办公软件使用技巧

1、办公软件使用技巧 办公软件使用技巧.txt.txt 如果中了一千万，我就去 买 3030 套房子租给别人，每天都去收一次房租。 哇咔咔充实骑白马的不一定是王子，可能是唐 僧；带翅膀的也不一定是天使，有时候是鸟人。WordWord 及 ExcelExcel 技巧大全 2009-03-192009-03-19 18:41118:411、WordWord 下如何使用着重号 在 WordWord 中我们可以把着重号请到工具栏上。打 开“工具一自定义”命令选项，打开“自定义” 对话框。在“命令”标签卡下的“类别”栏里选中“所有命令”选项。此时在右边“命令”栏中 会出现按字母升序排列的所有命令， 我们找到

2、 ABCABC 头上有三点的“ DotAccentDotAccent ”命令，选中后按 下鼠标左键，将它拖到工具栏上，释放鼠标。当 你在 WordWord 中选中要着重标示的文字后，再点击 这个“着重号”命令就可以了。2 2、让 WordWord 表格快速一分为二将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“ Ctrl+Shift+ECtrl+Shift+E nternter 组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的 3 3、 WordWord 中巧用 AltAlt 键 按住 AlAlt t键再拖动左右（上下）边距，可进行精 确调整，在标尺上会显示具体值。

3、4 4、巧用定位选条件单元格ExcelExcel 表格中经常会有一些字段被赋予条件格 式。 如果对它们进行修改，那么首先得选中它们 可是，在工作表中，它们经常不是处于连续的位 置。按住 ctrlctrl 键逐列选取恐怕有点麻烦，其实, 我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。 方法是点击“编辑一定位”菜单命令，在弹出的“定位”对话框中， 选中“条件格式”单选项，此时，下方的“全部”和相同”单选项成为可 选。选择“相同”则所有赋予相同条件格式的单 元格会被选中。5 5、在不同单元格快速输入同一内容ExcelExcel 表格中，首先选定要输入同一内容的单元 格区域，然后输入内容，最后按 ctrl

4、+ctrl+回车键， 即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同 内容。6 6、快速返回上次编辑点在编辑文档的时候，如果要想实现将光标快速返 回到上次的编辑点，我们可以按下“ shift+F5shift+F5 ” 组合键。7 7、多个单元格数据巧合并在编辑了一个 ExcelExcel 工作表后，如果又需要把某 些单元格中的数据进行合并，那么我们可以请“ & &”来帮忙，比如需要将AB B、C C 三列的数据 合并为 D D 列中的数据，就在 D2D2 单元格键入公式“=A2&B2&C=A2&B2&C28 8 ExcelExcel 中巧用双击定位 在

5、使用 ExcelExcel 时，当你想定位到行首或列首时, 将鼠标指向任意一个单元格的上边框，然后双击 鼠标左键即可。9 9、WordWord 准确移动文本选中要移动的文本，再按“ F2F2”键，此时光标会 自动变成灰色，将输入光标定位到目的地，按回 车键便可准确移动文本。1010、“相中”垂直文本块当我们想选定 WordWord 文档中的一个垂直块时，可 以先按下 AltAlt 键，然后将鼠标拖过要选定的文本。1111、ExcelExcel 避免计算误差利用 ExcelExcel 制作财务报表，常要进行一些复杂的 运算，可往往用 ExcelExcel 公式得出的数据结果与计 算器算出的不一致

6、，这主要是由于 ExcelExcel 本身不 能对数据自动进入四舍五入造成的，为了更简便 的解决误差问题，我们可以进行如下操作： 依次 在 ExcelExcel 菜单栏中点击“工具一选项一重新计算”,将“工作薄选项”中的“以显示值为准” 复选框选中，确定退出即可。也可以用函数，方法：roundround（计算公式），2），其中的“ roundround 是四舍五入函数，其中的“计 算公式”中输入你的计算算式，例如 A1*A2A1*A2,其 中的“ 2 2”是代表你四舍五入后小数点的位数， 这里是两位。1212、让 WordWord 打印自动按序排列在打印文件时，点击“文件一打印”，在弹出的 “

