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文档简介
1、题目:浅议会计电算化下的企业内部控制系(部) 工商管理系 专 业 会计电算化 班 级 2013 级 会计电算化1 班学 生 傅孟玲 学号130011356 指导教师 林秋萍 职称 单 位 泉州信息工程学院工商管理系 论文提交日期 2016 年 1月26日 论文答辩日期 2016年 1月 26日 答辩委员会主席 论文评阅人 答辩委员会主席 论文评阅人 目 录目 录I摘 要IIIAbstractIV前言11 会计电算化和内部控制的概述12 我国会计电算化下内部控制的现状22.1 控制方式的改变22.2 内部控制的对象发生变化22.3 内部控制内容的增加22.4 内部控制环境的变化33 当前会计电算
2、化下内部控制存在的主要问题33.1控制职能弱化,舞弊风险加大33.2磁性介质下的数据安全可靠性难以得到保证33.3数据处理方式易导致连续性及重复性错误发生43.4 软件本身存在的问题给内部控制带来的影响43.4.1缺乏兼容性43.4.2软件不能满足用户需求43.4.3系统衔接性弱54 提升电算化下的内部控制的具体措施54.1强化不相容职务分离控制54.2加强会计电算化系统的数据访问权限控制54.3加强会计电算化信息系统的安全管理控制54.4加强对会计电算化软件的设计要求6结 论7参考文献8致谢.9毕业设计(论文)知识产权声明10毕业设计(论文)独创性声明11浅议会计电算化下的企业内部控制摘 要
3、随着电子科技的飞速发展,会计电算化的应用成为未来会计工作的发展趋势。会计电算化在提高会计工作效率的同时,原有的企业内部控制制度也迎来严峻的考验,许多问题急需解决。因此,建立一套完整的会计电算化系统的内部控制是必要的。本文围绕内部控制,阐述了会计电算化下内部控制的现状和问题,并提出了在会计电算化下如何加强和完善会计内部控制制度问题,以确保单位实行会计电算化后,系统能够正常、安全、有效地运行。关键词:会计电算化;内部控制;控制措施Discussion on accounting internal control of enterprises in theAbstract With the rapi
4、d development of electronic technology, computerized accounting applications become the development trend of the accounting work in the future. The accounting computerization in improving the efficiency of the accounting work, at the same time, the original internal control system has also ushered i
5、n a severe test, many problems need to be urgently solved. Therefore, to establish a complete set of accounting electric calculation system of internal control is necessary. This thesis is about the internal control, expounds the status quo and problems of internal control under accounting computeri
6、zation, and puts forward the accounting calculation of how to strengthen and perfecting internal accounting control system, to ensure the implementation of accounting computerization system to normal, security, effective operation. Key words: accounting computerization; internal control; control mea
7、sures浅议会计电算化下的企业内部控制学生:傅孟玲 指导教师:林秋萍(泉州信息工程学院工商管理系,福建 泉州)前言在电子技术高速发展的今天,会计电算化信息系统是当今会计工作的发展趋势。现今实行会计电算化管理的企业越来越多,电算化系统的建立使会计核算和财务管理的环境发生很大的变化。会计电算化系统使会计人员从繁重的手工帐表中解放出来,在提高了会计信息的及时性、正确性与全面性的同时,也给企业的内部控制带来了严峻的考验。就目前而言,会计电算化下的内部控制措施不明确,方法不得要领,很少有企业能够建立于会计电算化体系相适应的内部控制制度。企业内部控制制度在面临如此巨大的冲击,该怎样确保电算化系统能够正常
8、、安全、有效地运行,这已引起相关方面的高度重视。因此,建立一套适用于会计电算化系统的内部控制制度就显得尤为重要。1 会计电算化和内部控制的概述 会计电算化是以电子计算机为主的电子信息技术应用到会计实务中的简称。是用电子计算机代替手工记账、算账与报账,以及部分代替人工完成对会计数据的分析、预测和决策的过程。它使工作人员从繁重的工作中解放出来,节约了大量的时间和人力,使工作人员有更多的时间为管理者提供所需要的信息,更好的参与管理和决策职能。而且计算机信息的及时性和准确性,更有助于企业管理者对会计信息进行深入的分析,作出正确的经营决策。内部控制是指企业内部的管理控制系统,即为保证经济活动的正常进行所
9、采取的一系列的管理措施,不仅仅包括企业高管用来授权与指挥经济活动的各种方式方法,还包括对企业经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度。控制的目标是保护其资产安全与完整,确保信息的完整性和正确性、提高经营效率、防止舞弊行为发生的贯彻既定的管理方针。根据2000年新颁布的会计法第27条明确规定,各单位必须建立适合于本单位的内部监督制度。单位内部控制关系到企业财产物资是否安全完整与会计核算系统对企业经济活动所反映出来的真实、可靠。因此,企业为实现其既定的经营管理目标,提高单位的经济效益,需加强管理,建立一套完整的内部控制制度,用以保证企业健康、稳定、有序地发展。2 我国会计电算化下内部控
