XX公司档案管理办法

1、xx公司档案管理办法为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺 工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，经公司研究决定制定本办 法，具体规定如下：一、档案的日常管理1、建立专门档案管理机构。公司建立档案管理室，由档案管理室负责所有档案文件材料的日 常管理，文件材料的收集和分类存档由档案管理员负责。2、档案的范围和存储日期。(1) 公司对外有关合同文件；存储日期为：合同到期往后推延3年(2) 公司领导审批的重要文件；存储日期为：3年(3 )公司各种重要会议记录；存储日期为：1年(4) 经营类文件；存储日期为：5年(5) 物资和固定资产档案存储日期为：3年(6) 员工档案存储日期为：劳

2、动合同到期往后推迟2年。(7) 其他3、档案材料分类管理(1) 公司对外有关合同文件，包括公司内部的各种合同文本，由 对外签署合同部门进行收集和整理，档案内必须由合同文本原件和复 印件两部分组成，每月25日前报送档案管理员。(2) 公司领导需审批的重要文件由办公室负责收集整理，文件材 料内容文件原件和复印件两部分组成，每月25日前由档案管理员负责 归档。(3) 公司各种重要会议记录，由开会部门或办公室负责撰写会议 纪要，每月25日前报送档案管理员。(4) 经营类文件，包括各种图纸、计划、统计报表、分析报表、 原材料采购等涉及到公司正常经营生产的文件，需由分管部门每月25 日前报送档案管理员。(

3、5) 物资和固定资产档案，包括日常物资采购清单、结算清单、 各种发票的复印件以及库房出入库清单复印件，没半年由行政部统计 一次，报送档案管理员存档备查。(6 )员工档案，每月由人力资源部根据人力资源数据库变动情况, 形成人事流动调查表，每月25日前报送档案管理员。(7)其他类型的档案按照实际情况，由档案管理员负责收集整理 分类归档。二、档案归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活 动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文

4、件、函件要留底稿及正文备查。4、经营类文件中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；其复印件报送档案室 归档。三、档案保管制度1、档案管理室应设置在专门的库房中，根据档案存放数量设置档 案存储柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、每个归档资料都要进行登记，档案管理员需要定期完善归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录; 根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放 科学。5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求， 掌握利用规律。6、按照档案存

5、档存储时间和公司实际情况，每年定期对档案进行 整理、剔除。7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领 导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。2、因工作需要借阅归档文件资料的部门，由所在部分的负责人提 前1日向档案室提出申请，待档案室负责人同意后，方可借阅。阅档 必须在办公室指定的地方，不得携带外出；需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由 档案管理员催还。需要长期借出的，须经公司领导批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、 借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、 不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当