“文件鉴定四要素”解析

1、“文件鉴定四要素”解析文件归档鉴定是每一个政府机关、企事业单位每年都要 做的一项工作，而长期以来，我们并没有形成关于文件鉴定 准确的、系统的和较为完整的概念与操作模式。笔者从二十 多年的工作实践中总结出了 “文件鉴定四要素”，从实践和 理论的双重角度，解析了文件鉴定的基本内涵，提供了具有 推广价值的操作模式。一、文件鉴定四要素文件鉴定包括文件价值鉴定、文件法律标记鉴定、文件 齐全完整鉴定和文件技术鉴定等四个要素。1、文件价值鉴定。国家档案局制订的关于文件归档范 围和档案保管期限的规定，是为指导全国范围的文件鉴定工 作制定的原则性操作指南。具体的文件鉴定工作细则只有结 合本单位实际，充分考虑到本

2、单位工作特点，进行适当修订、 调整和补充完善。档案保管的目的是维护本单位的历史面貌, 满足本单位各项工作的查考需要。文件价值鉴定就应当本着 “以我（本单位制成文件）为主、为我（即本单位）所需”的原 则，一切围绕本单位日后查考需要保存档案。笔者在xx年 对某公司机关档案的利用情况按文件来源进行了分类统计。 在全部归档文件中，本单位制发文件（又称发文）占利用总数 的76%,其次是直属上级文件，其他文件的利用率不超过3%。这就是文件价值鉴定“以我为主、为我所需”原则普遍适用 的依据。文件价值鉴定还要强调全面性和前瞻性，从本单位 实际工作需求出发，凡是今后有利用价值的文件都要归档。2、文件法律标记鉴定

3、。档案法律效力是由归档文件法 律标记自然延伸下来的，它是档案的法定原始性凭据。文件 法律标记鉴定包括两点：其一是鉴定文件有无法律标记，比 如文件定稿是否已经签发，正本是否加盖公章，合同文本相 关各方的签字和公章是否齐全；其二是鉴定上述文件法律标 记是否完整、规范、清晰。具体包括文件法律标记是否使用 永久性字迹材料标识，合同协议是否具有清晰的印信、指纹, 并在法定（指定）位置上签署，文件签发、签署日期、签署意 见等是否齐全，签署字体是否清晰、规范等等。3、文件齐全完整鉴定。文件齐全鉴定主要针对文件的 归档范围，要求收集不同渠道产生的各门类应归档文件以及 不同版本、不同载体应归档文件。例如合同协议

4、的正本、副 本是否齐全，会议文件是否包括了会议通知、会议发言稿以 及会议通过的文件、议题等归档材料。同时，文件编号应当 连续不间断，空号、重号应当注明。文件完整鉴定主要是针 对某一份具体的文件，要求每一份归档的发文具备正本与定 稿两种文本，正文与附件齐全，文件中间无缺页，办理的收 文应贴附领导批示和部门办理意见的文件处理单等等。4、文件技术鉴定。文字反差是否良好，有无字迹模糊、 字迹过于清淡而不易识别现象，归档文件纸张有无缺残、折 皱，纸张克重是否符合要求，文件文面有无污渍、霉斑、孔 洞，等等。同时，外文版文件必须注明中文标题和内容摘要。二、“文件鉴定四要素”的综合意义1、为鉴定理论奠定基础。

5、“文件鉴定四要素”首次明确了完整的独立的文件鉴定 概念，使之与档案价值鉴定相互区别开来，维护了文件鉴定 工作的相对独立性，由此为文件鉴定理论奠定了基础。文件 鉴定只有包括了以上四个方面的要素，才可以构成一个工作 标准，一个系统的工作方案，一个完整的工作流程。文件鉴 定只有遵照以上四个要素先后操作，才能按部就班、有条不 紊，进而保证文件鉴定工作的质量。2、为案卷质量把关。许多案卷质量存在着的问题是在归档鉴定时因为疏忽 而导致的。比如文件归档后因为缺少附件而影响使用，最为 典型又时而发生的例子是发布规章制度、技术标准的文件时, 只有主件而无附件（随文发布的规章制度或技术标准），该类 文件则不具备实

6、际上的利用价值。还有的是文件字迹模糊或 大片污损，造成阅读障碍导致误读误解，最终导致企业的重 大经济损失，或者是企业合法权益受到损害。这些问题若在 文件鉴定时没有发现或加以纠正，等到产生重大不良影响或 造成严重后果时将是无法挽回的。3、为档案法律效力把关。档案的生命在于其所具有的法律标记。没有法律标记或 者法律标记不完整、不规范、不清晰，必然影响到档案的法 律效力，有的甚至法律效力尽失而成为废纸。这就需要文件 鉴定者本着对单位、对历史负责的态度开展鉴定工作，发现 问题、及时纠正解决或妥善处理，为后人留下具有完整、规 范、清晰法律标记的档案，以维护档案的法律权威性和法律 效力。4、为精简室藏把关。有的文件鉴定人员因为前几年某一份文件未归档受到 领导批评，便走向另一个极端一一逢文必档，导致文件价值 鉴定只不过是走走过场。这种不负责任的态度直接导致大量 不应归档文件混