10、制的现状2.1 控制方式的改变在传统会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签名和盖章,但在电算化会计信息系统的中,业务人员可以利用特殊的授权文件或口令获得某种权利或运行特定程序进行业务处理,由此易引起失控并造成损失。在电算化会计环境下,编制科目、凭证汇总表,总账、明细账的核对,没有了存在的必要性,部分内部控制功能转移到了计算机内,如凭证借贷平衡、余额平衡的检查等功能。所以,内部控制的形式也由手工条件下的制度控制变为制度控制与程序软件控制。内部控制的程序化使得内部控制具有不定期的依赖性并增加了差错反复发生的可能,这就意味着在新的会计工作环境下,加强财务软件的系统权限
11、控制、口令管理程序控制、修改程序控制、网络系统权限控制等工作成为内部控制的又一项重要工作。2.2 内部控制的对象发生变化 在电算化系统下,由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化,控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等,会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验,是以对人的控制为主,内部控制的重点就在人员之间的相互牵制上,通过财务人员任用和分工以及严格的财务管理制度,就可以实现良好的企业会计内部控制的目的。而在电算化系统下,会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理,而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码,并对计算机输出的各种会计报表进行分析。
12、这使得内部控制的重点由对人的控制转变为对人和机器的控制,由此可见,在会计电算化的条件下,企业内部控制的对象已由对人的控制为主转变为对人的控制和对机的控制为主。2.3 内部控制内容的增加手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性较大,而且同一数据可能被重复多次记录,同时保记录数据的介质的“纸”也需要很大的空间,还需要进行防火、防水、防潮、防盗等工作。而在电算化会计系统中,会计电算化的最大载体是会计软件,会计电算化的应用,使会计和财务业务处理方法和处理程序发生了很大变化。原来书面形式的各种会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,所以现在不仅要保存相关的纸质数据
13、文件,还要保存、保管好已存储在电子介质中的各种会计数据和计算机程序。如编程、维护人员与计算机操作人员内部控制、计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,以及计算机操作管理等。2.4 内部控制环境的变化企业使用计算机处理会计和财务数据后,企业会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能
14、,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此,要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂。3 当前会计电算化下内部控制存在的主要问题3.1控制职能弱化,舞弊风险加大实行会计电算化后,由于指令程序、会计信息的处理和数据存储高度集中于计算机,除了人作为控制主体外,内
15、部控制也由手工条件下的单一制度控制转变为程序控制和制度控制,这就使手工会计系统下的职责分工、相互牵制的控制职能弱化。手工操作下一些内部控制措施如总账、明细账的核对,凭证借贷平衡的校验,试算平衡的检查,余额发生额平衡检查等,在实施电算化后均通过会计软件来实现。有的企业业务人员既负责数据的输入,又负责数据的输出和报送,业务人员利用特殊的授权文件或口令,获得某种权利或运行特定程序进行业务处理,由此引起失控而造成损失的案例时有发生。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对系统中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大了出错和舞弊的风险。3.2磁性介质下的数据安全可靠性难以得到保证
16、传统会计系统中数据的处理和存储分散在不同的部门和人员,而电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化,因此给数据带来了一定的威胁。原来纸质的会计数据被直接记录到磁盘或光盘上,全部会计信息集中在具有强大数据处理能力的计算机中,检索、复制、删除都可以在一瞬间完成,只需增、删、修改录入的原始凭证或记账凭证,系统会自动根据录入的原始凭证生成记账凭证,并对记账凭证进行进一步加工处理生成会计账簿和会计报表,从而改变最终的会计数据结果,并且不会在磁性介质上留下任何可辨的被删除或篡改甚至伪造的痕迹。因此企业不仅要保存好纸质的会计核算资料,还要保管好以磁质方式储存的各种会计数据和计算机程序,以及其他各种文
17、档和会计资料,杜绝一切不法行为的发生。3.3数据处理方式易导致连续性及重复性错误发生一方面,会计信息过分依赖于原始数据输入的准确性。实行会计电算化后,所有编制会计分录、记账及分析等工作均在计算机程序的控制下自动进行。但是电脑中的原始数据必须是由财务人员事先进行人工审核并手工输入计算机的,一旦原始数据在审核时出现疏漏,或是在输入时发生错误,计算机只会将错就错地按照程序进行运算,以后的工作将不可避免地一错再错,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误,从而使账证核对、账账核对失去作用,而这种错误在以后的工作中很难被发现。因此,会计电算化中数据准确性完全依赖于原始数据输入的准确性,这使会计信息真
