文件控制要求包括哪些

1、XX公司logo文件编号版本号文件控制要求程序编制审核批准序号发布/修订日 期修订内容摘要编制批准版本总页 数1版权AIEIN质量所有，更多相关AIEIN质量了解XX公司logo文件编号版本号1目的对与公司质量管理体系有关的所有文件（含适当范围的相关外来文件） 进行控制，以确保体系文件的编制、审核、批准按照既定的流程执行，同 时确保各相关场所使用的文件均为有效版本，提升产品质量和体系水平。 2范围适用于本公司所有与质量管理体系相关的文件涉及的所有过程。3职责3. 1总经理负责批准发布质量手册、相关程序文件和外来文件。3. 2各部门负责相关文件的编制、审批、使用和保存。3. 3质管部负责与质量管

2、理体系有关的所有文件的编号、标识、发放、修 订、收回、销毁、存档等管理工作。负责组织对现有质量管理体系文件的 定期评审工作。3. 5质管部负责文件的归口管理，其他部门配合执行。4控制程序4. 1文件分类4.1.1质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、管理制度、表单等。4.1. 2本公司质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。受控文件一 律加盖红色“受控”印章。4. 1.3受控文件非经总经理授权，持有人不得对外展示、复印。外借和复 印均须到质管部办理签收手续。1 : 版权AIEIN质量所有，更多相关 AIEIN质量 /解XX公司logo文件编号版本号4. 2文件的编号4. 2.1质量管理体系

3、文件的编号4.2. 1.1质量手册编号Q （质量）-XX（公司简称缩写）-SC （手册）-01E （环境职业健康安全）-XX （公司简称缩写）一SC （手册）-014.3. 1.2程序文件编号Q （质量）- XX（公司简称缩写）-CX （程序）-XXX （标准条款号,7. 1,6.3 等）-XX （序号，01,02, 03.）E （环境职业健康安全）-XX（公司简称缩写）-CX （程序）-XXX （标准条 款号，7. 1, 6. 3 等）-XX （序号，01, 02, 03.） 注：条款号只取到点号后一位4. 2.1. 3管理制度编号Q（质量）-XX（公司简称缩写）-ZD（管理制度）-XXX（

4、标准条款号,7. 1, 6. 3 等）-XX （序号，01,02, 03.）E （环境职业健康安全）-XX （公司简称缩写）-ZD （管理制度）-XXX （标 准条款号,7. 1, 6. 3 等）-XX （序号,01, 02, 03.） 注：条款号只取到点号后一位4. 2. 1. 4记录编号Q （质量）-XX（公司简称缩写）-与（记录）-XXX （标准条款号,7. 1,6. 3 等）-XX （序号，01, 02, 03.）文件编号版本号E （环境职业健康安全）-XX （公司简称缩写）-JL （记录）-XXX （标准条 款号，7. 1, 6. 3 等）-XX （序号，01, 02, 03.） 注

5、：条款号只取到点号后一位4. 2. 2外来文件编号4. 2. 2.1外来文件按下列定义分类a.外部质量管理体系方面的文件（包括法律法规、顾客合同等）成为外 来文件，外来文件可按类别分为A、B、C.类，便于识别；4. 2. 2. 2编号方法Q （质量）-XX（公司简称缩写）-町（文件）-A-XX （序号，01,02, 03.）E （环境职业健康安全）-XX（公司简称缩写）-WJ （文件）-A-XX （序号， 01,02,03.）4. 3文件的编写4. 3.1质管部组织管理文件及程序文件的编写、汇编和装订工作。4. 3. 2各职能部门负责相关文件的编制和修订。4. 4文件的审批4. 4.1体系文件

6、编制后，由管理者代表组织有关部门讨论定稿。4. 4. 2外来文件由管理者代表审核后，报总经理批准实施，业务范围内的 外来文件审核确认由职能部门负责。4. 5文件的发放4. 5.1质管部负责文件发放，并编制文件控制清单和文件收发登记文件编号版本号表,对文件的发放进行登记,确保在使用场所都可获得文件的有效版本。4. 5. 2本公司质量手册、程序文件均发至各部门主管以上人员，对一些需 要程序文件指导作业的场所，可根据需要发放相关的程序文件（单行本）。4. 5. 3文件接收部门应填写文件收发登记表，管理好本部门的文件。4. 5. 4文件修订、换版或作废时，应由质管部及时从使用场所回收作废文 件，并在旧

7、文件上加盖红色“作废”印章，防止误用。4. 6文件的修订4.6. 1文件需要修订时，应由提出修订部门填写文件变更记录，并说 明原因，经该文件的原审批部门审批后，由提出部门修订，在不换版的情 况下，由原编写人签字认可，并按相关程序发放。若指定其他部门审批, 应提供获得审批所需依据的有关背景资料。4. 6. 2质量手册、程序文件采用换页修订，其他文件修订时，应收回旧文 件，发放新文件。文件经修订后需标明修订状态。4. 7文件的使用4. 7.1所有使用现场不得使用和出现无效版本文件。4. 7. 2文件使用人应保管好文件，保持文件的清晰、完整，不得出借文件， 不得在文件上随意涂改或作标记，确保文件易于

8、识别和检索。4. 7. 3当文件破损，影响使用时，应到文件管理部门更换，交回破损文件， 补发新文件，新文件沿用原文件受控发放编号。文件编号版本号4. 7. 4文件遗失时，使用人应提供书面申请，说明原因，经质管部批准后 重新领用，并对责任人作出相应处理。4. 8文件管理4. 8.1质管部每年制定文件控制清单定期发布一次，同时保存一套完 整的受控文件。4. 8. 2所有失效或作废的文件，由相关部门及时从所有发放和使用场所撤 出，报质管部加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。4. 8. 3因某种原因需要保留的作废文件均应由质管部加盖“作废保留”的 印章后，予以保留并作好记录。4. 9文件的评审质管部负责文件在实施过程中的评审工作，原则上结合管理评审进行, 如有重大原因可随时进行评审。