文书档案综述报告

1、综述报告摘要：随着我国社会与经济的飞速发展，文书档案管理越来越受到人们的关注。因为，文书档案管理是一个单位档案存在的基础和重要的资源发生地，是一个单位档案管理水平的重要衡量标准，是档案工作的重要组成部分。本文谈关于做好文书档案工作的总结。关键词：文书 档案 文书处理工作一文书是指机关团体和社会组织和个人在社会活动中，为了一定的目地而形成并使用了具有应用性和特定格式的文字材料。文书作为一种文字材料，其形成条件有三个：一是文字的形成是文字产生的必要条件；二是社会组织的形成是文书产生的充分条件。对于不同的文书，会有不同的格式，且文书要有特定的表达格式。当然文书具有一定的应用性。文书的特点有三点:一是

2、有法定的作者，二是法定的权威和效力，三是现实的执行性，及高效，准确，及时。根据文书的特点，又可将其概括为两个特点:一是文书的记录性：是指文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的。二是文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目地决定的。然而，文书的作用有：领导和指导作用；行为规范作用，公务联系作用，凭证记载作用。关于文件的处理流程，首先发文办理，是指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟，审核，签发，复核，缮印，用印，登记，分发等程序。其次是收发办理，指对收到的公文的办理过程，包括签收，登记，审核，拟办，承办，催办等程序。最后是公文管理，公文由秘书部

3、门或专职人员统一收发，审核，用印，归档和销毁。二文件是档案的来源之一，档案是文件的最终归属。档案是指机关团体，社会组织和个人在社会活动中产生的作为原始记录保存起来以备查找的文字，图表，声像，及其他各种载体的文字材料。档案的基本属性包括:原始记录性，真实性，准确性，并且文件是有条件的转化为档案。其条件有三点:一是办理完毕的文件(是指处理流程是否走完)；二是有参考价值的；三是按照一定的原则方法进行集中保管，且在转化过程中应注意档案文件的齐全性。档案的凭证作用，档案的凭证作用是指档案为现实工作，生活或科学研究活动中的某一问题提供了真实可信的证据和依据作用。俗话说：“空口无凭，立字为证。”这个“字”往

4、往指的就是档案。档案是在工作活动中客观形成的文件转化来的，它记录了行程者的思想和行动，从某形式上看，档案保留着历史标记，如有的是当事人的亲笔手稿，亲笔签署，或有机关，个人的印信，还有的是原来形象的拍照和原生录音。所以档案是确凿的原始材料和历史证件，是反映历史活动的真实记录，是查考，争辩研究，和处理问题的依据。档案的参考作用，是指档案为工作和生活提供某种参考，或向人们提供某种知识和信息，以供人们在实践中做参考，我国著名史学家沈兼士先生说：“档案是未参过水的史料。”档案是第一手的原始材料，档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展，社会实践中的经验教训以及科学研究和文化

5、艺术创造成果。因此，它对人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事务的发展以及总结经验，吸取教训，具有重要的参考作用。三文书处理工作，包括公文的处理，管理等一系列工作。档案的收集工作，其方式有移交，购买，捐赠，强制代管。其中移交方式中有一个相关的归档制度。因此首先的一个归档范围：一是紧扣本部门基本业务有关的文件，二是考虑对以后的参考利用价值。其次是归档时间分为三种情况:定时，及时，即时，且需要考虑本单位工作的运转周期。然后对于归档要求有三点：一是归档文件要齐全完整；而是所移交的文件材料必须有一个初步的加工；三是文件材料要符合有关标准。对于档案保存分为三种情况:永久保存是50年及50年以上；长期

6、保存是15年至49年；暂时保存是15年以上。关于编制移交目录应一式三份，一份归自己以后查找使用，梁粉碎文书一起交档案处保管，同时办理交接手续需要签字。对于文件的普通整理，先装订，装订的顺序分四种情况:现正本后定稿，现正文后复件，先转发文后被转发文，先复文后来文。然后是分类，分类原则有四点:一是根据部门来源划分；而是根据文件的重要程度；三是根据文件的保存时间；四是根据文件内容。接着是平时归档，再排列。要按照时间先后顺序排列，可以按照姓氏笔画排列，也可以按问题，按地区，按作者来排列。其次再编号，编号应注意：全宗号，年度，保管期限，件号，机构。最后是文件编目以及装盒。文件的鉴定工作，首先对于内容的真