7、打印”窗口左下方点击“选项”按钮，在上面选中“逆页序打印”，这样先打印第一页，再打 印最后一页，就无需动手分页了。另外还可以设 置奇偶页打印，实现纸张的正反面成批打印。1313、ExcelExcel 中快速绘制文本框通常在 ExcelExcel 中使用文本框来进行表格内容注 释，如果按住 AltAlt 键不放再绘制文本框可实现文 本框与单元格边线的重合，从而减轻调整文本框位置的工作量 1414、快速更改英文大小写选中要改变大小的字母或单词， 按下 shiftshift 以后 按 F3F3,每按一次 F3F3,字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。单击“格式/ /更改大小写”，可以

8、进行更复杂的大 小写更换。1515、让窗口这样固定在 ExcelExcel 中编辑过长或过宽的 ExcelExcel 工作表时， 需要向下或向右滚动屏幕，而顶端标题行或左端 标题行也相应滚动，不能在屏幕上显示，这样我 们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息，可以 先选定要锁定的标题，假如我们要将表格的顶端 的第一行和左边第一列固定，那么单击B2B2 单元格，然后单击“窗口”菜单的“拆分”命令，拆 分完毕后再单击“冻结窗格命令，即可完成标 题的固定。1616、快速输入省略号在五笔字型状态下输入“shift+6shift+6 ”,另外按下“ Ctrl+Alt+.Ctrl+Alt+. ”组合键可以在任

9、何输入法状态下输入。仃、轻松搞定单元格数据斜向排在 ExcelExcel 中打开“工具一自定义一命令一类别一 格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排” 和“逆时针斜排”两个命令按钮拖到工具栏的合 适位置，然后选中需要斜排的单元格，执行命令 即可。另外，也可以选择“格式/ /单元格/ /对齐/ /方向”， 旋转红色的指针或直接输入度数。1818、快速去掉页眉的横线 在利用 WordWord 插入页眉后，页眉信息下总会有一 条横线，如果希望将它去掉，可以打开格式一 边框和底纹”，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单 击“确定”安钮即可。还有一种方法就是在字体左

10、边的“标题中选“正 文”即可。最后一种方法就是选择“格式/ /样式命令，弹 出“样式”对话框，在“样式”项中选定“页眉”， 再点击“更改”按钮。接着点击“格式”按钮， 在弹出的菜单中选“边框”命令，弹出“边框和 底纹”对话框，在“边框”选项卡中选定“无” 即可。1919、为奇偶页制作不同的水印首先，执行“文件一页面设置”命令，打开“页 面设置”对话框，点击“版式”选项卡，选中“奇 偶页不同”前面的复选框，单击“确定”按钮关 闭该对话框。然后再执行“视图一页眉和页脚” 命令。进入页眉和页脚编辑状态，在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印，再到某偶数页 页面编辑区编辑设置偶数页的水印。2020、

11、快捷绘图在绘图中，如果要利用一个工具按钮来绘制多幅 图，只要用鼠标左键双击此图标即可。2121、快速去除超链接想取消超链接的下划线，只需按下组合键 “ Ctrl+ZCtrl+Z 或“ Alt+BackSpaceAlt+BackSpace ”，便可将下划线 取消。2222、如何避免标题排在一页的底部在排版文件时，有时发现一个标题出现在一页的 底部，而它的正文出现在新的一页中，很不美观。 为了使标题能够与它的正文排在一起，可以将光 标移到该标题所在的段落中，选择“格式”菜单 中的“段落”命令，出现段落对话框， 在段落对 话框中单击“换行和分页”标签，选中“与下段同页”复选框，然后单击“确定”按钮

12、另外，为了防止一页顶端单独出现某段的最后一 行文字，或者在某一页底部出现某段的第一行文 字，或者在一页底部出现某段的第一行文字，只 要把光标移到该段中，然后在窗口中选中“孤行 控制”复选框，系统将自动向下页移一行文字。2323、如何将文档中的某一页改为横向在排版某些文档时，要在文档中插入一个很宽的 表格，需要把纸张改为横向。为了保证表格前后 的内容仍为纵向，可以将光标移到表格之前，选 择文件菜单中的“页面设置”命令，单击“纸张 大小”标签，在“方向”区中选择“横向”单选 按钮，从“应用于”下拉列表框中选择“插入点 之后”选项， 然后单击“确定”按钮。2424、如何将一个表格垂直拆分为两个的表格