18、实性、完整性和准确性无法保证。另一方面,责任高度集中于会计电算化软件系统使企业面临巨大的系统性风险。会计电算化系统的许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如果系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,加之会计人员过分依赖和相信计算机以及程序运行的重复性,势必增加差错反复发生的可能性。这就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统崩溃,从而导致内部控制失效,给企业造成不可估量的损失。3.4 软件本身存在的问题给内部控制带来的影响3.4.1缺乏兼容性 目前大多数企业使用的电算化软件都是由软件开发公司研究设计出来的,每个企业使用操作平台和软件尽不
19、相同,数据结构和编程风格迥异,在管理方面没有达到很好的协调和兼容。而且各软件开发公司为了保密软件技术,没有相互交流和沟通,不同的软件也没有统一的数据口径很难在不同软件上达到数据共享。3.4.2软件不能满足用户需求 有些软件是有程序员专门设计研发的,这能满足管理人员对数据处理的要求,但一般的程序员对财务会计本质一点都不了解,这就使得他们不能很好的站在使用者的位置来设计财务软件,这使用户在软件的使用上有一定的难度。还有一些软件是由程序员和会计人员共同开发,虽然在用户界面、系统平台等方面做了改进,但仍不能很好的满足用户的要求。3.4.3系统衔接性弱 财务软件的各个子系统不能很好的实现模块数据自动转化
20、,仍要会计人员人工输入会计原始数据,不仅加大了会计人员的工作量也增加了出错的可能性,使得财务软件达不到预期的效果。4 提升电算化下的内部控制的具体措施4.1强化不相容职务分离控制内部控制的关键点在于不相容职务相互分离。不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、处理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成相互稽核、相互监督、相互制约的工作机制。内部控制要求可能引起舞弊或欺诈的经济业务,不能由一个人或一个部门独立完成,必须分别由两个人或两个以上部门承担。在会计电算化环境下实行的系统内部职责分离,应当分离系统分析、数据库管理、操作、数据控制等职责,其中最关键的职责分离是业务应用软件开发
21、与其他职能的分离。会计信息系统主要承担交易记录职能,应该与使用信息和组织业务活动的部门保持相互间的独立性。企业应当通过强化不相容职务相分离控制来保障会计信息的真实可靠性,从而减少发生错误和舞弊的可能性。4.2加强会计电算化系统的数据访问权限控制首先,企业应当按照会计电算化系统业务的需求设置各上机操作岗位,通过密码和身份识别对访问数据库的人员进行限制,使各个用户进入系统时必须输入自己的用户号和口令。其次,企业应当根据不同的岗位、赋予岗位人员不同的操作权限,通过权限设置对数据库中数据的访问范围进行限制,主要包括为不同人员确定其可存取数据的范围、可更新或修改数据的范围。对于发生岗位变动或离岗的员工,
22、应及时更改其访问权限,使各岗位人员进人系统之后只能执行自己权限范围内的功能,防止非法操作。4.3加强会计电算化信息系统的安全管理控制安全控制,是指采用各种方法保护会计数据和计算机程序,以防止会计数据泄密、更改或破坏而实施的各种控制制度。首先,数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性,数据安全控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。会计信息系统的数据安全涉及硬件、软件和运行环境的安全等一系列问题。通常采用的控制措施主要有接触控制等,即非相关人员不得接触电算化数据,同时装有电算化数据的计算机、软盘或其他储存介质不得给非相关人员使用。企业应当建立数据安全规程,对于
23、系统中的数据应规定各种人员的使用权限;其次,网络技术的发展,使主机和远程终端及微机之间的通信成为可能,为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故,企业应采取有效控制措施来保证数据在传输过程中准确、安全、可靠。企业可采用数据加密技术、访问控制技术等技术确保会计信息在网络传输中的安全度;最后,为保证会计信息安全和系统正常运行,在会计电算化系统的运行与维护过程中,企业应重视对计算机病毒的防范控制,健全并严格执行防范病毒的管理制度。同时加强对员工的计算机安全教育,保证个人使用的计算机不受病毒感染,从而保证整个局域网不受病毒侵害,达到有效防范病毒的控制目的。4.4加强对会计电算化软件的设计要求
24、对会计电算化系统软件的运行质量进行审查,包括:审查期软件是否经过财政部门的合格鉴定;利用实际数据或模拟数据进行测试各种线索,审查电算化会计软件账务处理是否正确,是否遵照相关会计法律、法规的规定;会计凭证附件是否规范、完整;审查程序是否具有安全保密性,以此确保企业内部控制的安全、有效的执行。结 论随着会计电算化在专业领域的不断崛起,在会计电算化下的内部控制的弊端也随之呈现,由原先的纸质资料到无纸化的转变,会计数据的增、删和修改不会有任何的修改痕迹,这使企业原有的内部控制职能弱化,舞弊的风险也随之加大。在存储方面,电磁质对会计数据的保存造成极大的不便,计算机硬件和软件的安全性也起着至关重要的作用,
25、所以就对电算化下的内部控制提出更高的要求和标准。电算化系统下的职责高度集中化也削弱了会计审核功能,加大了出现错误和舞弊的风险。企业在启用电算化系统需要懂得会计专业知识和计算机网络技术知识的人才,这样进一步促进了会计人员强化学习提高自身综合素质。这些都是电算化系统实施所带来的影响,也促使会计电算化下的内部控制不断的调整,改善。计算机系统的内部控制是一个范围大程序复杂的综合型控制。因此我们要从实际工作为出发点,建立更科学、更有效的内部控制制度,以适应新环境下的会计系统,使电算化的运行过程在严格的控制中,以此提高会计信息的质量,为单位决策提供更为准确完整的会计信息,为企业创造更高的经济效益。参考文献
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