7、伪判断。再者是文档的价值的鉴定，其要求有三点:一是看有无价值需要归档；二是已经归档的文件仍需要分档次保管；三是对保管期限已到的文件欲以判断是否继续保存。档案的鉴定原则有四点:一是应遵守国家相关规定的标准；二是要符合本地区本单位的实际工作情况；三是要坚持全面深入长远的观点；四是要综合考虑档案保管的效益。关于档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源，内容及形式，并指明保管期限的指导性文件。它是一个单位鉴定工作的基本依据。其鉴定方法是:分析档案各种内部因素，根据其来源或作者；根据内容看是否重要，独特，时效性；还有其时间，外在形式特征以及技术因素。鉴定工作还要全面估计档案的利用需要，还应根据其相对

8、价值标准：保存从宽，销毁从严；孤本从宽，副本从严；本单位从宽，外单位从严；年久的从宽，近期的从严。档案的整理工作，根据内容区分全宗，来自一个立案单位的全部文件作为一个全宗保存。对于立案单位要有相对的独立的人事权，也要有相对独立的财权以及能够独立对外行文。关于全宗内档案分类，一般为2至3级别。档案管理的最基本单位是卷。接着是立卷，档案案卷的排列和编目。其原则是:保持文件之间的历史联系，保持时间上的联系，保持内容上的联系，保持形式上的联系。要充分利用原有的整理成果，便于保管和利用。组织机构分类法是来源的一种，问题分类法是内容的一种，还有单式分类法和复式分类法。年度组织机构分类法适用于现行机关；组织

9、机构年度分类法用于非现行单位；年度问题分类法用于小单位；以及问题年度分类法。档案的保管工作，影响档案保管的最基本因素：自然老化，纸张的质量，书写材料，纸张书写方式，书写材料的化学性能如何。档案的检索工作，档案信息的检索，存储于查找。档案的提供利用，直接利用:是以档案原件为对象而产生的阅览，外借，复制，咨询，档案证明。间接利用，是对档案信息的开发与重组从而形成参考资料。文书档案是一个单位在运营过程中所产生的，它记录着一单位的运行情况。它反映党务，行政管理等活动的档案。它记录了一个单位所从事的各类管理活动。在当今社会中扮演着一个与时俱进，不可缺少的重要角色。参考文献：1. 国务院 党政机关公文处理

10、工作条例 2000.8.242. 马海群，周丽霞，影响数字信息资源建设的关键因素及对策分析，档案学通讯 2007.53. 随堂笔记会计档案 )会计档案的保管 会计凭证、会计账簿和会计报表都是企业的会计档案和历史资料，必须妥善保管不得销毁和丢失。 正在使用的账簿，应由经管账簿的会计人员负责保管。年末结账后，会计人员应将活页账簿的空白账页抽出，并在填写齐全的“账簿启用及经管人员一览表”、“账户目录”前加上封面，固定装订成册。经统一编号后，与各种订本账一起归档保管。各种账簿的保管年限如表4-6所示。 表4-6 会计档案保管期限一览表 保管期限 备 注 一、会计凭证类 15年 1、原始凭证 15年 2

11、、记账凭证 15年 3、汇总凭证 二、会计账簿类 15年 1、日记账 25年 其中:现金日记账和银行存款日记账 15年 2、明细账 15年 3、总账 包括日记总账 4、固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 15年 5、辅助账簿 三、财务报告类 包括各级主管部门的汇总财务报告 3年 1、月、季度财务报告 包括文字分析 永久 2、年度财务报告 档 案 名 称 四、其他类 15年 1、会计移交清册 永久 2、会计档案保管清册 永久 3、会计档案销毁清册 5年 4、银行存款余额调节表 5年 5、银行对账单。各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会