13、选择需要拆分的列，选择“格式”菜单中的“边 框和底纹”命令或在右键菜单中选择“边框和底 纹”,单击“边框”标签，在预览区中单击顶边 框、中边框和底边框，以将其边框线删除，保留 左边框线和右边框线，单击“确定”按钮即可完 2525、巧用 WordWord 的扩展选定功能将光标定位在你需要选取的部分之首，按“ F8F8” 启动“扩展”，此时你会看到底部状态栏中的“扩 展”由灰色变为黑色，再按一下“ F8F8”，将选取 一个字或一个词，按二下“ F8F8”，将选取一句， 按三下“ F8F8”，将选取一段；按四下“ F8F8”，全选。 按 ESCESC 键或者按F6F6 键即可关闭扩展功能。2626、

14、ExcelExcel 单元格多于 1515 位数字的输入 先选定需输入数字的单元格， 然后单击“格式” 菜单中的“单元格”命令，找到“数字”项中的“自定义”命令，然后在其右面的“类型”框中 选择“ 项，“确定”之后再输入即可。2727、WordWord 中磅与厘米的换算1 1 磅约等于 0.035270.03527 厘米，1 1 厘米约等于 28.3528.35 磅。2828、计算机中容量单位的换算1GB=1024M1GB=1024M,1MB=1024KB1MB=1024KB 1KB=10241KB=1024 字节。2929、在 ExcelExcel 中复制上一单元格在 ExcelExcel

15、的某一单元格中，按住CtrlCtrl 键的同 时，按下“（单引号）键，可复制上一单元 格的内容。3030、清除拼写功能我们使用 WordWord 时，往往出现录入几个字后个别 字的下方出现波浪线的情况，有时就会影响到视 觉。要想彻底解决这个问题可单击“工具一选 项”， 然后选择“拼写和语法”取消所有的可选 项，点确定便完成了。3131、WordWord 表格后空白页的处理 在 WordWord 中，如果一篇文档的最后一页是表格， 并且这个表格占满了一整页，就会在其后产生一 张雪空白页。虽然该页只含有一个段落标记，但 却是没有办法删除的。在打印时，该页照样会使 打印机走一页纸，因而会造成不必要的

16、浪费。解 决这个问题的办法其实很简单：把光标置于最后 这一段，然后把行间距设置成“ T T（WordWord 允许的 最小值）即可。3232、改变图片形状要对一个图片进行不规则的编辑，可以打开绘图 工具，选取任意的自选图形，然后在这个图形上 点击右键，选取“设置自选图形格式”，在“填 充颜色”中点击下拉箭头，选取“填充效果”， 并选中“图片”选项卡，在“选择图片”按钮上 点击。然后在硬盘文件夹中选取喜欢的任何图 片，点击确定后图片的外形即为该自选图形。3333、编辑线段顶点 如果是用线条工具生成的图形可以编辑顶点。方 法是选定该线条，点击鼠标右键，选择编辑顶 点”，再需要改变的地方点击鼠标右键

17、，选择“添 加顶点”，选中该点，点击鼠标右键选择“平滑顶点”等自 己需要的方式，拖动鼠标到自己需要的图形。按 下 CtrlCtrl 单击顶点则可以删除该顶点。3434、开关网格线在 ExcelExcel 中，要去掉网格线，在“工具一自定义 命令”类别中找到“窗体”， 在右边找到“网 格线开关”（ExcelExcel 中是“切换网格”），把它拖到 工具条上，关闭对话框，以后在需要去掉网格线 时，单击一下，想恢复，再单击一下。3535、在 WordWord 中快速改变行距全选你想要改变行距的文本段落，按 ctrl+1ctrl+1 键, 可将该段落设置为单倍行距；按按 ctrl+2ctrl+2 键，

