩展性建议，而不给出具体设计。二

5、、系统设计的原则稳定性:系统运行应该稳定可靠；安全性:系统数据应具有较高安全性；、可操作性:系统使用起来应方便；、高效性:系统应有较快的响应速度；、可扩屈性：要有较好的网点扩展性和对今后其它系统的 扩展性；俶 性仞化：考虑到昆明市药材公司的具体情况，初期投资 不易过大，日常运转费用也不易过高。因而在保证系统稳定、 安全、高效的前提下，尽量选择低成本的投入。第二部分 用户基本情况分析一、基本情况1、总部与配送屮心位于同一地点；2、仓库与总部相离较远；3、第一批开设2 7个门店，近期内开设到4 0个门店，第一批内有7个较大的门店；4、近期内门店全部集中在昆明市区内；5、远期发展准备到云南省内其它地

6、区开门店；6、门店有两种形式：直营连锁：昆明市药材公司自己投资的门店加盟连锁：其它投资者加盟的门店7、总部有二级批发业务；8、有与云南医药信息网交换数据的考虑；9、有与国家医药改革相配合的考虑；二、情况分析除二级批发及与其它网络交换数据的考虑外，是一标准的连锁业务网。应注意国家医药改革的方向。33第三部分经营模式的建议一、连锁经营的模式及其与一般零售业的本质区别连锁经营指经营同类商品和服务的若干企业，以一定的形式 组成一个联合体，通过企业形象的标准化，经营活动的专业化， 管理活动的规范化，以及管理手段的现代化，使复杂的商业活动 在职能分工的基础上实现相对的简单化，把独立的经营活动组合 成整体的

7、规模经营，从而实现规模效益。连锁经营与一般零售业的本质区別为在不违背零售经营本 质要求的前提下，实现了大规模经营。连锁经营的特征表现为：1、统一的店名店貌；2、统一采购配送；3、统一经营管理；4、统一质量标准；5、统一财务管理；6、统一广告促销；7、统一服务规范。二、连锁经营的机构组成及职能划分连锁经营的机构由总部、配送屮心、门店组成，其职能划分 如下：1、总部:采购配送、财务管理、质量管理、经营指导、市 场调研、商品开发、促销策划、教育培训等；2、配送中心:承担各门店所需商品的进货、库存、分货、 加工、集配、运输等任务；3、门店:承担日常销售业务，按照总部的指示，规范服务 要求。从以上的职能

8、划分中，可以看出，送配中心和门店是连锁经 营中具体的执行部门，而总部才是整个连锁经营的决策部门。各 机构的业务内容如下：送配中心的业务内容包括:1、根据总部的购货指示，对收到的商品进行验收、上架;2、根据总部的配送指示，将货物配送到各门店；3、根据总部的返库指示，将各门店退回的货物收入返库 区；4、根据总部的退货指示，将库内相应商品退回经销商或 厂家；5、对库存进行盘点，对库存商品的损溢、保质等情况向总部汇报，并提岀意见;6、合理进行货位管理。总之，配送屮心的职责就是怎样以最快速度进货；怎样管好 库内的货，使总部及时得到库内商品的情况，并提出自己的建议; 怎样以最快的速度把门店所需商品送到门店

9、。门店的业务内容包括:1、卖货；2、提出补货意见；3、收货；4、店内货物管理，包括盘点、损溢、在架等；5、提出退库意见及退库总之，门店的职责就是怎梓以最好的态度，最快的方式把货 卖出去；怎样管好店内的货，使总部及时得到店内商品的情况， 并提出建议。总部的业务内容包括:1、分析配送屮心及门店集屮的信息，得出库存流转情况, 根据现代库存理论及具体情况，产生采购计划、退货计 划、促销及变价计划、销毁计划等，指示相应部门完成;2、根据配送中心的入库情况，检查采购完成情况，并采 取相应措施；3、完成对各门店及供货商的结算，从财务角度，对连锁 店的总体经营状况进行分析，核算出成本等等；4、整个企业的CI及

