凭证管理规定

1、凭证管理规定Document number : NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT凭证管理制度目的为有效管理和控制本公司的业务往来单据凭证，提高凭证保管和传递的工 作效率，避免和防止因单据的保管和传递不善带来的负面效应。各部门职责销售部：销售人员开立的销售清单和物品需求单，自行审查与核对，确保 无误方可出单。采购部:采购人员根据采购指令到指定供应商处提货，应严格核对单据与 实物时否一致，无误带单据和物品回本公司交付仓库。仓库部:严格检验与核对单据数据与实物信息，并及时办理入库入账手 续。财务部:负责销售清单的审核，并在收款方式为现金，汇款，支票单 据上签字盖章确认货款是

2、否已付。对挂账的销售淸单应确认客户的支付能 力及支付意向。操作流程指导销售凭证的传递与保管3. 1. 1销售人员在汇总客户需求时，应自行严格审核客户需求与汇总信息 是否完全一致，确认并确保无误后，方可开出销售清单。3.1.2销售清单经财务人员审核确认后，交由仓库人员签字确认，白单留财务做记账凭证。3.1.3仓库人员严格按照销售清单备货，备货时，严格认真检查审核 所备物品与淸单是否相符，及时执行物料卡管理制度。并在单据相应的位 置做好过程签名记录。3. 14仓库人员在备好货后，将物品和单据交由责任销售人员或其指定的 人员进行复核，并在单据相应的位置签字确认。3. 1. 5有误立即要求仓库人员进行

3、纠正，无误则将蓝单和红单交给物流人 员进行包装和发运。3. 1.6若客户在本司自提货物的且挂账的，仓库人员必须在单据上注明“已 发货”，并要求客户签字确认货物已交付。3.1.7单据的保管:白单由财务负责保管;黄单由仓库保管;蓝单需发往外 地的由物流保管，客户自提的及现金交易的由销售保管。所有单据必须每天整 理汇总并装订。在月末将各自保管的单据集中保管，以备存查。采购凭证的传递与保管3. 2. 1本公司的采购人员到供应商处自提货物时，应严格进行核对采购指 令与供应商出具的单据。并认真核对单据与实物得信息，无误后则在单据上签 字并自动拿回属于本公司的购货凭证联。3. 2.2若发生有改单的现象,必须

4、要求供应商的有关人员进行签字确认。 避免日后的纠纷。3. 2.3采购人员带单据和物品回本公司后，第一时间到仓库交货，验货。 无误由仓库人员在单据上注明逛宦并签名确认。并在凭证交接记录上 做好登记。3.2.4在清点和验收无误后，仓库人员立即进行系统账目的录入，以保证 销售的顺利有序的实现。单据录入后必须由录入操作人员在单据上注明“已入” 并签名确认。3. 2. 5对已入帐的单据由仓库人员进行保管，必须在每日下班前交到财 务。由财务人员在凭证交接记录上签字确认。采购退货凭证的传递与保管3. 3.1当本公司有物品退回供应商时，执行人员必须在交付退货的同时要 求供应商出具退货单，并要求供应商收货人员在

5、退货单上签名确认。3. 3. 2本公司的退货执行人员在退货后，带单据回到本公司第一时间把 退货单交到仓库，有仓库人员进行账目的调整。仓库人员在平衡系统账目 后在单据上注明“已入”并签字，3. 3. 3退货单的传递与保管流程和采购单据的传递与保管流程相同。管理制度采购人员对单据保管不善致使单据丢失的，按10元/张进行处罚，并由责 任人进行善后处理。采购人员采购物品回公司后未将物品和单据一起交到仓库验收的，按5元 /次进行处罚。当发生更改单据现象时，当事人未在更改处签名备注的，或未要求更改者 签字确认的，按5元/次进行处罚。在录入单据后未在单据上签名备注的，造成他人重复录单的，按10元/次进行处罚。并自行对出错的单据进行纠正,仓库人员未及时办理单据交接的，导致单据积压在某人手中时，在财务人 员催要