工程建设档案管理办法

1、工程建设档案管理办法中国挪动通信集团公司工程建立档案管理方法第一章总那么第一条为了加强集团公司工程建立档案管理,充分发挥工程建立档案在工程建立、生产经营、设施维护与改建扩建中的作用,依据中华人民共与国档案法及相关规定,根据中国挪动通信集团公司档案管理方法中的详细要求,结合工程建立的实际状况,特对中国挪动通信集团公司工程建立档案管理方法(中移综200352号)进展修订。其次条本方法适用于中国挪动通信集团公司(以下简称:集团公司)、中国挪动通信有限公司(以下简称:有限公司)、国际信息港建立中心、讨论院、管理学院。各省、自治区、直辖市公司,设计院可参照实行。其次章归档范围第三条本方法所指工程建立档案

2、,包含:土建阶段所形成的文件材料,通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料,通信线路建立阶段所形成的文件材料。第四条土建阶段所形成的文件材料包含:工程预备期文件、监理文件、施工文件、开工图、验收文件、审计文件。(一)预备期文件:工程审批文件;建立用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;招投标文件;技术协议或补充协议、托付代理协议、通知书;意向书;代理受权书;合同文本及附件;施工单位资质认证等。(二)监理文件:监理规划;监理月报;监理睬议纪要;监理大纲;监理细那么;监理开工移交证书;监理合同;监理工作总结等。(三)施工文件:土建建筑与构造工程;电气、给排水沟、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑

3、智能化、电梯工程;室外工程;设计变更洽商文件等。(四)开工图:综合图;专业开工图等。(五)验收文件:验收记录;初验、终验报告及批复;声像、电子文件材料等。(六)审计文件:财务报表;审计报告及证书等。第五条通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料包括:方案选购期文件、监理文件、开箱验收文件、安装调试文件、验收文件、审计文件。(一)方案选购期文件:工程申请及可行性讨论报告审批文件;设计文件;招投标文件;技术协议或补充协议、托付代理协议、通知书;意向书;代理受权书;合同文本及附件;会谈备忘录、附录;重要来往函件、电文;施工单位资质认证等。(二)监理文件:监理规划;监理月报;监理睬议纪要;监理大纲;监理

4、细那么;监理开工移交证书;监理合同;监理工作总结等。(三)开箱验收文件:进口设备入境的各种单据及证明等;装箱单;开箱验货报告;软件用法答应证;进口设备的商检及索赔文件等。(四)安装调试文件:施工组织方案;平安技术措施;开工报告;停、复工报告;设计变更洽商文件;已安装的设备、主材明细表;安装交验或交工报告;系统测试报告;工程质量整改通知单;工程质量事故报告单等。(五)验收文件:初验、终验报告及批复等。(六)审计文件:财务报表;审计报告及证书等。第六条通信线路建立阶段所形成的文件材料,其归档范围参照土建阶段。第三章工作职责第七条在工程建立过程中,方案部门、建立部门、财务部门、审计部门根据职责,分别

5、负责与工程建立工程相关的各类文件材料的搜集、整理工作。即:方案部门负责搜集、整理土建阶段的工程预备期文件与通信设备及软件安装阶段的方案选购期文件;建立部门负责搜集、整理土建阶段的监理文件、施工文件、开工图、开工文件与通信设备及软件安装阶段的监理文件、开箱验收文件、安装调试文件、验收文件;财务部门负责协作审计部门搜集各项财务报表;审计部门负责搜集、整理审计文件。第八条方案部门在招投标过程完毕后,根据档案管理要求,负责整理招投标文件,移交档案管理部门,并办理移交手续。第九条建立部门应明确参建单位(包括勘察、设计、施工、监理等)工程建立档案交验要求,将工程建立文件材料的归档要求纳入到合同中。第十条建

6、立部门在工程建立工程开工验收后,根据档案管理要求,负责牵头相关部门向档案管理部门移交档案(不含招投标文件与审计文件),并分别与档案管理部门办理移交手续。第十一条审计部门根据档案管理要求,负责整理审计文件,移交档案管理部门,并办理移交手续。第十二条档案管理部门负责档案业务指导,档案接收、保管,并供应利用工作。第四章质量要求第十三条工程建立档案的案卷质量标准为国家技术监视局公布的科学技术档案案卷构成的一般要求(gb/t11822-89)。归档材料应统一用法a4纸或按a4(297mm x 210mm)规格折叠,字迹清楚,图面整齐,不得用法易褪色的书面材料书写、绘制。第十四条案卷内的文件材料必需精确反

7、映工程建立工程的真实状况。开工图要按国家建委关于编制根本建立工程开工图的几项规定(82建发施字50号)的要求编制,并加盖开工图章。开工图章的根本内容应包括:“xxx开工图字样、编制人、审核人、技术负责人、编制单位、编制日期等。第十五条工程建立档案中的各类图纸要装订成册,其厚度不得超过60mm。第十六条工程建立档案应遵循工程建立工程的形成规律,保持卷内文件的有机联络,以便于利用。第五章整理规章第十七条工程建立档案按全宗划分,分为:以集团公司名义立项工程所形成的工程建立档案,属于集团公司档案全宗,全宗号为“02;以有限公司名义立项工程所形成的工程建立档案,属于有限公司档案全宗,全宗号为“04。第十

8、八条“工程编码就是建立工程在立项后产生的编码标识,就是用字母与阿拉伯数字组合生成的序列号。第十九条“件号就是以阿拉伯数字排列的卷内文件材料的挨次号。其次十条工程建立档案以工程编码为分类原那么,以件为管理单位。装订成册的材料,其每册作为1件。其次十一条档号就是以字符形式给予档案实体的用以固定与反映档案排列挨次的一组代码。工程建立档案的档号标识为:“全宗号“工程编码“件号。其次十二条档号要以加盖归档章形式(见附件),标识在每件工程建立档案的右上角空白处。其次十三条工程建立文件材料在整理立卷时,须著录件标题。其次十四条工程建立档案必需为各类文件材料的原件。其次十五条工程建立档案中的招投标文件在整理时

9、,须填写工程名称,并加注工程编码,确保本工程建立档案间的有机联络。其次十六条工程建立档案中的协议及合同文本等,根据中国挪动通信集团公司合同档案管理方法(中移综发20108号)进展整理,归入合同档案类。在填写工程名称时加注工程编码,确保与工程建立档案间的有机联络,假如合同文本就是以集中选购形式签署的,必需要注明与之相应的入围框架协议的合同编号,以确保该合同文本与入围框架协议的有机联络。其次十七条工程建立档案中的审计文件,根据中国挪动通信集团公司审计档案管理方法(中移综2010253号)进展整理,归入审计档案类。在填写案卷标题时加注工程编码,确保与工程建立档案间的有机联络。第六章保管期限划分其次十八条根据中国挪动通信集团公司档案管理方法(中移综2001769号)中档案保管期限的规定,工程建立档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上,长期为1650年,短期为15年及以下。其次十九条土建工程的工程建立档案,保管期限定为永久(为“1);设备安装方面的工程建立档案,其设备用法寿命在16年以上的,保管期限定为长期(为“2);其它设备、软件等方面的保管期限均为短期(为“3)。第七章附那么第三十条工程建立中产生的电子档案应符合中华人民共与国建立部公布的建立电子文件与电