10、宣传策画；5、公司的人事、信息等管理；6、对二次批发的管理。总之，总部是连锁经营的核心，如同一个人的大脑。而配送 中心及门店则如一个人的四肢，在大脑的支配下完成任务。当然 四肢也随时在向大脑反应情况，以便于大脑作出正确的选择。计 算机系统就如传递信息的神经。三、连锁经营的业务流程，关键业务在机构中的划分根据以上介绍连锁经营的业务流程如下图所示：验 货出上图表示出了连锁经营中的物流和主要信息流。至于资金流则较为简单，根据购货合同，总部向供货商付相应的预付款。二 次批发部门及门店销货后，将资金划给总部财务。总部根据到货 情况及销货情况，根据购货合同，向供货商付相应的款项。从上图可以看出，关键业务在

11、机构中的划分：配送中心主要 完成验货、存储及配送，门店主要完成销货，而总部是完成进货 计划、补货计划、财务处理等等决策，并指示和监督配送中心和 门店完成自己的工作。以上流程是一标准的将采购、存储和销售完全分离的，最为 理想的模式。四、岗位设置及库区划分的建议本节对“福林堂国药店”的部门设置及库区的划分提出一些建议，以供参考：岗位设置:配送中心：1. 入货员2. 验货员3录入员4上架员5.理货员6拣货员7.岀货员&负责人门店：1售货员2.收银员3收货及理货员4.负责人总部：1 财务2电脑3统计分析4购货5二次批发6 策划7人事劳资&负责人二库区的划分:1.入货区2 .分类库区3.

12、 出货区4. 残次品区5. 退货区五、国内医药连锁店计算机系统应用情况介绍我公司主要对广东省的医药连锁店进行了考查。广洲市内考 查了最大的健民医药和采芝林，深圳市内主要考查了一致药店、 屮联大药房、海王、万泽等连锁店。相对来说，深圳的连锁药店 计算机应用得相当好，连较小的万泽药店，都全部采用了计算机。 而广洲市的连锁药店，则只在配送及总部应用了计算机管理。这 反映了国内连锁药店的计算机应用滞后于连锁药店的发展。用相 当成功的深圳一致药店的阎副总的说法，真正的连锁店，没有计 算机是很难管理的。这种滞后状况由两个方面的原因造成：一是 国内传统药店向连锁店转换的过程屮，经营意识没有真正转变， 因而没

13、有意识到计算机管理的必然性与重要性，因而没有这方面 的需求；另一方面，是计算机行业没有意识到连锁药店这一广阔 的市场，大多专业软件开发商和系统集成商，在零售行业的目光, 还盯在百货连锁店上。因而，“福林堂国药店” 一来就把经营意 识转变，将计算机管理跟上，是相当有远见的一步。六、“福林堂国药店”经营模式的建议“福林堂国药店”从传统的经营模式向连锁店转换，必然会 有很多的困难。但是，我们建议：不管困难有多大，都应参照本 部分第三、四两节中的内容，建立起真正的连锁管理体制，依靠 管理、依靠规模、依靠信息使企业蒸蒸日上、兴旺发达。33第四部分连锁店计算机管理系统的组成本部分首先介绍计算机系统的组成，

14、然后介绍各系统组成对 系统性能的影响，选择不同档次设备时，系统的造价范围，以便 为系统设计提供进行设备选择的依据。一、系统组成一般情况下，连锁店计算机管理系统由以下几个部分组成：1、软件:分为操作系统软件、数据库软件和应用软件：操作系统软件：能使计算机硬件能执行输入指令所必 须的软件。常用的有 UNIX、WINDOWS NT> WIND0WS98> NOVELL 等；数据库软件：对数据进行管理的软件系统；应用软件：在以上两种软件支持下开发的，针对具体 应用的软件。如连锁店的管理软件。2、PC服务器或小型机:整个系统运行的核心。所有信息处理的汇集点。3、网络设备用于将PC服务器、小型

15、机、PC机、POS机、打印机等独 立工作的设备连接起来，进行数据交换的设备。常用的有：交换机(Switch)：用于连接局域网，一般用于数据交 换较为密集的网络或网络的一部分；集线器(Hub):用于连接局域网；网卡(Adapter):插于服务器或PC机上，使PC机或服 务器有连网功能；普通调制解调器(Modem):用于通过普通电话线，远程 进行数据交换；基带调制解调器：用于通过专线，远程进行数据交换;路由器：用于网络Z间进行远程连接。4、PC机及POS机:具体由业务人员使用，完成数据录入、统计、查询、传输，以及收款等功能的设备。5、布线产品:如电线一样，连接各使用设备的线缆、RJ45头、面板、模