18、可将该段落设置为双倍行距；按 ctrl+3ctrl+3 键，可 将该段落设置为 1.51.5 倍行距。3636、在 WordWord 中快速选取段落将光标放在需选取的段落中的某行的左边空白 处，单击左键一次，选取该行，单击左键二次， 选取该段落，单击左键三次，选取全文。3737、在 ExcelExcel 中实现自动换行选择菜单栏中的“格式一单元格一对齐”，接着 选中文本控制标题下的自动换行复选框 即可（打勾）。如果单元格中还要将文字分段， 按 Alt+EnterAlt+Enter 键来实现硬回车换行操作。3838、汉字输入法的若干诀窍固定使用某一种汉字输入法的人，希望一打开电 脑就有这种输入法

19、在伺候。 要实现这一点， 只需 要打开“控制面板”中的“键盘”， 调出“语言” 页， 在“语言”栏中选中你需要的汉字输入法，然后点击“设成默认值”和“确定”按钮，最后 重新开机即可。使用 Ctrl+ShiftCtrl+Shift 组合键可以在英文和所有汉字 输入法中进行循环切换。为了得到我们需要的汉 字输入法，往往要连按几下 Ctrl+ShiftCtrl+Shift ，显得很 不方便。其实我们可以将经常使用的汉字输入法 定义成热键，需要时按一下即可。比如，欲将王 码五笔输入法 8686 版”定义成 Ctrl+Shift+8Ctrl+Shift+8 ，可 以打开“控制面板”中的“输入法”， 调出

20、“热 键”页， 在“项目”中找到“切换到王码五笔输 入法 8686 版”，然后在“组合键”中选中“ CtrlCtrl ”、 “左键”、“右键”，在“基本键”中选 8 8,最后按 “确定”即可。3939、用 Word20Word200000 对称页边距进行双面打印 工作中为了节省打印纸，经常使用 WordWord 双面打 印文档，但打印出的文稿正面和背面的页边距很 难左右对齐。对策：首先，选择“文件/ /页面设置/ /页边距”选项卡，选中“对称页边距”复选 框，清除“拼页”复选框，在“内侧”和“外侧”框中，输入对称页边距值，比如都为3.3.仃 厘米然后，插入页码。最后，先打印奇数页再打印偶 数页

21、。4040、ExcelExcel 玩“转置 对于 ExcelExcel 工作表中的数据，有时需要将其进行 行列转换，即将原来的列变为行，原来的行变为 列。方法：选中要进行操作的单元格，点“复制”， 然后确定需要“转置操作的目标位置，单击菜 单中的“编辑/ /选择性粘贴”， 然后勾选“转置”，点“确定”即可。4141、ExcelExcel 轻松排序 当我们需要将 ExcelExcel 工作表中的人事数据按照人 员职务的大小或者职称的高低进行排序时，单击“数据/ /排序/ /选项”，在“自定义序列”中点击 添加，然后按照助教、讲师、副教授、教授的顺 序输入就 OKOK 了。4242、WordWor

22、d 中实现表格标题重复 有时表格的标题是非常难做的，并且好多页数据 都使用同一个标题，在 WorWord d中，选中需要重复 的表格行，然后执行“表格/ /标题行重复，以后 每输入完一页数据，下页就会自动出现该标题 行。4343、ExcelExcel 中实现表格标题分页打印在 ExcelExcel 中，选择“文件/ /页面设置/ /工作表/ /打 印标题/ /顶端标题行”，在其中输入顶端标题行所 在位置，例如： 前三行是该表格的需要每页重复 的标题， 则输入?:?:u或者 A1A1: A3,A3,则预览和打印 时，每页将会显示和打印出标题。如果你还需要 打印行号和列标，可以勾选行号列标”。4545、WordWord 读书消除疲劳小技巧 在 WordWord 中打开需要阅读的文档，白纸黑字在屏 幕上显示好象对眼睛不太好，那就依次选择“工 具/ /选项/ /常规”，在“常规选项”中将“蓝底白 字选上，这种方式就可消除一些眼睛的疲劳； 另外