浅论学校档案信息化建设

1、浅论学校档案信息化建设【摘要】随着信息技术与多媒体技术的不断发 展，学校传统的档案管理模式正在被不断地创新与改 变，其中档案信息化建设是最为彻底的转变，这是学 校档案建设的发展的一个必然的趋势。学校档案建设 的一个重要的课题与全新的挑战就是档案的现代化管 理，这就要求学校在档案管理的过程中不断地加强档 案信息化建设。本文将探讨学校档案信息化建设中存 在的问题及改进措施。【关键词】学校档案管理；信息化建设一、学校档案信息化建设的现状学校档案信息化建设，简而言之，就是在档案管 理的过程中，要建设档案的信息资源，并且不断的加 强信息资源的开发与利用，目前许多学校的档案信息 化建设的水平比较低，档案管

2、理仍然以传统的手段为 主，信息资源没有被合理的开发与应用，这些问题主 要体现在以下几点：1观念落后。在部分的学校中，学校的领导对档 案管理意识十分的淡薄，没有给予档案工作高度的重 视，没有上升到一定的思想高度，认为档案建设对整 个学校的建设与发展作用不大，有还是没有并不是那 么重要，甚至有的学校领导认为档案的信息化建设只 不过是纸质文件转换为电脑中的电子文件，这是浪费 时间的一件事情，这些陈旧落后的观念都严重的影响 了档案信息化建设。2. 管理方式落后。在当前的部分学校，特别是偏 远山区与农村的学校，虽然办学条件与办学经费都得 到一定的改善，但是教学的基础设施仍然相对的落后, 多媒体信息技术非

3、常的匮乏，整个学校可能只有几台 电脑，网络传输技术的落后，使得档案管理不能够以 新的技术领域为载体进行信息化建设，这些地区的网 络建设亟待改进否则与档案工作的现代化建设与信息 化建设不能够相适应。3. 在学校的档案信息化建设中，在纸质文件进行 信息转换的过程中，势必会产生大量的电子文件，在 将这些文件进行归档的时候，大多数的文件都没有经 过系统化的处理，在进行档案信息化建设的时候缺乏 统一的标准规范，导致许多资源没有被妥善管理，从 而使一些档案流失，这是当前档案信息化建设的一个 比较显著的问题。4. 技术保障不到位。档案信息化建设，基础就是 信息的采集、管理与信息资源的共享，因此，文件信 息的

4、保密问题就十分重要。但是当前的档案信息化建 设中，由于技术不能够保障信息的安全，从而使许多 信息流失，缺乏安全保障，因此档案信息的保密需要 技术的保障，需要相应法律法规的支持。5专业的管理人员缺乏。档案的信息化建设，需 要专业的管理人员，这个需要有操作计算机的能力， 需要有专业的档案管理知识。但是，在实际的管理过 程中，大部分的管理人员有档案管理的知识但是计算 机的操作能力较低，不能够灵活的使用电子软件，成 为档案信息化建设的一个瓶颈。二、学校档案信息化建设的措施1转变档案管理的观念，争取领导的支持。学校 档案的信息化建设是学校管理方式的创新与变革。学 校档案的管理部分应该首先转变档案管理的观

5、念，接 受新形势下的新的管理方式，加大档案管理的宣传力 度，提高教师与学生特别是学校领导对档案信息化建 设的认识程度，为档案信息化建设争取理解与支持。 档案管理部门要承担起职责，将档案信息化建设作为 自己责任以认真的工作态度与严谨的工作作风赢得学 校领导的支持，为促进档案信息化建设打下良好的基 础。2. 随着档案信息化建设的发展与改进，人们利用 档案的方式正在悄然的发生着改变，传统的档案管理 模式下，人们只是通过纸质文件来运用档案，随着档 案数字化程度的不断提高，人们可以通过网络、多媒 体技术等现代化手段利用档案。传统的档案管理方式 与管理模式势必会被改变与创新，传统的纸质管理也 可以说是实质

6、管理模式正在转向信息管理与数字化管 理，因此，若想促进档案管理的信息化，需要促进档 案管理模式和传统模式向现代化模式转变。3. 学校加强基础设施建设。学校加强档案信息化 建设中需要的基础设施包括计算机设备、网络传输与 其他的信息辅助措施，这是最为基本的设施条件。另 外，在档案信息化建设的过程中，需要根据实际情况 的需要为档案室配备扫描仪与档案信息化管理的软件 等措施，档案管理的过程中需要建立上电子档案室， 实现电子文件信息的采集与管理，档案信息管理软件 需要具有采集、存储整理、利用等功能，保证档案信 息管理的顺利进行，因此，在档案信息化管理的过程 中，需要不断地加强基础设施的建设。4. 档案是

7、一个学校非常重要的资源，它记载着学 校发展的历史轨迹,记载着学校教学工作、管理工作、 科研工作的每一个细节，是学校最为珍视的财富。档 案信息化建设的基础就是信息资源，档案信息化建设 首先就是要纸质档案资源转换为数字化的资源，这个 工作的根本要求就是将各种纸质档案资源通过计算机 技术，扫描仪设施以及档案信息化软件等，建立起档 案资源的数据库，这个数据库资源合理配置，利用方 便。因此，学校的档案管理部门需要以学校的工作为 核心，对档案的编辑研究力度要不断地增加，促进档 案数据化不断地发展完善，形成特色，促进档案信息 资源的开发与利用，不断地整合学校档案的信息资源， 促进档案管理的科学化，合理化。5加强档案信息人才培养。学校档案信息化的建设的效果如何与档案管理人员的素质有着紧密的联系, 档案管理人员是信息资源的采集与整合的重要纽带与 桥梁，因此他们需要具有专业的管理知识与娴熟的计 算机操作水平，熟知信息技术的一切管理手段，能够 对电子文件与