16、块、配线架等，用于安放网络设备的机柜等。6、后备电源:UPS：不间断后备电源，用于突然停电时，自动对计算 机等供电，防止数据丢失；发电机：当选择短时UPS时，停电后用发电机供电。7、其它设备:其它经常用到的设备有：打印机：用于打印各种文件、表格；条形码制作及扫描设备。8、通讯线路:普通电话拔号线：用于门店与总部的连接;DDN专线：用于仓库与总部的连接。二、各组成部分对系统性能的影响:为重要；:为一般；X：为没有影响。组成部分对系统性能的影响稳定性 及安全性系统运行 速度操作方便 性可扩展性软件PC服务器 或小型机X网络设备XPC机 及POS机X布线产品X后备电源XXX其它设备XXX注:1、PC

17、机及POS机指现在最常用的档次;2、布线产品指5类以上双绞线；从以上可以看出，对系统性能影响最大的是软件、PC服务器 或小型机、网络设备。三、各组成部分选用不同档次设备时，系统造价的范围组成部分对系统造价的影响（按30个门店，每个门店1台PC, 1台P0S计算）采用PC服务器时采用小型机时软件40万-150万40万T50万PC服务器 或小型机10万-30万（2台不同档 次，1台作冷备份）40万-80万网络设备15万-40万15万-40万PC机 及POS机45万-90万45万-90万布线产品2-4万2-4万后备电源6万-20万6万-20万其它设备7万-15万7万-15万合计：125 万-349

18、万155 万-399 万第五部分 系统应具备的扩展性由于目前计算机硬件的扩展性已是一个较为容易解决的问 题，因而本部分主要讨论的是软件的扩展性一、对医药行业改革后业务的扩展国家医药改革后，医院和药店的分离，医疗保险制度的建立, 将成为必然的趋势。因而软件必须要考虑到这一业务的扩展。二、对办公自动化(0A)的扩展当业务系统运用到一定水平后，管理水平的提高将由办公自 动化系统来实现，但办公自动化系统屮很重要的一个部分是对业 务数据的获取，因而软件必须要考虑到以后对办公自动化的接 口。三、对集团公司乃至国家医药信息网的扩展随着云南省医药集团信息网络的建设，对“福林堂国药店” 的信息肯定会有所需求。而

19、在这个信息时代，信息无疑就是金钱。 因而也应考虑从集团乃至国家医药信息网获取信息。第六部分系统设计一、软件首先，我们确定连锁店应用软件所应有的功能，然后，提出 应用软件选择的一些原则，给出选择一些符合条件的软件商，最 后根据应用软件的要求，给出操作系统及数据库的选择。软件功能设计:根据第三部分所设计的连锁经营模式，“福林堂国药店” 应用软件在各连锁部门应包括如下基本功能：1、门店:前台POS收银系统 售货：需有权限管理、多种付款方式、对条码的支持等功能； 退货：对退货的处理； 价格和折扣：需有多层次的价格体系及对价格的管理； 打印功能：包括每次收银的小票，流水记录、付款印记、交班缴款表、 收银

20、员日报表等 需有对贵宾卡的管理； 键盘需能设置； 需有断电恢复功能； 需有断网保护功能；门店管理系统 补货管理：门店根据销货及库存情况，生成补货单； 到货管理：配送中心货送到后的输入； 在架管理：每种商品库存量的上、下限设置，报警设置，负数商品报警, 变价管理，在架商品统计等； 货位管理：商品货位维护，货架人员管理等； 盘点管理：完成盘点功能； 返库管理：完成要退回配送中心的货物的管理； 销售汇总：在一定时间段内，完成销售汇总统计； 会员卡管理：会员卡登记、修改、查询、挂失、退卡、换卡等功能; 系统管理：完成系统初始化、开店作业、关店作业等功能； 报告输出:打印各种报告。2、配送中心及仓库:业

21、各管理 入库管理：厂家商品入库； 出库管理：库内商品出到门丿占； 返库管理：门店商品返回配送中心仓库； 退厂管理：库内商品退回给厂商； 残损品管理：残损商品处理；盘点管理：点穆生成：完成盘点对帐数据的生成； 盘点数据处理：实物盘点数与对帐数据的对比处理；损溢处理：盘点时帐物不符时的处理；查询统计：入库、出库、返库、退货、残损、库存等信息的查询统讣：库存结构分析：库存总帐及分类帐的分析；在库商品管理：库存商品上、下限报警等；保质期报警：完成已逾保质期、将逾保质期商品的报警：货位调整：完成对货位的管理；商品帐目管理：对某一商品完成成某一时期内的明细统计；Q0）条码打印：包括商品自编条码、原有条码，

22、包装箱条码，运输标签及货 位条码的打印。3、总部:系统初始化管理： 定义连锁经营各级组织机构，连锁分店在计算机管理系统中的编 码，并对名称、性质进行定义； 定义商品类别编码； 定义配送中心的库位信息； 定义员工信息及权限管理；商品信息建立与管理：定义与管理商品属性表、编码等；商品价格管理：商品进价、售价的调整及物价台帐管理；供应商管理：供应商的登录、查询、修改及信用级别的设定；商品购进流程管理： 订货合同管理； 配送中心的到货通知的管理和发放； 配送中心到货验收单据管理； 配送中心商品退厂情况的管理；商品配送流程管理 连锁分丿占补货申请管理； 配送中心配送通知的生成与管理； 配送中心配送运输路

23、线的管理； 连锁分丿占收货单据的管理； 连锁分店商品退库请求的管理； 配送中心退货验收单据的管理； 连锁分丿占的商品调拨管理；商品存放地点的商品数量管理 配送中心的商品在库量管理； 各边锁分丿占的商品丿占存量管理；商品的损溢情况或残次品的管理 配送中心损溢单的管理； 连锁门店损溢单的管理； 残次品处理；连锁分店销售管理：连锁门店销售数据的管理、查询；销售分析：销售时段分析、各连锁门店销售额排名、每日畅销商品排 名等数据传送管理财务管理软件的选择1 软件选择的原则:(1) 操作系统及数据库系统的选择,是由应用软件及主机 (PC服务器或小型机)所决定的。(2) 应用软件不建议从头开发。由于医药连锁

24、店在国内岀现 时间不长，专业的医药连锁店应用软件还不多，但国内百货连锁 店应用软件却很多，国内这一类的大型专业软件开发商，差不多 有20家。虽然医药连锁从对药品的管理上有其特殊的情况，但 就其本质为说，管理上是相同的。因而选择一家有实力、有信誉、 有良好服务的百货连锁软件开发商，根据医药的特殊性，根据“福 林堂国药店”的具体要求，对原有软件做较小的二次开发，是最 快、最容易成功、最少投资的方法。2应用软件的选择通过国际最大计算机公司IBM公司的推荐，经我公司慎重考 查，如下五家公司的连锁店应用软件可供选择：英克（INCA）科技集团程通（A-Tech）科技集团北京科情新技术公司奥博克（Abacu

25、s）信息系统有限公司北京和佳软件技术有限公司这五家公司都为专业的软件开发公司，都有较多百货连锁店 的成功案例。在医药方面也都有一些成功案例。关于这五家公司 的具体情况，在附录屮介绍。3操作系统及数据库系统的选择综合考虑应用软件及“福林堂国药店”硬件投资的情况，操 作系统选用Windows NT、数据库系统选用SQL Server或Sybase 或Oracle （根据应用软件的要求）。二、小型机或PC服务器的选择从本建议书第四部分第二节的介绍中可以看出，小型机或PC 服务器是整个系统的核心，其对整个系统的稳定性、效率等的影 响是相当大的。就是说，如果选择不当，系统可能会运行不稳定 或速度慢，对业

26、务的正常开展造成很大的影响。因而，从理论上 来说，这一核心使用的设备越高档越好。但从本建议书第四部分 第三节的介绍中又可以看出，购买小型机或购买PC服务器，投 资额相差很大。所以，对小型机、PC服务器的选择成为需要慎 重考虑的问题。我公司将连锁药店与证券业的系统数据量进行了对比，发现 虽然证券业务的瞬间流量比连锁店的大得多，连锁店的存储量要 求比证券大一些，但两者对系统主机的要求应是基本相同的。目 前证券业主要应用的是高档PC服务器，因而，我们建议选择高 档PC服务器。这一方面保证二到三年内，核心主机能基本满足 连锁店的业务需要，另一方面，保证了整个系统的性能。出于对系统安全性的考虑，我们建议

27、购买两套PC服务器。 一套档次高一些，另一套档次低一些。档次高的用于正常业务运 行，另一套用于作业务机的冷备份，即在业务机出现故障时，备 份机仍能保证系统正常的运行。仓库的服务器，选择档次低一些的PC服务器即可。我公司推荐美国HP公司的服务器。三、网络设计从本建议书第四部分的介绍屮可以看出，网络对系统性能的 影响较大，因而不能选择太差的设备。我公司建议交换机、集线 器、路由器、网卡选择美国Intel公司的产品。基带MODEM选择 英国ASCOM产品，一般的MODEM选择美国USR公司的产品。网络结构的设计，包括以下几个部分：1总部局域网:由于连网的PC机不多，设计成100M传输速 率的以太网。

28、2配送中心及仓库:与总部相同，但站点数较少，采用的交 换机不同。3门店:由于软件商的要求不同，目前有两种方式，一种是 门店只需放一台POS机，由POS机直接同总部通讯，因而不存在 连网问题；另一种是要求门店一定要有一台PC机，这种方式下, POS机和PC机之间采用直接连接的方式。4总部与仓库:由于数据传输量较大，采用DDN专线连网。5总部与门店:在初期采用普通电话拔号进行数据通讯，定 时传送数据的方式，这主要是从系统日常运转经费上考虑。目前 DDN专线，月租费为1600元左右，如果每个门店都与总部以专 线连接，每月仅专线费用就为5万元左右，费用太高。如果应用 软件在点对点的传输问题解决得好，在

29、初期也足够用了。网络结构在下面的系统总体结构屮给出。四、系统总体结构在选定PC服务器及网络后，系统的总体结构图如下:p c w s a» » « 务&注：1门店的连网方式最终由应用软件决定；2 仓库的服务器档次最终由应用软件决定。五、POS机及PC机的选择由于POS机及PC机对系统性能有一定影响，而且由于数量 多，分布较散，因而对后期系统维护影响较大，所以建议选择质 量好的设备，否则以后维护将是一个大问题。POS机建议选用IBM公司的4614：虽然价格髙一些，但性能 很好，深圳海王原来选用其它的POS机，现在已准备全部改为 IBM 的 POS 机。PC机建

30、议选用联想机:性能稳定，减少维护量，提高系统的 稳定性。六、其它设备的选择其它设备对系统的性能及总体造价影响不大，因而选择质量 稳定，价格低的设备：布线产品:美国AMP公司的布线产品；后备电源:山特的大功率及小功率UPS,发电机本方案暂不 考虑；打印机:办公用美国HP 6L激光打印机，报表及票据打印用 EPSON LQ-1600KIII；条码扫描设备:等应用软件确定后再定。七、系统造价估算一、硬件设备费用估算:金额单位：人民币元设备锚设单价单位数量订货 周期HPIH1 主服务器Intel 志强400 CPU, WWJ4 个双通it徹阵列；51勿内存： 5个的TSW4.2G磁盘：140000套1

31、140000一周HPLH3 备份服务器Intel PII 400, MtWW'J: 12S1 内存：5 个 HOT SWAP 4.2G115000套1115000一周Intel 510TSwitch HubUM100M自斷请12 口28000台128000一周Intel 8160 网卡PC机用1Q/10CM自斷PCI总线520片5528600一周Intel服务器网 卡10/10CM自斷PCI总线自带 姗貉巒理1800片29600一周IntelInBusinessHubKM/100M 自帧8 口1800台11800一周3CCM 金PoolfPS 8P0RT33.621500台121500

32、一周ASCCM 基带MTEM&1K/128K A 台式懺5200台210100一周INIEL8100 乍紬器1BNP0RTILAN PORTX25OK8800台217600一周3CCM LSR MCDEM33. GfAXEODEM 外程780台2721060一周側POS4614桶販置22000台27591000一周rais1000赛扬 3OO/A/32M /4.2G/显卡/4M /8300台55456500T天财細肌EPSCN LQ-1600KIII 宽彳辞丽俪3150台26300现货HP 6L GOLD激光帀卩机A4幅而3800台27600现货碗購 UPS 500V/A560台5329680现货灘山特IPS 1000V7A1500台29000现货设备礴总8资：14995